Valdes loceklim ne tikai pašam jāievēro likums, bet jānodrošina, ka arī sabiedrība izpilda normatīvo aktu prasības, tā rakstā žurnāla BILANCE nr. 351 uzsver Sanita Dambe, zvērināta revidente, SIA Biznesa un audita centrs valdes locekle.

Tiem, kuri nav lasījuši rakstu, atgādinām, ka  likuma „Par grāmatvedību” 2. pants - par grāmatvedības kārtošanu un visu saimnieciskos darījumus apliecinošo dokumentu oriģinālu, kopiju vai datu attēlu saglabāšanu -  ir atbildīgs uzņēmuma vadītājs, tātad kapitālsabiedrībā - valde.

Sabiedrības valdes atbildībā ietilpst :

• Grāmatvedības organizēšana sabiedrībā.
• Grāmatvedības organizācijas dokumentu izstrāde.
• Grāmatvedības kontroles sistēmas izstrāde.
• Grāmatvedības informācijas datorsistēmu drošības noteikumu un grāmatvedības datu aizsardzības obligāto tehnisko un organizatorisko prasību izstrāde uzņēmumā un tā kontrole.
• Attaisnojuma dokumentu un grāmatvedības reģistru saglabāšana.
• Skaidras naudas saglabāšana un glabāšanas vietas nodrošināšana.
• Materiālo vērtību saglabāšana un inventarizācijas.
• Normatīvo aktu pārkāpumi.
• Grāmatvedības datu ļaunprātīga sagrozīšana.
• Grāmatvedības dokumentu nozaudēšana.
• Oficiāli noteikto pārskatu neiesniegšana.

Tomēr, kā rakstā uzsver S.Dambe,  ir jāsaprot, ka sabiedrības valde nevar zināt visas grāmatvedības uzskaites un nodokļu aprēķināšanas nianses un grāmatvedis ir tā persona, kurš iesaka risinājumus un norāda uz paredzamiem riskiem. Tomēr praksē bieži konstatējam gadījumus, kad nepārdomāti risinājumi pie sabiedrības valdes nonāk tieši no sabiedrības grāmatvedības, tāpēc grāmatvežu atbildības paplašināšana jaunajā Gada pārskatu likuma projektā nav tik nosodāma.

Svarīgi nodrošināt, lai jebkurš saimnieciskais darījums notiktu ar sabiedrības valdes akceptu. Ja sabiedrības vadītājs ir apstiprinājis normatīvajos aktos noteiktos grāmatvedības organizācijas dokumentus un tajos ir konkrēti atrunāti aprēķina mehānismi, nav nepieciešams saņemt atkārtotu valdes apstiprinājumu. Grāmatvedības darbinieki, pamatojoties uz grāmatvedības politiku, veic aprēķinu, sagatavo grāmatvedības izziņu un veic ierakstu grāmatvedības reģistros.

Bet ja grāmatvedības organizācijas dokumentos noteikts vispārīgi, piemēram, ka šaubīgos debitoru parādus izvērtē reizi gadā, pamatojoties uz katra konkrētā debitora maksātspēju? Tad sabiedrības grāmatvedībai jāveic norēķinu inventarizācija, kas kopā ar papildu informāciju (kavējuma termiņiem, likumdošanas prasībām, priekšlikumiem) jāiesniedz rakstiski sabiedrības valdei, un tā savu lēmumu noformē ar valdes protokolu vai valdes lēmumu. Pamatojoties uz to, tiek sagatavota grāmatvedības izziņa, un uz tās pamata veic ierakstu grāmatvedības reģistros.

Ja tiek veidoti uzkrājumi izmaksām saistībā ar tiesu procesiem, kas attiecas un ir saistīti ar periodu līdz bilances datumam, sabiedrības valde izvērtē un savu lēmumu noformē ar valdes protokolu vai valdes lēmumu, un tikai tad sabiedrības grāmatvedība sagatavo grāmatvedības izziņu un uz tās pamata veic ierakstu grāmatvedības reģistros.

Bieži praksē vērojam, ka no sabiedrības valdes netiek pieprasīta šī rakstiskā forma un valdes pamatojums un ieraksti grāmatvedības reģistros tiek veikti bez valdes akcepta.

1. Nepilnīgi izstrādāta grāmatvedības organizācijas politika, tā netiek ievērota un atjaunota atbilstoši likumdošanas izmaiņām.
2. Netiek ievērots likums „Par grāmatvedību”, veicot ierakstus sabiedrības grāmatvedības reģistros bez attaisnojuma dokumenta, kā arī attaisnojuma dokumenti nesatur visu nepieciešamo informāciju, un tie netiek iegrāmatoti laikus un hronoloģiski.
3. Nepilnīga krājumu uzskaite, jo krājumu uzskaite glabāšanas vietās un atbildīgie glabātāji ir jānodrošina sabiedrībā neatkarīgi no tā, kuru krājumu uzskaites metodi (nepārtraukto vai periodisko) lieto grāmatvedībā. (LR MK noteikumu Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” 17., 18., 19. punkts).
4. Netiek ievērots Gada pārskata likums jomās, kas skar aktīvu un saistību novērtēšanu, uzrādīšanu, rezultātā publiskajā telpā nonāk gada pārskati, kas nesniedz patiesu un skaidru priekšstatu par sabiedrības finanšu stāvokli.
5. Darba likuma neievērošana, tā interpretācijas rada neprecizitātes darba laika uzskaitē un darba samaksas aprēķināšanā.
6. Darījumi ar saistītām personām.

Ja sabiedrības vadība nav iesniegusi gada pārskatu saskaņā ar Gada pārskata likuma 66. panta noteiktajām prasībām, Valsts ieņēmuma dienesta amatpersona ir tiesīga saukt sabiedrību pie administratīvās atbildības saskaņā ar Latvijas administratīvo pārkāpuma kodeksa 166. 6 pantu „Grāmatvedības, pārskatu iesniegšanas un statistiskās informācijas noteikumu neievērošana.”, bet soda naudas nomaksa neatbrīvo sabiedrību no gada pārskata iesniegšanas. Latvijas likumdošana patlaban neparedz naudas sodus par nekvalitatīvi sagatavotu gada pārskatu, ja tas neskar nodokļa likumdošanas prasību neievērošanu. Ja būtu paredzēts administratīvais sods par nekvalitatīvi sagatavotu gada pārskatu, situācija mainītos pati no sevis.

Tāpat raksta autore norāda, ka bieži vien praksē sabiedrības grāmatveža pienākumus pilda sabiedrības valdes loceklis, bet reāli dzīvē to veic kāda persona (grāmatvedis), kas vēlas palikt anonīma, jo grāmatvedis apzinās likuma pārkāpumus, saprot, kāda informācija tiek sniegta, maldinot ne tikai finanšu iestādes, nodokļu administrāciju, bet arī pārējos gada pārskata lietotājus. Ja netiks vēl stingrāk reglamentēta valdes atbildība grāmatvedības jautājumos, vairākumā sabiedrību grāmatvedību kārtos valdes locekļi, bet grāmatveži pārvērtīsies par uzskaitvežiem, jo grāmatvedis ne vienmēr var ietekmēt sabiedrības vadības lēmumus, līdz ar to piedalīties likuma pārkāpumos, un tāpē grāmatvedis nevēlēsies, lai viņa vārds būtu saistīts ar šādu sabiedrību sagatavotajiem gada pārskatiem.

Visu rakstu varat lasīt žurnālā BILANCE.

Žurnālu var abonēt šeit.