Ministru kabineta 2003. gada 21. oktobra noteikumu Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” 8.⁴ punktā sniegts naudas avansa termina skaidrojums:

8.⁴ Šo noteikumu izpratnē skaidras vai bezskaidras naudas avanss ir maksājums fiziskajai personai – uzņēmuma darbiniekam, valdes vai padomes loceklim, īpašniekam, dalībniekam vai biedram – uzņēmuma saimniecisko darījumu nodrošināšanai no uzņēmuma kases (skaidrā nauda) vai šīs personas bankas kontā no uzņēmuma bankas konta (bezskaidrā nauda), lai šī persona veiktu vienu vai vairākus maksājumus saskaņā ar doto uzdevumu (piemēram, komandējuma, preču iegādes vai pakalpojumu izmantošanas izdevumu segšanai). Citi uzņēmuma skaidras vai bezskaidras naudas maksājumi fiziskajai personai (piemēram, darba algas avanss vai samaksa, naudas aizdevums, individuālajam komersantam, individuālajam uzņēmumam, zemnieku vai zvejnieku saimniecībai – līdzekļu izņemšana no saimnieciskās darbības) netiek uzskatīti par skaidras vai bezskaidras naudas avansu.

Kā norāda Marina Ķere, ISO sertificēto grāmatvežu asociācijas eksperte, uzņēmēja, finanšu grāmatvedības speciāliste, praksē uzņēmēji un grāmatveži lieto terminus  “avanss pret norēķinu”, “avansu norēķinu persona”, kā arī kontam 2380 piešķir nosaukumu “Norēķini ar avansieriem (avansa norēķinu personām)”. Sakarā ar to uzskatu, ka uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumentos ir jāapraksta  šādu terminu lietošana.

Saskaņā ar MK noteikumu Nr. 585 8.⁴ punktu naudas avanss ir maksājums fiziskai personai saskaņā ar doto uzdevumu. Tātad naudas avansa izsniegšanai ir nepieciešams vadītāja rakstisks rīkojums vai atļauja, kurā tiek uzrakstīts uzdevums - naudas avansa izsniegšanas mērķis.

Ieteikums uzņēmuma vadītājiem un grāmatvežiem - uzdevuma saturu noteikt precīzi. Piemēram, var uzrakstīt “datora iegādei”, “preču iegādes vai pakalpojumu izmantošanas izdevumu segšanai 2016. gada maijā”.

Rīkojums jānoformē saskaņā ar 2010. gada  28. septembra  Ministru kabineta  noteikumiem Nr. 916 „Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība”. Rīkojumā jābūt atzīmei par iepazīšanos ar rīkojuma saturu.

Savukārt saskaņā ar 2010. gada 12. oktobra Ministru kabineta noteikumu Nr. 969  “Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem saistītie izdevumi” 11. punktu šajos noteikumos minēto izdevumu atlīdzināšanai (izņemot izdevumus, kurus sedz institūcija, kas darbinieku uzaicinājusi komandējumā) avansu eiro vai konvertējamā valūtā izsniedz pēc darbinieka rakstiska pieprasījuma.

Atbilstoši likuma “Par grāmatvedību” 2. pantam grāmatvedību kārto tā, lai grāmatvedības jautājumos kvalificēta trešā persona varētu gūt patiesu un skaidru priekšstatu par uzņēmuma finansiālo stāvokli bilances datumā, tā darbības rezultātiem, naudas plūsmu noteiktā laikposmā, kā arī konstatēt katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisei.

Tātad grāmatvedības uzskaitē jānodrošina iespēja izsekot naudas kustības norisei  no avansa izsniegšanas brīža līdz pārskata par skaidras vai bezskaidras naudas avansu izlietojumu sastādīšanas brīdim.

Atgādinu, ka nepamatota naudas avansa izmaksāšana sev (piemēram, SIA pārskaita naudas avansu valdes loceklim) atsevišķos gadījumos, pārsniedzot pienākošās darba samaksas apmēru, var būt vērtējama kā izšķērdēšana Krimināllikuma 179. panta izpratnē.

Izvilkums no Krimināllikuma:

• (1) Par svešas mantas prettiesisku iegūšanu vai izšķērdēšanu, ja to izdarījusi persona, kurai šī manta uzticēta vai kuras pārziņā tā atradusies (piesavināšanās), — soda ar brīvības atņemšanu uz laiku līdz diviem gadiem vai ar īslaicīgu brīvības atņemšanu, vai ar piespiedu darbu, vai ar naudas sodu, konfiscējot mantu vai bez mantas konfiskācijas.
• (2) Par piesavināšanos, ja to izdarījusi personu grupa pēc iepriekšējas vienošanās, - soda ar brīvības atņemšanu uz laiku līdz pieciem gadiem vai ar īslaicīgu brīvības atņemšanu, vai ar piespiedu darbu, vai ar naudas sodu, konfiscējot mantu vai bez mantas konfiskācijas.

Visu M. Ķeres rakstu "Avansa norēķinu sastādīšanas aktualitātes" var lasīt žurnāla BILANCE 382. numurā.

Atgādinām, ka portāla abonentiem ir pieejams BILANCES elektroniskais arhīvs, kurā lasāmi pirms 6 mēnešiem un agrāk izdotie žurnālu raksti. Drukāto izdevumu iepriekšējos numurus var iegādāties izdevniecībā, Klientu daļā: Tālrunis: 67606110. Izdevniecības e-pasts: [email protected]. BILANCES redakcijas e-pasts: [email protected].

Abonēšana tiešsaistē šeit.