2022. gada 1. janvārī stājās spēkā jaunais Grāmatvedības likums un no tā izrietošie normatīvie akti, kuros noteiktas prasības attiecībā uz grāmatvedības normu piemērošanu, tai skaitā attaisnojuma dokumentu noformēšanu, lai izpildītu likumā noteikto pienākumu kārtot grāmatvedību. 

Valsts ieņēmumu dienesta (VID) seminārā «Grāmatvedības e–dokumentu aprite» tika pārrunāti jautājumi par spēkā esošo normatīvo aktu piemērošanu elektronisko dokumentu (grāmatvedības attaisnojuma dokumentu un pavaddokumentu) noformēšanā un nosacījumiem, kas ir jāievēro minēto dokumentu elektroniskajā apritē.

Mainījies uzsvars

VID Nodokļu pārvaldes Nodokļu un nodevu grāmatvedības metodikas daļas galvenā nodokļu inspektore Madara Reinika skaidroja, ka, lai attaisnojuma dokumentu varētu uzskatīt par elektronisku dokumentu saskaņā ar grāmatvedību reglamentējošo aktu prasībām, tas var būt izsniegts jebkādā elektroniskā formā. Formātu izvēlas dokumentu sagatavotāji.

No 2022. gada mainījies grāmatvedības normatīvais regulējums — 1. janvārī stājās spēkā jaunais Grāmatvedības likums un vairāki Ministru kabineta (MK) noteikumi grāmatvedības kārtošanā. Šajā seminārā tika aplūkoti Grāmatvedības likums un MK noteikumi Nr. 877 «Grāmatvedības kārtošanas noteikumi».

Attiecībā uz elektronisko dokumentu apriti jaunajās normās ir mainījies uzsvars. «Iepriekš bijām pieraduši, ka vispirms ir attaisnojuma dokuments papīra formā un tad tā pārvēršana elektroniskā formā. Tagad likums jau pašā sākumā mudina pāriet uz elektronisko dokumentu apriti. Tikai daži punkti likumā nosaka, ko darīt, ja vispirms ir dokuments papīra formātā,» skaidroja M. Reinika.

Pamato ierakstus grāmatvedības reģistros

Attaisnojuma dokumenti pamato ierakstus grāmatvedības reģistros, un tas nozīmē, ka Grāmatvedības likuma subjekti grāmatvedības reģistros izdara ierakstus, tikai pamatojoties uz attaisnojuma dokumentiem, piemēram, rēķiniem.

Attaisnojuma dokumentā ir jāietver obligātie rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu, kas ir noteikti saskaņā ar Grāmatvedības likuma 11. panta piekto daļu.

Attaisnojuma dokuments ir jāparaksta. Grāmatvedības likumā ir minēti izņēmumi, kad dokuments var būt bez paraksta vai parakstu var aizstāt ar elektronisku apliecinājumu. 

Kādi rekvizīti jāietver dokumentā?

Attaisnojuma dokumenta rekvizītu apjoms no 1. janvāra mazliet ir sarucis. Attaisnojuma dokumentā ir jāietver šādi rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu:

• dokumenta veida nosaukums (to izvēlas atbilstoši attiecīgā saimnieciskā darījuma būtībai, izņemot gadījumu, kad nav konkrēta dokumenta veids, piemēram, nodokļu rēķins);
• datums (jāatbilst datumam, kad dokuments ir izsniegts vai nosūtīts).

Jāietver numurs un ziņas par dokumenta saturu

Attaisnojuma dokumentā ir jāietver arī šādi rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu:

• numurs (nodokļu maksātājs var noformēt vienkāršo nodokļu rēķinu, tur var nebūt norādīts dokumenta numurs, tomēr ierakstiem grāmatvedībā vajag visus grāmatvedības rekvizītus, arī numuru);
• ziņas par dokumenta autoru.

Uzņēmums, kas ir saimnieciskā darījuma dalībnieks, kurš savā vārdā izdod dokumentu, norāda:

• nosaukumu (komercsabiedrībai/individuālais komersants (IK) — firma);
• reģistrācijas numuru vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kodu.

Piemēram, nodokļa rēķinam rekvizītā jānorāda nodokļu maksātāja reģistrācijas kods.

Ja uzņēmums ir fiziskā persona, kas veic saimniecisko darbību (nav IK), norāda:

• vārdu un uzvārdu;
• nodokļu maksātāja reģistrācijas kodu.

Ziņas par darījuma dalībnieku

Attaisnojuma dokumentā ir jāietver ziņas par darījuma dalībnieku. Šīs ziņas ļauj identificēt citus saimnieciskā darījuma dalībniekus, un ir jānorāda:

• nosaukums (komercsabiedrībai/IK — firma);
• reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods.

Ja cits saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziskā persona, kas neveic saimniecisko darbību, ir jānorāda tikai vārds un uzvārds.

Attaisnojuma dokumentā klienta personas kodu norāda tikai pēc šīs personas pieprasījuma vai šāda rekvizīta prasība izriet no citiem normatīvajiem aktiem. Piemēram, personas kodu vajadzētu norādīt attaisnojuma dokumentā par ziedojumiem vai saņemtajiem ārstniecības pakalpojumiem, lai atgūtu samaksāto iedzīvotāju ienākuma nodokli.

Darījuma aprakstā jānorāda pamatojums

Attaisnojuma dokumentā ir jāiekļauj rekvizīti un informācija par darījuma aprakstu un vērtību naudas izteiksmē (eiro). 

Darba grupa, kas izstrādāja jauno Grāmatvedības likumu, lēma, ka darījumu apraksts un pamatojums ir sinonīmi. Darījuma aprakstā ir jānorāda pamatojums — preču piegāde (pārdošana) u.tml.

Vai vērtības mēru var izrakstīt citā ārvalstu valūtā? Arī pirms jaunā Grāmatvedības likuma tā varēja darīt, bet ierakstiem grāmatvedības reģistros norādītās summas naudas izteiksmē ir jāpārrēķina eiro.

Atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem ir jānorāda arī citi normatīvajos aktos noteiktie obligātie rekvizīti. Grāmatvedībā «jumta» likums ir Grāmatvedības likums, tikai pēc tam seko speciālās normas.

«Ja esat pievienotās vērtības nodokļa (PVN) maksātājs, skatieties papildus PVN rekvizītus, ja esat akcīzes nodokļa maksātājs — uz akcīzes nodokļa rekvizītiem, ja esat dabas resursu nodokļa (DRN) maksātājs — uz DRN rekvizītiem,» skaidroja VID pārstāve. «Likumdevējs nav paredzējis atkāpties no Grāmatvedības likuma prasībām. Ja esat PVN maksātājs un aizmirstat Grāmatvedības likumu, tad pastāv iespēja, ka varbūt nemaz nevarēsiet izdarīt ierakstus grāmatvedības reģistros.»

Elektroniskā formā — paraksts

Jaunajā Grāmatvedības likumā vairs nav likts uzsvars uz dokumenta juridisko spēku, tas ir atstāts attiecīgo normatīvu ziņā. Attiecībā uz rekvizītu «elektroniskais paraksts» nekas būtiski nav mainījies. 

Elektroniskajā attaisnojuma dokumentā rekvizīts «paraksts» noformējams, ievērojot grāmatvedību reglamentējošo normatīvo aktu un Elektronisko dokumentu likuma prasības.

Elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir:

• drošs elektroniskais paraksts;
• elektroniskais paraksts un puses par elektronisko parakstu ir vienojušās rakstveidā.

Ja elektroniskais dokuments ir parakstīts ar drošu elektronisko parakstu vai vienkāršu elektronisko parakstu, tad dokumentam ir juridisks spēks. Tas nozīmē — ja komersantiem vai darījuma partneriem vajag vai tas izriet no kāda konkrētā normatīvā akta, lai dokumentam ir juridisks spēks, tad prasība to parakstīt ir obligāta. 

​Valsts akciju sabiedrība Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs (LVRTC) ir reģistrēta kā vienīgā valstī kvalificēta paaugstinātas drošības elektroniskās identifikācijas pakalpojuma sniedzēja. Tas nozīmē, ka e–Identitātes apliecināšana ar visiem LVRTC izsniegtajiem e–Identitātes rīkiem — mobilo lietotni eParaksts mobile, eID karti, kā arī eParaksta karti un eParaksta karti + – ir pielīdzināma personas identitātes apliecināšanai klātienē, uzrādot personu apliecinošu dokumentu.

Elektroniskais apliecinājums

Lai nodrošinātu vienotu izpratni par jēdzienu «elektroniskais apliecinājums» grāmatvedībā, Grāmatvedības likumā ir iekļauts termina skaidrojums, kas līdz 2021. gada beigām nebija viennozīmīgi saprotams. 

Grāmatvedības likumā termins «elektroniskais apliecinājums» ir skaidrots šādi: elektroniskā formā sagatavotajā attaisnojuma dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esības un sniegtās informācijas pareizības apstiprinājums grāmatvedības informācijas datorsistēmā vai citā informācijas sistēmā, kas veikts uzņēmuma vadītāja noteiktajā veidā un saskaņā ar normatīvajiem aktiem fizisko personu elektroniskās identifikācijas jomā ļauj identificēt konkrētu personu — apliecinājuma devēju. 

Elektronisks apliecinājums var būt, piemēram:

• datorsistēmā izveidoti piekļuves kontroles noteikumi, saskaņā ar kuriem piekļuve dokumentam iespējama tikai pēc reģistrēšanās ar konkrētu lietotājvārdu vai paroli;
• dokumentam pievienotas datnes — pielikumi ar noteikta satura informāciju;
• secīgu darbību kopuma veikšana lietvedības sistēmā.

Elektroniskajam apliecinājumam nav juridiska spēka, bet tas der ierakstiem grāmatvedības reģistros.

Elektroniskā formā sagatavotā iekšējā attaisnojuma dokumentā rekvizītu «paraksts» var aizstāt ar elektronisku apliecinājumu, piemēram, inventarizācijas sarakstos.

Izņēmumi, kad dokuments var būt bez paraksta

Grāmatvedības likuma 11. panta septītajā un astotajā daļā ir noteikti izņēmumi, kad attaisnojuma dokuments var būt bez rekvizīta «paraksts», tātad to elektroniski var nosūtīt neparakstītu.

Attaisnojuma dokumentu var neparakstīt, ja darījuma esību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē.

Nākamais izņēmums normatīvos ir jauns. Tas nosaka, ka rēķinu var neparakstīt, ja tajā attiecīgā saimnieciskā darījuma esību pamato uzņēmuma vienošanās ar saimnieciskā darījuma dalībnieku — fizisko personu, kas neveic saimniecisko darbību.

Ko tas nozīmē? Lai elektroniski sagatavotu rēķinu bez paraksta varētu uzskatīt par attaisnojuma dokumentu, saimnieciskā darījuma esība ir jāpamato papildus ar dalībnieku labprātīgu vienošanos par visām saimnieciskā darījuma būtiskām sastāvdaļām civiltiesiskā kārtībā. Tātad minētā vienošanās jeb saskaņotā darbība ar darījuma dalībnieku izpaužas civiltiesisko attiecību nodibināšanas veidā.

Piemēram, tiešsaistes veikala platformas noteikumu apstiprināšana vai līgumā iekļauti preču vai pakalpojumu pirkšanas un pārdošanas noteikumi.

Saistības tiek nodibinātas arī ar mutvārdu vienošanos. Piemēram, ir gadījumi, kad klients piezvana un palūdz atsūtīt naglas uz noteiktu adresi.

Taču par vienošanos nevar uzskatīt fiziskās personas veikto avansa maksājumu par preci un citus samaksas veidus.

Bez rekvizīta «paraksts» var būt attaisnojuma dokuments (rēķins), kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam samaksāšanai, ja dokumenta saņēmēja atbildīgā persona ir apliecinājusi vadītāja noteiktajā kārtībā.

Par attaisnojuma dokumentu var izmantot dokumentu, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam preces vai pakalpojuma pieņemšanai, ja dokumenta saņēmēja atbildīgā persona ir apliecinājusi vadītāja noteiktajā kārtībā, piemēram, pieņemšanas–nodošanas akts.

Arī kases čeks

Par ārēju attaisnojuma dokumentu bez rekvizīta «paraksts» var būt bankas maksājuma uzdevums, kas saņēmēja pusē apliecināts vadītāja noteiktajā kārtībā.

Piemēram, maksājumi par transportlīdzekļa tehnisko apskati.

Par attaisnojuma dokumentu var uzskatīt neapliecinātu bankas konta izrakstu, kas saņēmēja pusē apliecināts vadītāja noteiktā kārtībā. Piemēram, pirkumi veikti ar uzņēmuma kredītkarti vai internetā.

Ja norēķini veikti ar uzņēmuma kredītkarti, tad uzņēmums «parastā» gadījumā, ja nav jāatgūst PVN priekšnodoklis, var atzīt saimnieciskās darbības izmaksās izdevumus, kas veikti, pamatojoties uz konta izrakstu. Ja uzņēmumam būs kases čeks, kas nebūs noformēts ar visiem attaisnojuma dokumentam nepieciešamajiem rekvizītiem, tad kases čeks būs tikai kā papildu dokuments saimnieciskās darbības izsekošanai, kas kopā ar konta izrakstu pamatos saimnieciskās darbības izdevumus. 

Pa ārēju attaisnojuma dokumentu var uzskatīt arī kases čeku, kas saņēmēja pusē apliecināts vadītāja noteiktajā kārtībā, piemēram, izdevumu detalizēšanai.

Atvasinājums elektroniskā formā

Grāmatvedības likuma 11. panta desmitā daļa nosaka, ka par ārēju attaisnojuma dokumentu var uzskatīt ar elektronisko datu pārraides kanālu starpniecību saņemto (t.i., nosūtīts skenētā veidā vai pa faksu) papīra formā sagatavota attaisnojuma dokumenta atvasinājumu elektroniskā formā un šā atvasinājuma vai elektroniskā formā sagatavotā attaisnojuma dokumenta atvasinājumu papīra formā (izdruku), ja attiecīgajā attaisnojuma dokumenta atvasinājumā minētā saimnieciskā darījuma esību uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā apliecina dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgā persona.

Turklāt attaisnojuma dokumenta saņēmēja atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā ir tiesīga vienmēr pieprasīt, lai attaisnojuma dokumenta atvasinājuma izsniedzējs uzrāda dokumenta oriģinālu, ja ir nepieciešams pārliecināties par dokumenta atvasinājuma pareizību vai par dokumenta oriģināla juridisko spēku.

Skenētie dokumenti

Vai drīkst turpināt pieņemt skenētus dokumentus? Vai darbinieks var fotografēto čeku iesniegt uzņēmumam atmaksai?

Grāmatvedībā drīkst pieņemt skenētas, fotografētas, pa faksu un citādi saņemtas attaisnojuma dokumenta elektroniskās kopijas, ja tās apliecina uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā ar elektronisku apliecinājumu.

Atvasinājumu papīra formā (izdruku) var apliecināt ar pašrocīgu parakstu.

Apliecināšanas kārtību nosaka uzņēmuma (dokumenta saņēmēja) vadītāja noteiktajā kārtībā grāmatvedības organizācijas dokumentos.

Elektroniski samaksāšanai saņemtu attaisnojuma dokumentu (rēķinu) var apliecināt atbilstoši piemērā aprakstītajai kārtībai, ja vien šāda saņemtajos dokumentos (rēķinos) sniegtās informācijas pareizības pārbaudes un attiecīgi saimnieciskā darījuma esības apliecināšanas (apstiprināšanas) kārtība ir noteikta uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumentos.

Var apliecināt ar pašrocīgu parakstu

Vai var uzskatīt, ka vadītājs ir apstiprinājis ar saimniecisko darbību saistītos dokumentus elektroniskā veidā? «To nevar uzskatīt par elektronisku apliecinājumu, bet dokumentu atvasinājumu saņēmēja (uzņēmuma) atbildīgā persona ar saimniecisko darbību saistītos elektroniskā formā sagatavotā attaisnojuma dokumentu atvasinājumus papīra formā (izdrukas) var apliecināt arī ar pašrocīgu parakstu uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā,» skaidro M. Reinika.

Piemēram, kalendāra mēneša beigās pašrocīgi paraksta minēto saņemto («ienākošo») dokumentu saraksta kopsavilkumu, ja vien šāda apliecināšanas kārtība ir noteikta grāmatvedības organizācijas dokumentos.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2022. gada jūlija (487.) numurā.