Uzņēmumiem, kas savā saimnieciskajā darbībā izmanto vieglos vai kravas transportlīdzekļus, ir jābūt izstrādātai un vadītāja apstiprinātai kārtībai, kurā noteikts, kādus automašīnas uzturēšanas izdevumus atzīt izmaksās, kritēriji kapitālā remonta izmaksām un izlietotās degvielas uzskaites kārtība. Normatīvie akti nenosaka veidlapu paraugus, kā, piemēram, uzskaitīt izlietoto degvielu, uzņēmums tos izstrādā pats. Tāpēc svarīgi grāmatvedim piedalīties šādu iekšējo dokumentu izstrādē, lai tie nebūtu lieki birokrātiski papīru kalni, bet gan pamatojums ar saimniecisko darbību saistītu izmaksu atzīšanai.

Gan izlietotās degvielas uzskaites kārtība, gan maksājamie nodokļi būs atkarīgi no tā, kādā statusā uzņēmumā ir attiecīgais transportlīdzeklis. Tāpēc šajā rakstā apskatīšu grāmatvedības uzskaites nianses un attiecīgo nodokļu piemērošanu atkarībā no tā, vai transportlīdzeklis uzņēmumā ir īpašumā, nomāts vai patapināts, vai tiek izmantots uz darba līguma pamata.

1. Iegādāts transportlīdzeklis (pamatlīdzeklis):

1.1. No fiziskas personas

No fiziskas personas (FP) iegādātu transportlīdzekli grāmatvedības uzskaitē iegrāmato, pamatojoties uz iekšēju attaisnojuma dokumentu — grāmatvedības izziņu, kura sagatavota saskaņā ar pirkšanas–pārdošanas līgumu vai izziņu — personiskās lietas (sava īpašuma) pārdošanas apliecinājumu.

Grāmatojums:

D Pārējie pamatlīdzekļi
K Norēķini ar piegādātājiem

vai

D Pārējie pamatlīdzekļi
K Kase vai Norēķinu konti bankā

Ja persona ir apliecinājusi, ka pārdod personīgo īpašumu, kas saskaņā ar likuma "Par iedzīvotāju ienākuma nodokli" 9. panta 1. daļas 19.² punktu nav ar nodokli apliekams ienākums, par veikto izmaksu IIN nav jāietur. Līdz nākamā gada 1. februārim jāsniedz Paziņojums par FP izmaksātajām summām ar kodu 3005.

Svarīgi atcerēties, ka norēķināties par automašīnas iegādi skaidrā naudā drīkst, nepārsniedzot likuma "Par nodokļiem un nodevām" 30. panta 1. daļā noteikto ierobežojumu 7200 eiro.

1.2. No juridiskas personas

No juridiskas personas iegādātu transportlīdzekli grāmatvedības uzskaitē iegrāmato, pamatojoties uz preču iegādes dokumentu — pavadzīmi. 

Grāmatojums:

D Pārējie pamatlīdzekļi
K Norēķini ar piegādātājiem

PVN grāmatojums būs atkarīgs no transporta līdzekļa veida: 

1) no valsts budžetā maksājamās nodokļa summas kā priekšnodokli nevarēs atskaitīt 50% no nodokļa par iegādātu vieglo pasažieru automašīnu, kuras sēdvietu skaits, neskaitot vadītāja vietu, nepārsniedz 8 sēdvietas. 

Tātad šajā gadījumā 50% no priekšnodokļa tiks grāmatoti pie automašīnas iegādes vērtības. (PVN likumā 100. panta 3. daļā ir minēti izņēmumi — automašīnas izmantošanas veidi, kad šis ierobežojums nav jāpiemēro);

2) ja tiek iegādāts transportlīdzeklis, kuram nav priekšnodokļa atskaitīšanas ierobežojumu, tad uzskaitē PVN iegrāmato: 

D Norēķini par PVN
K Norēķini ar piegādātājiem

1.3. Pirkums līzingā

Lai līzingā iegādātu transportlīdzekli grāmatvedības uzskaitē varētu atzīt kā pamatlīdzekli, jābūt noslēgtam finanšu nomas līgumam (Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likuma 1. panta 1. daļas 17. punkts). Dažkārt līzinga kompānijas šos līgumus nosauc atšķirīgi, tāpēc grāmatvedim rūpīgi jāiepazīstas ar visiem attiecīgā darījuma dokumentiem, t.i., līgumu, avansa rēķinu, pieņemšanas–nodošanas aktu, preču piegādes dokumentu — nodokļa rēķinu (finanšu līzinga gadījumā) u.c. Ja darījums atbilst finanšu nomai, nevis operatīvajai nomai, tad jāķeras pie pamatlīdzekļa iegrāmatošanas uzskaitē. Turpmāk piemērā parādīšu vienu no grāmatojuma variantiem, jo katra konkrētā situācija var būt atšķirīga atkarībā no noslēgtā līguma nosacījumiem.

D Avansa maksājums par pamatlīdzekli K Norēķinu konts bankā 2700,00

D Pārējās saimnieciskās darbības izmaksas K Norēķinu konts bankā 664,60

D Norēķini par PVN K Norēķinu konts bankā 139,57

D Pārējie pamatlīdzekļi K Norēķini par līzingu 24 793,39

D Norēķini par PVN K Norēķini par līzingu 5206,61

D Norēķini par līzingu K Avansa maksājums par PL 2700,00

D Norēķini par līzingu K Norēķini ar piegādātājiem 413,00
(mēneša pamatsummas maksājums)

D Samaksātie procenti K Norēķini ar piegādātājiem 140,00
(mēneša procentu maksājums)

Attiecībā uz nodokļiem par īpašumā esošu transportlīdzekli jāņem vērā Transportlīdzekļu ekspluatācijas (TEN) un Uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokļa (UVTN) likuma, PVN likuma un Uzņēmumu ienākuma nodokļa (UIN) likuma normas. UVTN par īpašumā esošu vieglo transportlīdzekli nemaksā, ja tas tiek izmantots tikai un vienīgi saimnieciskās darbības vajadzībām un ir deklarēts CSDD reģistrā. Brauciena maršruta uzskaiti kārto, izmantojot maršruta kontroles sistēmu, kura nodrošina ar katru braucienu saistīto datu fiksēšanu un saglabāšanu (TEN un UVTN likuma 14. pants).

Saskaņā ar UIN likuma 8. panta 5. daļas 5. punktu par izdevumiem, kas saistīti ar saimniecisko darbību, ir uzskatāmi izdevumi par transportlīdzekļa (izņemot reprezentatīvo automobili) degvielu neatkarīgi no tā, vai attiecīgais transportlīdzeklis ir izmantots tikai saimnieciskajā darbībā, pamatojoties uz faktiski nobraukto kilometru skaitu katrā mēnesī (akts par faktiski nobrauktajiem kilometriem), nepārsniedzot izgatavotājrūpnīcas norādīto degvielas patēriņa normu uz 100 km vairāk nekā par 20%, ja par šo transportlīdzekli tiek maksāts UVTN. Minētā kārtība attiecas arī uz vieglajiem transportlīdzekļiem, ja tie ir deklarēti CSDD reģistrā un brauciena maršruta uzskaite tiek kārtota, izmantojot maršruta kontroles sistēmu. 

Pārējiem transportlīdzekļiem, lai pierādītu izmaksās norakstītās degvielas pamatotību, jākārto detalizēta uzskaite (ceļazīmes vai maršruta lapas). 

2. Nomāts transportlīdzeklis

2.1. Noma no fiziskas personas

Visbiežāk starp uzņēmumu un fizisko personu tiek noslēgts nomas līgums, par kuru pati fiziskā persona piecu darbdienu laikā paziņo VID (paziņotā saimnieciskā darbība). Tā kā šajā gadījumā fiziskai personai nav pienākuma izrakstīt rēķinu, tad grāmatvedības uzskaitē šo darījumu iegrāmato, pamatojoties uz līgumu.

D A/m nomas izmaksas K Norēķini ar piegādātāju 200,00

D Norēķini ar piegādātāju K Norēķini par IIN 20,00

D Norēķini ar piegādātāju K Norēķinu konts bankā 180,00

Līdz nākamā mēneša 15. datumam jāsniedz paziņojums par FP izmaksātajām summām ar kodu 1009. Līdz 23. datumam ieturētais IIN jāieskaita vienotajā nodokļu kontā.

Saskaņā ar Transportlīdzekļu ekspluatācijas un UVTN likuma 14. panta 1. daļas 14. punktu komersants par fiziskās personas transportlīdzekli, kurš tiek lietots uz nomas līguma pamata un par kuru šai personai, izmaksājot nomas maksu par transportlīdzekli, ietur IIN likumā "Par IIN" noteiktajā kārtībā, uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokli nemaksā.

Ja fiziskā persona — iznomātājs ir reģistrējusi šo saimniecisko darbību un pati maksā par sevi nodokļus, tad uzskaitē jāveic izmaksu grāmatojums, pamatojoties uz iesniegto rēķinu. Līdz nākamā gada 1. februārim jāsniedz paziņojums par FP izmaksātajām summām ar kodu 2009.

Saskaņā ar Transportlīdzekļu ekspluatācijas un UVTN likuma 14. panta 1. daļas 15. punktu komersants par fiziskās personas transportlīdzekli, kas tiek lietots uz nomas līguma pamata un kas noslēgts ar fizisko personu, kas reģistrēta VID kā saimnieciskās darbības veicēja un patstāvīgi rezumējošā kārtībā aprēķina un iemaksā iedzīvotāju ienākuma nodokli no nomas maksas par transportlīdzekli likumā "Par IIN" noteiktajā kārtībā, uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokli nemaksā.

Ja komersants ir reģistrējies kā no fiziskas personas nomāta vieglā transportlīdzekļa turētājs, tad iepriekš minēto atvieglojumu piemēro netiešā veidā, t.i., iesniedzot iesniegumu VID, var pieprasīt UVTN atmaksu TEN un UVTN likuma 15. panta noteiktajā kārtībā.

Ja UVTN netiek maksāts, tad, lietojot no fiziskās personas nomātu transportlīdzekli, ir jāveic detalizēta degvielas izmaksu uzskaite. 

2.2. Noma no juridiskas personas

Nomājot transportlīdzekli no juridiskas personas, tiek noslēgts nomas līgums, kurā tiek atrunāts nomas termiņš un mēneša nomas maksa. Iznomātājs izraksta rēķinu, uz kura pamata grāmatvedības uzskaitē tiek iegrāmatotas transportlīdzekļa nomas izmaksas.

D A/m nomas izmaksas K Norēķini ar piegādātāju 200,00

D Norēķini par PVN K Norēķini ar piegādātāju 21,00

D A/m nomas izmaksas K Norēķini ar piegādātāju 21,00 (neatskaitāmais priekšnodoklis)

D Norēķini ar piegādātāju K Norēķinu konts bankā 242,00

Ja vieglā transportlīdzekļa nomnieks būs reģistrēts kā turētājs, tad saskaņā ar TEN un UVTN likuma 11. panta 2. daļu tam būs pienākums maksāt UVTN. Šajā gadījumā degvielas iegādes izdevumus varēs pamatot saskaņā ar UIN likuma 8. panta 5. daļas 5. punktu (sk. šī raksta 1. punktu). 

3. Patapināts transportlīdzeklis

Patapinājums (lietošanas aizdevums) ir līgums, ar kuru bez atlīdzības noteiktai lietošanai nodod lietu ar nosacījumu atdot to pašu lietu (Civillikuma 1947. pants).

Attiecībā uz patapinātu transportlīdzekli izšķir 2 veidu izdevumus: 

• lietošanas izdevumi — piemēram, kārtējais remonts;
• izdevumi ar lietošanu tieši nesaistītai uzturēšanai — piemēram, automobiļa aprīkošana ar kondicionieri.

Aprīkošanas ar kondicionieri izdevumus patapinājuma devējam ir pienākums atlīdzināt, pretējā gadījumā izdevumu summu VID var klasificēt kā patapinātāja ienākumu, par kuru jāmaksā IIN. Ja patapinājuma devējs ir darbinieks, tad papildus jāmaksā arī VSAOI. Šādiem izdevumiem var tikt apstrīdētas arī patapinājuma ņēmēja tiesības uz priekšnodokli.

Ja vieglais automobilis patapināts no FP un tas tiek lietots ne vairāk kā 15 dienas viena kalendāra mēneša laikā (neatkarīgi no dienā izmantoto stundu skaita un no tā, vai transportlīdzeklis tiek lietots nepārtraukti vai ar pārtraukumiem) — uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodoklis nav jāmaksā. 

Patapinājuma ņēmējs patstāvīgi sedz izdevumus, kas saistīti ar patapinājuma priekšmeta uzturēšanu, tehnisko apkopi un remontu. Izdevumiem par vieglās automašīnas uzturēšanu piemērojami PVN likuma 100. pantā noteiktie atskaitāmā priekšnodokļa apmēra ierobežojumi. 

Degvielas izdevumi jāpamato ar ceļazīmēm vai maršruta lapām, ja par automobili netiek maksāts UVTN. 

Ja automobili lieto gan patapinājuma devējs, gan ņēmējs, katru reizi to nododot un pieņemot, jāsagatavo pieņemšanas–nodošanas akts, norādot arī auto odometra rādījumus. Šādā veidā tiek sadalīti degvielas izdevumi. Attiecībā uz citiem izdevumiem, kas saistīti ar automobiļa lietošanu, pamatojoties uz pieņemšanas–nodošanas aktu, patapinājuma ņēmējs veic izdevumu apmaksu par laika periodu, kurā tas lieto automobili.

Lai ierobežotu riskus, uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumentos jānosaka kārtība, kādā uzņēmums dokumentē un uzskaita patapināta transportlīdzekļu izmantošanas izdevumus.

4. Uz darba līguma pamata izmantots transportlīdzeklis

Slēdzot darba līgumu ar darbinieku, līgumā var noteikt, ka šī persona darba vajadzībām izmantos sev piederošo automobili. Darba devējam ir pienākums atlīdzināt darbinieka izdevumus, kas atbilstoši darba līgumam nepieciešami darba veikšanai (DL 76. pants). 

Saskaņā ar IIN likuma 9. panta 16. punktu un MK noteikumu Nr. 899 43. punktu ar IIN neapliek kompensācijas izmaksas, ko darba devējs darbiniekam izmaksā sakarā ar darbiniekam piederoša personiskā transportlīdzekļa (kas atbilstoši darba līgumam tiek izmantots darba vajadzībām) nolietošanos un kas noteikta 0,04 eiro apmērā par katru nobraukto kilometru, bet ne vairāk kā 57 eiro mēnesī. 

Par vieglo automobili, kas tiek lietots uz darba līguma pamata, darba devējam jāmaksā UVTN (UVTN likuma 11. panta 3. daļa).

Publicēts žurnāla “Bilance” 2021. gada septembra (477.) numurā.