Grāmatvedība ir jākārto tā, lai grāmatvedības jautājumos kvalificēta trešā persona varētu gūt skaidru priekšstatu par sabiedrības finansiālo stāvokli un tās saimnieciskajiem darījumiem noteiktā laika posmā, kā arī lai varētu konstatēt katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisi. Grāmatvedības sniegtajai informācijai jābūt patiesai, salīdzināmai, savlaicīgai, nozīmīgai, saprotamai un pilnīgai. Grāmatvedībai ir jānodrošina ieņēmumu un izdevumu norobežošana pa pārskata periodiem. 

Lai trešajai personai būtu vieglāk orientēties sabiedrībā, tai par palīgu var kalpot kvalitatīvi izstrādāta sabiedrības grāmatvedības politika un grāmatvedības organizācijas dokumenti.

Grāmatvedības organizācijas dokumentu un grāmatvedības politika jēdziens

Grāmatvedības organizācijas dokumenti nosaka kārtību, kādā dokumentē, novērtē un uzskaita biedrības saimnieciskos darījumus, mantu un saistības, veic inventarizāciju, sniedz pārskatus par skaidras un bezskaidras naudas avansu, kā arī izejvielu un citu krājumu izlietojumu, dokumentē un uzskaita ar uzņēmuma saimniecisko darbību saistītos transportlīdzekļu izmantošanas izdevumus, organizē attaisnojuma dokumentu apgrozību un kārto grāmatvedības reģistrus. 

Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likuma 1. pantā ir skaidrots grāmatvedības politikas termins:

grāmatvedības politika — attiecīgo saimniecisko darījumu, faktu un notikumu uzskaites un finanšu pārskata posteņu novērtēšanas un norādīšanas (finanšu pārskatā) principi, metodes un noteikumi (piemēram, pamatlīdzekļu novērtēšanas vai nolietojuma aprēķināšanas metodes, debitoru parādu vai krājumu atlikumu novērtēšanas metodes, aizņēmuma procentu un soda naudas uzskaites un norādīšanas principi, uzkrājumu veidošanas nosacījumi un metodes, kas tiek izmantotas peļņas vai zaudējumu, vai naudas plūsmas norādīšanai finanšu pārskatā).

Kāpēc grāmatvedības organizācijas dokumenti ir vajadzīgi?

Kārtojot grāmatvedību, grāmatvedis pamatojas uz tiesību normām, kā arī uz grāmatvedības organizācijas dokumentiem.

Piemēram, SIA nopērk datoru, kas tiks izmantots preču ražošanai un pakalpojumu sniegšanai ilgāk par gadu, taču tā vērtība ir maza. Grāmatvedim rodas jautājums: vai dators ir uzskatāms par pamatlīdzekli, vai arī visa pirkuma summa ir iekļaujama izmaksās? Atbildei jābūt attiecīgās SIA grāmatvedības organizācijas dokumentos. 

Ja SIA mainās grāmatvedis, tad ir svarīgi, lai arī turpmāk grāmatvedība tiktu kārtota pēc tiem pašiem principiem. Piemēram, ar datora iegādi nedrīkst būt tā, ka viens grāmatvedis datoru uzskata par pamatlīdzekli, bet nākamais tādu pašu datoru iekļauj izdevumos, jo netiek ievērota Gada pārskatu un konsolidēto pārskatu likuma prasība, ka finanšu pārskatiem jāsniedz skaidrs priekšstats par sabiedrības līdzekļiem un peļņu vai zaudējumiem. Lai nākamais grāmatvedis zinātu, pēc kādiem principiem tiek kārtota attiecīgā uzņēmuma grāmatvedība (kādas ir īpatnības attiecīgajā uzņēmumā), ir nepieciešama grāmatvedības uzskaites politika un organizācijas dokumenti. 

Tāpat jāņem vērā, ka Valsts ieņēmumu dienests, veicot pārbaudes (piemēram, tematisko pārbaudi), pieprasa iesniegt grāmatvedības organizācijas dokumentus. Arī sabiedrību revidentiem ir vieglāk revidēt sabiedrību, ja var iepazīties ar sabiedrības grāmatvedības uzskaites principiem.

Var secināt, ka termins «grāmatvedības organizācijas dokumenti» ir plašs, jo ietver ļoti daudz informācijas, kas ir būtiska ne tikai sabiedrībai, bet arī trešajām pusēm. Turpmāk raksta autore plašāk izklāstīs, kādai informācijai būtu jābūt apkopotai un ietvertai grāmatvedības politikā, lai tā sniegtu skaidru un patiesu priekšstatu par sabiedrību un būtu saprotama trešajām pusēm. Grāmatvedības politikas izveidošanā jālieto princips, ka politikas izveidošana atvieglos sabiedrības darbu, organizēs vienotu uzskaiti, būs saprotama arī jaunajiem darbiniekiem, un tas ļaus ātrāk izprast sabiedrības grāmatvedības procesus un izvairīties no kļūdām. 

Turpmāk minētos punktus būtu lietderīgi iekļaut, veidojot politiku attiecībā uz grāmatvedības kārtošanu, organizāciju, informācijas apriti u.c.

1. Nolikums par grāmatvedības kārtošanu. 
2. Grāmatvedības politika.
3. Nolikums par kases operācijām. 
4. Nolikums par skaidras vai bezskaidras naudas avansu izsniegšanas un izlietojuma kārtību, dienesta komandējumu un reprezentācijas izdevumu noformēšanu un atspoguļošanu. 
5. Komandējuma izdevumu atlīdzināšanas kārtība. 
6. Nolikums par vieglās automašīnas izmantošanu saimnieciskajā darbībā, degvielas uzskaiti un norakstīšanu. 
7. Nolikums par inventarizācijām.
8. Gada pārskatu un citu grāmatvedības pārskatu sagatavošanas noteikumi.

1. Nolikums par grāmatvedības kārtošanu

Vispārēji jādefinē, kādi likumi tiek piemēroti grāmatvedības kārtošanā. Informācija par attaisnojuma dokumentiem: sabiedrība izstrādā un nosaka organizācijas dokumentus atbilstoši savam pamatdarbības veidam, nosakot attaisnojuma dokumentu formu, saturu, noformējuma veidu. Var pievienot rēķinu paraugus, kādi tiek izmantoti. Jāapraksta informācija par saimnieciskās darbības kārtotiem reģistriem, grāmatvedības ciklu. Jāapraksta grāmatvedības kontrole, kurā ietver informāciju par to, kas kontrolē grāmatvedi, cik bieži kontrolē, kādu informāciju regulāri pieprasa no grāmatveža, par informācijas apmaiņu u.c. Šajā sadaļā ir jāsniedz arī ziņas par grāmatvedības datorprogrammām, kuras izmanto grāmatvedības kārtošanā. Nolikuma izstrādei var izmantot likumu «Par grāmatvedību», Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likumu, Ministru kabineta noteikumus Nr. 775 «Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likuma piemērošanas noteikumi» un Nr. 399 «Noteikumi par sabiedrību sagatavoto finanšu pārskatu vai konsolidēto finanšu pārskatu elektroniskā noraksta formu».

2. Grāmatvedības politika

Jāatklāj informācija par katru sabiedrībai aktuālu posteni (pamatlīdzekļi, krājumi, debitori, nauda, pašu kapitāls, kreditori, ieņēmumi, izdevumi u.c.), jāsniedz apraksts par katra posteņa klasifikāciju, novērtējumu, atzīšanu un atspoguļošanu. Jāatceras par nolietojuma normām, par summām, no kurām iegāde tiek atzīta par pamatlīdzekli vai nemateriālo ieguldījumu un līdz kurai summai par mazvērtīgo inventāru. Jādefinē nolietojuma aprēķināšanas metode. Veidojot šo sadaļu, noteikti sabiedrībai jābūt izstrādātam aktuālam kontu plānam, kuru izmanto, aprakstot katru posteni — neiekļauj tos kontus, kurus nelieto uzskaitē. Konti, kas tiek aprakstīti grāmatvedības politikā, tādi paši tiek izmantoti grāmatvedības programmā. Jāapraksta politika attiecībā uz uzkrājumu veidošanu (šaubīgiem debitoriem, saistībām u.c.). Obligāti aprakstāma politika attiecībā uz ieņēmumu atzīšanu. Ieņēmumu sadaļai jābūt plašai, aprakstot katru ieņēmumu veidu, to atzīšanu un atspoguļošanu. Piedaloties gada pārskata revīzijās un lasot sabiedrību grāmatvedības politikas, var konstatēt, ka ieņēmumu atzīšana parasti tiek aprakstīta ar vienu teikumu (piemēram, ieņēmumi tiek atzīti atbilstoši pārliecībai par iespēju uzņēmumam gūt ekonomisko labumu un tik lielā apmērā, kādā to iespējams pamatoti noteikt, ieņēmumi ir saskaņoti ar izdevumiem u.c.), kas nav korekti. Attiecībā uz izdevumiem būtu lietderīgi aprakstīt, kas katrā kontā tiek iekļauts, jo bieži vien sabiedrībām ir daudz kontu ar līdzīgiem nosaukumiem un, dalot izmaksas, sabiedrība vienu izdevumu veidu gada laikā mēdz sadalīt dažādos kontos, un līdz ar to izmaksas ir grūti salīdzināmas. Aprakstot nodokļu uzskaiti, noteikti jāievēro likuma «Par nodokļiem un nodevām» prasības. Latvijas Republikā ir šādi valsts nodokļi un tiem atbilstošie likumi par nodokļu uzlikšanu:

• Iedzīvotāju ienākuma nodoklis;
• Uzņēmumu ienākuma nodoklis;
• Nekustamā īpašuma nodoklis;
• Pievienotās vērtības nodoklis;
• Akcīzes nodoklis;
• Muitas nodoklis;
• Dabas resursu nodoklis;
• Izložu un azartspēļu nodoklis;
• Valsts sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksas;
• Uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodoklis;
• Transportlīdzekļu ekspluatācijas nodoklis u.c.

Grāmatvedības politikā jāizstrādā šādi dokumentu paraugu pielikumi:

• Kontu plāns;
• Pamatlīdzekļu uzskaites kartīte;
• Akts par pamatlīdzekļu pieņemšanu uzskaitē;
• Akts par pamatlīdzekļu norakstīšanu;
• Rīkojums par avansu norēķinu personām;
• Avansa norēķins;
• Akts par savstarpēju norēķinu salīdzināšanos ar debitoriem;
• Kases izdevumu orderis;
• Kases ieņēmumu orderis;
• Akts par savstarpēju norēķinu salīdzināšanu ar kreditoriem;
• Rīkojums un atskaite par komandējumu;
• Reprezentācijas izdevumu rīkojums un atskaite;
• Dokumentu apgrozījuma shēma.

3. Nolikums par kases operācijām

Nosaka kārtību, kādā tiek kārtota kases grāmata sabiedrībā, kura veic darījumus ar skaidru naudu. Nosaka nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanu, elektronisko ierīču un iekārtu lietošanu, noteiktajā kārtībā no personas skaidrā naudā saņemto samaksu reģistrēšanu, izmantojot nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektroniskās ierīces un iekārtas — kases aparātus, hibrīda kases aparātus, kases sistēmas vai specializētās ierīces un iekārtas. Definē skaidras naudas darījumu veidus. Ieņēmumu un izdevumu orderu noformēšanas kārtību. Nosaka atbildīgās personas par darījumiem ar skaidru naudu, kases aparātu u.c. Šī nolikuma izstrādē lietderīgi izmantot Ministru kabineta noteikumus Nr. 584 «Kases operāciju uzskaites noteikumi».

4. Nolikums par skaidras vai bezskaidras naudas avansu izsniegšanas un izlietojuma kārtību, dienesta komandējumu un reprezentācijas izdevumu noformēšanu un atspoguļošanu 

Apraksta, kādus grāmatojumus izmanto avansa norēķinu izsniegšanai un grāmatojumus pēc atskaites (pirmdokumentu) saņemšanas par avansa izlietojumu. Nosaka, kādai informācijai jābūt ietvertai pirmdokumentā, lai summa tiktu atzīta par avansa izlietojumu. Nosaka kārtību, kādā tiek atlīdzināti izdevumi par komandējumu. Definē reprezentācijas izdevumus, atbildīgo personu par reprezentācijas izdevumu noformēšanu. 

5. Komandējuma izdevumu atlīdzināšanas kārtība

Nosaka, kādi izdevumi tiek atlīdzināti komandējuma laikā, kādos termiņos tiek atlīdzināti izdevumi, kādas atskaites un pirmdokumenti jāsniedz komandējuma izdevumu atlīdzināšanai Latvijas teritorijā un izdevumu atlīdzināšanai darba braucienos. Apraksta izmantotos grāmatojumus komandējuma izdevumu atspoguļošanai grāmatvedībā. Šīs politikas izstrādē var izmantot Ministru kabineta noteikumus Nr. 969 «Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem saistītie uzdevumi». Jāatceras, ka noteikumos Nr. 969 ir veikti grozījumi, kas stājās spēkā 29.11.2019. Tajos komandējumu un darba braucienu diennakts normu apmērs ir pārskatīts, ņemot vērā inflācijas rādītājus, un pietuvināts komandējumu diennakts normu apmēram, ko kompensē citas Baltijas valstis. Pa Latviju noteiktais dienasnaudas apmērs bija 6 eiro, turpmāk tie būs 8 eiro. Līdz šim saskaņā ar noteikumu 8.10. punktu darbinieka braukšanas izdevumus Latvijas teritorijā sabiedriskajā transportā (arī taksometros) atlīdzināja par summu, kas nepārsniedz 30% no visām komandējuma dienām noteiktās dienasnaudas kopsummas (ja iesniegti attiecīgos izdevumus apliecinoši attaisnojuma dokumenti). Ar grozījumiem noteikts, ka braukšanas faktiskos izdevumus Latvijas teritorijā sabiedriskajā transportā (arī taksometros), ja tā izmantošana ir bijusi pamatota, atlīdzina pilnā apmērā (ja ir iesniegti attiecīgos izdevumus apliecinoši attaisnojuma dokumenti). Noteikumu 1. pielikumā minētās izdevumu diennakts normas komandējumiem (darba braucieniem) uz ārvalstīm ir pārskatītas, ņemot vērā Ārlietu ministrijas (Latvijas pārstāvniecību) priekšlikumus. Šie grozījumi arī jāiestrādā grāmatvedības politikā.

6. Nolikums par vieglās automašīnas izmantošanu saimnieciskajā darbībā, degvielas uzskaiti un norakstīšanu

Nosaka atskaišu veidu, formu un saturu par degvielas izlietojumu. Apraksta izmantotos grāmatojumus par vieglās automašīnas izmantošanu atspoguļošanu. Nosaka atbildīgo personu par atskaišu sagatavošanu. Šo nolikumu var izstrādāt, pamatojoties uz šādiem normatīvajiem aktiem:

• Latvijas Republikas likums «Par grāmatvedību»;
• Latvijas Republikas Trans­port­līdzekļa ekspluatācijas nodokļa un uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokļa likums; 
• Ministru kabineta noteikumi Nr. 858 «Transportlīdzekļa ekspluatācijas nodokļa un uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokļa maksāšanas kārtība»; 
• Ministru kabineta noteikumi Nr. 585 «Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju»;
• Latvijas Republikas likums «Par iedzīvotāju ienākuma nodokli»; 
• Ministru kabineta noteikumi Nr. 899 «Likuma «Par iedzīvotāju ienākuma nodokli» normu piemērošanas kārtība»;
• VID Metodiskais materiāls uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokļa maksātājiem.

7. Nolikums par inventarizācijām 

Nosaka atbildīgās personas par inventarizācijas norisi un kārtību, kādā tiek noteiktas inventarizācijas komisijas. Nosaka nepieciešamās informācijas apjomu inventarizācijas sarakstam un inventarizācijas rezultātu apkopojumu termiņus, inventarizācijas biežumu (termiņus) u.c.

8. Gada pārskatu un citu grāmatvedības pārskatu sagatavošanas noteikumi

Sabiedrība visbiežāk sagatavo gada pārskatu par katru pārskata gadu likuma «Par grāmatvedību» izpratnē atbilstoši Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likuma prasībām. Noteikti jāmin, pēc kādas formas tiek sastādīts peļņas vai zaudējumu aprēķins un naudas plūsmas pārskats. Jāsniedz ziņas par to, kas katrā bilances, peļņas vai zaudējumu aprēķinā, naudas plūsmas pārskatā un pašu kapitāla izmaiņu pārskatā tiks atklāts katrā rindā. Jāatklāj informācija par finanšu pielikumā ietverto informāciju. Jāsniedz ziņas par to, kā notiks kļūdu labošana, informācija par grāmatvedības aplēsēm izmantoto un politikas maiņu.

Jāatceras, ka, iegādājoties gatavu grāmatvedības politikas paraugu, tas jāpakārto katrai sabiedrībai individuāli. Problēmas un nepilnības rada tas, ka sabiedrības iegādājas gatavu grāmatvedības politiku, kas neatbilst to uzskaites principiem — tiek aprakstīti posteņi, kas nav aktuāli sabiedrībai, kontu plāns nesakrīt ar praksē lietoto, nav definētas nemateriālo ieguldījumu un pamatlīdzekļu atzīšanas summas, nekorektas nolietojuma normas, kas nesakrīt ar praksē lietotajām normām, ieņēmumu un izdevumu atzīšanas princips nav pilnīgi aprakstīts. Kvalitatīvi un individuāli sabiedrībai izstrādāta grāmatvedības politika var būt labs palīgs grāmatvedības kārtošanā un organizācijā, sniedzot informāciju gan sabiedrības darbiniekiem, gan trešajām pusēm, kā arī sabiedrību zvērinātiem revidentiem.

Smelties informāciju par nepieciešamo grāmatvedības politikā var:

Finanšu ministrijas mājaslapā (www.fm.gov.lv), sadaļā grāmatvedības politika → iedaļā Grāmat­ve­dības organizācijas dokumentu rokasgrāmata mikrosabiedrībām un mazām sabiedrībām, kurā ir pieejama gan rokasgrāmata, gan grāmatvedības politikas piemērs.

Pieejams: https://www.fm.gov.lv/lv/sadalas/gramatvedibas_politika/gramatvedibas_organizacijas_dokumentu_rokasgramata_mikrosabiedribam_un_mazam_sabiedribam/

Metodikai noteikti jāatbilst Latvijas Republikā izdotajiem normatīvajiem aktiem, kuriem pakļauts attiecīgais bizness.

Publicēts žurnāla "Bilance" 2020. gada februāra (458.) numurā.