Darbinieku pieņemšana darbā: ko svarīgi ievērot un kā izvairīties no biežākajām kļūdām?

Ikviens darba devējs vēlas būt pasargāts no birokrātiskiem strīdiem, kļūdām dokumentācijā un problēmām ar valsts uzraugošajām iestādēm. Lai tā būtu, noder orientēties darba likumdošanā. Lūk, neliels ceļvedis svarīgākajos noteikumos un biežāk pieļautajās kļūdās, pieņemot darbā jaunus darbiniekus. 

Kas jāņem vērā, pieņemot darbā jaunu darbinieku?

Domājams, nevienam nebūs noslēpums, ka darbinieku pieņem darbā, iepriekš noslēdzot darba līgumu. Rūpīgi izveidots līgums palīdzēs sakārtot arī vairākus saistītos procesus, piemēram, algu un nodokļu aprēķinus un citus darba attiecību noteikumus.

Pirms ķeramies pie līgumā obligāti iekļaujamās informācijas izklāsta, svarīgi saprast, kad, kā un kuram īsti jāslēdz darba līgums. 

Ekspertes ieteikums

Uzņēmumam vismaz vienreiz vajadzētu rūpīgi un pa punktam pārlasīt un pārbaudīt visu darba līguma pamata tekstu. Ja māk lasīt likumu, to var darīt pats. Ja nē, pieaiciniet palīgā juristu vai darba tiesību ekspertu! 

1 Noteikumi par valsts sociālās apdrošināšanas obligāto iemaksu veicēju reģistrāciju un ziņojumiem par valsts sociālās apdrošināšanas obligātajām iemaksām un iedzīvotāju ienākuma nodokli, 8.1. apakšpunkts. Likumi.lv, skatīts 07.08.2024.

Pieņemot kādu darbā, svarīgi, ka darbinieks savus pienākumus sāk veikt tikai pēc darba līguma parakstīšanas. Jāievēro arī likumā noteiktais laika rāmis jeb termiņš. Par jaunā darbinieka pieņemšanu darbā Valsts ieņēmumu dienestam noteikti jāziņo dienu vai, vēlākais, vienu stundu pirms darba uzsākšanas, bet ne agrāk par mēnesi iepriekš¹.

Svarīga nianse: ja par darbinieka pieņemšanu darbā ziņots vienu stundu pirms, tad darba līgumā noteikti jānorāda darba uzsākšanas laiks. Pretējā gadījumā pastāv risks, ka uzņēmumam var iestāties administratīvā atbildība par ziņu iesniegšanas termiņa kavēšanu.

Svarīgākie dokumenti, pēc kuriem vadīties darba tiesisko attiecību sakārtošanā, ir Darba likums un Ministru kabineta (MK) 07.09.2010. noteikumi Nr. 827 «Noteikumi par valsts sociālās apdrošināšanas obligāto iemaksu veicēju reģistrāciju un ziņojumiem par valsts sociālās apdrošināšanas obligātajām iemaksām un iedzīvotāju ienākuma nodokli». 

Viena no biežākajām kļūdām, pieņemot darbā jaunus darbiniekus, ir darba uzsākšanas datuma neiekļaušana līgumā. Likums nosaka, ka darba līgumā jānorāda darba tiesisko attiecību sākuma datumu, bet praksē svarīgi pievērst uzmanību, lai būtu gan līguma datums, gan darba uzsākšanas datums. Ja norādīts tikai viens, var rasties pārpratumi. Parakstot līgumu elektroniski, līgums iegūst juridisku spēku, kad pēdējais parakstītājs ir parakstījis dokumentu, šis būs arī līguma datums.

No uzņēmuma puses darba līgumu jāparaksta paraksttiesīgajai personai, parasti tas ir valdes loceklis. Pašu darbā pieņemšanas procesu var organizēt uzņēmuma vadītājs, jurists vai personāldaļas darbinieki. Nereti par darba līguma jautājumiem uzņēmumā konsultējas arī ar grāmatvedi, jo, lai grāmatvedis varētu precīzi aprēķināt algu, viņam jāzina līguma noteikumi un nianses.

Darba likums nosaka, ka darba līgums jānoslēdz rakstveidā. Tas ietver iespēju izmantot arī elektronisko parakstu, tomēr tad svarīgi, ka abām pusēm šī iespēja ir pieejama. Elektronisko parakstīšanos darbiniekam var piedāvāt, taču nedrīkst uzspiest.

Kas jāiekļauj darba līgumā?

Kad esam iepazinušies ar vispārējo darba tiesisko attiecību uzsākšanas kārtību, varam ķerties pie līgumā obligāti iekļaujamās informācijas. 

Darba līguma sastāvu regulē Darba likuma 40. panta 2. daļa. Panta 2. daļas 1.–5. un 10. punktā iekļautā informācija darba līgumā jānorāda obligāti, savukārt pārējos punktus uzņēmuma iekšienē var izvērtēt un iekļaut darba kārtības noteikumos vai līgumā.

Ekspertes ieteikums

Vismaz reizi gadā pārskatiet un atjauniniet uzņēmuma iekšējos dokumentus! Lai nodrošinātu atbilstību aktuālajām prasībām, ieteicams konsultēties ar darba tiesību speciālistiem.

Obligāti darba līgumā iekļaujamās informācijas saraksts

1. Informācija par darba ņēmēju: darbinieka vārds, uzvārds, personas kods (ārzemniekam, kuram nav personas koda, — dzimšanas datums), dzīvesvieta (reālā, nevis deklarētā, ja tās atšķiras, plašāk par to raksta turpinājumā).

2. Informācija par darba devēju: darba devēja vārds, uzvārds (nosaukums), personas kods (ārzemniekam, kuram nav personas koda, — dzimšanas datums) vai reģistrācijas numurs un adrese.

3. Darba tiesisko attiecību sākuma datums.

4. Darba tiesisko attiecību paredzamais ilgums, ja darba līgums noslēgts uz noteiktu laiku (plašāk par to raksta turpinājumā).

5. Darba vieta (ja darbs nav jādara noteiktā darba vietā, to, ka darbinieku var nodarbināt dažādās vietās) vai to, ka darbinieks var brīvi noteikt savu darba vietu.

6. Darbinieka arods, amats, specialitāte jeb profesija atbilstoši Profesiju klasifikatoram un vispārīgu nolīgtā darba raksturojumu.

7. Norāde uz darba koplīgumu, darba kārtības noteikumiem, kas piemērojami darba tiesiskajām attiecībām.

Kāda informācija jāiekļauj darba kārtības noteikumos?

Darba kārtības noteikumus pamatā regulē Darba likuma 55. pants, taču to sastādīšanas kārtībai nedaudz pieskaras arī Darba likuma 40. panta 3. daļa. Vispirms iepazīstināšu ar pamata lietām, kas jāņem vērā, sastādot vai izstrādājot šos noteikumus. 

Likums nosaka, ka darba kārtības noteikumi jāizveido darba devējiem, kas nodarbina vismaz 10 darbiniekus. Šos noteikumus jāizstrādā un jāpieņem, konsultējoties ar darbinieku pārstāvjiem ne vēlāk kā divu mēnešu laikā no uzņēmuma darbības uzsākšanas dienas. Ja uzņēmumā ir mazāk par 10 darbiniekiem, visa Darba likuma 40. panta 2. daļā noteiktā informācija jāiekļauj darba līgumā. Šādā gadījumā atsevišķu darba kārtības noteikumu izstrāde nav obligāta.

Tā kā darba kārtības noteikumos iekļauta gana svarīga informācija, darba devēja pienākums ir ikvienam darbiniekam nodrošināt tiem vieglu un ērtu bezmaksas piekļuvi rakstveidā un/vai elektroniski. Tāpat būtiski, ka informācija ir formulēta skaidri, saprotami un pilnīgi. 

Ja noteikumos veiktas izmaiņas, par to jāpaziņo darbiniekiem, uz kuriem tie attiecas. Tas jādara rakstiski pirms izmaiņu spēkā stāšanās dienas, bet ne vēlāk kā dienā, kad tās stājas spēkā. Kad tas ir skaidrs, varam ķerties arī pie noteikumiem, ko šajā dokumentā iekļaut.

Informācija, ko pēc izvēles var iekļaut darba kārtības noteikumos vai darba līgumā

• Darba laika sākums un beigas, pārtraukumi, kā arī darba nedēļas ilgums.

• Darba laika organizācija uzņēmumā.

• Darba samaksas apmērs, izmaksas laiks un veids.

• Atvaļinājumu piešķiršanas vispārējā kārtība.

• Darba līguma uzteikuma termiņš un kārtība.

• Pārbaudes laiks un tā ilgums, ja pārbaudes laiks tiek noteikts.

• Darbinieka tiesības uz apmācībām, ja darba devējs tādas nodrošina.

• Informācija par sociālā nodrošinājuma iestādēm, kuras saņem sociālās iemaksas, kas saistītas ar darba attiecībām.

• Darba aizsardzības pasākumi uzņēmumā.

• Darbinieku uzvedības un citi noteikumi, kas attiecas uz darba kārtību uzņēmumā.

Dokumentu optimizēšana un biežāk pieļautās kļūdas

Darba tiesiskās attiecības ir dinamiska joma, kurā ik pa laikam notiek izmaiņas. Tām sekojot līdzi, iespējams izvairīties no novecojušām praksēm. Piemēram, rīkojums par darbinieka pieņemšanu darbā nav obligāts. Grāmatvedis sev nepieciešamo informāciju var iegūt darba līgumā un/vai darba kārtības noteikumos. Jāizstrādā tikai kārtība informācijas piekļuvei.

Lai arī galvenā atbildība par darba tiesisko attiecību kārtošanu ir uzņēmuma vadītājam, arī grāmatvedim ir būtiska loma šajā procesā. Grāmatvedim jāpārzina darba līguma saturs, lai precīzi ziņotu par darba sākumu, aprēķinātu algu, samaksu par atvaļinājuma laiku un citas darbiniekam pienākošās summas.

Īpaši svarīgi tas ir neierastās situācijās, piemēram, aprēķinot dīkstāvi darbiniekiem par nenostrādātajām stundām. Neatbilstības starp darba līguma nosacījumiem un ikgadējām atskaitēm var atklāties VID audita laikā vai pēc Valsts darba inspekcijas veiktās pārbaudes, tāpēc grāmatvedim laikus jāpievērš uzmanība niansēm.

Lai izvairītos no vienas no biežāk pieļautajām kļūdām, nosakot termiņus, svarīgi atcerēties: termiņos «no–līdz» abi norādītie datumi jau ir iekļauti. Piemēram, ja līgums noslēgts no 15.08.2024. līdz 14.11.2024., pēdējā darba diena ir 14. novembris. Nav jāprecizē, ka termiņš ietver šo datumu. Praksē, pārbaudot līgumus, nākas saskarties ar pieļautu kļūdu, ka ir norādīts līguma beigu datums kā diena pēc pēdējās darba dienas, kas patiesībā pagarina līguma termiņu par vienu dienu. Piemēram, ja līgumā norādīts termiņš 15.08.2024.–15.11.2024., pēdējā darba diena būs 15. novembris un līguma termiņš — trīs mēneši un viena diena. Šī kļūda praksē gadās arī pie pārbaudes laika termiņiem.

Runājot par darbinieka adreses norādīšanu, praktiski labāk būtu izvēlēties darbinieka faktisko nevis deklarēto adresi. Kāpēc? Gadījumā, ja darbinieks neierodas darbā bez brīdinājuma, noticis kas ārkārtējs un tiešām nepieciešams darbinieku sasniegt vai pārliecināties par labbūtību, tikai faktiskā adrese to palīdzēs sasniegt. Laba prakse ir papildus iegūt arī kontaktinformāciju no darbinieka tuvākā radinieka, dzīvesbiedra vai citas personas, ar kuru sazināties, ja noticis kas ārkārtējs. 

Svarīga nianse, runājot par darbinieku pieņemšanu darbā uz noteiktu laiku: šāda darba līguma noslēgšanai jābūt pamatotai atbilstoši Darba likuma 44. panta 1. daļai. Tā nosaka gadījumus, kuros drīkst slēgt darba līgumu uz noteiktu laiku, piemēram, aizvietojot prombūtnē esošu darbinieku, darba apjoma īslaicīgas palielināšanās vai ražošanas apjoma pieauguma brīžos un citu īslaicīgu darbu gadījumos.

Lai arī darba samaksas apmēru iespējams iekļaut gan darba līgumā, gan darba kārtības noteikumos, praksē ērtāk ir, ja šī informācija ir norādīta darba līgumā. Tas vienkāršo grāmatvedības procesu un novērš nepieciešamību iekļaut katra amata algu darba kārtības noteikumos, kas citādi kļūtu ļoti apjomīgi.

Noderīgi ir arī laikus paredzēt rīcības stratēģiju strīdu gadījumos. Tā kā darbinieks tiesvedības gadījumā parasti ir aizsargātākā puse, darba devēja pienākums ir nodrošināt pierādījumus. Tāpēc labi pārzināt likumisko regulējumu, piemēram, par to, kādiem dokumentiem jābūt noformētiem rakstveidā, kāda ir procedūra darba kārtības noteikumu pārkāpumu gadījumā un kādas ir abu pušu tiesības un pienākumi. 

Darba attiecību juridiskā puse var šķist gana apjomīga un sarežģīta, bet tā veido pamatus, uz kuriem uzņēmums balstās. Ievērojot noteikumus un laikus konsultējoties ar speciālistiem, iespējams šos pamatus veidot drošus, stabilus un noderīgus kā darba devējam, tā grāmatvedim un darbiniekam. Atceries — labi sakārtotas darba attiecības ir ieguldījums uzņēmuma ilgtermiņa panākumos.

Jums arī varētu interesēt: