Latvijas Republikā institūcijām dokumentu un arhīvu pārvaldība tiek stingri reglamentēta. Savukārt Latvijā privātām organizācijām valda samērā liela brīvība dokumentu izveidē, apritē un to saglabāšanā. Privātām organizācijām arhīva pārvaldība netiek kontrolēta, izņemot tos dokumentus, kuriem ir arhīviska vērtība (piemēram, personāla dokumenti).

Dokumentu pārvaldība organizācijā

Institūcija — ikviena institūcija vai privātpersona, kurai ar ārēju normatīvo aktu vai publisko tiesību līgumu noteiktas valsts varas pilnvaras (tai skaitā Valsts prezidents, Saeima, Ministru kabinets, Valsts kontrole, tiesībsargs, Latvijas Banka, pašvaldība un cita atvasināta publisko tiesību juridiskā persona, tiešās vai pastarpinātās pārvaldes iestāde, Centrālā zemes komisija, Centrālā vēlēšanu komisija, prokuratūra, tiesa, notārs, tiesu izpildītājs), kapitālsabiedrība, kurā publiskai personai pieder kapitāla daļas vai akcijas, vienas vai vairāku publisku personu kapitālsabiedrības izšķirošajā ietekmē esoša kapitālsabiedrība, kā arī biedrība vai nodibinājums, kurā publiska persona ir biedrs vai dibinātājs, lietu nomenklatūra ir kā obligātais priekšnosacījums dokumentu pārvaldībā.

Tāpēc viena no aktualitātēm privātās organizācijās ir dokumentu arhivēšana un dokumentu glabāšanas termiņi, jo institūcijām ir izstrādāta lietu nomenklatūra un citi saistošie dokumenti. Privātās organizācijās darbinieki krāj dokumentus, baidoties iznīcināt ko vērtīgu. Viens no variantiem privātai organizācijai ir nolīgt arhīva speciālistus–ekspertus. Šādi eksperti parūpējas par visas organizācijas  dokumentu atlasīšanu, izvērtēšanu un glabāšanu. Tas ļoti atvieglo procesu, jo uztici to profesionāļu rokām un darbinieki var pievērsties galvenajiem pienākumiem. Arhivēšana prasa ļoti plašas zināšanas un orientēšanos normatīvajos aktos.

Bet ne visi var nolīgt speciālistus. Ko darīt tās organizācijas darbiniekiem, kam dokumentu arhivēšana jāveic pašiem? Turpmāk rakstā neliels ieskats lietās, kas jāņem vērā, pirms sāk darbu ar uzņēmuma dokumentu arhivēšanu.

Normatīvie akti

Viena no pirmajām darbībām organizācijā ir izpētīt ārējos normatīvos aktus, kas reglamentē dokumentu pārvaldību — sākot no dokumenta radīšanas līdz pat dokumenta arhivēšanai. Tādi normatīvie akti, kas reglamentē dokumentu pārvaldību ir vairāki:

1. Dokumentu juridiskā spēka likums
2. Arhīvu likums
3. Elektronisko dokumentu likums
4. Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība
5. Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi
6. Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu, saglabāšanas kārtību un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā
7. Kārtība, kādā nodod dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā
8. Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām
9. Eiropas Parlamenta un Padomes regula (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti u.c.
10. Fizisko personu datu apstrādes likums u.c.

Organizāciju darbiniekiem ikdienā nākas strādāt ar dažādu veidu dokumentiem. Pareizi izstrādāti un sakārtoti dokumenti ir pamats kvalitatīvam darbam un pārliecībai, ka organizācija darbojas legāli, ievērojot likumu prasības, kā arī pozitīvi ietekmē audita un pārbaudes gaitu. Tāpēc jāizvērtē, ir vai nav (un cik kvalitatīvi) organizācijas iekšējie dokumenti, kas reglamentē dokumentu pārvaldību. Citām organizācijām būs vairāk reglamentējošo dokumentu, citiem mazāk, bet citiem vispār nav iekšējo dokumentu par dokumentu pārvaldību. Bet, ja grib sakārtot dokumentus glabāšanai, tad labāk būtu izveidot šādus normatīvos aktus, jo tad ir skaidrs, kurš ar kādiem dokumentiem strādā, kuram jāsaskaņo, kurš ir atbildīgais.

Nākamais solis ir izstrādāt iekšējos normatīvos aktus, kas regulē organizācijas dokumentu pārvaldību:

1. Lietvedības instrukcija/nolikums
2. Dokumentu aprite
3. Struktūrvienības nolikums
4. Arhīva nolikums
5. Lietvedības ekspertu komisija u.c.

Organizācijas iekšējie dokumenti vajadzīgi, lai darbinieki zina, kā noformēt dokumentus atbilstoši normatīvajai un darbības videi, izstrādā  paraugus gan reglamentētiem, gan pašiem izstrādājamiem dokumentiem, ievērojot pārbaudes institūciju prasības (piemēram, ja inspekcijas no Valsts ieņēmuma dienesta, Darba inspekcijas, Datu valsts inspekcijas u.c.), pareizi arhivē dokumentus, tiek nodrošināts pret tiesu darbiem, tā paaugstinot savas organizācijas prestižu, nodrošinās pret riskiem, kas saistīti ar dokumentu noformēšanas nepilnībām, kā arī darbinieki precīzi zinās savus pienākumus, kvalitatīvi tos pildīs un organizācija ietaupīs laiku darbinieku mācībām.

Lietu nomenklatūra

Kad organizācijā tiek veidotas lietas, tad jāizvērtē vajadzība pēc lietu nomenklatūras (ja to vēl neesat izdarījuši).

Lietu nomenklatūra — saskaņā ar dokumentu klasifikācijas shēmu sistematizēts institūcijā veidojamo lietu un to glabāšanas termiņu saraksts.

Dokumentu klasifikācijas shēma — klasificējamo objektu uzskaitījums hierarhiskā secībā. Klasifikācijas iedaļas pamatā ir dokumentu loģiski analītiska sadale grupās pēc kopīgām vai atšķirīgām pazīmēm (piemēram, pēc institūcijas funkcijām, struktūras, dokumentu veida).

Protams, daži man oponēs par to, ka vispirms ir jāizveido lietu nomenklatūra, tad sākam strādāt, bet lietu nomenklatūra ir OBLIGĀTI institūcijām, privātās struktūras lietu nomenklatūru veido  pēc "brīvprātīgā" principa — viss atkarīgs no organizācijas lieluma, sfēras utt.

Veidojot lietu nomenklatūru, par pamatu var ņemt organizācijas struktūrshēmu un pēc tāda principa veidot lietu klasifikācijas shēmu.

Lietu nomenklatūras paraugs ir Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumos (Ministru kabineta 2012. gada 6. novembra noteikumu Nr. 748 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi" 1. pielikums).

Institūcijas lietu nomenklatūras paraugs

(Institūcijas veidlapa)

____. gada lietu nomenklatūra

____________________   ___________________________   __________________ (amats)                         (vārds, uzvārds)                          (paraksts)

Šis paraugs nav kā "akmenī iekalts"! Lai atvieglotu turpmāko darbu ar dokumentiem, ieteicams šajā lietu nomenklatūras paraugā pievienot vēl papildu ailes, jo katru dienu rodas jaunas aktualitātes, piemēram, elektroniskie dokumenti, hibrīdlietas, ierobežotas pieejamības. Lietu nomenklatūrā tiek iekļauti dokumenti, kuri tiek radīti, un lietu nomenklatūra (lietu nosaukumi ar glabāšanas termiņiem) palīdz darbiniekam turpmākā darbībā ar dokumentiem un to glabāšanas kārtību.

Hibrīdlieta — lieta, kas satur dokumentus dažādos informācijas nesējos, piemēram, elektroniskos dokumentus un papīra formā veidotus dokumentus.

Lietu nomenklatūrā lietas sistematizē saskaņā ar hierarhisku vairāklīmeņu dokumentu klasifikācijas shēmu, kuru izstrādā atbilstoši institūcijas funkcijām vai struktūrvienībām.

Pirmais līmenis: institūcijas funkcija vai institūcijas augstākā struktūrvienība, vai par attiecīgās funkcijas izpildi atbildīgā persona.

Otrais līmenis: funkcijas izpildes nodrošināšanai nepieciešamie uzdevumi (procesi) vai augstākajā struktūrvienībā ietilpstošā zemākā struktūrvienība, vai par tās darbības virzieniem atbildīgā persona.

Trešais līmenis: uzdevumu (procesu) veikšanai nepieciešamās darbības.

Lietas nosaukumu lietu nomenklatūrā veido, norādot šādu informāciju:

1. dokumenta veids;
2. lietas dokumentu satura atklāsts;
3. adresāta, korespondenta vai līgumslēdzēja nosaukums vai vārds un uzvārds, ja lietu veido pēc adresāta, korespondenta vai līgumslēdzēja nosaukuma vai vārda un uzvārda.

Piemēram:

• Sarakste pamatdarbības jautājumos.
• Līgumi ar piegādātājiem.
• Rīkojumi ar personālu.

Lietu nomenklatūru vajadzētu katru gadu aktualizēt, jo gada ietvaros var izveidoties jauni dokumenta veidi (piemēram, jauns projekts), jaunas struktūrvienības. Lietu nomenklatūras "turētājs" var būt arhivārs, sekretāre, biroja vadītāja vai kāds cits, bet KĀDAS LIETAS būs katrā struktūrvienībā, to nosaka katras struktūrvienības vadītājs.

Veidojot lietu nomenklatūru katru gadu, var rasties glabāšanas termiņu nesakritība. Piemēram, vienā gadā dokumentam tiek noteikts 10 gadu glabāšanas termiņš, bet nākamajā gadā — 5 gadi. Jautājums, cik ilgi glabāt dokumentu, kuram tika noteikts 10 gadu glabāšanas termiņš — 5 vai 10 gadus? Atbilde — glabāt tik ilgi, cik noteikts attiecīgā gada lietu nomenklatūrā.

Dokumentu glabāšanas termiņi

Valsts sektorā strādājošajiem ir skaidrs, cik ilgi glabāt dokumentus (jo ir lietu nomenklatūra, kas institūcijām ir obligāta), taču privātajā sektorā strādājošajiem dažreiz ir šaubas par to, cik ilgi glabāt dokumentus. Tāpēc ieteikums izveidot lietu nomenklatūru vai arī pavisam vienkāršu dokumentu glabāšanas termiņu sarakstu.

Tātad vispirms izpētām normatīvos aktus, kuros ir noteikts dokumentu glabāšanas termiņš.

1. Personāldokumentiem — Ministru kabineta 2018. gada 13. novembra noteikumi Nr. 690 "Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem".
2. Grāmatvedības dokumentiem — likums "Par grāmatvedību" un Ministru kabineta 2003. gada 21. oktobra noteikumi Nr. 585 "Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju".

Par šiem dokumentiem ir skaidrs, taču ir daudz citu dokumentu, par kuru glabāšanas termiņu ir  šaubas. Ļoti noderīga ir Latvijas Nacionālā arhīva mājaslapā pieejamā informācija par dokumentu glabāšanas termiņiem un paraugnomenklatūru  — https://www.arhivi.gov.lv/content.aspx?id=466&mainId=127.

Organizācijās ir arī dažādi līgumi, kuru glabāšanas termiņus grūtāk noteikt. Tad ir jāskatās, vai šie līgumi atbilst Civillikuma 1895. pantam: "Visas saistību tiesības, kuras nav noteikti izņemtas no noilguma ietekmes un kuru izlietošanai nav likumā noteikti īsāki termiņi, izbeidzas, ja tiesīgā persona tās neizlieto desmit gadu laikā."

Dokumentus var iedalīt divās grupās — uz laiku vai pastāvīgi glabājamie. Savukārt uz laiku glabājamos dokumentus  iedala divās grupās — īslaicīgie (jāuzglabā līdz 10 gadiem) un  ilgstoši uzglabājamie dokumenti (jāuzglabā ilgāk par 10 gadiem).

Dokumentu arhivēšana notiek tikai ar ilglaicīgi vai pastāvīgi glabājamiem dokumentiem. Kad glabāšanas termiņš beidzies, organizācijas dokumentus  iznīcina, bet valsts iestādes — tikai ar Latvijas Nacionālā arhīva (turpmāk — LNA) saskaņojumu. LNA neļaus iznīcināt dokumentus, kamēr nebūsiet nodevuši ilglaicīgi vai pastāvīgi glabājamos dokumentus. Kāpēc tā? Tāpēc, ka ir gadījumi, kad tiek pazaudēti vai neglābjami bojāti dokumenti ar arhīvisko vērtību, tad informāciju par notikumu vai faktu var atrast īslaicīgi glabājamos dokumentos.

Pastāvīgie dokumenti parasti ir tie, kas raksturo uzņēmuma pamatdarbību, — tie, kuru dēļ ir pamatojums, ka un kā uzņēmums eksistē, kādus pakalpojumus sniedz vai kādas preces ražo.

Piemēram, statūti, noteikumi, nolikumi, instrukcijas, daži grāmatvedības dokumenti (gada pārskatiem — līdz uzņēmuma reorganizācijai vai darbības izbeigšanai, ciktāl citos normatīvajos aktos nav noteikts citādi) un daži personāla dokumenti (darba koplīgumi, dokumenti par to grozījumiem un izbeigšanu, darbinieku kopsapulces (konferences) protokoli, kolektīva tiesību vai kolektīva interešu strīda izšķiršanas dokumenti, valsts pārvaldes institūcijās noslēgtie autora līgumi, autora līgumu grozījumi un to reģistri, ja tajos ir noteikta autora mantisko attiecību pāriešana, valsts pārvaldes institūciju pārskata dokumenti par ārvalstu komandējumiem, ja tajos ir informācija ar vēsturisku, sabiedrisku, kultūras vai zinātnisku nozīmi, valsts tiešās pārvaldes iestāžu vadītāju amatu konkursu dokumenti, ja tajos ir informācija ar vēsturisku, sabiedrisku, kultūras vai zinātnisku nozīmi, dokumenti par diplomātiskā un konsulārā dienesta gaitu).  Institūcijas Latvijas Nacionālajam arhīvam pastāvīgos dokumentus nodod 15 gadus pēc to radīšanas vai uzņēmuma likvidācijas, maksātnespējas vai darbības izbeigšanas procesā, bet privātās organizācijas var slēgt līgumu ar akreditētiem privātajam arhīviem vai glabāt savā arhīva glabātavā.

Ja ārējos normatīvajos aktos nav norādīts kāda dokumenta glabāšanas termiņš, tad jāizvērtē, vai dokumentam ir arhīviska vērtība.

Arhīviskā vērtība — dokumenta informatīvais nozīmīgums vai šā dokumenta pierādījuma vērtība, ko izvērtē šajā likumā noteiktajā kārtībā.

Dokumenta arhīvisko vērtību nosaka attiecīgā dokumenta izvērtēšanas procesā, ievērojot šādus kritērijus:

1. dokuments atspoguļo publiskās pārvaldes darbības, valsts politikas veidošanu un īstenošanu;
2. dokuments ir ilgstoši izmantojams institūcijas vai privātpersonas pienākumu un tiesību īstenošanai un aizsardzībai;
3. dokumentam ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme;
4. dokumenta izcelsme un ārējās īpatnības;
5. dokuments atspoguļo notikuma vai fakta īpašo raksturu;
6. dokumenta autora nozīmīgums.

Ja organizācija nav liela un lietu nomenklatūra tomēr nav vajadzīga vai šķiet par sarežģītu, tad atbildīgais darbinieks par dokumentiem un arhivēšanu var izveidot ļoti vienkāršu dokumentu, kurā saraksta dokumentu veidu, glabāšanas termiņu un normatīvo aktu, kurš pamato dokumentu glabāšanas termiņu. Var to nedarīt, bet bieži vien, konsultējot lietvežus, sekretārus un citus darbiniekus, viņi jautā, kāpēc iepriekšējais darbinieks glabā tik ilgi vai ne tik ilgi dokumentus.

Piemēram, tabula varētu izskatīties šādi:

Tas ir neliels piemērs, kādu var veidot privātās organizācijas darbinieks, lai būtu skaidrība pašam un viņa kolēģiem par dokumentu glabāšanas termiņiem.

Šajā rakstā tika apskatīti dokumenta arhivēšanas pamati, lai būtu skaidrs, ar ko sākt, strādājot ar dokumentiem.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2020. gada septembra (465.) numurā