Nereti rodas neskaidrības, kā jāuzglabā dažādi grāmatvedības dokumenti - algu saraksti, personāla un inventarizāciju saraksti, grāmatvedības politikas un attaisnojuma dokumenti, kā arī citi „papīri”, kas nonāk grāmatvedībā un grāmatveža rokās fiziski un rīcībā elektroniski. Par to skaidro Latvijas Nacionālā arhīva Attīstības plānošanas nodaļas vadītāja Vera Guzanova. 

 Organizācijas jeb institūcijas darbībā tiek radīti dokumenti, kas apliecina institūcijas darbību, reizēm arī bezdarbību tai noteikto funkciju un uzdevumu veikšanā un dod savu pienesumu ne tikai institūcijas, bet arī valsts vēsturei. Viena no šādām dokumentu grupām ir grāmatvedības dokumenti.

Ļoti bieži arhīvistiem jautā, cik ilgi jāglabā dokuments? Atbildēt uz šo jautājumu ir gan viegli, gan grūti: viegli, ja ir kāds normatīvs, kurā ir jau noteikti dokumentu glabāšanas termiņi, un grūti, jo vajag pareizi identificēt dokumentu.

Dokumentu izvērtēšanas secība

Dokumentu izvērtēšana sastāv no vairākiem posmiem:

• lietu nomenklatūras sastādīšana, sagatavojoties lietvedības gadam, norādot  nomenklatūrā uzskaitīto lietu glabāšanas termiņus;
• dokumentu ievietošana atbilstošajās lietās lietvedības gada laikā;
• dokumentu atlasīšana pastāvīgai un ilgstošai glabāšanai piecus gadus pēc lietvedības gada beigām, kā arī īslaicīgi glabājamos dokumentus iznīcināšanai.

 Lietu nomenklatūras izstrāde

Dokumentu izvērtēšana institūcijā sākas ar lietu nomenklatūras izstrādi, citiem vārdiem sakot, jāizstrādā institūcijā veidojamo lietu un to glabāšanas termiņu saraksts. Lietu nomenklatūru ievieš katra dokumentu pārvaldības perioda sākumā. Grāmatvedības dokumenti obligāti jāiekļauj institūcijas lietu nomenklatūrā, rezultātā būs uzskaitītas visas lietas, kas veidojas grāmatvedībā, un būs noteikti arī šo lietu glabāšanas termiņi. Institūcijas, kurās veidojas dokumenti ar arhīvisko vērtību, saskaņo lietu nomenklatūras ar LNA.

Radot vai saņemot grāmatvedības dokumentus, tāpat kā citus institūcijas dokumentus, parasti grupē lietās viena dokumentu pārvaldības perioda ietvaros (kalendāra gada vai līdz attiecīga jautājuma atrisināšanai (piemēram, projekta pabeigšanai). Jāatceras, ka lietā ievieto dokumentus, kuriem ir vienāds glabāšanas termiņš.

Dokumentu izvērtēšanas pamatprasības nosakošie likumi un noteikumi

Dokumentu izvērtēšanā palīdzēs likumi, Ministru kabineta noteikumi, nozaru normatīvie dokumenti.

Ir izdoti MK 06.11.2012. noteikumi Nr. 748 „Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi”, kas nosaka kritērijus dokumentu glabāšanas termiņa noteikšanai. Saskaņā ar šiem noteikumiem jāievēro: pirmkārt, Arhīvu likuma 8. panta pirmajā daļā noteiktie arhīviskās vērtības noteikšanas kritēriji, otrkārt, normatīvajos aktos noteiktais glabāšanas termiņš, treškārt, institūcijas funkciju nodrošināšanai nepieciešamais glabāšanas termiņš.

Svarīgākais normatīvais akts, kurā ir noteikti grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņi, ir likums „Par grāmatvedību”. Visiem, kas vēlas pieņemt lēmumu par jau lietvedībā pabeigtajiem un varbūt kādu laiku jau plauktos stāvējušiem grāmatvedības dokumentiem, jāizlasa šā likuma 10. pants. Tur būs atbilde uz jautājumu, cik ilgi jāglabā gada pārskati, inventarizācijas saraksti, grāmatvedības reģistri, grāmatvedības organizācijas dokumenti un attaisnojuma dokumenti.

Grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņi

Gada pārskatiem glabāšanas laiks ir līdz uzņēmuma reorganizācijai vai darbības izbeigšanai, ciktāl citos normatīvajos aktos nav noteikts citādi. Tajā pašā laikā saskaņā ar MK 15.10.2013. noteikumu Nr. 1115” Gada pārskata sagatavošanas kārtība” 50. punktu, ja budžeta iestādes, no valsts budžeta daļēji finansētas atvasinātas publiskas personas un budžeta nefinansētas iestādes gada pārskata sagatavošanai, pārbaudīšanai un parakstīšanai izmanto ePārskatus un ievēro minēto noteikumu prasības, Valsts kase nodrošina visas šīs lietas iesniegšanu LNA. Tas nozīmē, ka šinī gadījumā gada pārskatus glabā, kā noteikts likuma „Par grāmatvedību”, bet nearhivē. Gadījumos, kad neizmanto ePārskatus, gada pārskati būtu jāarhivē un jāglabā pastāvīgi.

Inventarizācijas sarakstu, grāmatvedības reģistru un grāmatvedības organizācijas dokumentu glabāšanas termiņš ir 10 gadi.

Ar inventarizācijas sarakstiem problēmu nav. Vairāk jautājumu ir par grāmatvedības organizācijas dokumentiem. Ministru kabineta (turpmāk - MK) 21.10.2003. noteikumos Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” ir uzskaitīti šādi dokumenti - noteikumi par inventarizācijas kārtību uzņēmumā, inventarizācijas instrukcija, kārtība par skaidras vai bezskaidras naudas avansu izlietojuma iesniegšanu, uzņēmuma transportlīdzekļu izmantošanas izdevumu dokumentēšanas un uzskaites kārtība, dienesta transportlīdzekļu izmantošanas kārtība, transportlīdzekļu skaitu un degvielas patēriņa normas, dokumentu apgrozības apraksts vai shēma, grāmatvedības reģistru kārtošanas noteikumi, gada pārskata, kā arī citu grāmatvedības pārskatu sagatavošanas noteikumi, grāmatvedības dokumentu glabāšanas noteikumi, grāmatvedības kontu plāns, grāmatvedībā izmantoto kodu un simbolu lietojuma apraksts, grāmatvedības politika/ grāmatvedības uzskaites kārtība, grāmatvedības kontroles sistēma, uzskaites objektu klasifikācijas kodu sistēmas, simbolu un saīsinājumu lietošanas noteikumi u.c. Tātad tie ir pašas institūcijas, tās augstākstāvošas institūcijas izstrādātie iekšējie normatīvie dokumenti, kas nodrošina dokumentu apriti, uzskaiti, pieejamību un finanšu līdzekļu izlietojuma kontroli. Noteikti daļa no šiem dokumentiem veidojas arī jūsu institūcijā - uzņēmumā, iestādē vai citā organizācijā.

Kas jāglabā tikai piecus, kas 10 gadus, bet kas - mūžīgi

Kas ir grāmatvedības reģistrs? Saskaņā ar MK 21.10.2003. noteikumu Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” 17. punktu „grāmatvedības reģistrus iedala hronoloģiskajos reģistros un sistemātiskajos reģistros. Šajos reģistros attiecīgi hronoloģiskā secībā (hronoloģiskais ieraksts) vai pēc ekonomiskā satura (sistemātiskais ieraksts) izdara ierakstus par katru saimniecisko darījumu”. Piemēram, kases grāmata, žurnāls-virsgrāmata, galvenā grāmata – te ir reģistri. Pamatlīdzekļu, krājumu, norēķinu atlikumu un apgrozījuma uzskaitei vai citu grāmatvedības kontu analītiskai uzskaitei veidojas reģistri, kas būtu jāglabā arī tikai 10 gadus. Galvenajai grāmatai un virsgrāmatai šis glabāšanas termiņš ir spēkā no 2011. gada 11. maija. Pirms tam tās bija jāglabā pastāvīgi saskaņā ar likuma „Par grāmatvedību” 10. pantu, kas tika grozīts 2011. gadā, un tas nozīmē, ka tikai pēc 2011. gada izveidotajiem dokumentiem glabāšanas termiņš ir 10 gadi.

Pamatlīdzekļu uzskaites kartītēm, kas pēc savas būtības arī ir grāmatvedības reģistrs, saskaņā ar „Valsts institūciju tipveida dokumentu glabāšanas termiņu sarakstā” noteikto, kas bija spēkā līdz 2006. gada 1. janvārim, glabāšanas termiņš bija pastāvīgi. LNA pieņemts lēmums, ka šo dokumentu glabāšanas termiņš ir tikai 10 gadi pēc pēdējā ieraksta.

Attaisnojuma dokumentiem glabāšanas laiks ir pieci gadi. Saskaņā ar likumu „Par grāmatvedību” attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību. Šī ir visai liela dokumentu grupa - dokumenti par materiālo vērtību, inventāra iegādi, norakstīšanu (krājumu iekšējās pārvietošanas pavadzīmes, norakstīšanas akti u.c. grāmatvedības uzskaites dokumenti), no kuriem  izdarīti grāmatvedības ieraksti.

Ir arī izņēmumi. Tā, piemēram, trešās valsts vai trešās teritorijas nodokļa maksātāja elektroniski sniegtajiem pakalpojumiem Eiropas Savienības teritorijā attaisnojuma dokumenti (rēķini) būtu jāglabā 10 gadus, kā tas ir noteikts Pievienotās vērtības nodokļa likuma 140. panta trešās daļas 2. punktā. Tāpat arī ar virkni citu attaisnojuma dokumentu, kas tikuši  radīti kāda Eiropas Savienības struktūrfondu projekta īstenošanas gaitā. Minēto dokumentu glabāšanas termiņš būs noteikts vai nu līgumā par struktūrfonda realizāciju, un tas pārsvarā ir ilgāk par pieciem gadiem, vai arī Ministru kabineta noteikumos par konkrēto Eiropas Savienības struktūrfondu plānošanas periodu. Piemēram, tuvojas nobeigumam glabāšanas termiņš projektu dokumentiem par Eiropas Savienības struktūrfondu 2004.-2006.gada plānošanas periodu. Tas ir noteikts attiecīgajos Ministru kabineta noteikumos, piemēram, MK 27.06.2006. noteikumos Nr. 545 "Kārtība, kādā Eiropas Savienības struktūrfondu vadībā iesaistītās institūcijas nodrošina struktūrfondu ieviešanu un grozījumu izdarīšanu plānošanas dokumentos", 53. pantā ir teikts, ka „struktūrfonda finansējuma saņēmējs un granta finansējuma saņēmējs līdz 2015. gada 3. augustam glabā visus ar projekta īstenošanu saistītos dokumentu oriģinālus, tai skaitā jebkuru ar projektu saistīto korespondenci, sludinājumus, nolikumus, darbu un piegāžu veicēju, pakalpojumu sniedzēju piedāvājumus un piedāvājumu vērtēšanas dokumentāciju, projekta ietvaros noslēgto līgumu dokumentāciju un jebkuru ar līgumiem saistīto korespondenci, veikto darbu, piegāžu un pakalpojumu, kā arī veikto maksājumu apliecinošo dokumentāciju”.

Kases grāmatas glabāšana

Grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņi bez likuma „Par grāmatvedību” un jau minētajiem MK noteikumiem ir noteikti arī MK 21.10.2003. noteikumos Nr. 584 „Kases operāciju uzskaites noteikumi”, 10. punktā ir noteikts, ka kases grāmatu saglabā likumā "Par grāmatvedību" grāmatvedības reģistriem paredzētajā glabāšanas laikā (10 gadus), MK 02.05.2007. noteikumos Nr. 282 „Nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtība” 31. punktā ir noteikts, ka kases aparāta, kases sistēmas, specializētās ierīces vai iekārtas žurnāls būtu jāglabā pēc tā aizpildīšanas pieci gadi un kontrollentes - trīs gadus, MK 28.12.2010. noteikumu Nr. 1220 „Asignējumu piešķiršanas kārtība” 34 ³ punktā ir noteikts, ka finansēšanas plānus glabā pieci gadi.

Darbinieku mēnešalgu saraksti un citi dokumenti, kas jāglabā 75 gadus

Ir jāņem vērā, ka ir grāmatvedības dokumenti, kuru informācija saistīta ar institūcijas personālu, un kas varbūt nepieciešama strādājošo vai darba attiecības pārtraukušo sociālai un tiesiskai aizsardzībai.

Pie attaisnojuma dokumentiem pieskaitāmi dokumenti par darbiniekiem aprēķināto mēnešalgu (darba samaksu) ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem, un to glabāšanas laiks saskaņa ar likuma „Par grāmatvedību” 10. pantu ir 75 gadi. Tie var būt darbinieku kontu kartītes vai darba samaksas saraksti, jebkura veida dokuments, bet ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem.

Savukārt rīkojumiem personāla jautājumos, kuros ir informācija par noteikto mēnešalgu, glabāšanas termiņa noteikšanai nevar kalpot likuma „Par grāmatvedību” 10. pants, ar šo dokumentu grupu atlasi iznīcināšanai jābūt ļoti uzmanīgiem, jo te jau darbojas Arhīvu likuma 4. panta ceturtā daļa, kurā ir noteikts, ka dokumentus par personas darba vai dienesta gaitu un izglītojamās personas, tajā skaitā studējošā, lietas glabā 75 gadus. Par personas darba vai dienesta gaitu liecina arī darba līgumi, uzņēmuma līgumi un darba pieņemšanas – nodošanas akti, kas arī būtu jāglabā 75 gadus.

Algas nodokļa grāmatiņu, komandējumu un bērnu kopšanas atvaļinājumu rīkojumu un slimības lapu glabāšanas termiņi

Vēl par atsevišķiem personāla dokumentiem, ar kuriem grāmatvedībai ir cieša saskarsme. Par algas nodokļa grāmatiņu: papīra formā - darba devējs izsniedz fiziskajai personai vai neizņemtas uzglabā 75 gadus, bet elektroniskā formā tas ir ieraksts Nodokļu informācijas sistēmā, kuru uztur Valsts ieņēmumu dienests no 01.06.2014. un glabā 75 gadus.

Rīkojumi par ārvalstu komandējumiem jāglabā pastāvīgi. Šo glabāšanas termiņu noteica LNA eksperti, pamatojoties uz Arhīvu likuma 8. panta pirmās daļas 1. punktu. Savukārt rīkojumi par komandējumiem Latvijas Republikā, rīkojumi par atvaļinājumiem jāglabā tikai 5 gadus saskaņā ar likumu „Par grāmatvedību”, jo tas būs pamatojuma dokuments grāmatvedības ierakstiem. Rīkojumi par bērna kopšanas atvaļinājumiem jāglabā 75 gadus, jo tik ilgi tie būs nepieciešami institūcijas funkciju nodrošināšanai. Rīkojumu pamatojuma dokumenti (ziņojumi, iesniegumi, izziņas u.c.) jāglabā tikai 5 gadus.

Darbnespējas lapas jāglabā 5 gadus, Darba laika uzskaites tabulas jāglabā 5 gadus. Jāatceras, ja uzsākta tiesvedība par kādu no Darba likuma normu neievērošanu, pārkāpumu, ar tiesvedību saistītie dokumenti jāglabā vienu gadu pēc galīgā tiesas sprieduma izpildes.

Nosakot glabāšanas termiņu, jāatceras, ka saskaņā ar Civillikuma desmitās nodaļas, astotās apakšnodaļas 1895. pantu visas saistību tiesības, kuras nav noteikti izņemtas no noilguma ietekmes un kuru izlietošanai nav likumā noteikti īsāki termiņi, izbeidzas, ja tiesīgā persona tās neizlieto desmit gadu laikā. Savukārt pēc šā likuma ceturtās daļas 1401. panta saistību tiesības ir tādas tiesības, uz kuru pamata vienai personai - parādniekam - jāizdara par labu otrai - kreditoram - zināma darbība, kam ir mantiska vērtība.

Dokumentu iznīcināšana

Institūcija piecu gadu laikā pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām sagatavo dokumentus glabāšanai. Ļoti svarīga piebilde: gatavot dokumentus glabāšanai vai atlasīt iznīcināšanai ir atļauts tikai lietvedībā pabeigtus dokumentus.

Ja lietu nomenklatūra bija saskaņota ar LNA un laika gaitā bija izmaiņas likumdošanā, pieņemti jaunie normatīvie akti, kuros tika grozīti dokumentu glabāšanas termiņi, institūcijai jākonsultējas LNA. Dokumentu iznīcināšanas kārtība ir noteikta MK 06.11.2012. noteikumu Nr. 748 „Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi” 5. nodaļā. Saskaņā ar šiem noteikumiem par dokumentiem, kuru glabāšanas termiņš ir beidzies, sastāda dokumentu iznīcināšanas aktu. Minētajā aktā neiekļauj īslaicīgi glabājamās lietas un dokumentus, ja par attiecīgo dokumentu pārvaldības periodu nav veikta pastāvīgi glabājamo dokumentu un ilgstoši glabājamo dokumentu aprakstīšana. Tas nozīmē, ka dokumentu atlasi iznīcināšanai var veikt tikai pēc dokumentu aprakstīšanas.

Lai ievērotu dokumentu iznīcināšanas kārtību, jāpievērš uzmanība grāmatvedības dokumentu pārvaldības organizācijai, proti,: laikus sastādītai lietu nomenklatūrai, atbilstošai dokumentu sistematizācijai un lietu veidošanai un izvērtēšanai. Jāatceras, ka grāmatvedības dokumenti ir daļa no institūciju dokumentiem un tiem jāiekļaujas kopējā institūciju dokumentu pārvaldības sistēmā.

Lai sekmētu dokumentu izvērtēšanu, LNA eksperti izstrādāja Grāmatvedības tipveida dokumentu glabāšanas termiņu paraugsarakstu un Personāla tipveida dokumentu glabāšanas termiņu paraugsarakstu. Minētie paraugsaraksti ir izdoti un saskaņā ar MK 06.11.2012. noteikumiem Nr. 748 „Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi” ir publiski pieejamie LNA tīmekļa vietnē (http://www.arhivi.gov.lv). Sarakstos iekļauti biežāk izmantojamie dokumentu veidi valsts un pašvaldību institūcijās personāla un grāmatvedības darba organizācijai, uzskaitei un faktu fiksēšanai. Sarakstu sagatavošanai ņemti vērā Latvijas Republikas likumi, tajā skaitā Arhīvu likuma normas, Ministru kabineta noteikumi, kuros ir noteiktas prasības (normas) grāmatvedības darba un darba ar personālu dokumentēšanu, norādīti dokumentu veidi, to glabāšanas termiņi, kā arī institūciju dokumentu pārvaldības prakse. Sarakstos nav iekļauti personāla un grāmatvedības dokumentu veidi, kas raksturīgi konkrētai nozarei vai darbības jomai un kuru radīšanu nosaka nozaru vai speciālie normatīvie akti. Glabāšanas termiņu „pastāvīgi” LNA noteicis, pamatojoties uz Arhīvu likuma 8. pantā noteiktajiem kritērijiem, un tas nav samazināms institūcijās, kuros veidojas arhīviski vērtīgi dokumenti. LNA tīmekļa vietnē publicēts arī Publisko iepirkumu tipveida dokumentu glabāšanas termiņu saraksts. Šajā sarakstā ir iekļauti pamatojuma dokumenti, kas nodrošina attaisnojuma dokumenta tapšanu.

Saraksti sastādīti, izmantojot normatīvos un tiesību aktus, kas bija spēkā sarakstu apstiprināšanas datumā.

Prasības, kas noteiktas par dokumentu glabāšanas termiņiem ārējos normatīvajos aktos, ir obligāti jāievēro gan valsts un pašvaldības institūcijām, gan privātpersonām. Savukārt, ja glabāšanas termiņu pastāvīgi noteica LNA, šī prasība būs aktuāla valsts un pašvaldības institūcijām, bet privātpersonām, kurām ar ārēju normatīvo aktu vai publisko tiesību līgumu nav noteiktas valsts varas pilnvaras, to var ievērot brīvprātīgi.

Negaidīsim, kad plaukti un skapji visapkārt top pilni ar dokumentiem vai datorā vairs nav brīvas vietas jauniem datiem. Pārdomāti, secīgi un pakāpeniski veiksim dokumentu izvērtēšanu, meklēsim padomu un palīdzību LNA, neveidosim vēsturē „ baltos plankumus”! Arhīvu dokumenti parasti ir unikāli, un arhīvistu lēmums par to, ko saglabāt un ko iznīcināt, ir neatgriezenisks. Dokumenti, ko arhīvisti nesaglabā, ir zuduši uz visiem laikiem. Tādēļ pilnīgi pamatoti var apgalvot, ka dokumentu izvērtēšana ir vēstures rakstīšana.