0,00 EUR

Grozs ir tukšs.

GRĀMATVEDĪBAGrāmatveža darbs viena pārskata gada ietvaros = grāmatvedības cikls

Grāmatveža darbs viena pārskata gada ietvaros = grāmatvedības cikls

Inga Pumpure, Latvijas Republikas Grāmatvežu asociācijas biedre, SIA KIF Biznesa komplekss direktore

Kad kļūstat par uzņēmēju, bez grāmatvedības neiztikt! Ja nav nepieciešamības pēc sava grāmatveža–darbinieka, var lūkoties grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju piedāvājumos. Un pirmais, ko ieraudzīsiet pakalpojuma sniedzēja solījumos, ir pilna cikla grāmatvedības uzskaite. Kas ir šis pilnais cikls? Vai man pietiek ar "daļēju ciklu"? Vienkāršā valodā to varētu nosaukt par obligāto darbību minimumu, bez kura grāmatvedības uzskaite nebūs pilnīga, saprotama, salīdzināma un analizējama. Tas nozīmē, ka…


Lai turpinātu lasīt šo rakstu,
nepieciešams iegādāties abonementu

9 € / mēnesī*

Pirmās 15 dienas bez maksas

Abonēt

*Abonements tiek atjaunots automātiski, līdz izvēlaties to pārtraukt
 Esi BilancePLZ abonents?
Pieslēgties

Pierakstīties
Paziņot par
0 Komentāri
Iekļautās atsauksmes
Skatīt visus komentārus
Grāmatveža darbs viena pārskata gada ietvaros = grāmatvedības cikls
Ilustrācija: © Petr Vaclavek – stock.adobe.com un Arvis Villa
Inga Pumpure, finanšu vadības maģistre, grāmatvede – ārpakalpojumu sniedzēja, grāmatvedības un nodokļu konsultante, izglītības iestādes SIA KIF Biznesa komplekss direktore
Inga Pumpure,
finanšu vadības maģistre, grāmatvede – ārpakalpojumu sniedzēja, grāmatvedības un
nodokļu konsultante,
izglītības iestādes SIA KIF Biznesa komplekss direktore
Foto: Aivars Siliņš

Kad kļūstat par uzņēmēju, bez grāmatvedības neiztikt! Ja nav nepieciešamības pēc sava grāmatveža–darbinieka, var lūkoties grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju piedāvājumos. Un pirmais, ko ieraudzīsiet pakalpojuma sniedzēja solījumos, ir pilna cikla grāmatvedības uzskaite. Kas ir šis pilnais cikls? Vai man pietiek ar "daļēju ciklu"? Vienkāršā valodā to varētu nosaukt par obligāto darbību minimumu, bez kura grāmatvedības uzskaite nebūs pilnīga, saprotama, salīdzināma un analizējama. Tas nozīmē, ka pamatā ir normatīvo aktu un vispārējo grāmatvedības pamatprincipu prasības. 

Ikdienā man vairāk iznāk strādāt ar grāmatvežiem ar pieklājīgu stāžu — gan semināros, gan dažādos kursos, gan konsultācijās. Bet ar lielu prieku un gandarījumu atgriežos pie pamatiem, lasot lekcijas grāmatvedības iesācējiem. Un patiess prieks ir doties pie uzņēmējiem, kuri vēlas izzināt grāmatvedības pamatprincipus, uzskaites procesa īpatnības, grāmatvežu "slengu" un, protams, grāmatvedības prasību minimumu, lai nebūtu jābaidās no pēkšņām pārbaudēm. Bet, manuprāt, grāmatvedība ir jākārto sev un savām vajadzībām, nevis kādam citam, piemēram, kontrolējošām iestādēm. Tāpēc, jo tā būs saprotamāka un pārskatāmāka pašam, jo vienkāršāk būs arī to atrādīt kādam citam. 

Jaunais Grāmatvedības likums pie mums "nāk" jau ilgāku laiku, bet pamatu pamatos tā normas ir zināmas. Un jaunā likuma 6. pantā teikts:

6. pants  Vispārīgās grāmatvedības kārtošanas prasības

  • (1) Grāmatvedības kārtošana ir ciklisks process, kas ietver vairākus secīgus grāmatvedības darba posmus, kurus veicot iegūst finanšu pārskatus vai informāciju nodokļu aprēķināšanai par attiecīgo pārskata periodu (mēnesi, ceturksni vai gadu).
  • [..]
  • (4) Grāmatvedības sniegtajai informācijai jābūt patiesai, salīdzināmai, savlaicīgai, nozīmīgai, saprotamai un pilnīgai.
  • (5) Ja grāmatvedību kārto elektroniski, izmantojot grāmatvedības datorprogrammu vai grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūru, tad grāmatvedības dokumentus datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā attēlo cilvēklasāmā formātā un nodrošina iespēju veidot šo dokumentu atvasinājumus papīra formā (izdrukas).
  • (6) Cilvēklasāms formāts ir elektronisks datu attēlošanas veids, ko fiziska persona var izmantot kā informāciju bez jebkādas papildu apstrādes.

Jauns termins mūsu likumdošanā ir cilvēklasāms formāts. Vienkāršā valodā tas būtu dokuments, kādu esam pieraduši redzēt papīra formā, nevis datu, simbolu kopums, ko reizēm nākas saņemt no klientiem vai sadarbības partneriem. Uzņēmējiem gan jāatceras, ka joprojām elektronisko dokumentu aprite nav obligāta starp uzņēmējiem un fiziskām personām — tas ir savstarpējas vienošanās objekts!

Grāmatvedības cikls

Visplašāk grāmatvedības kārtošanas prasības aprakstītas Ministru kabineta noteikumos Nr. 585 "Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju" — es to saucu par grāmatvežu "bībeli". Nodaļā par grāmatvedības ciklu minēts:

71. Grāmatvedības cikls ietver vairākus secīgus grāmatvedības darba posmus, kurus veicot iegūst finanšu pārskatus par attiecīgo pārskata periodu (mēnesi, ceturksni vai gadu). Pilns grāmatvedības cikls attiecas uz pārskata gadu, un tajā ir šādi galvenie grāmatvedības darba posmi: 71.1. grāmatvedības kontu atvēršana; 71.2. uzņēmuma saimniecisko darījumu analīze un iegrāmatošana; 71.3. grāmatvedības kontu atlikumu aprēķināšana; 71.4. grāmatvedības kontu apgrozījumu un atlikumu pārskata sagatavošana; 71.5. koriģējošo ierakstu iegrāmatošana; 71.6. slēguma ierakstu iegrāmatošana; 71.7. finanšu pārskatu sagatavošana.

Kā jau minēts sākumā, tas ir grāmatveža darba pienākumu apraksts. Jā, protams, uzņēmumā var būt vairāki grāmatveži un katram var būt savi individuāli, ierobežoti pienākumi. Bet, lai noslēgtu grāmatvedības ciklu, kādam no grāmatvežiem ir jābūt spējīgam to visu rezultēt gada pārskatā, tātad viņš būs tā saucamais bilancspējīgais grāmatvedis.

Nesen lasīju lekcijas kādas augstskolas studentiem, kuriem pārsvarā priekšstats par grāmatvedību bija kā par kaut ko nenormāli garlaicīgu, lieku un nesaprotamu. Interesanti, ka lielākā daļa nākamo uzņēmēju uzskata, ka viņiem nevajag neko zināt par grāmatvedību, jo tikšot pieņemts darbā gudrs grāmatvedis. Tāds uzskats bija pirms 15 gadiem, un diemžēl nekas nav mainījies arī tagad! Man vienmēr ir šāds jautājums mūsu nākamajiem bosiem (viņi taču mācās, lai kļūtu par tādiem!): kā zināsiet, ka darbā pieņemts gudrs grāmatvedis? 

Pamats — kontu plāns

Es grāmatvedību saucu par mākslu, jo sagatavot skaistu bilanci arī ir māksla! Un ne katram tas padodas. Kāpēc? Tāpēc, ka nav "īstās krāsas, pareizās otas un pareizā izmēra audekla". Kas nodrošina šī mākslas darba labāko iznākumu? Kā vienmēr — pamats, uz kura tiek būvēta bilance. Un pamats ir uzņēmuma kontu plāns. Kā jau liela daļa rūdīto grāmatvežu zina, kādreiz kontu plāns bija visiem vienāds. Tagad mums ir iespēja uz kontu plāna pamata veidot to pēc savām vajadzībām, darbības īpatnībām utt. Mazākais kontu plāns, ko esmu praksē redzējusi (salīdzinot ar A4 lapas lielumu drukas formā), ir, sākot no vienas A4 lapas, un lielākais sasniedz pāri par 80 A4 drukas lapām. Noteikti ir arī plašāki. Daudzi starptautiskie uzņēmumi piemēro citu valstu kontu plānus. Grāmatveži, kas strādā šajos uzņēmumos, ir vēl lielāki mākslinieki, jo gada pārskats jau tāpat jāsagatavo pēc mūsu likumdošanas prasībām. 

Kontu plāns sastāv no:

  • bilances kontiem — bilances kontu atlikumi (jeb saldo) veido grāmatvedības bilanci;
  • operāciju kontiem — operāciju konti cikla beigās tiek noslēgti un veido finansiālo rezultātu (peļņa vai zaudējumi).

Konta definīcija: grāmatvedības konts ir īpašs grāmatvedības paņēmiens uzskaites datu grupēšanai, tekošai uzskaitei un kontrolei. 

Būtībā kontu plāns ir sistēma, kas palīdz visus mūsu saimnieciskos līdzekļus, to avotus un saimnieciskos darījumus sakārtot, iereģistrēt, sagrupēt, kontrolēt un pēc tam analizēt.

Noteikti ir dzirdēts, ka tiek izmantoti sintētiskie un analītiskie konti — tā ir kontu plāna struktūra, cik smalki vēlaties veidot datu detalizāciju. 

Piemēram, veikalu plauktos esošos piena produktus vēlaties grupēt pēc:

  1. ražotāja, 
  2. izstrādājumu grupām (piens, siers, sviests, krējums utt.), 
  3. vai jums ir svarīgi dalīt pēc kādiem citiem kritērijiem — pilnpiena produkti, vājpiena produkti, piena aizstājēji utt.

Viss kopā un katrs atsevišķi

Sintētiskā un analītiskā uzskaite ir savstarpēji saistīta un papildina viena otru. 

Piemēram, ir sintētiskais konts "Norēķini ar darbiniekiem par darba samaksu". Analītiskie konti ir norēķini ar katru darbinieku atsevišķi.

Piemēram, ir sintētiskais konts "Ražošanas materiāli". Analītiskie konti ir katra materiālu grupa/veids atsevišķi. 

Tātad, ja nepieciešami vispārīgi/apkopojoši dati, tiek ņemta informācija no sintētiskajiem kontiem, piemēram, debitoru kopsumma 31. janvārī. Bet, ja nepieciešama konkrēta informācija, piemēram, debitora X atlikums 31. janvārī, tad tiek ņemta informācija no analītiskās uzskaites. 

Par operāciju kontiem ir grūti runāt vispārinoši, jo katram uzņēmumam ir savas vajadzības. Veidojot operāciju kontu shēmu, ir svarīgi domāt par to, cik viegli vai grūti cikla beigās būs sagatavot peļņas vai zaudējumu (P/Z) aprēķinu. Ikdienā, it kā atvieglojot sev darbu, tiek izmantots neliels daudzums izdevumu kontu, bet netiek padomāts, ka visi dati, ņemot vērā gada pārskata sastādīšanas prasības, ir attiecīgi jāsadala pa P/Z aprēķina posteņiem.

Piemēram, daudzi uzņēmumi darbinieku samaksu grāmato vienā operāciju kontā 72xx. Bet, izrādās, uzņēmumā ir gan administrācija, gan pārdošanas departaments, gan ražošanā iesaistītās personas. Rezultātā, sastādot P/Z aprēķinu, ir lieki jāpatērē laiks, lai sadalītu šos izdevumus pa nepieciešamajiem posteņiem. 

Bieži jautā, kā veidot kontu plāna struktūru — vai piemērot daudz ciparu, vai labāk ciparu vietā kā papildinājumu izmantot burtus vai citus simbolus? Nav vienas receptes visiem — katram savas vajadzības. Izvērtējiet paši, kā jums ir ērtāk strādāt, kā arī kā jūsu grāmatvedības programma nodrošina dažādas datu atlasīšanas iespējas. Tagad daudzi papildus kontu plānam izmanto arī kodu plānu. Kodu plāns palīdz grupēt, attiecīgi pēc tam filtrēt/atlasīt, kontrolēt un analizēt. 

Piemēram, kodus var izmantot, lai grupētu datus pa reģionālajiem tirgiem vai struktūrvienībām, vai produktu grupām utt. Katram ir jāatrod sava "zelta atslēdziņa", kā izveidot ideālo kontu plānu savam uzņēmumam. Nav jākautrējas prasīt palīdzību. Skats no malas var ienest jaunas, radošas un vērtīgas idejas. 

Starp citu, kodus var izmantot arī vienkāršajā grāmatvedības ierakstā, piemēram, nodalot divus darbības veidus. Arī Excel tabulās ir iespēja veikt datu atlasi. Kodi var palīdzēt sadalīt ieņēmumus un izdevumus pa konkrētām grupām. 

Kontu plāns, manuprāt, ir pamats veiksmīgai un pārskatāmai grāmatvedības uzskaitei, kura palīdzēs sagatavot skaistu bilanci. 

Tad, ja ir sagatavots uzņēmumam atbilstošs kontu plāns, lielākā daļa grāmatvedības cikla posmu notiek viegli, sakārtoti un jēgpilni. 

Darījumu analīze

Viens no grāmatvedības cikla posmiem ir darījumu analīze. Un te ir runa ne tikai par pēcanalīzi, bet arī pirmsanalīzi. Pirms grāmatvedis iegrāmato darījumu, ir jāveic nu jau vairāku secīgu procedūru apjoms, lai mierīgu sirdi varētu šo darījumu iereģistrēt grāmatvedības uzskaitē. Un tas attiecas uz jebkuru grāmatvedi! Protams, likuma (NILLTPFN* likums) priekšā tiešie subjekti ir ārpakalpojuma grāmatveži, bet vēl ir arī Sankciju likums un likums "Par nodokļiem un nodevām", kuri nosaka atbildību jebkuram ziņot, ja ir aizdomas par darījuma partneri vai klientu. Cik daudz grāmatvežu pirms gadiem 15–20 iedomājās, ka, strādājot tik mierīgā profesijā kā grāmatvedis, var nākties kļūt gandrīz vai par līdzdalībnieku mahināciju shēmā! Bet arī risku novēršana tagad ir grāmatveža pienākumos. 

Grāmatvedības reģistri

Grāmatvedības uzskaitei nepieciešami arī dažādi reģistri. Tagad, kad pārsvarā visi uzņēmumi grāmatvedības uzskaiti veic elektroniski dažādās grāmatvedības programmās, reģistri tiek veidoti automātiski. Līdz ar to MK noteikumos Nr. 585 noteiktās prasības ir viegli izpildāmas faktiski visiem. 

Valsts ieņēmumu dienesta mājaslapā ir atrodama rokasgrāmata, kā noformēt grāmatvedības organizācijas dokumentus. Attiecībā uz reģistru kārtošanu minēts:

  • Visus saimnieciskos darījumus apliecina ar attaisnojuma dokumentiem, novērtē naudas izteiksmē un, ievērojot hronoloģiju, sistemātiskā kārtībā iegrāmato sabiedrības grāmatvedības reģistros. (MK noteikumu Nr. 585 2. punkts)
  • Grāmatvedības reģistrus saskaņā ar MK noteikumu Nr. 585 17. punktu iedala hronoloģiskajos reģistros un sistemātiskajos reģistros, savukārt pēdējie ir analītiskās uzskaites reģistri un galvenā grāmata. Šajos reģistros attiecīgi hronoloģiskā secībā (hronoloģiskais ieraksts) vai pēc ekonomiskā satura (sistemātiskais ieraksts) reģistrē katru saimniecisko darījumu. Ja noteikta veida saimnieciskie darījumi bieži atkārtojas, katram šādam saimniecisko darījumu veidam var iekārtot atsevišķu hronoloģisko reģistru (piemēram, saņemto rēķinu reģistrs, izejošo rēķinu reģistrs).
  • Atbilstoši MK noteikumu Nr. 585 27. punktam sabiedrības vadītājs var patstāvīgi izvēlēties grāmatvedības reģistru veidu, saturu, skaitu un sagatavošanas veidu (grāmatvedības kārtošanas formu), ņemot vērā konkrētā uzņēmuma struktūru, saimnieciskās darbības raksturu un apstrādājamās informācijas apjomu, ja vien attiecīga grāmatvedības reģistra veidu, saturu un sagatavošanas veidu nereglamentē konkrēts normatīvais akts.
  • Sabiedrība var izmantot žurnālu–virsgrāmatu. Šādā gadījumā papildus žurnālam–virsgrāmatai iekārto hronoloģiskos reģistrus atsevišķiem saimniecisko darījumu veidiem un analītiskās uzskaites reģistrus pamatlīdzekļu, krājumu, norēķinu atlikumu un apgrozījuma uzskaitei vai citu grāmatvedības kontu analītiskai uzskaitei. (MK noteikumu Nr. 585 20. punkts)
  • Katra mēneša beigās hronoloģiskajos reģistros aprēķina saimniecisko darījumu kopsummas, bet galvenajā grāmatā, žurnālā–virsgrāmatā, naudas plūsmas uzskaites žurnālos un analītiskās uzskaites reģistros — attiecīgi grāmatvedības kontu vai analītiskās uzskaites kontu debeta un kredīta apgrozījumus un arī šo kontu atlikumus, kā arī savstarpēji saskaņo minētās summas. (MK noteikumu Nr. 585 25. punkts)
  • Katra pārskata gada beigās kontus un grāmatvedības reģistrus slēdz, iegrāmatojot kontu slēguma ierakstus un pārnesot kontu atlikumus uz jaunajiem — nākamā pārskata gada — grāmatvedības reģistriem. (MK noteikumu Nr. 585 26. punkts)

Kā redzams, atsaucoties uz MK noteikumiem Nr. 585, reģistru forma, veids, daudzums nav noteikts normatīvajos aktos — to katrs uzņēmums izvēlas veidot un sagatavot pēc savām vajadzībām. 

Piemēram, ja uzņēmumam ieņēmumi ir tikai un vienīgi kases aparātā, tātad norēķins notiek uzreiz darījuma veikšanas brīdī, tad debitoru reģistrs ir pilnīgi lieks! Bet uzņēmumam, kuram grāmatvedības politikā noteikts, ka debitoru parāda apmaksas periods tiek noteikts, sākot ar 10 darba dienām, debitoru reģistrs ir nepieciešams. 

Kontu inventarizācija

Svarīgākais reģistrs, lai noslēgtu grāmatvedības ciklu, ir apgrozījumu pārskats vai virsgrāmata. Savu grāmatveža darbu nevaru iedomāties bez šāda reģistra/pārskata, jo tas ir pamatu pamats jebkādai datu kontrolei, citu reģistru (īpaši analītisko reģistru) veidošanai un, protams, gada pārskata sagatavošanai. Gan es, gan daudzi citi man zināmie grāmatveži pirms gada pārskata sagatavošanas veic tā saucamo kontu inventarizāciju — pārskatot apgrozījumu pārskatu, analītiskos reģistrus, iespējams, tiek konstatētas nepilnības, kļūdas, nesakritības. Manuprāt, nav efektīvāka veida, kā veikt kontroles procesus! Un, pamazām pārejot uz elektronisko dokumentu vidi, pat nevajag neko drukāt, nevajag milzīgos virsgrāmatu "palagus", lai redzētu, kas notiek uzņēmuma grāmatvedības uzskaitē. 

Kopsavilkums

  • Grāmatveža darbs ir pakļauts grāmatvedības ciklam — darbību kopumam, kuru nepieciešams realizēt konkrētā pārskata periodā. 
  • Lai grāmatveža darbs būtu efektīvs, svarīgi ir sagatavot grāmatvedības organizācijas dokumentus, kuros nosaka grāmatvedības ciklu, tā galvenos posmus un uzdevumus, kā to veikt efektīvi un jēgpilni.
  • Viens no svarīgākajiem organizācijas dokumentiem ir kontu plāns, kas jāizveido atbilstoši katra uzņēmuma darbības specifikai, iekšējām vajadzībām un P/Z aprēķina shēmai.
  • Reģistru veidus, formu un nepieciešamību nosaka atbilstoši uzņēmuma vajadzībām, kā arī atbilstoši normatīvo aktu prasībām, ja tādas ir saistošas.
  • Cikla noslēguma posms ir gada pārskata sagatavošana, kas balstās uz iepriekšējo posmu kvalitatīvu izpildi, kontroli un apkopojumu, pamatojoties uz normatīvo aktu prasībām.

Informācija No nākamā gada jauns Grāmatvedības likums

Saeimā ir pieņemts jauns Grāmatvedības likums, kas stāsies spēkā 2022. gada 1. janvārī. Jaunais likums izstrādāts, lai uzlabotu un pilnveidotu pašlaik spēkā esošajā likumā "Par grāmatvedību", kas bija pieņemts 1992. gadā, ietverto grāmatvedības regulējumu, un tas aizstās minēto likumu. Saskaņā ar jauno Grāmatvedības likumu tiks pārskatīti un pilnveidoti astoņi uz pašlaik spēkā esošā likuma pamata izdotie Ministru kabineta noteikumi, kas stāsies spēkā vienlaikus ar Grāmatvedības likumu. Salīdzinājumā ar pašlaik spēkā esošo likumu jaunajā Grāmat-vedības likumā pantiem ir nosaukumi un numurētas pantu daļas, atsevišķos pantos norādīts likumā lietoto terminu skaidrojums, likuma mērķis un darbības joma. Likumā iekļautajos pilnvarojumos Ministru kabinetam ir noteikti noteikumu satura galvenie virzieni. Saistībā ar informācijas tehnoloģiju attīstību un grāmatvedības datorprogrammu un grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūras arvien plašāku pielietojumu uzņēmumu grāmatvedībā ir mainījusies grāmatvedības attaisnojuma dokumentu sagatavošanas, aprites un glabāšanas, kā arī  grāmatvedības reģistru kārtošanas un finanšu pārskatu sagatavošanas prakse. Papīra formas grāmatvedības reģistru kārtošanu, datus ierakstot attiecīgajos reģistros ar roku (manuāli), pārsvarā ir aizstājusi  elektroniskas formas grāmatvedības reģistru kārtošana, kur, piemērojot attiecīgas datorprogrammas, manuāli vai automātiski ievadītie dati automātiski tiek iekļauti attiecīgajos reģistros. Tādēļ jaunajā Grāmatvedības likumā lielāks uzsvars likts uz grāmatvedības attaisnojuma dokumentu sagatavošanu un grāmatvedības reģistru kārtošanu un glabāšanu elektroniski, kā arī paredzētas atšķirīgas glabāšanas vietas prasības elektroniskas formas un papīra formas grāmatvedības dokumentiem. Bez tam jaunajā Grāmatvedības likumā precizēts to personu loks, uz ko attiecas šajā likumā noteiktās prasības, un noteiktas konkrētākas inventarizācijas veikšanas un finanšu pārskatu sagatavošanas prasības. Atšķirībā no pašlaik  spēkā esošā likuma jaunajā Grāmatvedības likumā precīzāk noteikti uzņēmuma vadītāju pienākumi un tiesības, grāmatvedības kārtotāja – grāmatveža vai ārpakalpojuma grāmatveža definīcija, kā arī Finanšu ministrijas kompetence grāmatvedības jomā. Jaunajā likumā no pašlaik spēkā esošā ir pārņemts regulējums par ārpakalpojuma grāmatvežu licencēšanas un publiska ārpakalpojuma grāmatvežu reģistra ieviešanu, kā arī par administratīvajiem pārkāpumiem grāmatvedības jomā un kompetenci administratīvo pārkāpumu procesā.

Finanšu ministrija

Publicēts žurnāla “Bilance” 2021. gada jūlija (475.) numurā.

Pareizrakstības kļūdas ziņojums

Redaktoriem tiks nosūtīts šāds teksts: