Iepriekšējā rakstā (skat. arī žurnāla “Bilance”2020. gada jūnija (462.) numuru) tika apkopoti galvenie iekšējās kontroles elementi, risku izvērtējums attiecībā uz iekšējo kontroli un iekšējās kontroles dokumentācija. Visu iepriekš apkopoto svarīgi ievērot jebkurā organizācijas darbības procesā. Raksta turpinājumā par iekšējās kontroles nepieciešamību un funkcijām dažādos organizāciju darbības procesos.

Iekšējā kontrole iepirkuma ciklā

Nozīmīgākie riski iepirkuma ciklā:

• kukuļi vai citas dāvanas, ja preces pērk pie konkrētā pārdevēja;
• par daudz vai par maz iepirktas preces;
• iepirktas preces par augstāku cenu;
• iepirktas sliktas kvalitātes preces;
• netiek izmantotas atlaides;
• tiek veikta samaksa par precēm, kas nav saņemtas.

Lai izvairītos no šiem riskiem iepirkuma ciklā, jāievēro:

• normatīvo aktu prasības;
• organizējot iepirkumus, jāizvēlas konkursa procedūra vai jālieto cenu aptaujas politika;
• pasūtījumi, kā arī cita iepirkuma cikla dokumentācija jānoformē rakstiski;
• personai, kas veic iepirkumu, ir jābūt atļaujai to veikt (autorizācijai);
• jānodrošina pasūtījuma pārraudzīšana un kvalitātes kontrole;
• pienākumu norobežošana;
• četru acu principa pielietošana.

Iepirkuma pasūtīšanas procesā:

• jānosaka, kuri piegādātāji var piegādāt pasūtītos materiālus, preces u.c.;
• jāpārbauda piegādātāju iespējamie piegādes termiņi un cenas; 
• jānosaka konkrētais piegādātājs;
• jāsagatavo pirkums pasūtījums un jānosūta tas piegādātājam.

Pasūtījuma saņemšanā ir svarīgi:

• pārbaudīt, ka saņemtas tiek visas pasūtītās preces atbilstošā kvalitātē;
• pārbaudīt, vai piegāde veikta iepriekš noteiktajā termiņā.

Saņemto pavadzīmju (rēķinu) pārbaudē un parakstīšanā (apstiprināšanā):

• Jāievēro pienākumu norobežošana.
• Pirms pavadzīmes parakstīšanas ir jāsalīdzina iepirkuma pieprasījums, informācija par reāli saņemtajām precēm un pavad≠zīme — ja viss ir pareizi, tad pavadzīmi paraksta un reģistrē.

Parakstīto pavadzīmju (rēķinu) iegrāmatošana un maksājumu veikšana:

• Pavadzīmes (rēķini) ir jāiegrāmato tikai pēc to pārbaudes un parakstīšanas — pārbaudītājam. 
• Pavadzīmes (rēķini) ir jāapmaksā savlaicīgi.

2020. gadā 11. februārī Ministru kabinets izdevis rīkojumu Nr. 49 „Par Rīcības plānu publisko iepirkumu sistēmas uzlabošanai„. Rīcības plānu var apskatīt likumi.lv mājaslapā (https://likumi.lv/ta/id/312539-par-ricibas-planu-publisko-iepirkumu-sistemas-uzlabosanai). Ja visi plānotie pasākumi tiks veiksmīgi ieviesti, izpildīti un ievēroti, tad iekšējās kontroles riski var būtiski samazināties.

Iekšējā kontrole personāla ciklā

Iekšējā kontrole personāla ciklā ietver:

• personāla plānošanu, atlasi, komplektēšanu un pieņemšanu darbā;
• personāla apmācību, izglītošanu un tā kvalifikācijas paaugstināšanu;
• darba samaksas sistēmas noteikšanu;
• darbinieku darba izpildes novērtēšanu;
• darbinieku atbrīvošanu no darba;
• darbinieku sociālo jautājumu risināšanu.

Personāla plānošana, atlase, komplektēšana un pieņemšana darbā ir sākuma posms personāla ciklā. Personāla plāns ir daļa no organizācijas stratēģiskā plāna, un tas ir tieši saistīts ar organizācijas plānoto darbību. Personāla plāns ietver amatu sarakstu, darbinieku nepieciešamās prasmes un zināšanas, izglītību u.c. Atbilstoši personāla plānam tiek atlasīti, novērtēti un pieņemti darbā nepieciešamie darbinieki.

Katrā organizācijā ir jāplāno personāla apmācība, izglītošana un tā kvalifikācijas paaugstināšana. Organizācijā vajadzētu izstrādāt karjeras plānus un atbilstoši tam plānot darbinieku turpmāko izglītošanu. Ir noteikti jādokumentē darbinieku apmācība un jābūt precīzai, aktualizētai informācijai par darbinieku izglītību un prasmēm.

Organizācijā ir jāizstrādā atbilstoša un pamatota darba samaksas sistēma, kas ietver darba samaksu, prēmijas u.c. atlīdzības saistībā ar darbu. Ir jāizstrādā darba samaksas nolikums, un noteiktā darba samaksa ir jānorāda darba līgumā. 

Personāla ciklā attiecībā uz iekšējo kontroli:

• jānosaka un jāizstrādā darbinieku pienākumi;
• nepieciešama regulāra darbinieku darba izpildes novērtēšana. Rezultātus var ņemt vērā, gan stimulējot, gan sodot darbiniekus;
• darbinieku atbrīvošana no darba ir jāveic saskaņā ar normatīvo aktu prasībām;
• darbinieku sociālo jautājumu risināšana ietver rūpes par darbinieku veselību, dažādu pabalstu un atvieglojumu sistēmas izstrādi, atbilstošu darba apstākļu noteikšanu, ja nepieciešams — ēdināšana, pirmās nepieciešamības preces u.c.

Iekšējā kontrole inventarizācijas ciklā

Iekšējā kontrole inventarizācijas laikā:

• inventarizācijas instrukcijās jāietver visi inventarizācijas posmi;
• inventarizācijas instrukcijām jābūt izdotām savlaicīgi;
• inventarizācijas instrukcijas jāapspriež ar inventarizācijas veikšanā atbildīgām personām un jāpārliecinās, ka atbildīgās personas izprot darba uzdevumu;
• jāpārliecinās, vai faktiskā skaitīšana tiek atbilstoši organizēta;
• inventarizācijā iesaistītām personām ir jābūt neatkarīgai no inventarizācijas procesa, rezultātiem;
• inventarizācijā iesaistītām personām jābūt objektivitātes, zināšanu un pieredzes līmenim, lai veiktu skaitīšanu;
• jāpārliecinās, ka uzskaites lapas tika iepriekš sanumurētas, lai būtu iespējams pēc tam kontrolēt;
• jāpārliecinās, vai saskaitītās preces tiek marķētas, lai izvairītos no dubultas saskaitīšanas;
• skaitīšanas pārbaude jāveic tai personai, kura nav veikusi pašu skaitīšanu;
• jāpārliecinās, ka pamatlīdzekļi, krājumi tiek pakļauti uzraudzībai, ir skaidra to atrašanās vieta un tie ir viegli identificējami.

Lai iekšējā kontrole grāmatvedības ciklā būtu pilnīga un efektīva

• Grāmatvedības cikls jānodrošina tā, lai tas atbilstu likumam „Par grāmatvedību„, MK noteikumiem Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju„ u.c. normatīviem aktiem, kas regulē grāmatvedības uzskaiti.
• Organizācijai jāizstrādā, jāapstiprina un jāpiemēro grāmatvedības organizācijas dokumenti.
• Jānosaka dokumentu apgrozības apraksts vai shēma.
• Jānodrošina, lai attaisnojuma dokumenti tiktu sagatavoti atbilstoši likumdošanas prasībām.
• Pircēju parādu uzskaitē jānodrošina savlaicīga parādu uzskaites kontrole, parādu samaksas termiņu ievērošana, šaubīgo parādu un tiem nepieciešamo uzkrājumu veidošanas kontrole.
• Norēķinos ar piegādātājiem jānodrošina akceptētu rēķinu uzskaites kontrole, rēķinu savlaicīgas apmaksas kontrole, saistību savstarpēja salīdzināšana.
• Nemateriālo ieguldījumu un pamatlīdzekļu uzskaitē jānodrošina pamatlīdzekļu iegādes, nodošanas ekspluatācijā, uzturēšanas, pārvērtēšanas un izslēgšanas uzskaites kontrole.
• Nemateriālo ieguldījumu un pamatlīdzekļu derīgās lietošanas laika un to nolietojuma aprēķināšanas kontrole.
• Pārdodamo pamatlīdzekļu cenu kontrole.
• Nemateriālo ieguldījumu un pamatlīdzekļu inventarizācijas rezultātu uzskaites kontrole.
• Krājumu uzskaitē jānodrošina uzskaites un novērtēšanas metožu lietošanas kontrole, savlaicīgas un pareizas krājumu uzskaites kontrole, zudumu noteikšanas kontrole, zemākās vērtības principa ievērošanas kontrole krājumu uzskaitē un inventarizācijas rezultātā konstatēto starpību uzskaites kontrole.
• Skaidras naudas darījumiem jāievēro likumdošanas prasības, ziņošanas kārtība, darījuma ierobežojumi u.c.
• Jāievēro „četru acu princips„ attiecībā uz maksājumiem (viens darbinieks maksājumu sagatavo, otrs darbinieks apstiprina).
• Jānodrošina arī grāmatvedības kontrole saistītām organizācijām (mātes un meitas uzņēmumi, filiāles) — vienotie uzskaites principi, jānodrošina informācijas apmaiņa.
• Grāmatveža darba pienākumi jāveic kvalificētam darbiniekam.
• Grāmatvedim jāveic tikai grāmatveža funkcijas.
• Uzskaites funkcijai jābūt atdalītai no pārējām uzņēmuma saimnieciskās darbības funkcijām.
• Grāmatvedības darbinieku pienākumus sadala, lai katra saimnieciskā darījuma norisi kontrolētu vairāki darbinieki.
• Nodokļi jāsalīdzina ar VID atlikuma vēsturi.
• Gada pārskatā sniegtai informācijai jāatbilst grāmatvedības uzskaites datiem.
• Grāmatvedības reģistros un finanšu pārskatā jābūt norādītiem visiem uz pārskata periodu attiecināmiem darījumiem, notikumiem, ieņēmumiem un izdevumiem.
• Finanšu pārskatā visi aktīvi un saistības jānorāda piesardzīgi.
• Ir jāievēro visi noslēgto līgumu nosacījumi, kas varētu ietekmēt finanšu pārskatu.
• Ir jāīsteno visi pasākumi krāpšanas risku novēršanai.

Ievērojot rakstā minētos ieteikumus, var sasniegt iekšējās kontroles uzdevumus:

• mērķus;
• efektīvu darbību;
• pārskatu ticamību;
• darbības atbilstību tiesību aktiem.

Lai nodrošinātu efektīvu iekšējās kontroles sistēmu, lietderīgi ir rast atbildes uz šādiem jautājumiem:

• Vai ir identificēti būtiskākie riski, kas var kavēt mērķu sasniegšanu, piemēram, riski, kas var kavēt pareizu un pilnīgu pārskatu sagatavošanu?
• Kuras ir būtiskākās kontroles, kas mazina identificēto risku iestāšanos?
• Kāda informācija ir nepieciešama, lai gūtu pārliecību, ka ieviestās kontroles darbojas efektīvi, vai kas liecina, ka ieviestās kontroles darbojas efektīvi?
• Vai uzraudzībā patērētie resursi ir samērīgi?

Ieviešot un ievērojot abos rakstos minēto, tiks panākta efektīva, lietderīga, izvirzītajiem mērķiem, uzdevumiem un pieejamajiem resursiem atbilstoša iekšējā kontrole.

Izmantotie informācijas avoti

Publicēts žurnāla “Bilance” 2020. gada jūlija (463.) numurā