0,00 EUR

Grozs ir tukšs.

GRĀMATVEDĪBAIekšējās kontroles sistēmas sagatavošana licencēšanai

Iekšējās kontroles sistēmas sagatavošana licencēšanai

Jeļena Marjasova, M.Sc.Physics, Mg.oec., SIA RS ONE Consulting valdes locekle

2021. gada 1. jūlijā stāsies spēkā grozījumi likumā "Par grāmatvedību", kas paredz ārpakalpojumu grāmatvežu licencēšanu. Licencēšanu veiks un licences izsniegs Valsts ieņēmumu dienests (turpmāk — VID). Licencēšanā tiks izvērtēta ne tikai grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzēja izglītība un profesionālā kvalifikācija, bet arī tā darbības, īpašnieku un vadības atbilstība Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas (turpmāk — NILLTPFN) likuma prasībām. VID informatīvajā materiālā1 ir norādīts, ka, lai uzņēmums saņemtu licenci, Elektroniskās deklarēšanas sistēmā no 2021. gada…


Lai turpinātu lasīt šo rakstu,
nepieciešams iegādāties abonementu

9 € / mēnesī*

Pirmās 15 dienas bez maksas

Abonēt

*Abonements tiek atjaunots automātiski, līdz izvēlaties to pārtraukt
 Esi BilancePLZ abonents?
Pieslēgties

Pierakstīties
Paziņot par
0 Komentāri
Iekļautās atsauksmes
Skatīt visus komentārus

Iekšējās kontroles sistēmas sagatavošana licencēšanai
Ilustrācija: © treety – stock.adobe.com

Jeļena Marjasova, Mg.oec., SIA RS ONE Consulting valdes locekle
Jeļena Marjasova, Mg.oec., SIA RS ONE Consulting valdes locekle Foto: Aivars Siliņš

2021. gada 1. jūlijā stāsies spēkā grozījumi likumā “Par grāmatvedību”, kas paredz ārpakalpojumu grāmatvežu licencēšanu. Licencēšanu veiks un licences izsniegs Valsts ieņēmumu dienests (turpmāk — VID). Licencēšanā tiks izvērtēta ne tikai grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzēja izglītība un profesionālā kvalifikācija, bet arī tā darbības, īpašnieku un vadības atbilstība Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas (turpmāk — NILLTPFN) likuma prasībām.

VID informatīvajā materiālā1 ir norādīts, ka, lai uzņēmums saņemtu licenci, Elektroniskās deklarēšanas sistēmā no 2021. gada 1. jūlija būs pieejama speciāla tam paredzēta iesnieguma forma, kurā jānorāda atbildīgā grāmatveža personas dati un jāpievieno profesionālo kvalifikāciju un profesionālo pieredzi apliecinošs dokuments, civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas polise, iekšējās kontroles sistēma (turpmāk — IKS). 

Likums “Par grāmatvedību” nosaka, ka IKS ir jābūt izveidotai atbilstoši normatīvajiem aktiem NILLTPFN jomā. Tāpēc, gatavojoties ārpakalpojumu grāmatvežu licencēšanai, būtu ieteicams pārbaudīt IKS politiku un procedūru atbilstību spēkā esošajam normatīvajam regulējumam un, ja nepieciešams, to aktualizēt. Rakstā tiek aplūkoti jautājumi, kurus būtu lietderīgi ņemt vērā, veicot IKS sagatavošanu licencēšanai. 

Risku novērtējums

Saskaņā ar NILLTPFN likuma prasībām grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzējam ir pienākums veikt savai darbībai un klientiem piemītošo noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas (turpmāk — NILLTPF) risku novērtējumu un, pamatojoties uz šo novērtējumu, izveidot IKS.

Risku novērtējums ir nopietns analītisks darbs, kuram ir liela nozīme, jo pareizs risku novērtējums ļauj ieviest atbilstošus risku mazināšanas un pārvaldīšanas pasākumus un aizsargāt grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzēju no iespējamības būt iesaistītam vai izmantotam noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijā, terorisma un proliferācijas finansēšanā, sankciju pārkāpšanā vai apiešanā (sk. publikāciju “Risku novērtējums — IKS izveidošanas pamats” žurnāls Bilance Nr. 6 (462) 2020. gada jūnijs).

NILLTPFN likuma 6. pants nosaka, ka, veicot risku novērtējumu, jāņem vērā riski, kuri tostarp identificēti nacionālajā NILLTPF risku novērtēšanas ziņojumā (turpmāk — NRA, saīsinājumā no angļu valodas — National Risk Assesment) un citi attiecīgā likuma subjekta darbībai raksturīgie riski. Šā gada pavasarī tika publicēts jauna NRA par 2017.–2019. gadu kopsavilkums un VID sagatavotie sektoru NILLTPF risku novērtējumi par 2018.–2019. gadu (turpmāk — sektoru risku novērtējumi).

VID, kas ir uzraudzības un kontroles institūcija, aicina tā uzraudzībā esošos NILLTPFN likuma subjektus iepazīties ar NRA un sektoru risku novērtējumiem un izmantot minēto informāciju, veicot savas saimnieciskās darbības risku novērtējumu un IKS efektivitātes uzlabošanas pasākumus. Turpmāk aplūkoti abu dokumentu secinājumi, kuriem būtu jāpievērš uzmanība, veicot risku novērtējuma aktualizāciju. 

NRA kopsavilkumā2, kuru šā gada 5. martā publicēja Finanšu izlūkošanas dienests (turpmāk — FID), sniegts sektoru risku novērtējums. Ārpakalpojumu grāmatvežu sektora risks ir novērtēts kā vidēji augsts.

Sektoru riska novērtējumu vērtības 2017.–2019. gadā

Sektors NILL draudi NILL ievainojamība NILL risks
Kredītiestādes Vidēji augsts Vidējs Vidēji augsts
Ārpakalpojumu grāmatveži Vidējs Vidēji augsts Vidēji augsts
IBS/IPS Vidējs Vidēji augsts Vidēji augsts
Izložu un azartspēļu organizatori Vidējs Vidēji augsts Vidēji augsts
Juridiska veidojuma vai JP dibināšanas pakalpojumu sniedzēji (TCSP) Vidējs Vidēji augsts Vidēji augsts
Neatkarīgi juridisko pakalpojumu sniedzēji Vidējs Vidēji augsts Vidēji augsts
Personas, kas darbojas kā aģenti vai starpnieki darījumos ar nekustamo īpašumu Vidējs Vidēji augsts Vidēji augsts
Nodokļu konsultanti Vidējs Vidēji augsts Vidēji augsts
MI/ENI Vidējs Vidēji augsts Vidēji augsts
Valūtas maiņas kapitālsabiedrības Vidējs Vidēji augsts Vidēji augsts
Finanšu konsultanti Vidējs Vidējs Vidējs
Inkasācijas pakalpojumu sniedzēji Vidējs Vidējs Vidējs
Zvērināti advokāti Vidējs Vidējs Vidējs
Zvērināti revidenti Vidējs Vidējs Vidējs
Virtuālo valūtu maiņas pakalpojumu sniedzēji Vidējs Vidējs Vidējs
Dārgmetālu, dārgakmeņu,
to izstrādājumu tirgotāji
Vidējs Vidēji zems Vidējs
Transportlīdzekļu, citu preču
un pakalpojumu tirgotāji
Vidējs Vidēji zems Vidējs
Kreditēšanas, t.sk.
līzinga pakalpojumu sniedzēji
Vidēji zems Vidējs Vidējs
Licencētie patērētāju kreditētāji Vidēji zems Vidējs Vidējs
Kultūras pieminekļu tirgotāji Vidēji zems Vidēji zems Vidēji zems
Mākslas un antikvāro priekšmetu aprite Vidēji zems Vidēji zems Vidēji zems
Parāda atgūšanas pakalpojumu sniedzēji Vidēji zems Vidēji zems Vidēji zems
Zvērināti notāri Vidēji zems Vidēji zems Vidēji zems
Alternatīvo ieguldījumu fondu pārvaldnieki Zems Vidēji zems Vidēji zems
Kooperatīvās krājaizdevu sabiedrības Zems Vidēji zems Vidēji zems
Dzīvības apdrošināšanas
pakalpojumu sniedzēji
Zems Zems Zems
Privātie pensiju fondi Zems Zems Zems

NRA tostarp ir norādīts, ka nacionālajā mērogā galvenie predikatīvie noziegumi (noziegumi, kas ģenerē noziedzīgi iegūtus līdzekļus), kas rada draudus, ir “izvairīšanās no nodokļu nomaksas un korupcija, akcīzes preču un narkotisko vielu nelikumīga aprite, t.sk. kontrabanda”. 

Attiecībā uz ārpakalpojumu grāmatvežu sektoru NRA ir “identificēts risks, ka sektora pārstāvji ne tikai neapzināti var tikt iesaistīti NILL, bet arī apzināti veic darbības, kas palīdz to klientiem veikt NILL, konsultējot par izvairīšanos no nodokļu nomaksas un par līdzekļu strukturēšanu, sagatavojot fiktīvu darījumu dokumentāciju un veicot iegrāmatošanas pakalpojumus”. 

VID sektoru risku novērtējumā3 savukārt ir norādīti ārpakalpojumu grāmatvežu sektora galvenie ievainojamības faktori, un tie ir:

  • liels paaugstināta riska klientu īpatsvars;
  • augsts konstatēto pārkāpumu īpatsvars attiecībā pret veiktajām klātienes pārbaudēm (32%);
  • trūkumi riska pazīmju izpratnē;
  • nespēja identificēt aizdomīgus darījumus un iesniegt par tiem ziņojumus.

Tāpat sektoru risku novērtējumā ir norādīts, ka, lai arī ziņojumu par aizdomīgiem darījumiem skaits ir būtiski audzis, tas joprojām neatspoguļo sektora riska ekspozīciju un paaugstina ievainojamību, un secināts, ka ārpakalpojumu grāmatvežiem ir nepieciešama papildu informācija par klienta saimnieciskās darbības riska un jurisdikcijas lomu aizdomīgu darījumu identificēšanā.

NILLTPFN likuma 8. pantā noteikts, ka jāveic risku novērtējuma pārskatīšana un aktualizēšana regulāri, kā arī gadījumos, ja likuma subjekts plāno veikt izmaiņas savas darbības procesos, pārvaldības struktūrā, sniegtajos pakalpojumos un to piegādes kanālos, klientu bāzē vai darbības ģeogrāfiskajos reģionos.

Tas nozīmē, ka, ja kopš iepriekšējā risku novērtējuma sagatavošanas brīža risks, kādam grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzējs ir pakļauts, ir mainījies vai tiek identificēti jauni apstākļi, kas ietekmē risku, ir jāveic risku novērtējuma aktualizācija. Sagatavošanās periods licencēšanai ir piemērots laiks, lai to izdarītu.

Iekšējās kontroles sistēma

Pamatojoties uz risku novērtējumu, kurā ir identificēti un novērtēti savai darbībai un klientiem piemītošie riski, tiek veidota IKS, kas sastāv no četriem pamatelementiem:

  • politikas, procedūras un kontroles; 
  • darbinieku atbilstības un funkcijām; 
  • personāla apmācības; 
  • neatkarīgā audita.

NILLTPFN likuma subjektiem ir saistošs Starptautisko un Latvijas Republikas nacionālo sankciju likumā noteiktais pienākums izveidot sankciju riska pārvaldīšanas iekšējās kontroles sistēmu. Sankciju riska pārvaldīšanas politikas un procedūras, kā to iesaka VID, var integrēt NILLTPFN IKS.

IKS mērķis ir novērst likuma subjekta iesaistīšanu NILLTPF vai sankciju neizpildē, tāpēc tai nedrīkst būt formāli uzrakstītas procedūras vai vienreiz aizpildītas klientu anketas. IKS jāatbilst uzņēmuma darbības specifikai, klientu bāzes riskam un jābūt reāli funkcionējošai. Visiem uzņēmuma darbiniekiem, veicot ikdienas darba pienākumus, jāizpilda attiecīgas prasības un procedūras.

Veicot IKS sagatavošanu licencēšanai, jāpārliecinās, ka tā atbilst NILLTPFN likumā un Sankciju likumā noteiktajam un satur vismaz:

  1. kārtību, kādā tiek novērtēts, dokumentēts un pārskatīts ar klientu, tā rezidences valsti, klienta saimniecisko vai personisko darbību, izmantotajiem pakalpojumiem un produktiem un to piegādes kanāliem, kā arī ar veiktajiem darījumiem saistītais NILLTPF risks;
  2. kārtību un apjomu, kādā, balstoties uz veikto klienta NILLTPF riska novērtējumu un ievērojot normatīvajā regulējumā noteiktās klienta izpētes minimālās prasības, veicama klienta izpēte;
  3. kārtību, kādā, balstoties uz likuma subjekta veikto klienta NILLTPF riska novērtējumu, veicama klienta darījumu uzraudzība;
  4. aizdomīgu darījumu atklāšanas kārtību un kārtību, kādā likuma subjekts atturas no aizdomīga darījuma veikšanas;
  5. kārtību, kādā tiek ziņots FID par aizdomīgiem darījumiem;
  6. kārtību, kādā FID iesniedz sliekšņa deklarāciju;
  7. kārtību, kādā tiek uzglabāta un iznīcināta klienta izpētes gaitā, kā arī klienta veikto darījumu uzraudzības gaitā iegūtā informācija un dokumenti;
  8. darbinieku tiesības, pienākumus un atbildību, kā arī darbinieku profesionālās kvalifikācijas un atbilstības standartus, pildot NILLTPFN likuma prasības;
  9. kārtību, kādā tiek nodrošināta anonīma iekšējā ziņošana par šā likuma prasību pārkāpumiem un šādu ziņojumu izvērtēšana, ja, ņemot vērā likuma subjekta darbinieku skaitu, šāda ziņošana ir iespējama;
  10. darbinieku tiesības, pienākumus un atbildību, kā arī profesionālās kvalifikācijas un atbilstības standartus;
  11. neatkarīga audita funkciju, lai pārbaudītu IKS atbilstību normatīvo aktu prasībām NILLTPFN jomā un novērtētu tās darbības efektivitāti, ja tas ir atbilstoši, ņemot vērā NILLTPF risku un likuma subjekta saimnieciskās darbības apmēru un būtību;
  12. politiku un procedūru regulāras darbības pārskatīšanas prasības un kārtību atbilstoši grozījumiem normatīvajos aktos vai likuma subjekta darbības procesos, sniegtajos pakalpojumos, pārvaldības struktūrā, klientu bāzē vai darbības reģionos;
  13. sankciju riska pārvaldīšanas politikas un procedūras.

Bez tam būtu ieteicams pārbaudīt, vai IKS procedūru izpildei nepieciešamā dokumentācija, kuru ārpakalpojumu grāmatvedis izmanto ikdienas praktiskajā darbā, piemēram, klienta identifikācijas anketa, klienta riska profils, klienta padziļinātas izpētes anketa, sankciju anketa, klienta darījumu uzraudzības dokumenti utt., atbilst normatīvā regulējuma prasībām un satur informāciju, kas ir nepieciešama klienta izpētei un darījumu uzraudzībai. 

Jāatceras, ka NILLTPFN likuma subjektam ir pienākums izstrādāt atbildīgo darbinieku novērtēšanas politiku, pilnvaru un pienākumu sadali un kārtību, kādā tiek nodrošināta atbildīgo darbinieku darbības uzraudzība. Tāpēc būtu lietderīgi pārbaudīt atbildīgā darbinieka atbilstības novērtēšanas dokumentāciju, lai pārliecinātos, ka normatīva regulējuma prasības ir izpildītas. Būtu ieteicams pārbaudīt arī cita IKS pamatelementa dokumentāciju — darbinieku apmācības plāna izpildi un apmācības programmas. 

Jāpievērš uzmanība arī papildu informācijai, kas ir nepieciešama IKS procedūru veikšanai, tostarp augsta riska trešo valstu un paaugstināta riska jurisdikciju sarakstiem — tiem jābūt aktualizētiem. Piemēram, Finanšu darījumu darba grupa (FATF, Financial Action Task Force), starptautiskā organizācija, kura nosaka standartus NILLTPFN jomā4, vismaz trīs reizes gadā plenārsesijās pārskata divus valstu sarakstus:

  • augsta riska jurisdikcijas (High–Risk Jurisdictions subject to a Call for Action);
  • jurisdikcijas ar pastiprinātu uzraudzību (Jurisdictions under Increased Monitoring),

izslēdzot no tiem valstis, kam ir pietiekams progress standartu ievērošanā, un iekļaujot valstis ar nepietiekamo progresu, kuras jāuzrauga pastiprināti. NILLTPFN likuma subjektam attiecīgi jāaktualizē IKS informācija. Tas ir svarīgi, jo jurisdikcijas risks ir viens no pamata riskiem, kas jāņem vērā, veicot klientam piemītoša riska novērtējumu un klienta darījumu uzraudzību.

IKS individualitātes nepieciešamība

Licencēšanas procesā tiks izvērtēti visi IKS elementi. Līdz ar to, gatavojoties licencēšanai, būtu lietderīgi apsvērt iespēju, kā to paredz NILLTPFN likums, veikt neatkarīgu auditu, lai pārbaudītu IKS atbilstību normatīvo aktu prasībām un novērtētu tās darbības efektivitāti.

Pieredze rāda, ka dažreiz ārpakalpojumu grāmatveži, patstāvīgi sagatavojot vai iegādājoties IKS dokumentāciju, nepielāgo to sava uzņēmuma klientu bāzes riskam, jurisdikciju riskam (tas ir risks, ka klienti vai to patiesie labuma guvēji ir saistīti ar paaugstināta riska jurisdikcijām), kā arī sniegtajiem pakalpojumiem un to piegādes kanāliem.

Bieži vien IKS procedūras ir formālas vai, tieši pretēji, pārāk sarežģītas un neatbilstošas konkrētā grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzēja darbības specifikai un piemītošajiem riskiem. Rezultātā procedūras nav pienācīgi ieviestas praksē un IKS pēc būtības nefunkcionē. To konstatē arī VID, norādot pārkāpumus IKS darbībā, kas bieži tiek identificēti pārbaudēs: 

  • NILLTF risku novērtējuma neesamība;
  • IKS ir nopirkta un faktiski pēc būtības netiek piemērota;
  • formāla klientu anketu aizpildīšana, kur atspoguļotā informācija netiek dokumentāri pamatota un pārbaudīta;
  • nepietiekama izpratne par klienta darbību, īpašnieku struktūru, darījumu uzraudzību; 
  • klienta NILLTF risku novērtēšanas nepilnības;
  • riska novērtējuma aktualizēšanas un IKS uzlabošanas neveikšana.

Tāpēc, gatavojoties licencēšanai, ir svarīgi pārliecināties, ka IKS ne tikai atbilst normatīvā regulējuma prasībām, bet arī ir pielāgota konkrētā uzņēmuma darbības specifikai, piemītošajiem riskiem un reāli darbojas. Šī mērķa sasniegšanai varētu būt noderīgs atbalsts ne tikai IKS dokumentācijas sagatavošanā, bet arī IKS procedūru praktiskajā veikšanā. Šāds atbalsts dod ārpakalpojumu grāmatvedim nepieciešamās zināšanas NILLTPFN jomā un, kas ir būtiski, praktiskās iemaņas turpmākajam darbam.

2021. gada 1. jūlijā sāks veidoties licencēšanas prakse. Iespējams, licencēšanas procesā VID lūgs ārpakalpojumu grāmatvedim sniegt ne tikai izstrādāto un dokumentēto IKS politiku un procedūru kopumu, bet arī tās ieviešanu apliecinošos dokumentus, lai pārliecinātos par risku pārvaldīšanas pasākumu praktisko izpildi un to efektivitāti. Līdz ar to IKS, kas ir izveidota, ņemot vērā konkrētā grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzēja darbībai un klientiem piemītošos riskus, un efektīvi darbojas praksē, ir nepieciešams nosacījums ārpakalpojumu grāmatveža licences saņemšanai.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2021. gada jūnija (474.) numurā.

Kļūda rakstā? Iezīmējiet tekstu un spiediet Ctrl+Enter, lai nosūtītu labojamo teksta fragmentu redaktoram!

Pareizrakstības kļūdas ziņojums

Redaktoriem tiks nosūtīts šāds teksts: