Brīdī, kad top raksts, ir mazliet déjà vu sajūta — ir rudens, ir sākusies ikgadējā inventarizācija pirms gada pārskata sagatavošanas, un ir izsludināta ārkārtējā situācija valstī Covid–19 dēļ. Un tieši tāpēc šogad vairāk jāpārdomā inventarizācijas process, lai ikgadējo inventarizāciju paveiktu termiņos, kas noteikti likumā "Par grāmatvedību", jo situācija atkārtojas un pēc būtības noteiktos aspektos tā ir zināma.

Otrs fakts, ar ko daži uzņēmumi un budžeta iestādes var saskarties, — inventarizācijas laikā mainās normatīvo aktu prasības un tad būs izvēles jautājums. Ir pieņemts Grāmatvedības likums, kas stāsies spēkā 2022. gada 1. janvārī, un Finanšu ministrija ir izstrādājusi Grāmatvedības kārtošanas noteikumus, kas aizstās Ministru kabineta 21.10.2003. noteikumus Nr. 585 "Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju" (turpmāk — MK noteikumi Nr. 585). Grāmatvedības kārtošanas noteikumu projekts ir pieejams Finanšu ministrijas mājaslapā, un oktobrī tiem bija jānokļūst līdz Ministru kabinetam, lai uzsāktu to apstiprināšanas ceļu. Plānots, ka arī Grāmatvedības kārtošanas noteikumi stāsies spēkā nākamā gada 1. janvārī.

Pamatprasības ikgadējās inventarizācijas veikšanai ir vienādas gan budžeta iestādēm, gan privātajiem uzņēmumiem, un tās ir noteiktas likumā "Par grāmatvedību", MK noteikumos Nr. 585 un citos normatīvajos aktos atbilstoši jomai, kurā darbojamies. Saskaņā ar šo regulējumu inventarizāciju uzsāksim, bet daļa noteikti pabeigs tikai 2022. gada janvārī.

Gan esošais, gan jaunais regulējums (ar jauno regulējumu domāju jaunos normatīvos aktus, kas grāmatvedības kārtošanas jomā stāsies spēkā 1. janvārī) nosaka, ka pārskata gada inventarizāciju drīkst veikt triju mēnešu laikā pirms pārskata gada beigu dienas vai mēneša laikā pēc tās, pārrēķinot inventarizācijas dienā konstatētos atlikumus atbilstoši grāmatvedības datiem pārskata gada pēdējā dienā.

Atsevišķi grāmatvedības objektu inventarizēšanas brīži ir apsverami, jo jaunajos Grāmatvedības kārtošanas noteikumos atsevišķas lietas ir uzrakstītas precīzākas un pat ar zināmiem atvieglojumiem budžeta iestādēm. 

Piemēram, ar jauno regulējumu ir plānots atvieglot budžeta iestādēm veikt slēguma inventarizāciju par nekustamajiem īpašumiem, un regulējumā paredzēts, ka budžeta iestādes:

1. salīdzina datus par to īpašumā vai valdījumā esošiem nekustamā īpašuma objektiem ar attiecīgu valsts reģistru aktualizētiem datiem;
2. pārbaudi apskatot veic ne retāk kā reizi piecos gados, nodrošinot vismaz 1/5 no šo aktīvu skaita inventarizāciju katru gadu, ja citos normatīvajos aktos attiecībā uz konkrētiem nekustamajiem īpašumiem nav noteikts citādi.

Zināms, ka, uzsākot inventarizāciju, ir jābūt izstrādātām un vadītāja apstiprinātām instrukcijām, tāpēc pieņemu, ka tikai retais meklēs iespējas, ko janvārī, ja būs stājies spēkā jaunais regulējums, varētu izmantot, lai atvieglotu inventarizācijas procesu.

Covid–19 krīze iepriekšējā pārskata gada inventarizācijas laikā lika pārvērtēt inventarizācijas procesus, aprakstus un fizisko objektu apskati dabā. Un šajā rudenī atkal ir jāievēro piesardzības principi, lai ierobežotu infekcijas izplatību, un vienlaikus ir labāka situācija, jo daļa no darbiniekiem ir izdarījuši visu, lai varētu strādāt zaļajā režīmā.

Pie jebkādiem nosacījumiem normatīvais regulējums uzliek pienākumu veikt ikgadējo inventarizāciju pirms gada pārskata sagatavošanas, un ar to saprot, ka inventarizāciju veic, nosakot uzņēmuma īpašuma vai lietojuma objektu apjomu dabā un salīdzinot ar debitoriem un kreditoriem prasījumu un saistību summas.

Pārskata gada inventarizācija jāveic arī tad, ja attālinātā darba veikšanai nepieciešamie uzņēmuma vai iestādes īpašuma vai lietojuma objekti atrodas ārpus uzņēmuma vai iestādes telpām un darbinieks tos izmanto attālinātā darba veikšanai, vai arī materiāli atbildīgā persona strādā attālināti.

MK noteikumos Nr. 585 ir noteikts, ka uzņēmums (iestāde) var sagatavot atsevišķu inventarizācijas sarakstu vai citu attaisnojuma dokumentu par tām ķermeniskajām lietām vai to kopumu, kas pārskata gada slēguma inventarizācijas laikā nav pieejams apjoma noteikšanai dabā ar vispārnoteiktiem inventarizācijas paņēmieniem, t.i., nav iespējams apskatīt, saskaitīt, nosvērt, izmērīt u.tml. Atsevišķajā inventarizācijas sarakstā ir jādokumentē iemesli, kāpēc to nevar izdarīt, un ir jānorāda, kad būs iespējams inventarizāciju veikt. 

Šis ir glābiņš ar mazu laika periodu, jo būtu jāatrod veidi, kā veikt inventarizāciju attālināti. Svarīgi atcerēties inventarizācijas mērķus.

Inventarizācijas mērķi ir:

• apstiprināt, ka grāmatvedības uzskaites reģistros uzrādītie dati ir patiesi, tie ir salīdzināmi, saprotami un pilnīgi;
• sniegt pamatotus un kvalitatīvus datus uzņēmuma (iestādes) darba un procesu novērtēšanai, kontrolei, lēmumu pieņemšanai;
• pārbaudīt gada pārskatā iekļautos datus. 

Pamatojoties uz inventarizācijas datiem, pārskats sniedz skaidru un patiesu priekšstatu par uzņēmuma (iestādes) finansiālo un saimniecisko stāvokli bilances datumā.

Inventarizācijas instrukcijā var iekļaut speciālos paņēmienus, jo normatīvajos aktos visas iespējas nav definētas un ir atstāts vadītāja ziņā noteikt labāko un efektīvāko veidu, kā pārbaudīt visu, kas pieder uzņēmumam, pret ko ir prasības un saistības.

Inventarizācijas instrukcijā var noteikt, ka:

• darbiniekam noteiktā laikā ir jāiesniedz fotoattēls ar redzamu inventāra numuru un jāsniedz apliecinājums par lietas pilnvērtīgumu. Apliecinājumu var pajautāt brīvā formā, bet var izveidot kā aptaujas anketu, kurā būtu ietverti pamatkritēriji, ko novērtētu komisijas locekļi, piemēram, vai, vizuāli novērtējot, pamatlīdzeklim ir/nav bojājumi, vai tas ir/nav tehniskā kārtībā un pilda savas funkcijas u.tml.;
• darbinieka iesniegtais fotoattēls un apliecinājums vai anketa par pamatlīdzekļa objekta stāvokli ir jāpievieno inventarizācijas sarakstam. Šeit ir iespēja to visu organizēt un uzglabāt elektroniski, un inventarizācijas sarakstā ielikt norādi, kur un kādā elektroniskajā mapē var atrast vizuālos pierādījumus par pamatlīdzekļa esamību un tā pilnvērtīguma novērtējumu;
• inventarizācija notiek attālināti, un cilvēks ekrānā parāda inventarizējamos objektus uzskatāmā veidā, un, iespējams, ir vēl kāds radošs un fiksējams veids, kā pārbaudīt kustamus objektus;
• objektu inventarizēšanā tiek izmantoti skeneri — lai tas noritētu veiksmīgi, iepriekš ir jāsagatavo grāmatvedības uzskaites dati, lai var eksportēt uz excel, jo visbiežāk datu apmaiņa starp grāmatvedības uzskaites programmu un noliktavas uzskaites sistēmu (vai skeneru uzskaites sistēmu) notiek, izmantojot excel datni, un jānodrošina attiecīgo pamatlīdzekļu marķēšana ar svītru kodiem vai savādāk (piemēram, var būt inventārs, kuram nevar uzlikt uzlīmi, tad var veidot inventāra katalogu un tam klāt ir svītru kods); šeit arī ir vairāki risinājumi — skenerus var iegādāties, var iznomāt vai piesaistīt ārpakalpojumu atsevišķu objektu inventarizēšanā;
• ārkārtas gadījumos, ja atbildīgās personas klātbūtne nav iespējama (piemēram, atbildīgās personas slimības dēļ vai tādēļ, ka šī persona ir mirusi), uzņēmuma vadītājs pieņem lēmumu par inventarizācijas veikšanu bez atbildīgās personas klātbūtnes. Uzņēmuma vadītāja pieņemtais lēmums ir jādokumentē.

Objektu elektronisko inventarizāciju galvenokārt izmanto kustamas un nekustamas mantas inventarizēšanai, piemēram, pamatlīdzekļu un krājumu inventarizēšanai.

Valsts kontrole, analizējot atsevišķu ministriju un to pakļautībā esošo iestāžu inventarizācijas procesus, konstatēja, ka iestādēs, kurās inventarizācijas process ir automatizēts vai daļēji automatizēts, vidējais darba dienā inventarizētais objektu skaits ir 147 815 vienības, kas ir astoņas reizes vairāk nekā iestādēs, kuras inventarizāciju veic manuāli (19 658 vienības darba dienā).

Ja parēķinātu darbinieka patērētās darba stundas un salīdzinātu ar elektroniskās inventarizācijas izmaksām, kaut vai skeneru nomāšanas izdevumus, domāju, ka ieguvums būtu ne tikai ātrums, bet arī izmaksu ziņā būtu ietaupīti resursi, jo darbinieks varētu nodarboties ar citiem uzdevumiem un neradīt pārtraukumu ikdienas darbā vai lietu atlikšanu. Reizēm ir mazliet jāpatērē, lai kaut ko lielāku ietaupītu.

Elektroniskā inventarizācija ir attīstības procesā, un arī iestādes un uzņēmumi ir ceļā uz to, jo ir jāveic priekšdarbi, lai varētu izmantot elektroniskās inventarizācijas priekšrocības. Ar laiku elektronisko inventarizāciju izmantos, ne tikai lai skenētu objektus, bet automatizācija noteikti attīstīsies arī uz kvalitatīvu dokumentu sagatavošanu un pārbaudi, kas arī ietaupīs darbinieka darba laiku. Domāju, ka izmantos loģiskās kontroles metodes, lai noteiktu atšķirības, galarezultāts tāpat būs jāanalizē atbildīgajai personai.

Brīžos, kad inventarizācija ir jāveic sarežģītos apstākļos, ir ļoti svarīgi noteikt laika termiņus, t.i., termiņu, līdz kuram datumam, piemēram:

• materiāli atbildīgai personai ir jāiesniedz visi attaisnojuma dokumenti grāmatvedībā un jāsniedz apliecinājums, ka materiāli atbildīgās personas pārziņā esošie inventarizējamie objekti ir gatavi inventarizācijai; 
• jāuzaicina iekšējais auditors vai zvērināts revidents piedalīties pārskata gada slēguma inventarizācijas novērošanā;
• var veikt faktisko inventarizāciju inventarizācijas komisija; 
• jāpieprasa informācija no publiskajiem reģistriem, nosaucot konkrētus reģistrus un katram norādot informācijas pieprasīšanas gala datumu, jo atsevišķi reģistri ir noteikuši laikus, kad informāciju var iegūt lielā apjomā;
• inventarizācijas komisijai jāsagatavo inventarizācijas saraksti, skaidrojumi, priekšlikumi un citi dokumenti, kas iegūti vai sagatavoti inventarizācijas laikā; 
• uzņēmuma vadītājs vai cita persona izskata iesniegtos inventarizācijas dokumentus un pārbauda, vai ir iesniegti inventarizācijas saraksti attiecībā uz visiem vadītāja rīkojumā noteiktajiem inventarizējamiem objektiem, vai tie ir noformēti atbilstoši uzņēmumā (iestādē) noteiktajai kārtībai, vai iesniegtie paskaidrojumi un priekšlikumi ir pamatoti, vai inventarizācijas sarakstos norādītie aprēķini ir pareizi u.tml.;
• grāmatvedība sagatavo salīdzināšanās sarakstus — salīdzināšanās saraksts ir dokuments, kurā norāda inventarizācijas un grāmatvedības datus un aprēķinātās datu starpības;
• grāmatvedība vai atbildīgās personas sagatavo kopsavilkumus par inventarizācijā konstatētajām datu atšķirībām, skaidrojumus un citus dokumentus atšķirību pamatošanai, kā arī priekšlikumus tālākai rīcībai;
• jānotiek inventarizācijas rezultātu izskatīšanas sanāksmei, kurā izskata konstatēto, nosaka tālāk veicamās darbības, t.i., uzdod grāmatvedībai veikt koriģējošos ierakstus vai norakstīt bojātos objektus, vai uzdod veikt citas darbības, piemēram, remontēt pamatlīdzekli, pārskatīt esošo pamatlīdzekļu izvietojumu un pielietojumu u.tml. Šajā sanāksmē būs lēmumi, kas saistīti gan ar grāmatvedības uzskaiti, gan ar uzņēmuma (iestādes) saimniecisko darbību un saimniecisko procesu kontroli;
• u.tml.

Inventarizācijas instrukciju un procesu pārskatīšana ir sagatavošanās posms, kura laikā var saprast veicamā darba apjomu un sarežģītību, kā arī izvērtēt nepieciešamību pēc dažādiem tehniskiem rīkiem vai speciālistiem. 

Mans novērojums — cilvēki arvien mazāk grib lasīt instrukcijas, pat ja tās ir labi uzrakstītas, t.i., pilniem un izsmeļošiem teikumiem. Daudz labāk darbojas, ja instrukcijās ir iekļauti attēli.

Piemēram, ja vēlaties, lai attālināti strādājošais darbinieks uz uzņēmuma (iestādes) norādīto e–pastu iesūta fotoattēlu ar inventāra numuru un vēl skatus no dažādiem leņķiem, ielieciet bilžu piemērus instrukcijā. 

Ja ir iespēja, papildus instrukcijai var izveidot infografiku, kas noder tieši praktiskā darba darīšanai, bet instrukcijas aprakstošā daļa noder inventarizācijas sarakstu, dokumentu sagatavošanā.

Ja šogad nepietiek laika un resursu vizuāli viegli uztveramu instrukciju izveidošanai, vai nu rīkojiet instruktāžas inventarizācijas komisiju vadītājiem, vai izmantojiet attālinātās iespējas un pieaiciniet visus attiecīgo objektu inventarizācijā iesaistītos. Šādu instruktāžu laikā var uzzināt, ko varētu pilnveidot instrukcijās vai inventarizācijas procesā uzreiz — veidojas atgriezeniskā saite.

Inventarizācijas noslēguma posmā svarīga loma ir uzņēmuma (iestādes) vadītāju norādījumiem par turpmāko rīcību saistībā ar inventarizācijā konstatētajām neatbilstībām.

Normatīvais regulējums nosaka, ka inventarizācijā konstatētās novērtējuma starpības, ķermenisko lietu vienību skaita starpību vai to zudumus bojāšanās, morālās novecošanās vai citu iemeslu dēļ iegrāmato saskaņā ar uzņēmuma vadītāja norādījumiem.

Valsts kontrole, analizējot inventarizācijas rezultātu izvērtēšanu un uzrādīšanu gada pārskatā pašvaldībās, konstatēja, ka 16 jeb 14,2% no 113 pašvaldībām ir trūkumi inventarizācijas rezultātu izvērtēšanā:

• vienā pašvaldībā un vienas pašvaldības divās atsevišķās iestādēs pēc inventarizācijas pabeigšanas atbildīgās personas nav sagatavojušas salīdzināšanās sarakstus un/vai nav iesniegušas pašvaldības vadībai kopsavilkumus par inventarizācijā konstatētajām datu atšķirībām, attiecīgajiem skaidrojumiem un priekšlikumiem vai kopsavilkumi sagatavoti tikai par daļu no neatbilstībām;
• piecās pašvaldībās vadība, pamatojoties uz inventarizācijas kopsavilkumiem, nav devusi atbildīgajām personām norādījumus turpmākajai rīcībai vai norādījumi noteikti tikai daļai konstatēto datu atšķirību;
• septiņās pašvaldībās ir apstiprināti inventarizācijas rezultāti, bet nav izdoti vadības norādījumi vai rīkojumi par turpmāk veicamajām darbībām;
• trīs pašvaldībās atbildīgās personas inventarizācijā konstatētās datu atšķirības ir iegrāmatojušas bez vadības norādījumiem;
• sešās pašvaldībās atbildīgās personas inventarizācijā konstatētās datu atšķirības nav uzrādījušas 2020. gada finanšu pārskatā, tai skaitā nesakritību novēršanas termiņi bija noteikti pēc gada pārskata iesniegšanas datuma.

Noslēdzošais posms ir tikpat svarīgs vai pat svarīgāks kā sākuma posms, jo te ir iegūti rezultāti, kas jānovērtē un sniedz pamatu lēmumu pieņemšanai par turpmāko rīcību. Šis posms ir svarīgs arī tāpēc, ka vismaz reizi gadā vadība paskatās un novērtē, kāda ir materiāltehniskā bāze uzņēmuma (iestādes) darba nodrošināšanai un attīstībai.

Neviens no inventarizācijas neatbrīvos, jo tikai inventarizācijā varam pārliecināties un zināt to, kas ir katra uzņēmuma (iestādes) saimniecībā, cik daudz, kādā kvalitātē un vērtībā. Uzdevums ir labi saplānot šo procesu, izskaidrot tiem darbiniekiem, kuri ir iesaistīti inventarizācijas procesā, un to iespējami labi noorganizēt arī pandēmijas apstākļos.

Rūpīga plānošana un kontrole var būt veiksmes atslēga kvalitatīvas inventarizācijas noorganizēšanai sarežģītos apstākļos.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2021. gada novembra (479.) numurā.