Inventarizācija sabiedrībā

Diezgan aktīvi iesākusies sabiedrību gatavošanās kalendārā gada slēgšanai, kas lielākajai daļai no tām sakrīt arī ar finanšu pārskata gadu. Viens no uzdevumiem, kas sabiedrības finansistiem un grāmatvežiem veicams gada noslēgumā, ir slēguma inventarizācijas rīkošana sabiedrībā. Nereti sastopams uzskats, ka inventarizācija iekļauj tikai pamatlīdzekļu un krājumu pozīcijas jeb kaut ko tādu, kas ir taustāms un fiziski saskaitāms, tomēr inventarizācija aptver plašāku finanšu pārskata posteņu loku. Inventarizācijas procesā sabiedrības pārstāvji gūst pārliecību par uzskaites korektumu un veic uzskaitē esošās informācijas pārbaudi.

Inventarizācijas mērķis

Inventarizācijas process aprakstīts tādos normatīvajos aktos kā Grāmatvedības likums (turpmāk — GL) un Ministru kabineta 2021. gada 21. decembra noteikumos Nr. 877 «Grāmatvedības kārtošanas noteikumi» (turpmāk — MK Nr. 877).

Lai novērstu neprecizitāti ar diezgan bieži sastopamo valdošo uzskatu, ka inventarizācija paredzēta tikai pamatlīdzekļu un krājumu jeb aktīva pozīcijām, nepieciešams apskatīt inventarizācijas mērķi, kas definēts normatīvajos aktos, konkrēti GL 15. panta 1. daļā. Inventarizācijas mērķis ir uzņēmuma mantas faktiskā stāvokļa un uzņēmuma saistību pārbaude konkrētā datumā un grāmatvedības datu saskaņošana ar inventarizācijas rezultātiem. Pēc mērķa apraksta var spriest, ka inventarizācija pati par sevi paredzēta gan aktīva puses, gan pasīva puses posteņiem. Tās laikā ne mazāk svarīgi par aktīva puses pozīciju esamības pārbaudi un vērtējumu par to, vai aktīva pozīcijas nav novērtētas par augstu, ir pārliecināties arī par to, vai gada pārskatā plānotās uzrādāmās saistībās nav uzrādītās zemākā vērtībā, nekā tās ir patiesībā.

Ne tikai obligāti, bet arī lietderīgi inventarizācijas procesu aprakstīt sabiedrības grāmatvedības politikā, lai process būtu pēc iespējas pārredzamāks, skaidrāks un nerastos neskaidrības, kā rīkoties noteiktās situācijās, piemēram, konstatējot lielu iztrūkumu inventarizācijas procesā vai atrodot pamatlīdzekli, kas līdz šim nav bijis uzskaitē (piemērs no prakses). Grāmatvedības politika tiek sagatavota tieši pašas sabiedrības vajadzībām, tā iekļaus aprakstu par inventarizācijas procesu, kas atvieglos adaptācijas periodu arī jaunajiem darbiniekiem, kas piedalīsies inventarizācijas procesā, kā arī neļaus pašu inventarizācijas procesu interpretēt pēc saviem ieskatiem trešo pušu pārbaužu laikā procesos, kuri normatīvajos aktos nav pilnībā regulēti. 

Inventarizācija nav veicama tikai vienu reizi gadā

Nepieciešams atcerēties, ka inventarizācija nav veicama tikai vienu reizi gadā ap gada slēgšanas periodu, bet var būt nepieciešama arī biežāk. Pārsvarā kā obligāta tā vienmēr ir noteikta vairākos būtiskos sabiedrības darbības cikla posmos, piemēram, uzsākot vai izbeidzot darbību, pirms reorganizācijas veikšanas u.c. Šādos gadījumos to svarīgi veikt, lai būtu iespējams pieņemt pēc iespējas pamatotākus lēmumus, kas balstīti uz reālo situāciju, kā arī, protams, konstatētu to, cik daudz mantas un/vai saistību ir sabiedrības rīcībā, turklāt brīžos, kad notiek, piemēram, šie ciklu pārejas posmi, vienmēr iestājas neliels «haoss» jeb neskaidrība, kurā var viegli tikt pieļauti dažādi kontroles trūkumi, kuru rezultātā var rasties zaudējumi pašai sabiedrībai, ja nav veiktas atbilstošas kontroles. Situācijas, kurās obligāti nepieciešams veikt revīziju, ir noteiktas GL 16. pantā. Inventarizācijas obligāti veicamas:

• uzsākot uzņēmuma darbību;
• noslēdzot katru pārskata gadu (saukta arī par gada slēguma inventarizāciju);
• izbeidzot uzņēmuma darbību;
• reorganizējot uzņēmumu, ciktāl likumos nav noteikts citādi;
• pasludinot maksātnespējas procesu;
• ja, pamatojoties uz komersanta lēmumu ir apturēta vai atjaunota uzņēmuma darbība;
• citos gadījumos, ja tas izriet no citiem normatīvajiem aktiem vai attiecīgā uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumentiem.

Pēdējā minētā situācija ir īpaši svarīga attiecībā uz brīžiem, kad sabiedrībā krājumu uzskaite notiek nevis saskaņā ar nepārtrauktās inventarizācijas metodi, bet saskaņā ar periodiskās inventarizācijas metodi, jo tādā gadījumā jebkurā brīdī nav pieejams saraksts ar krājumiem, kuri atrodas sabiedrības īpašumā, kas var radīt papildu nenoteiktību. Krājumi tiek nevis pieņemti bilances aktīvā, bet uzreiz norakstīti peļņas vai zaudējumu aprēķina izmaksu pozīcijā. Periodiskās inventarizācijas metodes nosaukumā jau ir ietverta pašas metodes būtība, kas nozīmē to, ka krājumu inventarizācija notiek periodiski, t.i., reizi mēnesī vai reizi gadā. Inventarizācijas laikā konstatē to, cik daudz krājumu ir atlikuši sabiedrības rīcībā un debetā iegrāmato krājumu vērtību, bet kredīta pusē koriģē peļņas vai zaudējumu aprēķina kontā samazina izmaksas, kuras tikušas norakstītas, veicot krājumu iegādi. Turpmākajos periodos pēc inventarizācijas veikšanas, caur bilances un peļņas vai zaudējumu aprēķina kontiem tiks iegrāmatota tikai gada izmaiņa, lai krājumu konta atlikumā uzrādītos atbilstošs atlikums. Tomēr praksē būtu nepieciešams pievērst uzmanību tam, ka, lai gan krājumu periodiskās inventarizācijas metodes izmantošana ir viena no neparedzamākajām, jo nav iespējams uzreiz noteikt krājumu atlikumu, tomēr pēc būtības tā ir viena no atbilstošākajām. Jo tā kā krājumi ir apgrozāmie līdzekļi, tad tiem ir nepieciešams tikt izlietotiem viena gada laikā, lai tie atbilstu apgrozāmo līdzekļu definīcijai. Protams, nepieciešams ņemt vērā to, ka krājumi reti kad tiek iegādāti un saņemti 1. janvārī, atlikušajā gadā neveicot turpmāku krājumu iegādi, kas nozīmē vien to, ka periodi pārklāsies un krājumu atlikums tādiem uzņēmumiem, kuriem šī pozīcija būs būtiska, būs arī uz 31. decembri, līdz ar to korekciju veikšana būs neizbēgama.

Situācijas, kurās būtiski veikt inventarizācijas

Sabiedrības vadībai nepieciešams izvērtēt, kuras vēl būtu tās situācijas, kurās būtiski veikt inventarizācijas, un iekļaut to citos gadījumos, kad nepieciešams veikt inventarizāciju. Šādās situācijas noteikti varētu būt:

• zādzības konstatēšana;
• materiālo vērtību bojāšanas gadījumā;
• ugunsgrēks;
• plūdi;
• cita stihiska nelaime;
• saskaņā ar darba līguma vai koplīguma noteikumiem, lai novērtētu darbinieka materiālo atbildību u.c.

Attiecībā uz pārskata gada slēguma inventarizāciju, nepieciešams ņemt vērā GL 17. pantā noteikto ierobežojumu attiecībā uz to, ka pārskata gada slēguma inventarizāciju drīkst veikt trīs mēnešu laikā pirms pārskata gada beigu dienas vai mēneša laikā pēc tās, pārrēķinot inventarizācijas dienā konstatētos atlikumus atbilstoši grāmatvedības datiem pārskata gada pēdējā dienā. Zemāk redzama uzskaites tabula ar pieļaujamo periodu inventarizācijas veikšanai, ja pārskata gada beigu datums ir 31.12.2023.:

Šis nosacījums ievērojami apgrūtina sabiedrības, kuras izvēlas periodiskās inventarizācijas metodes izmantošanu krājumu uzskaitei, jo, ja krājumu inventarizācija tiks veikta, piemēram, 2023. gada decembra sākumā vai vidū, tas nozīmē, ka, lai uzrādītu korektu krājumu atlikumu uz 31.12.2023., šīm sabiedrībām nepieciešams pārskatīt krājumu kustību no inventarizācijas veikšanas dienas līdz gada pārskata beigām, lai būtu iespējams bilancē uzrādīt korektu atlikumu krājumu postenī. Ja krājumu saraksta nav, jo krājumi automātiski norakstīti izmaksās, to ir diezgan sarežģīti izdarīt. Vairākām sabiedrībām, kurām peak periods iesākas tieši ap kalendārā gada beigām, tas varētu būt vēl sarežģītāk. Bieži vien sabiedrības inventarizāciju izvēlas veikt pēc iespējas tuvāk gada pārskata beigu dienas datumam, lai šī kustība nebūtu ilgstošā laika periodā, kas palielina darbu apjomu, kas veicams grāmatvedim, finansistam vai citai par krājumiem atbildīgajai personai sabiedrībā.

Vēl viena no kļūdām, ar kuru nācies sastapties praksē, ir gadījumi, kuros inventarizācija tiek veikta viena mēneša laikā pēc pārskata gada beigu datuma un rezultāti tiek iegrāmatoti nevis pārskata gadā, bet inventarizācijas veikšanas mēnesī, kas brīžos, kad kalendārais gads sakrīt ar pārskata gadu, ir janvāris. Tas nav pareizi, jo arī uz inventarizāciju un attiecīgi konstatētajiem iztrūkumiem un par daudz konstatētajiem atlikumiem, attiecas atbilstošas periodizācijas nosacījums. Tātad, ja konstatējam 1000 EUR iztrūkumu krājumos, to nepieciešams iegrāmatot attiecīgajā pārskata gadā, par kuru veikta pārskata gada slēguma inventarizācija. 

Nelietojami krājumi

Inventarizācijas laikā attiecībā uz kustamām un nekustamām ķermeniskām lietām ir svarīgi tās ne tikai saskaitīt, nosvērt un izmērīt, bet arī pārbaudīt attiecīgo lietu pilnvērtīgumu, t.i., kvalitāti un derīgumu. Piemēram, apskatot, vai materiāli nav nelietojami, sarūsējuši, bojāti u.tml. Ir bijušas situācijas praksē, kad krājums ir uzskaitē, bet, aizbraucot un piedaloties inventarizācijā, tiek konstatēts, ka krājums nebūs lietojams, kā arī to, ka tas jau ilgstoši nav kustējies (t.i., ticis realizēts). Dažreiz inventarizācijas komisija, veicot inventarizāciju, galveno uzsvaru liek uz to, vai lieta eksistē un nav pazudusi, kā arī to, vai tā ir atbilstoša daudzuma. Tomēr tas nav vienīgais komisijas uzdevums — lietas kvalitātes un derīguma izvērtēšana arī būtu komisijas atbildība inventarizācijas laikā.

Saskaņā ar MK Nr. 877 68. pantu, nemateriālo ieguldījumu un citu bezķermenisko lietu, kā arī prasījumu un saistību (arī ārpusbilances posteņu) summas inventarizē, to apjomu pārbaudot saskaņā ar attiecīgajiem dokumentiem. Prasījumu un saistību summas salīdzina ar attiecīgajiem saimniecisko darījumu dalībniekiem (debitoriem un kreditoriem). Ja tiek apskatīta tieši sadaļa par nemateriālajiem ieguldījumiem un citām bezķermeniskajām lietām, tas izslēdz situāciju, kurā finansists varētu sniegt skaidrojumu, ka, piemēram, bezķermeniskā lieta ir iegādāta sen un attaisnojuma dokumentos esošā vērtība atšķiras no grāmatvedības uzskaitē esošajām, jo normatīvie akti nosaka pienākumu pārskatīt šos attaisnojuma dokumentus vismaz vienu reizi gadā. 

Pazudušas pavadzīmes

Saistībā ar prasījumu un saistību summu salīdzināšanu, tas ļauj pēc iespējas izslēgt situācijas, kurās uzrodas pazudušas pavadzīmes, kas grāmatvedībā dažreiz uzrodas par iepriekšējo pārskata gadu pēc gada pārskata parakstīšanas, tādējādi radot periodizācijas kļūdu esošajā pārskata gadā, ja netiek veikti labojumi iepriekšējā pārskata gadā. Protams, lielākajā daļā sabiedrībām saņemt debitora vai kreditora apstiprinājumu no visiem debitoriem un kreditoriem 100% apmērā ir neiespējami, tomēr ir iespējams nosegt un gūt pārliecību par lielāko daļu.

No finanšu pārskata revīzijas puses svarīgi pieminēt MK Nr. 877 83. pantu, kas nosaka, ka uzņēmuma vadītājs uzaicina uzņēmuma revīzijas komisiju (revidentu, ja tāds ir) iekšējā audita (revīzijas) dienesta darbinieku (sabiedrības kontrolieri, ja tāds ir) vai zvērinātu revidentu, ja uzņēmuma gada pārskats tiek pakļauts zvērināta revidenta pārbaudei, novērot pārskata gada slēguma inventarizācijas gaitu. Praksē ir situācijas, kurās uzņēmumā nav revīzijas komisijas, iekšējā audita, bet pati sabiedrība ir pakļauta zvērināta revidenta finanšu pārskata pārbaudei, tomēr uzņēmuma vadītājs neuzaicina zvērinātu revidentu novērot inventarizāciju. Revidenti bieži paši komunicē ar sabiedrības pārstāvjiem, lai saskaņotu inventarizācijas datumus un piedalīšanos tajās, turklāt praksē ir gadījušās situācijas, kurās revidenti vairākas reizes lūdz piedalīties inventarizācijā, tomēr šie lūgumi tiek ignorēti. Šis pienākums gulstas uz sabiedrības pārstāvjiem, kas par to atbildīgi, kā arī kontaktēšanās pienākums un uzaicinājuma nosūtīšana revidentiem saskaņā ar MK Nr. 877 83. pantu gulstas uz sabiedrību.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2023. gada decembra (504.) numurā.

• Kā salīdzināt grāmatvedības uzskaites datus ar VID Elektroniskās deklarēšanas sistēmas datiem?
• Notikumi pēc bilances datuma
• Gada pārskata sagatavošanā visbiežāk pieļautās kļūdas