Jaunas prasības grāmatvedības programmām

• programmai jābūt licencētai;
• auditācijas pierakstu esamība, saglabāšana un pieejamība;
• datu ierakstīšana noteiktos formātos audita vajadzībām;
• attaisnojuma dokumentu un grāmatvedības reģistru atlasīšana ilgstošai vai pastāvīgai glabāšanai, ierakstīšana attiecīgajos informācijas nesējos un uzglabāšana likumu noteiktajā kārtībā.

• Mākoņdatošana — datu uzglabāšanu mākonī, darbs, izmantojot mākoņpakalpojumu. Šis termins vairs nav svešs nevienam grāmatvedim. Noteikumos atrunāts, kādai jābūt datu pieejamībai mākoņresursos, kādā ģeogrāfiskā reģionā jāatrodas mākoņserverim.
• Tehniskās prasības un auditācijas pieraksti — paskaidrots, kā jābūt pierakstītiem, uzglabātiem ierakstiem par darbībām, kas tiek veiktas programmā.
• Lietotāju lomu un tiesību veidošanas prasības.
• Autentifikācijas un autorizācijas prasības, pieslēdzoties programmai. Šo prasību izpilde ir pilnībā lietotāju atbildība, jo jau šobrīd nav tādu programmu, kur nebūtu iespējams izveidot lietotājus, nošķirt lomas un tiesības un autentificēties programmā ar savu piešķirto lietotājvārdu un paroli.
• Attālinātā piekļuve grāmatvedības datiem.

• noteikumi nosaka, kādi ir reģistri un kādai ir jābūt informācijai šajos reģistros, 
• vērtības mēru (eiro), kas jālieto uzskaitē, 
• ierakstiem jābūt atbilstošajā ārvalstu valūtā, un summas jāpārrēķina eiro (ierakstu veikšana ir grāmatveža darba pienākums, bet programmai ir tikai jāvar veikt ierakstus dažādās valūtās, vairāk nekas netiek prasīts),
• galvenās grāmatas esamība un tajā uzrādāmā informācija,
• analītiskā reģistros uzrādāmā informācija,
• grāmatvedības reģistru kārtošana grāmatvedības ciklā, kas ir grāmatvedības uzskaites cikla īss apraksts un ir attiecināms uz grāmatveža darbu, nevis programmu. Attiecībā uz programmu prasībām ir atruna, ka, ja uzņēmums grāmatvedību kārto elektroniski, izmantojot grāmatvedības datorprogrammas (grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūru), tad uzņēmums nodrošina grāmatvedības reģistru nodalīšanu pa pārskata gadiem un to, lai katram grāmatvedības kontam un analītiskās uzskaites kontam būtu redzams atlikums naudas izteiksmē pēc stāvokļa pārskata gada sākumā, un uzņēmums nodrošina attaisnojuma dokumentu datu ievadīšanu un izmantoto grāmatvedības kontu kopsummu uzrādīšanu pa korespondējošiem kontiem galvenajā grāmatā (virsgrāmatā) vai žurnālā–virsgrāmatā. Katra izmantotā grāmatvedības konta debetā vai kredītā jābūt redzamai kontu korespondencei, — no kādiem grāmatvedības kontiem un to kopsummām veidojas ieraksti katra grāmatvedības konta debetā un kredītā;

• attiecībā uz precēm, citām materiālajām vērtībām un pakalpojumiem;
• saistībā ar skaidras vai bezskaidras naudas avansa izlietojumu vai darbinieku izdevumu atlīdzināšanu;
• preču piegādes dokumentos ietveramos rekvizītus un informāciju, šo dokumentu noformēšanas, parakstīšanas un reģistrēšanas kārtību;

Kā pārliecināties, ka grāmatvedības programma atbilst noteiktajām prasībām?

• Jautāt programmas izstrādātājiem, jo izstrādātāji ir ieinteresēti izskaidrot un skaidri demonstrēt programmas atbilstību prasībām.
• Ja programmas izstrāde tiek veikta individuāli atbilstoši uzņēmuma vajadzībām, pārliecināties, ka izstrādes līgumā ir iekļauta prasība par atbilstību.
• Mākoņa programmas gadījumā pārskatīt pakalpojuma sniedzēja līgumu, vai tajā ir minēti minimālie datu pieejamības sliekšņi un datu rezerves kopiju glabāšanas ilgums.
• Izvēlēties programmu, kas sevi jau ilgstoši pierādījusi Latvijas tirgū — programmām ar lielu klientu skaitu un ilgu vēsturi ir lielāka iespēja, ka bijusi saskare ar audita vai kontrolējošo iestāžu pārbaudēm un tās atzītas par prasībām atbilstošām.
• Izvēlēties programmu, kas tiek izstrādāta Latvijā vai tā ir pielāgota Latvijā noteiktajām prasībām.

Vai grāmatvedības programmas vajadzētu sertificēt?

Godīgas konkurences kropļošana

Liels slogs un papildu izmaksas gan izstrādātājiem, gan VID

• Jāizstrādā specifikācijas, kas balstītas uz normatīvo aktu prasībām, kuras savukārt ir izskaidrotas metodiskajos materiālos ar daudziem un dažādiem piemēriem.
• Jāizstrādā izmaiņas programmā (jāprogrammē).
• Jāveic aprēķinu testēšana.
• Ja aprēķini skar atskaites, kas jāiesniedz VID EDS, jābūt pieejamai EDS testa videi, kurā jaunās atskaites ir pieejamas testēšanai, kā arī pieejams atskaišu failu formāts.
• Jāpiegādā jaunākās izmaiņas lietotājiem.
• Lietotāji atjauno programmu, ievada datus un veido atskaites.

Citās valstīs nav šādas pieredzes