0,00 EUR

Grozs ir tukšs.

ŽURNĀLS BILANCEBILANCES RAKSTIKā grāmatvedi ietekmēs jaunās prasības grāmatvedības programmām

Kā grāmatvedi ietekmēs jaunās prasības grāmatvedības programmām

Viesturs Slaidiņš, SIA Jumis Pro vadītājs

2022. gada 1. janvārī spēkā stāsies jaunais Grāmatvedības likums, bet Ministru kabineta noteikumi, kas paskaidro šā likuma pantus un skaidro likuma pielietojumu, ir izstrādē Finanšu ministrijas darba grupā. Jaunas prasības grāmatvedības programmām Viena no nodaļām, tāpat kā esošajos MK noteikumos Nr. 585, ir veltīta grāmatvedības datorprogrammām. Šī nodaļa nav domāta grāmatvedim pilnīgai informācijas tehnoloģiju izprašanai. Pēc būtības — šī nodaļa ir nepieciešama programmas izstrādātājam vai izplatītājam, lai viņi varētu nodrošināt uzņēmējiem un grāmatvežiem mūsdienu prasībām atbilstošu programmu, iekļaujot funkcionalitāti datu izguvei, pārbaudīšanai,…


Lai turpinātu lasīt šo rakstu,
nepieciešams iegādāties abonementu

9 € / mēnesī*

Pirmās 15 dienas bez maksas

Abonēt

*Abonements tiek atjaunots automātiski, līdz izvēlaties to pārtraukt
 Esi BilancePLZ abonents?
Pieslēgties

Pierakstīties
Paziņot par
0 Komentāri
Iekļautās atsauksmes
Skatīt visus komentārus
Kā grāmatvedi ietekmēs jaunās prasības grāmatvedības programmām
Foto: © Andrey Popov – stock.adobe.com
Viesturs Slaidiņš, SIA Jumis Pro vadītājs
Viesturs Slaidiņš,
SIA Jumis Pro vadītājs
Foto: Aivars Siliņš
2022. gada 1. janvārī spēkā stāsies jaunais Grāmatvedības likums, bet Ministru kabineta noteikumi, kas paskaidro šā likuma pantus un skaidro likuma pielietojumu, ir izstrādē Finanšu ministrijas darba grupā.

Jaunas prasības grāmatvedības programmām

Viena no nodaļām, tāpat kā esošajos MK noteikumos Nr. 585, ir veltīta grāmatvedības datorprogrammām. Šī nodaļa nav domāta grāmatvedim pilnīgai informācijas tehnoloģiju izprašanai. Pēc būtības — šī nodaļa ir nepieciešama programmas izstrādātājam vai izplatītājam, lai viņi varētu nodrošināt uzņēmējiem un grāmatvežiem mūsdienu prasībām atbilstošu programmu, iekļaujot funkcionalitāti datu izguvei, pārbaudīšanai, drošībai un auditu vajadzībām. Noteiktās prasības arī ir būtiskas kontrolējošajām iestādēm, lai, veicot auditu, netiktu apgrūtināts to darbs un datus no programmas varētu izgūt ērti apstrādājamos formātos. Jaunajos noteikumos ir iestrādāta atsevišķa nodaļa "Grāmatvedības datorprogrammu un grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūras lietošanas prasības", un šajā nodaļā definētajām prasībām jāatbilst visām grāmatvedības programmām, no kurām virkne prasību jau ir esošajos MK noteikumos Nr. 585, bet jaunajos — skaidrota plašāk:
  • programmai jābūt licencētai;
  • auditācijas pierakstu esamība, saglabāšana un pieejamība;
  • datu ierakstīšana noteiktos formātos audita vajadzībām;
  • attaisnojuma dokumentu un grāmatvedības reģistru atlasīšana ilgstošai vai pastāvīgai glabāšanai, ierakstīšana attiecīgajos informācijas nesējos un uzglabāšana likumu noteiktajā kārtībā.
Noteikumos ir iestrādāta virkne jaunu punktu, balstoties uz pieejamajām tehnoloģijām, datu drošību un lietošanas praksi:
  • Mākoņdatošana — datu uzglabāšanu mākonī, darbs, izmantojot mākoņpakalpojumu. Šis termins vairs nav svešs nevienam grāmatvedim. Noteikumos atrunāts, kādai jābūt datu pieejamībai mākoņresursos, kādā ģeogrāfiskā reģionā jāatrodas mākoņserverim.
  • Tehniskās prasības un auditācijas pieraksti — paskaidrots, kā jābūt pierakstītiem, uzglabātiem ierakstiem par darbībām, kas tiek veiktas programmā.
  • Lietotāju lomu un tiesību veidošanas prasības.
  • Autentifikācijas un autorizācijas prasības, pieslēdzoties programmai. Šo prasību izpilde ir pilnībā lietotāju atbildība, jo jau šobrīd nav tādu programmu, kur nebūtu iespējams izveidot lietotājus, nošķirt lomas un tiesības un autentificēties programmā ar savu piešķirto lietotājvārdu un paroli.
  • Attālinātā piekļuve grāmatvedības datiem.
Visas šīs prasības ir skaidri saprotamas ikvienam grāmatvedim, kurš ikdienā strādā ar grāmatvedības programmām, turklāt izmantojot mākoņpakalpojumu. Gan spēkā esošie, gan jaunie MK noteikumi nosaka šādas prasības: 1) grāmatvedības reģistru kārtošanas prasības:
  • noteikumi nosaka, kādi ir reģistri un kādai ir jābūt informācijai šajos reģistros, 
  • vērtības mēru (eiro), kas jālieto uzskaitē, 
  • ierakstiem jābūt atbilstošajā ārvalstu valūtā, un summas jāpārrēķina eiro (ierakstu veikšana ir grāmatveža darba pienākums, bet programmai ir tikai jāvar veikt ierakstus dažādās valūtās, vairāk nekas netiek prasīts),
  • galvenās grāmatas esamība un tajā uzrādāmā informācija,
  • analītiskā reģistros uzrādāmā informācija,
  • grāmatvedības reģistru kārtošana grāmatvedības ciklā, kas ir grāmatvedības uzskaites cikla īss apraksts un ir attiecināms uz grāmatveža darbu, nevis programmu. Attiecībā uz programmu prasībām ir atruna, ka, ja uzņēmums grāmatvedību kārto elektroniski, izmantojot grāmatvedības datorprogrammas (grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūru), tad uzņēmums nodrošina grāmatvedības reģistru nodalīšanu pa pārskata gadiem un to, lai katram grāmatvedības kontam un analītiskās uzskaites kontam būtu redzams atlikums naudas izteiksmē pēc stāvokļa pārskata gada sākumā, un uzņēmums nodrošina attaisnojuma dokumentu datu ievadīšanu un izmantoto grāmatvedības kontu kopsummu uzrādīšanu pa korespondējošiem kontiem galvenajā grāmatā (virsgrāmatā) vai žurnālā–virsgrāmatā. Katra izmantotā grāmatvedības konta debetā vai kredītā jābūt redzamai kontu korespondencei, — no kādiem grāmatvedības kontiem un to kopsummām veidojas ieraksti katra grāmatvedības konta debetā un kredītā;
2) kārtība, kādā labo vai papildina ierakstus grāmatvedības reģistros un attaisnojuma dokumentos. Ierakstu labošana grāmatvedības programmās ir atrunāta nodaļā "Grāmatvedības datorprogrammu un grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūras lietošanas prasības"; 3) attaisnojuma dokumentu noformēšanas kārtība — nosakot, ka visi attaisnojuma dokumenti jānumurē, kā arī norādot, ka attaisnojuma dokuments var būt strukturēts elektroniskais rēķins atbilstoši Eiropas Savienības standartam LVS EN 16931–1:2017 "Elektroniskie rēķini. 1. daļa. Elektronisko rēķinu pamatelementu semantisko datu modelis", uzņēmums to izraksta atbilstoši tehniskajā specifikācijā LVS CEN/TS 16931–2:2017 "Elektroniskie rēķini. 2. daļa: Standartam EN 16931–1 atbilstošo sintakšu saraksts" noteiktajai ISO/IEC 19845 (UBL 2.1) sintaksei; 4) prasības attaisnojuma dokumentiem, kurus sagatavo:
  • attiecībā uz precēm, citām materiālajām vērtībām un pakalpojumiem;
  • saistībā ar skaidras vai bezskaidras naudas avansa izlietojumu vai darbinieku izdevumu atlīdzināšanu;
  • preču piegādes dokumentos ietveramos rekvizītus un informāciju, šo dokumentu noformēšanas, parakstīšanas un reģistrēšanas kārtību;
5) grāmatvedības datorprogrammu un grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūras lietošanas prasības; 6) grāmatvedības organizācijas dokumentu izstrādāšanas noteikumi; 7) inventarizācijas metodes, inventarizācijas veikšanas kārtība, rezultātu dokumentēšanas un inventarizācijā atklāto starpību iegrāmatošanas kārtība; 8) grāmatvedības kontroles pasākumu veidi. Vērtējot šīs prasības, secinām, ka jebkura mūsdienīga grāmatvedības programma jau nodrošina visas iepriekš minētās iespējas un prasības.

Kā pārliecināties, ka grāmatvedības programma atbilst noteiktajām prasībām?

Līdzīgi kā esošajos MK noteikumos, arī jaunajos ir paredzēts, ka uzņēmuma vadītājam ir tiesības izvēlēties, kādu grāmatvedības programmu izmantot, bet jābūt pārliecinātam, ka programma atbilst noteiktajām prasībām. Nereti tieši grāmatvedis izvēlas vai ietekmē vadītāja izvēli, ar kuru grāmatvedības programmu uzņēmums strādās. Vai grāmatvedim būtu pienākums novērtēt, vai programma atbilst visām prasībām? Iegādājoties veļas mašīnu, mēs nepārzinām visas tehniskās nianses. Mēs zinām, ka mums nepieciešama veļas mašīna, kurai ir mums svarīgie mazgāšanas režīmi, aukstā vai karstā gaisa žāvēšanas režīms, noteiktas jaudas centrifūga, noteikts elektrības patēriņš, noteikts izmērs u.tml., ko ne vienmēr pat spējam pārbaudīt veikalā. Mēs uzdodam speciālistiem jautājumus un saņemam atbildes. Līdzīgi ir ar datorprogrammām. MK noteikumos ir norādīti kritēriji, kuriem programmai jāatbilst no tehniskā viedokļa, un to, vai programma tiem atbilst vai neatbilst, spēj noteikt tikai speciālists. Grāmatvedis var novērtēt programmas funkcionālās prasības, piemēram, grāmatvedības reģistru kārtošanu, attaisnojuma dokumentu noformēšanas kārtību u.tml. prasības, kas saistītas ar grāmatvedību. Savukārt tehniskās prasības, piemēram, datu formātus, kuros var iegūt datus, auditācijas pierakstu veikšanas mehānismu, datu rezerves kopiju veidošanu, mākoņdatošanas datu pieejamību u.tml., grāmatvedis tiešā veidā novērtēt nevar, par to atbildību vajadzētu uzņemties programmas izstrādātājam. Latvijā starp grāmatvedības programmu izstrādātājiem valda brīva konkurence, un to interesēs ir ievērot visas noteiktās prasības, citādi tie zaudēs esošos klientus un jauni klienti neizvēlēsies noteikumiem neatbilstošu grāmatvedības programmu. Lai būtu droši, ka programma atbilst tehniskajām prasībām, ieteicams:
  • Jautāt programmas izstrādātājiem, jo izstrādātāji ir ieinteresēti izskaidrot un skaidri demonstrēt programmas atbilstību prasībām.
  • Ja programmas izstrāde tiek veikta individuāli atbilstoši uzņēmuma vajadzībām, pārliecināties, ka izstrādes līgumā ir iekļauta prasība par atbilstību.
  • Mākoņa programmas gadījumā pārskatīt pakalpojuma sniedzēja līgumu, vai tajā ir minēti minimālie datu pieejamības sliekšņi un datu rezerves kopiju glabāšanas ilgums.
  • Izvēlēties programmu, kas sevi jau ilgstoši pierādījusi Latvijas tirgū — programmām ar lielu klientu skaitu un ilgu vēsturi ir lielāka iespēja, ka bijusi saskare ar audita vai kontrolējošo iestāžu pārbaudēm un tās atzītas par prasībām atbilstošām.
  • Izvēlēties programmu, kas tiek izstrādāta Latvijā vai tā ir pielāgota Latvijā noteiktajām prasībām.
Protams, atbilstība MK noteikumu prasībām ir nepieciešama, bet svarīgi izvērtēt arī grāmatvedības programmas atbilstību uzņēmuma un grāmatveža vajadzībām: vai tā ir ērta, ar pietiekamu funkcionalitāti, ar regulāriem atjauninājumiem, nodrošina attālinātu piekļuvi datiem, piemēram, mākoņpakalpojuma veidā, un vai par to ir labas atsauksmes no citiem grāmatvežiem.

Vai grāmatvedības programmas vajadzētu sertificēt?

Finanšu ministrijas MK noteikumu izstrādes darba grupā pavīdēja ideja par iespēju grāmatvedības programmas sertificēt vai reģistrēt. Tas nodrošinātu to, ka līdzīgi kā elektroniskajiem kases aparātiem (EKA) Valsts ieņēmumu dienests (VID) pārbaudītu grāmatvedības programmu atbilstību prasībām un tās reģistrētu vienotā reģistrā. Sākotnēji šī ideja nešķita slikta, jo tad VID speciālisti sekotu līdzi programmu atbilstībai. Tomēr, iedziļinoties un piesaistot kvalificētus speciālistus no VID, FM un IT jomas, šī ideja pamatoti tika noraidīta vairāku iemeslu dēļ.

Godīgas konkurences kropļošana

Sertifikācija dotu lielākas priekšrocības tieši Latvijā izstrādātajām programmām, jo tās jau tagad atbilst noteiktajām prasībām. Savukārt daļai no starptautiskajām programmām šādu sertifikāciju nebūtu nemaz iespējams veikt, jo programmas ražotāji nebūtu gatavi atklāt programmas pirmkodu VID speciālistiem. Visticamāk, šīs programmas pamestu Latvijas tirgu pārlieku augstās birokrātijas dēļ. Uzņēmumi, kuri izmanto lielās starptautiskās programmas, kas integrētas uzņēmuma biznesa procesos, nokļūtu neapskaužamā situācijā. Savukārt ārvalstu uzņēmumi, kuri darbojas Latvijā un grāmatvedības uzskaiti veic mātes uzņēmuma izvēlētajā programmā, varētu būt spiesti pārtraukt darbību Latvijā.

Liels slogs un papildu izmaksas gan izstrādātājiem, gan VID

Grāmatvedības programmu sertificēšanu nevar salīdzināt ar elektronikas, sadzīves tehnikas, EKA vai kādu citu iekārtu sertificēšanu. Piemēram, lai Eiropas Savienībā izplatītu rotaļlietas, mašīniekārtas, elektropreces, individuālos aizsardzības līdzekļus, būvizstrādājumus, gāzes iekārtas, radio un telekomunikāciju iekārtas, medicīnas ierīces, tām ir nepieciešama CE zīme. "CE zīme ir ražotāja apliecinājums, ka prece atbilst piemērojamām prasībām, kuras ir noteiktas Kopienas saskaņošanas tiesību aktos attiecībā uz tās uzlikšanu. CE zīme nodrošina preču brīvu kustību visā Kopienas tirgū, jo nav nepieciešama preču atkārtota pārbaude", Patērētāju tiesību aizsardzības centrs (https://www.ptac.gov.lv/lv/par-ce-zimi). Grāmatvedības programmas no sadzīves tehnikas atšķiras ar to, ka tās nemitīgi tiek uzlabotas un papildinātas. Daudzām grāmatvedības programmām ir vairāk nekā četras jaunas versijas jeb izlaidumi gadā, un mākoņa programmām jaunu versiju skaits gadā var būt mērāms pat vairākos desmitos. Lai grāmatvedības sistēmās iestrādātu būtiskas izmaiņas (piemēram, izmaiņas nodokļu aprēķinos), jābūt vismaz pusgada laika rezervei, jo jāveic noteikts dzīves cikls:
  • Jāizstrādā specifikācijas, kas balstītas uz normatīvo aktu prasībām, kuras savukārt ir izskaidrotas metodiskajos materiālos ar daudziem un dažādiem piemēriem.
  • Jāizstrādā izmaiņas programmā (jāprogrammē).
  • Jāveic aprēķinu testēšana.
  • Ja aprēķini skar atskaites, kas jāiesniedz VID EDS, jābūt pieejamai EDS testa videi, kurā jaunās atskaites ir pieejamas testēšanai, kā arī pieejams atskaišu failu formāts.
  • Jāpiegādā jaunākās izmaiņas lietotājiem.
  • Lietotāji atjauno programmu, ievada datus un veido atskaites.
Diemžēl izmaiņas normatīvajos aktos tiek pieņemtas un publicētas ar minimālu spēkā stāšanās termiņu, reizēm pat ar atpakaļejošu, metodiskais materiāls netiek laikus izstrādāts, un normatīvo aktu interpretācija katram tā lasītājam var būt atšķirīga. Tas nozīmē, ka jau šobrīd laiks jaunas versijas izstrādei, testēšanai ir ļoti īss, lai lietotājiem piegādātu programmu, kas vienmēr atbilst jaunieviestajām likumu normām. Teorētiski jebkura jauna versija var izmainīt programmu tā, ka tā vairs neatbilst noteiktajām prasībām, kas pieprasa to, ka katra jauna versija VID būtu jāsertificē. Ja izstrādes procesā vēl būtu nepieciešama jaunās versijas sertificēšana, tas aizkavētu versijas piegādi vēl vairāk. Grāmatvedības programmas ir daudz sarežģītākas un funkcionāli daudz plašākas nekā EKA, un tas nozīmē, ka arī nepieciešamie VID resursi to sertificēšanai būtu daudz lielāki. Arī izstrādātāju iesaiste sertificēšanas procesā palielinātu izstrādes izmaksas, kas savukārt palielinātu programmu cenu.

Citās valstīs nav šādas pieredzes

Diemžēl idejas iniciatori nespēja sniegt piemērus no citām valstīm, kurās grāmatvedības programmu sertificēšana vai reģistrēšana veiksmīgi darbotos, kā arī darba grupas speciālistiem neizdevās atrast piemērus citās valstīs. Labs piemērs, kas varētu palīdzēt uzņēmumiem un grāmatvežiem programmas izvēlē, ir realizēts Apvienotajā Karalistē, kurā valsts iestāde ar līdzīgām funkcijām kā VID ir publicējusi sarakstu ar visām grāmatvedības programmām, kas valstī pieejamas. Sarakstā gan tiek uzsvērts, ka iestāde nav testējusi un neuzņemas atbildību par programmu atbilstību vai kvalitāti, par to lietotājiem ir jājautā programmu izstrādātājiem. (https://www.gov.uk/government/publications/record–keeping–and–simpler–income–tax–applicationssoftware/simple–record–keeping–applications–commercial–software–suppliers) Lai arī teorētiski ieviest var jebko, tomēr valstiskā līmenī, ieviešot kādu jaunu sertifikāciju, svarīgi ir izvērtēt visus ieguvumus un zaudējumus un vai šāda sertifikācija kopumā uzlabo situāciju vai tomēr to pasliktina — kropļojot konkurenci, palielinot administratīvo slogu, izmaksas izstrādātājiem un galu galā arī izmaksas uzņēmumiem par grāmatvedības programmas lietošanu. Rezumējot — jaunie MK noteikumi būtiski nemainīs grāmatvežu atbildību, tomēr precizēs prasība tā, lai tās atbilstu mūsdienu grāmatvedības programmām, no kā iegūs gan grāmatveži, gan uzņēmumi, gan kontrolējošās iestādes, un visiem programmu izstrādātājiem būs vienas prasības grāmatvedības programmu izstrādē. Publicēts žurnāla “Bilance” 2021. gada septembra (477.) numurā.

Pareizrakstības kļūdas ziņojums

Redaktoriem tiks nosūtīts šāds teksts: