Kas jāievēro grāmatvedības normatīvo aktu piemērošanā attiecībā uz elektronisku grāmatvedības attaisnojuma dokumentu parakstīšanu un apliecināšanu, Valsts ieņēmumu dienesta (VID) seminārā skaidro Madara Reinika, VID galvenā nodokļu inspektore.

Kas ir elektroniskais attaisnojuma dokuments un kā to parakstīt?

Lai attaisnojuma dokumentu uzskatītu par elektronisku dokumentu, tas var būt izsniegts jebkādā elektroniskā formā, pēc sagatavotāja izvēles (piemēram, strukturēts ziņojums vai vienkārši e-pasts ar pdf pielikumu).

Elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu un tam ir juridisks spēks, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts vai vienkāršs elektroniskais paraksts (otrajā gadījumā – ja puses par to vienojušās rakstveidā; šī vienošanās noformējama rakstveidā un parakstāma vai nu uz papīra vai ar drošu elektronisko parakstu).

Kas ir elektronisks apliecinājums?

Savukārt elektronisks apliecinājums ir elektroniskā formā sagatavotajā attaisnojuma dokumentā minēta darījuma esības un sniegtās informācijas pareizības apstiprinājums grāmatvedības informācijas datorsistēmā (vai citā informācijas sistēmā). Tam jābūt veiktam uzņēmuma vadītāja noteiktajā veidā un jāļauj identificēt konkrētu personu – apliecinājuma devēju. Elektroniskajam apliecinājumam nav juridiska spēka, bet tas der ierakstiem grāmatvedības reģistros, informē M. Reinika.

Elektroniskā formā sagatavotā iekšējā attaisnojuma dokumentā rekvizītu “paraksts” var aizstāt ar elektronisku apliecinājumu (piemēram, inventarizācijas sarakstos). Elektronisks apliecinājums var būt, piemēram:

• datorsistēmā izveidoti piekļuves kontroles noteikumi, saskaņā ar kuriem piekļuve dokumentam iespējama tikai pēc reģistrēšanās ar konkrētu lietotājvārdu vai paroli;
• dokumentam pievienotas datnes (pielikumi ar noteikta satura informāciju);
• secīgu darbību kopuma veikšana lietvedības sistēmā.

Kad attaisnojuma dokuments var būt bez paraksta?

Daži attaisnojuma dokumenti var būt bez paraksta (tos var elektroniski nosūtīt neparakstītus). Pie šādiem izņēmumiem pieder gadījumi, kad darījuma esību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks (piemēram, līgums vai vienošanās, kur sadarbības partneri vienojušies par rēķinu nosūtīšanu uz epasta adresi). Otrkārt, rēķinu var neparakstīt, ja tā saimnieciskā darījuma esību pamato uzņēmuma vienošanās ar šī saimnieciskā darījuma dalībnieku – fizisko personu, kas neveic saimniecisko darbību. Praksē tas nozīmē, piemēram, interneta veikala noteikumu apstiprināšanu, ko pircēji veic, tiešsaistē iegādājoties preces. Šādas saistības var tikt nodibinātas arī ar mutvārdu vienošanos (klients piezvana, palūdz atsūtīt preci). Svarīgi ievērot, ka par šādu vienošanos nevar uzskatīt fiziskās personas veikto avansa maksājumu par preci, uzsver M. Reinika.

Par attaisnojuma dokumentu var izmantot elektroniski saņemtu rēķinu bez paraksta arī tad, ja nav noslēgts līgums, bet tādā gadījumā saimnieciskā darījuma esību un informācijas pareizību apliecina saņēmēja atbildīgā persona vadītāja noteiktajā kārtībā.

Vēl viens izņēmums saistīts ar specifiskiem gadījumiem. Par attaisnojuma dokumentu var izmantot dokumentu, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam preces vai pakalpojuma pieņemšanai (ja apliecinājusi saņēmēja atbildīgā persona vadītāja noteiktajā kārtībā) – piemēram, pieņemšanas-nodošanas akts.

Bez paraksta var būt arī bankas maksājumu uzdevumi (piemēram, maksājumi par transportlīdzekļa tehnisko apskati), bankas konta izraksti (pirkumi, kas veikti ar uzņēmuma kredītkarti vai internetā) un kases čeki, piemēram, izdevumu detalizēšanai (visos šajos gadījumos – saņēmēja pusē apliecināts vadītāja noteiktā kārtībā).

Lasiet arī:Dokumentu arhivēšana un iznīcināšana

Skatiet kursu videoierakstus:Papīra un elektronisko dokumentu darba organizēšana, saglabāšana institūcijās un privātorganizācijās