Jautājums: kādi dokumenti jāgatavo, lai uzskaitītu degvielas patēriņu, ja uzņēmums maksā nodokļus par vieglo automašīnu? Kas tādā gadījumā ir saimnieciskie un nesaimnieciskie izdevumi, vai jāraksta maršruts katru dienu un nobrauktie kilometri, vai pietiek ar odometra rādījumu mēneša sākumā un beigās un iegādāto degvielu?

Saskaņā ar Uzņēmumu ienākuma nodokļa likuma 8.panta otrās daļas 14.punktu pie izdevumiem, kas nav saistīti ar saimniecisko darbību, pieskaita visus izdevumus, kas tieši nav saistīti ar nodokļa maksātāja saimniecisko darbību, tai skaitā patērētās degvielas izmaksas, kas pārsniedz šā panta piektās daļas 5.punktā noteiktos limitus.

Uzņēmumu ienākuma nodokļa likuma 8.panta piektās daļas 5.punktā noteikts, ka neatkarīgi no šajā pantā minētā ar saimniecisko darbību saistīti izdevumi ir izdevumi par transportlīdzekļa (izņemot reprezentatīvo automobili) degvielu neatkarīgi no tā, vai attiecīgais transportlīdzeklis ir izmantots tikai saimnieciskajā darbībā, pamatojoties uz faktiski nobraukto kilometru skaitu katrā mēnesī saskaņā ar transportlīdzeklim noteikto degvielas patēriņa normu uz 100 kilometriem, kas nepārsniedz izgatavotājrūpnīcas norādīto pilsētas cikla degvielas patēriņa normu vairāk kā par 20 procentiem, ja ir izpildīts viens no šajā punktā minētajiem kritērijiem, proti,

• par transportlīdzekli tiek maksāts uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodoklis,
• transportlīdzeklis ir atbrīvots no aplikšanas ar uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokli saskaņā ar Transportlīdzekļa ekspluatācijas nodokļa un uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokļa likuma 14.panta pirmās daļas 5. un 6.punktu vai
• nodokļa maksātājs saskaņā ar normatīvajiem aktiem par lauksaimniecības pakalpojumu kooperatīvo sabiedrību un mežsaimniecības pakalpojumu kooperatīvo sabiedrību atbilstības izvērtēšanu ir atbilstīga lauksaimniecības pakalpojumu kooperatīvā sabiedrība vai atbilstīga mežsaimniecības pakalpojumu kooperatīvā sabiedrība, vai zvejnieka saimniecība.

Tātad likumdevējs ir noteicis pienākumu komersantam uzskaitīt, lai tā transportlīdzekļa degvielas izdevumi par faktiski nobraukto km skaitu katrā mēnesī saskaņā ar transportlīdzeklim noteikto degvielas patēriņa normu uz 100 km patēriņu nepārsniedz izgatavotājrūpnīcas norādīto pilsētas cikla degvielas patēriņa normu vairāk kā par 20 %.

Atbilstoši Ministru kabineta 2003.gada 21.oktobra noteikumu Nr.585 “Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” 41.3. apakšpunktam, kārtību, kādā uzņēmums dokumentē un uzskaita uzņēmuma transportlīdzekļu izmantošanas izdevumus, tai skaitā ar uzņēmuma saimniecisko darbību saistītos transportlīdzekļu izmantošanas izdevumus, kā arī izdevumus, kas saistīti ar uzņēmuma kā darba devēja vieglo transportlīdzekļu izmantošanu tādām vajadzībām, kas nav saistītas ar uzņēmuma saimnieciskās darbības veikšanu, un kurus nosaka, ņemot vērā nodokļus reglamentējošo normatīvo aktu prasības, nosaka grāmatvedības organizācijas dokumenti.

Turklāt šo noteikumu Nr.585 42.punkts nosaka, ja speciālajos likumos vai citos normatīvajos aktos attiecībā uz kādiem konkrētiem grāmatvedības organizācijas dokumentiem nav noteikts citādi, grāmatvedības organizācijas dokumentus izstrādā, apstiprina un par to saturu atbild uzņēmuma vadītājs.

Ņemot vērā minēto, lai varētu gūt patiesu un skaidru priekšstatu par komersanta  transportlīdzekļu izmantošanu un ar to saistītiem izdevumiem, komersanta vadītāja apstiprinātajos grāmatvedības organizācijas dokumentos jāietver noteikta kārtība, kādā komersants dokumentē un uzskaita  transportlīdzekļu izmantošanas izdevumus, tostarp,

jānosaka iekšējo attaisnojuma dokumentu un reģistru noformēšanas kārtība, kādā tiks uzskaitīts faktiski nobrauktais kilometru skaits, pamatojoties uz transportlīdzekļa odometra rādījumiem mēneša sākumā un beigās, un kuros tiks konstatēts degvielas patēriņš.

Turklāt grāmatvedības organizācijas dokumentos sabiedrībai ir jānosaka arī kārtība, kādā tiek aprēķināta un grāmatvedības reģistros uzrādīta starpība starp degvielas vērtību, kas aprēķināta ņemot vērā Uzņēmumu ienākuma nodokļa likuma 8.panta piektās daļas 5.punktā noteikto nosacījumu un mēnesī faktiski patērētās degvielas vērtību.

Tādējādi komersants ir tiesīgs izmantot jebkādu uzņēmuma vadītāja apstiprinātu uzskaiti, ja ar šo uzskaiti ir iespējams pamatot nobraukto kilometru skaitu, patērēto degvielu – litros un naudas izteiksmē Uzņēmumu ienākuma nodokļa likuma 8.panta piektās daļas piemērošanas vajadzībām, kā arī nepieciešamības gadījumā pamatot autotransporta izmantošanu saimnieciskās darbības vajadzībām.

Ņemot vērā iepriekš minēto, nobraukto kilometru uzskaites kārtībai, kas apstiprināta grāmatvedības organizācijas dokumentos, ir jābūt tādai, kas nodrošina pilnīgu informāciju par faktiski nobraukto kilometru skaitu.

Valsts ieņēmumu dienesta metodiskā materiāla “Metodiskais materiāls uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokļa maksātājiem” 3. pielikumā tiek sniegts piemērs, kā grāmatvedības organizācijas dokumentos jānosaka iekšējo attaisnojuma dokumentu un reģistru noformēšanas kārtība, lai uzskaitītu faktiski nobraukto kilometru skaitu, pamatojoties uz transportlīdzekļa odometra rādījumiem mēneša sākumā un beigās un, lai konstatētu degvielas patēriņu saskaņā ar Uzņēmumu ienākuma nodokļa likuma noteiktajām degvielas patēriņa normām. Savukārt metodiskā materiāla 4. pielikumā tiek sniegts piemērs, kā aizpildāms Hronoloģiskās uzskaites reģistrs par aprēķina un uzskaites starpībām starp faktiski patērētās degvielas vērtību un degvielas vērtību, kas aprēķināta saskaņā ar Uzņēmumu ienākuma nodokļa likuma normām. Paraugs: 3-4. pielikums

Metodiskais materiāls ir pieejams VID mājas lapā adresē Sākums/Nodokļi/Uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodoklis/Informatīvie un metodiskie materiāli (https://www.vid.gov.lv/lv/informativie-un-metodiskie-materiali-10).