Rēķins, kurā ir iekļauts pievienotās vērtības nodoklis (PVN), ir nodokļa rēķins. Par nodokļa rēķinu uzskata dokumentu papīra vai elektroniskā formā, kurā norādīti Pievienotās vērtības nodokļa likuma 125. pantā (PVN likums) noteiktie rekvizīti un informācija, atgādina Laila Kelmere, Mg.oec., praktizējoša grāmatvede, Latvijas Lauksaimniecības universitātes vieslektore, Grāmatvedības un finanšu koledžas docente.
Likums pieļauj arī atkāpes atsevišķos gadījumos neievērot 125. pantā noteikto, piemēram, var sagatavot vienkāršoto nodokļa rēķinu par darījumu iekšzemē, kura vērtība bez PVN ir mazāka par 150 eiro.
Par nodokļa rēķinu elektroniskā formā uzskata nodokļa rēķinu, kas ir izsniegts un saņemts jebkādā elektroniskā veidā.
Reģistrēts nodokļa maksātājs nodokļa rēķinu elektroniskā formā ir tiesīgs izrakstīt (noformēt) un izsniegt tikai tad, ja šā nodokļa rēķina saņēmējs atzīst šādu nodokļa rēķina formu. Tātad — jābūt ārējam dokumentam, kurā ir vienošanās, ka rēķins tiks sagatavots elektroniskā formā.
Elektroniska nodokļa rēķina elektroniskās formas autentiskumu (nodokļa rēķina izsniedzēja identitātes apliecinājumu) un nemainīgu saturu var nodrošināt, ja nodokļa rēķinam ir drošs elektroniskais paraksts Elektronisko dokumentu likuma izpratnē vai ja nodokļa rēķins ir nosūtīts, izmantojot elektronisko datu apmaiņu vai citu veidu, ko izvēlējies pats nodokļa maksātājs atbilstoši šā PVN likuma 125. panta ceturtās daļas nosacījumiem.
Nodokļa maksātājam ir pienākums nodrošināt nodokļa rēķina izcelsmes autentiskumu (nodokļa rēķina izsniedzēja identitātes apliecinājumu), nemainīgu saturu un salasāmību no nodokļa rēķina izrakstīšanas brīža līdz glabāšanas termiņa beigām.
Veidu, kādā tiek nodrošināts nodokļa rēķina izcelsmes autentiskums (nodokļa rēķina izsniedzēja identitātes apliecinājums), nemainīgs saturs un salasāmība, nosaka pats nodokļa maksātājs, garantējot darījumu izsekojamību, saistot savā starpā nodokļa rēķinu un veikto darījumu. Nodokļa maksātājs arī nodrošina, kā tiek glabāti izrakstītie un saņemtie rēķini.
Elektroniskā formā saņemto nodokļa rēķinu glabāšana ir datu glabāšana, kas veikta, izmantojot elektroniskas datu apstrādes (tostarp digitālās saspiešanas) un glabāšanas ierīces, kā arī izmantojot vadus, radio, optiskos līdzekļus vai citus elektromagnētiskos līdzekļus.
Nodokļa maksātājs ir tiesīgs papīra formā izrakstīto un saņemto nodokļa rēķinu pārvērst un glabāt elektroniskā formā atbilstoši grāmatvedību regulējošu normatīvo aktu prasībām — likums “Par grāmatvedību”, Ministru kabineta 21.10.2003. noteikumi Nr. 585 “Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” (turpmāk — MK noteikumi Nr. 585).
Nodokļa maksātājam ir pienākums visus izrakstītos un saņemtos nodokļa rēķinus glabāt iekšzemē, izņemot gadījumus, kad nodokļa rēķinu glabāšana notiek elektroniski un ir nodrošināta pilnīga tiešsaistes piekļuve attiecīgajiem datiem. Minimālais nodokļu rēķinu glabāšanas laiks ir 5 gadi vispārējā gadījumā, ja nav izmantoti īpaši nosacījumi priekšnodokļa atskaitīšanai vai kāds īpašs režīms.
Vairāk par saimnieciskos darījumos izmantoto dokumentu pareizu noformēšanu var uzzināt L. Kemleres rakstā “Preču piegādes dokuments, rēķins un paraksts“.
Abonējot portālu BILANCE PLZ, var piekļūt arī žurnāla BILANCE rakstu arhīvam!
