Viens no svarīgākajiem uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumentiem ir inventarizācijas veikšanas kārtība (nolikums). Saskaņā ar normatīvo regulējumu, par inventarizācijas veikšanu uzņēmumā atbildīgs ir tā vadītājs (vadītājs arī izveido inventarizācijas komisijas atsevišķu objektu inventarizēšanai, inventarizācijas komisijas personālsastāvu un inventarizācijas sākšanas un pabeigšanas termiņu).

"Inventarizācijas nolikumā būtu jāparedz, kad inventarizācija veicama un cik liels laika periods ir starp tām. Datumi šeit var nebūt rakstīti, jo tie parādīsies vadītāja ikgadējā rīkojumā. Vadītāja rakstiskam rīkojumam (par svarīgāko inventarizāciju - gada pārskata inventarizāciju) jābūt vienmēr - tas nekas, ka inventarizācijas komisija gadiem nemainās," biznesa augstskolas "Turība" Finanšu un grāmatvedības programmu direktore Anna Medne.

Tāpat inventarizācijas kārtībā jāprecizē, kā inventarizācija tiek veikta - piemēram, vai inventarizācijas saraksti tiek sastādīti gan par atbildīgajām personām, gan bilances rindām, vai tikai vienu no tiem. Inventarizācijas sarakstu jāsalīdzina ar grāmatvedības uzskaiti, neatkarīgi no tā, vai tiek izmantota periodiskā, vai nepārtrauktā krājumu uzskaite. "Ja tiek izmantota periodiskā krājumu uzskaite, tad inventarizācijas saraksti iegūst vēl svarīgāku nozīmi, jo uz to pamata tiek veidoti koriģējošie grāmatojumi. Ja ir nepārtrauktā grāmatvedības uzskaite, tad datiem vajadzētu sakrist (lai gan praksē parasti tie nesakrīt, un tad jāmeklē cēlonis, kāpēc)," skaidro Anna Medne.

Uzņēmumā jābūt izstrādātam iekšējam dokumentam - inventarizācijas aktam. Inventarizācijas komisijas sastāvā būtu jābūt vismaz 3 cilvēkiem, bet jāatceras, ka tajā nevar tikt iekļauta materiāli atbildīgā persona (persona, kas beigās dod piekrišanu inventarizācijas gala slēdzienam - te jāpiezīmē, ka arī tad, ja piekrišana netiek dota, inventarizācija tik un tā ir notikusi). Ja ir situācija, kad atbildīgā persona nevar būt klāt (slimības vai citu iemeslu dēļ), lēmumu par inventarizācijas veikšanu bez atbildīgās personas klātbūtnes pieņem uzņēmuma vadītājs. "Piemēram, ir trīs noliktavas - divās atbildīgā persona ir klāt, bet trešajā nav. Tas nozīmē, ka vadītājam jāizdod atsevišķu rīkojumu, ka šajā trešajā noliktavā inventarizācija notiks bez atbildīgās personas klātbūtnes," saka Anna Medne. Savukārt gadījumos, ja atbildīgā persona par atsevišķām uzņēmuma struktūrvienībām vispār nav nozīmēta, tad atbildīgs par tām būs uzņēmuma vadītājs.

Pārskata gada slēguma inventarizācijas procesa novērošanai piesaista arī uzņēmuma revīzijas komisiju (revidentu), iekšējā audita novērotāju (sabiedrības kontrolieri) vai zvērinātu revidentu. Tas jāparedz (jāpiemin) inventarizācijas rīkojumā.

Ir iespējamas situācijas, kad inventarizācijas laikā visi uzņēmuma pamatlīdzekļi nav uz vietas. "Piemēram, ja uzņēmums sniedz transporta pakalpojumus, tad diezgan reta būs situācija, kad visas automašīnas atrodas uzņēmuma teritorijā. Šādā gadījumā tiek veidots atsevišķs dokuments par tiem pamatlīdzekļiem, kurus inventarizēsim vēlāk," stāsta Anna Medne. Šajā dokumentā jāiekļauj atbilstošu skaidrojumu, kā arī norādi par to, kad inventarizāciju šiem pamatlīdzekļiem būs iespējams veikt.

Annas Mednes semināru "Grāmatvedības organizācijas dokumenti, attaisnojošie dokumenti. Grāmatvedības politika" iespējams iegādāties "Bilances Akadēmijas" mājaslapā.

Lasiet arī:

Kas noteikti jāapraksta grāmatvedības organizācijas dokumentos?

Kontu plāns un pamatlīdzekļu novērtēšana – daži vērā ņemami aspekti

Kā pārbaudīt, vai saliktais konts izveidots pareizi?