Mūsdienās digitalizācija organizācijās ir ienākusi ļoti plaši. Primāri, protams, ir digitalizētas visas jomas, kas saistās ar organizācijas attīstību — ar dažādiem pārdošanas kanāliem, mārketingu u.c. Joma, kas saistās ar darbiniekiem un viņu vadību, ir diezgan sarežģīta, un digitalizāciju šajā jomā ieviest nav vienkārši. Tomēr nu ir pienācis brīdis, kad tam ir jāķeras klāt.

Par to, kas ir mūsdienīga personālvadība un kāda loma tajā ir digitālajā kultūrā, vebinārā stāstīja eksperte un konsultante personālvadībā Kristīne Āboltiņa.

«Pasaule ir ļoti izmainījusies. Pēdējie pāris gadu, kurus pavadījām Covid–19 ietekmē, ir izmainījuši katru no mums. Paši sev uzdodam jautājumu: kas es esmu, ko es gribu? Kā konkrētā organizācija man palīdz realizēt dzīves plānus un mērķus?» sacīja K. Āboltiņa.

Darba tirgus ir mainījies, un tas pilnā mērā pieder darba ņēmējam. Organizācija kalpo tikai kā viens solis katra cilvēka individuālajā dzīves pašrealizācijā un plānos. Organizācijām arī ir pienācis laiks, kad stratēģijas, kuras tās ir izveidojušas šodien, rīt vairs var nepastāvēt. Situācija Ukrainā to atspoguļoja vēl spilgtāk: tas, kas der šodien, iespējams, vairs nederēs rīt. Tāpēc Raiņa teiktais: «Pastāvēs, kas pārvērtīsies» — ir viena no pamatlietām mūsu dzīvē.

Jāmainās arī saturam

Lai gan organizācijas terminu «personāla vadība» sāk nomainīt ar terminu «cilvēku vadība», jāmainās ir arī saturam, ne tikai terminam. Un mainīt saturu patiesībā ir vissarežģītāk. 

Organizācija bez cilvēkiem ir tikai bankas konts un ieraksts Uzņēmumu reģistrā. Tieši cilvēki ir tie, kas attīsta organizāciju un ved to tālāk pretī jauniem mērķiem. 

Organizācijas pamatuzdevums ir strādāt nevis ar noteiktiem lietvedības jautājumiem, bet ieguldīt tieši savu darbinieku profesionālajā un personīgajā izaugsmē. Līderības attīstība ir viena no pamatlietām, uzsvēra eksperte.

Digitalizācija palīdz organizācijām fokusēties uz primāro, kas mūsdienās ir ļoti nepieciešams — uz attīstību un izaicinājumiem. Mūsdienu lielākais izaicinājums ir laika resurss. Mums ir jātiek galā ar milzīgu informācijas apjomu.

«Aiz informācijas ir nepārtraukta attīstība, kustība, nekas vairs nav šodien tāds, kāds bija vakar. Esam pieraduši, ka visa dzīve ir ātri pieejama, viena klikšķa attālumā, esam pieraduši, ka mūs «serviso» no visām pusēm. Lai ko mēs darītu, esam pieraduši saņemt pakalpojumu, saņemt ātrā veidā informāciju, būt tepat sasniedzamiem bez lieka enerģijas un laika patēriņa,» cilvēku paradumus skaidroja K. Āboltiņa. 

Darbinieku motivācija

Kas cilvēkus motivē? K. Āboltiņa uzsvēra, ka tas ir darīt kaut ko jēgpilnu, justies novērtētam un piederīgam organizācijai un redzēt savus sasniegumus. Jēgpilnums ir gan viens no lielākiem motivatoriem, gan demotivatoriem. Bieži vien jēga zūd, ja ir jāpatērē vairāk laika, nekā ir pierasts vai grib to darīt, vai arī ir lieka birokrātija. Dzīve telefonā un viens klikšķis, kura attālumā viss ir pie≠ejams, ir mūsu ikdienas sastāvdaļa. 

Ja runā par organizācijām un personālvadību, sfēru, kas saistās ar lietvedības jautājumiem, tad tā ļoti bieži nav klikšķa attālumā. Jo lielāka organizācija, jo svarīgāk ir ieguldīt šajā jomā, lai visi jautājumi, kas saistās ar pragmatiskajām, praktiskajām lietām, bez kurām nespējam pastāvēt, būtu saprotami, viegli iegūstami un pārskatāmi. Tā ir atšķirība, kas kadru daļu pārveido par cilvēku vadības nodaļu. 

Tas dod arī ļoti lielu pievienotu vērtību komunikācijā ar darbiniekiem. Jo lielāka organizācija, jo sarežģītāk un grūtāk tajā darboties — komunikācija paliek sarežģītāka.

Digitalizācija dod labu pārskatu

Ja runā par digitalizāciju personālvadībā, ieguvumiem un riskiem, tad parasti organizācijās viss, kas saistās ar personāla vadību, ir ļoti sadrumstalots. Vienā daļā ir algu sadaļa, otrā — lietvedība ar līgumiem, trešajā — komunikācija, ceturtajā — viss, kas saistās ar apmācībām u.c. Vēl bieži izaicinājums ir tas, kā to visu apkopot un iegūt vienotā informācijas laukā un kā nodrošināt to, ka, lai aizpildītu anketu par atvaļinājumu, tiek paņemta anketas pēdējā versija. Tie, kuri saskaras ar personālnodaļu, labi zina, cik tas ir liels izaicinājums. Tas ir izaicinājums arī cilvēkiem, jo viņi negrib iedziļināties un savu laiku veltīt kārtējiem nolikumiem un veidlapām.

Digitalizācija šajā sfērā dod ļoti labu pārskatu. Informācijai atrodoties vienā vietā, nevis neskaitāmos failos un mapēs, organizācija iegūst kvalitatīvu statistiku — par personāla uzvedības modeļiem, rīcībām, rotāciju, apmācībām, budžeta ieguldījumu darbiniekos u.c. 

Šādi dati dod daudz informācijas par to, kas notiek uzņēmumā. Ja uz šiem datiem paskatās objektīvi un rūpīgi, tad ir iespējams redzēt daudz informācijas par vadītājiem, par līderiem, par organizācijas vidi, par to, kur no organizācijas kultūras un vērtību viedokļa ir vērts piestrādāt, vai organizācijas vērtības saskan ar darbinieku vērtībām, un otrādi. Tas ir arī labs veids, kā strukturēt informāciju, noteiktas lietas, kā nodrošināt to, ka informācija ir pieejama šeit un tagad bez lieka ieguldījuma.

Investīcija optimizācijā

Laiks un enerģija ir cilvēku vislielākie resursi, kuru trūkst visvairāk. 

«Ja kaut ko neizdarījām, parasti aizbildināmies, ka mums nebija laika. Mūsdienu apstākļos organizācijām ir pienācis laiks dot kārtīgu ieguldījumu digitalizācijā, kurai vēlāk būs atdeve. Jā, tā ir izmaksu investīcija, joma, kurā investējam bez tūlītējas atdeves. Atdeve nāks vēlāk no darbinieku lojalitātes, no tā, ka veidojam savu darba devēja tēlu, kas viennozīmīgi ir organizācijas atbildība. Jo zinām, kas notiek darba tirgū, cik ļoti grūti ir rekrutēt un noturēt labākos darbiniekus — tas tik tiešām ir izaicinājums,» skaidroja eksperte. 

Digitalizācija ir arī investīcija, kas ļauj optimizēt daudzas lietas, arī personālvadības budžetu. Jo tajā brīdī ir skaidri pārskatāms, kas īsti ir vai nav darīts. Un, glabājot datus atšķirīgās vietās, var pazaudēt kopskatu.

Digitalizācijas riski

Viens no riskiem, pārejot uz digitālu vidi, ir tas, ka var pārāk distancēties un saskarsme var kļūt tikai un vienīgi digitāla. Šo pieeju daudzi uzņēmumi jau piedzīvoja Covid–19 pandēmijas laikā, strādājot attālinātās komandās, kad patiešām bija jāiegulda daudz lielāka iesaiste, jo darbiniekus uzņēmuma vadība redzēja tikai caur datora ekrāniem un saprata, ka tas nav pietiekami.

Lai šo risku mazinātu, organizācijām ir jāiegulda savu cilvēku un it īpaši visu līmeņu vadītāju attīstībā. Saskarsmes prasmes neviens nav atcēlis un arī neatcels. 

Lai ko uzņēmums ieviestu digitalizācijas jomā, mērķis ir atvieglot darbu, palīdzēt strādāt vienkāršāk un vieglāk un veltīt laiku tam, kas ir patiešām svarīgi.

Kas vislabāk nostrādā gadījumā, ja darbinieki nevēlas mainīties un iekļaut savu pienākumu veikšanā digitālus jautājumus?

Atbilde

Nevēlēšanās mainīties attiecas ne tikai uz digitālajiem risinājumiem, mēs nevēlamies mainīties pašos pamatos. Kāpēc? Tāpēc, ka jebkuras izmaiņas ir bieds, drauds, jo tiek apdraudēti mūsu ieradumi, drošība. Jebkuri digitālie risinājumi ir mini pārmaiņu vadība, kas ir jāveic organizācijā. Pārmaiņu vadība vienmēr sākas ar to, ka palīdzam darbiniekiem saprast, kas ir viņu ieguvums no jaunā risinājuma. Jo cilvēki ir tendēti skatīties uz to, kas ir slikti, negatīvi. Svarīgi ir dot izpratni: ko es iegūšu? Jo cilvēks visu dzīvi un darbu uztver caur prizmu: kāds man no tā ir labums? Tieši sākot ar skaidrojumu, kāds konkrētajam cilvēkam ir labums no digitālā risinājuma, ir vislabākā pieeja šim jautājumam. Mēs tikai domājam, ka cilvēki uztver lietas kā pašas par sevi saprotamas. Nē, tā tas nav, ļoti daudzas lietas vispirms ir jāpaskaidro! Tas ir arī viens no cilvēku vadības pamatprincipiem: visu laiku skaidrot, kāds ir ieguvums.

Vai digitālā kultūra komunikāciju starp darba devēju un darba ņēmēju nepadara vienpusēju?

Atbilde

Šāds risks viennozīmīgi pastāv, un tas ir nopietns risks. Viss ir un būs atkarīgs no organizācijas kultūras un tās līderiem. Ja organizācijas kultūra būs virspusēja, tad digitalizācija šo tendenci pastiprinās. Savukārt, ja organizācijas kultūra un līderu izpratne, zināšanas un kompetences būs tieši cilvēkvadības jomā un saskarsmē, ja organizācijas līderi būs spējīgi nodrošināt ciešu kontaktu ar darbiniekiem, spēs saprast, ar kuru ir jāaprunājas, kaut kas jāpaskaidro, tad tā tas nebūs. Digitalizācija ir domāta tam, lai mums palīdzētu. Tā ir organizācijas atbildība — nepazaudēt saskarsmi ar darbiniekiem. Ja pastāv plaisa starp darba devēju un darba ņēmēju, digitalizācija plaisu pastiprinās, jo tā dod iespēju izvairīties no personīgā kontakta. Ja kontakts ir labs un tiek prasmīgi uzturēts, tad digitalizācija ir instruments, kas padara dzīvi visiem vienkāršāku — viens klikšķis ir tas, ko mēs patiesībā tikai un vienīgi gribam.

Kādas ir visbiežāk sastopamās grūtības, ar ko jāsaskaras darba devējam vai personāla vadītājam, ieviešot kādu risinājumu?

Atbilde

Cilvēki negrib mainīties, tāpēc viņiem ir jārada drošības sajūta. Tikko padzirdam par izmaiņām, rodas iekšējs protests: kā, kāpēc, uz kurieni? Es negribu! Primāri būtu jānoņem viss, kas darbiniekam apdraud viņa statusu, ikdienu un drošību. Jāuzsver konkrētā cilvēka ieguvums, kā arī jāskaidro par organizācijas ieguvumu. Skaidrošana ir absolūti nepieciešama. Digitalizācija šajā gadījumā nepalīdzēs, tā ir cilvēciskā saskarsme, komunikācija.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2022. gada jūlija (487.) numurā.