0,00 EUR

Grozs ir tukšs.

0,00 EUR

Grozs ir tukšs.

VISI RAKSTIPiegādātāju rēķinu digitalizēšana palīdz ietaupīt laiku svarīgākiem darbiem

Piegādātāju rēķinu digitalizēšana palīdz ietaupīt laiku svarīgākiem darbiem

KOMERCINFORMĀCIJA

Piegādātāju rēķinu plūsma uzņēmumā reizēm ir grūti kontrolējams process. Ja dokumenti tiek saņemti decentralizēti, grāmatvedībai var pietrūkt informācijas un kontroles pār to plūsmu, līdz ar to arī uzņēmuma naudas plūsma ir grūtāk pārskatāma un plānojama. Turklāt manuāla piegādātāju rēķinu identificēšana, ievadīšana sistēmās un saskaņošana ir laikietilpīga.

Ko darīt, lai grāmatvedis varētu operatīvi kontrolēt finanšu dokumentus, tajā pašā laikā netērējot laiku vienveidīgiem papīru darbiem?

Mūsdienu tehnoloģijas nodrošina iespējas automatizēt piegādātāju rēķinu apstrādes procesu un ieviest elektronisku dokumentu apriti. Aprēķināts, ka grāmatvedis ar rokām apstrādā vidēji 100-200 rēķinu dienā, savukārt ar moderno tehnoloģiju palīdzību šo pašu apjomu iespējams apstrādāt vienā stundā, palielinot uzņēmuma darba ražīgumu un ietaupīt līdz pat 30% finanšu resursus.

Skenēšanas procesā no papīra formāta tiek iegūts elektronisks attēls, savukārt rēķinu digitalizācija ir rēķina attēla sagatavošana digitālā formā un tā datu izdalīšana. Ja uzņēmumā pastāvīgi ienāk liels skaits rēķinu, rēķinu saņemšanu iespējams deleģēt ārpakalpojumu sniedzējiem. Tie saņem rēķinus, veic to priekšapstrādi, ieskenē tos un veic datu atpazīšanu. Rēķinu pamatdati tiek izdalīti no attēla, izmantojot īpašas rakstu zīmju atpazīšanas sistēmas, un pēc tam izdalītie dati un rēķina attēls tiek pārsūtīti uz klienta grāmatvedības sistēmām. Līdzīgi notiek arī e-rēķinu apstrāde – uzņēmums pārsūta piegādātājam e-rēķinus kā pielikumus e-pasta vēstulēm un rēķinu dati tiek izdalīti no dokumenta, kas saņemts PDF, TIFF vai JPG formātā.

Ir uzņēmumi, kuros grāmatveži visus elektroniski saņemtos rēķinus izdrukā un uzraksta tiem kontējumu, taču jāatgādina: ja attaisnojuma dokumenti tiek saņemti e-vidē, tad arī grāmatojumus, pamatojoties uz dokumentu elektroniskajām kopijām, grāmatvedības reģistros var veikt elektroniski grāmatvedības programmā.

Dokumentu saskaņošanas vajadzībām pieejami piegādātāju rēķinu elektroniskās aprites un grāmatošanas risinājumi. Informācijas loģistikas uzņēmuma Itella Information pārstāve Kristīne Apsīte skaidro: ja tas ir internetā bāzēts risinājums, uzņēmumam nav jāinvestē programmatūras iegādē, licencēs un jāinstalē programmatūra uz uzņēmuma datoriem – nepieciešams tikai interneta pieslēgums un interneta pārlūkprogramma.

Šādā sistēmā iespējams veikt piegādātāju rēķinu saņemšanu elektroniskā veidā, pārbaudi, apstiprināšanu, grāmatošanu, arhivēšanu un nosūtīt tos uz uzņēmuma grāmatvedības sistēmu. Šo risinājumu iespējams integrēt ar uzņēmuma grāmatvedības sistēmu, līdz ar to vairs nav nepieciešama rēķina datu ievadīšana grāmatvedības sistēmā ar rokām.

Izmantojot piegādātāju rēķinu elektroniskas apstrādes risinājumus, uzņēmums iegūst finansiālas un organizatoriskas priekšrocības:

  • Samazinās izdevumi, kas saistīti ar rēķinu saņemšanu, pārsūtīšanu, apstiprināšanu, grāmatošanu, kā arī ar kļūdu identificēšanu, novēršanu un papīra rēķinu uzglabāšanu saistītās izmaksas.
  • Rēķinu apstrādes process kļūst centralizēts un viegli kontrolējams, neatkarīgi no rēķinu saņemšanas dažādās struktūrvienībās un atšķirīgos formātos. Līdz ar to uzlabojas uzņēmuma izmaksu pārskatāmība un plānošana.
  • Grāmatvedim vairs nav jāvelta savs laiks mehānisku darbību veikšanai, kas saistītas ar rēķinu datu ievadīšanu, un darbiniekiem rēķini vairs nav jāiznēsā atbildīgajām personām, jo tās rēķinu un atgādinājumu par tā apstiprināšanas pieprasījumu saņem e-pastā.

 

Uzskatāms video par piegādātāju rēķinu apstrādi:

Video: Itella Information AS

 

Ziņas par uzņēmumu

Itella Information AS ir vadošais ārpakalpojumu sniedzējs Latvijā, kas sniedz informācijas un dokumentu aprites pārvaldības risinājumus vairāk kā 150 Latvijas uzņēmumiem un organizācijām.

Pierakstīties
Paziņot par
0 Komentāri
Iekļautās atsauksmes
Skatīt visus komentārus
KOMERCINFORMĀCIJA Piegādātāju rēķinu plūsma uzņēmumā reizēm ir grūti kontrolējams process. Ja dokumenti tiek saņemti decentralizēti, grāmatvedībai var pietrūkt informācijas un kontroles pār to plūsmu, līdz ar to arī uzņēmuma naudas plūsma ir grūtāk pārskatāma un plānojama. Turklāt manuāla piegādātāju rēķinu identificēšana, ievadīšana sistēmās un saskaņošana ir laikietilpīga. Ko darīt, lai grāmatvedis varētu operatīvi kontrolēt finanšu dokumentus, tajā pašā laikā netērējot laiku vienveidīgiem papīru darbiem? Mūsdienu tehnoloģijas nodrošina iespējas automatizēt piegādātāju rēķinu apstrādes procesu un ieviest elektronisku dokumentu apriti. Aprēķināts, ka grāmatvedis ar rokām apstrādā vidēji 100-200 rēķinu dienā, savukārt ar moderno tehnoloģiju palīdzību šo pašu apjomu iespējams apstrādāt vienā stundā, palielinot uzņēmuma darba ražīgumu un ietaupīt līdz pat 30% finanšu resursus. Skenēšanas procesā no papīra formāta tiek iegūts elektronisks attēls, savukārt rēķinu digitalizācija ir rēķina attēla sagatavošana digitālā formā un tā datu izdalīšana. Ja uzņēmumā pastāvīgi ienāk liels skaits rēķinu, rēķinu saņemšanu iespējams deleģēt ārpakalpojumu sniedzējiem. Tie saņem rēķinus, veic to priekšapstrādi, ieskenē tos un veic datu atpazīšanu. Rēķinu pamatdati tiek izdalīti no attēla, izmantojot īpašas rakstu zīmju atpazīšanas sistēmas, un pēc tam izdalītie dati un rēķina attēls tiek pārsūtīti uz klienta grāmatvedības sistēmām. Līdzīgi notiek arī e-rēķinu apstrāde - uzņēmums pārsūta piegādātājam e-rēķinus kā pielikumus e-pasta vēstulēm un rēķinu dati tiek izdalīti no dokumenta, kas saņemts PDF, TIFF vai JPG formātā. Ir uzņēmumi, kuros grāmatveži visus elektroniski saņemtos rēķinus izdrukā un uzraksta tiem kontējumu, taču jāatgādina: ja attaisnojuma dokumenti tiek saņemti e-vidē, tad arī grāmatojumus, pamatojoties uz dokumentu elektroniskajām kopijām, grāmatvedības reģistros var veikt elektroniski grāmatvedības programmā. Dokumentu saskaņošanas vajadzībām pieejami piegādātāju rēķinu elektroniskās aprites un grāmatošanas risinājumi. Informācijas loģistikas uzņēmuma Itella Information pārstāve Kristīne Apsīte skaidro: ja tas ir internetā bāzēts risinājums, uzņēmumam nav jāinvestē programmatūras iegādē, licencēs un jāinstalē programmatūra uz uzņēmuma datoriem - nepieciešams tikai interneta pieslēgums un interneta pārlūkprogramma. Šādā sistēmā iespējams veikt piegādātāju rēķinu saņemšanu elektroniskā veidā, pārbaudi, apstiprināšanu, grāmatošanu, arhivēšanu un nosūtīt tos uz uzņēmuma grāmatvedības sistēmu. Šo risinājumu iespējams integrēt ar uzņēmuma grāmatvedības sistēmu, līdz ar to vairs nav nepieciešama rēķina datu ievadīšana grāmatvedības sistēmā ar rokām. Izmantojot piegādātāju rēķinu elektroniskas apstrādes risinājumus, uzņēmums iegūst finansiālas un organizatoriskas priekšrocības:
  • Samazinās izdevumi, kas saistīti ar rēķinu saņemšanu, pārsūtīšanu, apstiprināšanu, grāmatošanu, kā arī ar kļūdu identificēšanu, novēršanu un papīra rēķinu uzglabāšanu saistītās izmaksas.
  • Rēķinu apstrādes process kļūst centralizēts un viegli kontrolējams, neatkarīgi no rēķinu saņemšanas dažādās struktūrvienībās un atšķirīgos formātos. Līdz ar to uzlabojas uzņēmuma izmaksu pārskatāmība un plānošana.
  • Grāmatvedim vairs nav jāvelta savs laiks mehānisku darbību veikšanai, kas saistītas ar rēķinu datu ievadīšanu, un darbiniekiem rēķini vairs nav jāiznēsā atbildīgajām personām, jo tās rēķinu un atgādinājumu par tā apstiprināšanas pieprasījumu saņem e-pastā.
  Uzskatāms video par piegādātāju rēķinu apstrādi: Video: Itella Information AS   Ziņas par uzņēmumu Itella Information AS ir vadošais ārpakalpojumu sniedzējs Latvijā, kas sniedz informācijas un dokumentu aprites pārvaldības risinājumus vairāk kā 150 Latvijas uzņēmumiem un organizācijām.