0,00 EUR

Grozs ir tukšs.

GRĀMATVEDĪBAPrasības attaisnojuma dokumentiem

Prasības attaisnojuma dokumentiem

Kaut gan regulējums attiecībā uz attaisnojuma dokumentu noformēšanu un tajos norādāmajiem rekvizītiem jau ir spēkā ilgu laiku un nav mainīts, grāmatvežiem arvien rodas jautājumi, vai grāmatvedībā iesniegtais dokuments ir uzskatāms par attaisnojuma dokumentu un šo dokumenta drīkst iegrāmatot. Šajā rakstā izskaidrots svarīgākais, kas jāievēro attiecībā uz attaisnojuma dokumentiem. Attaisnojuma dokumenta rekvizīti Grāmatvedībā drīkst izdarīt ierakstus, kas pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem. Attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību. Attaisnojuma dokumenta rekvizīti noteikti likuma „Par grāmatvedību” 7. pantā, un tie ir: Dokumenta autora…


Lai turpinātu lasīt šo rakstu,
nepieciešams iegādāties abonementu

9 € / mēnesī*

Pirmās 15 dienas bez maksas

Abonēt

*Abonements tiek atjaunots automātiski, līdz izvēlaties to pārtraukt
 Esi BilancePLZ abonents?
Pieslēgties

4 KOMENTĀRI

Pierakstīties
Paziņot par
4 Komentāri
jaunākie
vecāki populārakie
Iekļautās atsauksmes
Skatīt visus komentārus
***
***
5 gadi atpakaļ

Bet, ko tad darīt ar čeku, par 50,00 eiro ielietu degvielu automatiskajā uzpildes stacijā,vai tad tāds čeks nav samaksu apliecinošs dokuments?Tas nu nav saprotams!

***
***
5 gadi atpakaļ

Tad man ar čekiem virs 29 eiro, jābrauc pie automatiskās uzpildes stacijas īpašnieka pēc rēķina, samaksa taču bankas konta izrakstā redzama?Tāpat nav saprotams.

Abola
Kristīne Ābola, VID Nodokļu pārvaldes Nodokļu un nodevu grāmatvedības metodikas daļas vadītāja

Kaut gan regulējums attiecībā uz attaisnojuma dokumentu noformēšanu un tajos norādāmajiem rekvizītiem jau ir spēkā ilgu laiku un nav mainīts, grāmatvežiem arvien rodas jautājumi, vai grāmatvedībā iesniegtais dokuments ir uzskatāms par attaisnojuma dokumentu un šo dokumenta drīkst iegrāmatot. Šajā rakstā izskaidrots svarīgākais, kas jāievēro attiecībā uz attaisnojuma dokumentiem.

Attaisnojuma dokumenta rekvizīti

Grāmatvedībā drīkst izdarīt ierakstus, kas pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem. Attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību. Attaisnojuma dokumenta rekvizīti noteikti likuma „Par grāmatvedību” 7. pantā, un tie ir:

  1. Dokumenta autora nosaukums (firma), bet, ja dokumenta autors ir fiziskā persona, — vārds un uzvārds.
  2. Dokumenta autora reģistrācijas numurs (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu jāreģistrē), bet, ja dokumenta autors ir fiziskā persona, — personas kods (ja personai tāds piešķirts).
  3. Ārējam attaisnojuma dokumentam — arī juridiskā adrese (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu jāreģistrē) vai adrese (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu nav jāreģistrē), bet, ja dokumenta autors ir fiziskā persona, — arī personas norādītā adrese vai, ja tāda nav norādīta, deklarētās dzīvesvietas adrese.
  4. Dokumenta veida nosaukums.
  5. Dokumenta datums.
  6. Dokumenta reģistrācijas numurs.
  7. Paraksts (izņemot šā likuma 7.1 pantā minētos gadījumus).
  8. Atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem — arī citi tiesību aktos noteiktie obligātie dokumenta rekvizīti.
  9. Saimnieciskā darījuma dalībnieki, norādot katra saimnieciskā darījuma dalībnieka nosaukumu (firmu), reģistrācijas numuru (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu jāreģistrē), juridisko adresi (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu jāreģistrē) vai adresi (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu nav jāreģistrē), be, ja saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziskā persona, — norādot vārdu un uzvārdu, personas kodu (ja personai tāds piešķirts), personas norādīto adresi vai, ja tāda nav norādīta, deklarētās dzīvesvietas adresi.
  10. Saimnieciskā darījuma apraksts, pamatojums un mērītāji (daudzumi, summas), bet tiesību aktos noteiktajos gadījumos — arī cita informācija par saimniecisko darījumu.

Lai izdarītu ierakstus grāmatvedības reģistros attaisnojuma dokumentiem, kas saņemti papīra dokumenta veidā vai elektroniski, ir jāsatur visi iepriekš minētie rekvizīti.

 Rekvizīts „paraksts” attaisnojuma dokumentos

Bieži ir neskaidrības attiecībā uz rekvizīta „paraksts” lietošanu attaisnojuma dokumentos. Ja attaisnojuma dokuments ir noformēts:

  • 1) papīra dokumenta formā – rekvizīts „paraksts” noformējams, ievērojot Dokumentu juridiskā spēka likuma prasības;
  • 2) elektroniska dokumenta veidā – rekvizīts „paraksts” noformējams ievērojot Elektronisko dokumentu likuma prasības.

Tomēr, kā zināms, Pievienotās vērtības nodokļa likuma 125. un 126. pantā, kas nosaka nodokļa rēķina rekvizītus, nav prasības norādīt rekvizītu „paraksts”. Šāda norma ir ietverta arī likuma „Par grāmatvedību” 7.1 pantā – par attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts dokuments, kuru cits uzņēmums izsniedz preces vai pakalpojuma saņēmējam samaksāšanai un kurš nesatur rekvizītu „paraksts” ja:

  • Dokumentā ietvertā darījuma esamību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē.

Piemēram, ja uzņēmumu starpā ir noslēgts līgums par noteiktu preču iegādi, tad izsniegtais rēķins samaksai ir derīgs kā attaisnojuma dokuments grāmatvedībā, ja tas satur visus 7. pantā noteiktos rekvizītus, izņemot rekvizītu „paraksts”.

  • Vadītāja noteiktajā kārtībā atbildīgā persona apliecinājusi saimnieciskā darījuma esamību un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību.

Piemēram, ja uzņēmums ir saņēmis rēķinu samaksāšanai par saņemto pakalpojumu un tas satur visus likuma „Par grāmatvedību” 7. pantā noteiktos rekvizītus, izņemot rekvizītu „paraksts”, tad atbildīgā persona apliecina šo dokumentu uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā un tas ir derīgs ierakstu veikšanai grāmatvedības reģistros.

Jāatceras, ka grāmatvedības organizācijas dokumentos jābūt noteiktai kārtībai, kā uzņēmumā tiek apliecināti saņemtie attaisnojuma dokumenti bez rekvizīta „paraksts”.

Iepriekš minētās prasības piemērojamas arī šādiem attaisnojuma dokumentiem:

  • 1) papīra formā sagatavota dokumenta kopija (elektroniskā formā vai izdruka), kas nosūtīta elektroniski skenētā veidā vai pa faksu;
  • 2) elektroniskā dokumenta kopija papīra formā (izdruka), kuras pareizība nav apliecināta saskaņā ar normatīvajiem aktiem par dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtību.

 Naudas izdevumus apliecinoši dokumenti

Tā kā, veicot ikdienas saimniecisko darījumus uzņēmumā, tiek izmantota gan skaidra, gan bezskaidra nauda, tad ir būtiski atcerēties, kādus izdevumus apliecinošus dokumentus pievieno attaisnojuma dokumentam par skaidras vai bezskaidras naudas izlietojumu.

Par naudas izlietojumu parasti uzņēmumā atskaitās avansa norēķina personas, kas atbilstoši Ministru kabineta 2003. gada 21. oktobra noteikumiem Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” var būt – darbinieki, valdes vai padomes locekļi, īpašnieki, dalībnieki vai biedri. Visbiežāk grāmatvedībā kā izdevumus apliecinoši dokumenti tiek iesniegti kases aparāta čeki.

Kases čeka rekvizīti ir noteikti Ministru kabineta 2014. gada 11. februāra noteikumu Nr. 95 „Noteikumi par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu tehniskajām prasībām” 23. punktā.

Ievērojot Ministru kabineta 2003. gada 21. oktobra noteikumu Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” prasības, par naudas izdevumu apliecinošu dokumentu var izmantot:

  1. Kases čeku, kas satur visus attaisnojuma dokumentam nepieciešamos rekvizītus un informāciju, izņemot rekvizītu – autora paraksts.

Piemēram, ja kases čekā (bez nopirktās preces atšifrējuma) ir iedrukāti uzņēmuma, kas pērk preci, nosaukums, reģistrācijas numurs un adrese, tad šāds čeks ir derīgs kā izdevumus apliecinošs dokuments.

  1. Kases čeku, kas uzskatāms par pievienotās vērtības nodokļa rēķinu atbilstoši pievienotās vērtības nodokli regulējošajiem normatīvajiem aktiem.

Atbilstoši Pievienotās vērtības nodokļa likuma 126. panta ceturtās daļas prasībām par vienkāršoto nodokļa rēķinu var izmantot kases čeku vai citu dokumentu, kurā nav ietverts preču vai pakalpojumu saņēmēja juridiskās personas nosaukums (fiziskajai personai — vārds, uzvārds), juridiskā adrese (fiziskajai personai — deklarētā dzīvesvieta), kā arī reģistrācijas numurs Valsts ieņēmumu dienesta pievienotās vērtības nodokļa maksātāju reģistrā vai citas dalībvalsts nodokļa maksātāju reģistrā, ja tas izsniegts par darījumu, kura vērtība bez nodokļa ir mazāka par 29 eiro.

Tādējādi jebkurš kases čeks, kas saņemts, veicot norēķinus par saimnieciskajiem darījumiem, un kura kopēja vērtība bez pievienotās vērtības nodokļa ir mazāka par 29 eiro, ir derīgs kā izdevumus apliecinošs dokuments, ja tajā ir visi attaisnojuma dokumentam nepieciešamie rekvizīti, bet nav norādīti uzņēmuma – čeka saņēmēja rekvizīti. (Skatīt 1. piemēru.)

  1. Kases čeku, kas izsniegts (saņemts) no kases sistēmas, specializētas ierīces vai iekārtas bez kasiera operatora līdzdalības un kurā nav ietverts preču vai pakalpojumu saņēmēja nosaukums (fiziskajai personai – vārds, uzvārds), juridiskā adrese (fiziskajai personai – deklarētās dzīvesvietas adrese) un reģistrācijas numurs, ja kases čeks izsniegts par darījumu, kura vērtība bez pievienotās vērtības nodokļa ir mazāka par 29 eiro.
  2. Komandējuma vai darba brauciena laikā ārvalstī izsniegtu naudas izdevumus apliecinošu dokumentu, kurā nav visi attaisnojuma dokumentam nepieciešamie rekvizīti un informācija.

Piemērojot šo punktu, jāatceras: ja ārzemēs saņemtajā izdevumu apliecinošajā dokumentā nav saprotams veiktais saimnieciskais darījums, tad ir jānoformē iekšējais attaisnojuma dokuments.

  1. Tādu biļeti, kas sagatavota saskaņā ar normatīvajiem aktiem par pasažieru pārvadāšanu.

Ja kases čekā nav visu attaisnojuma dokumentam nepieciešamo rekvizītu un informācijas, tad atbilstoši grāmatvedību reglamentējošiem normatīvajiem aktiem čekam pievieno:

  1. Kases čeka izsniedzēja noformētu attaisnojuma dokumentu (kvīti), kurā papildus likumā "Par grāmatvedību" noteiktajiem rekvizītiem un informācijai norādīts arī kases čeka datums un numurs vai
  2. Veic papildu ierakstu kases čekā ar kases čekā neietvertajiem attaisnojuma dokumentam nepieciešamajiem rekvizītiem un informāciju, kas apstiprināti ar kases čeka izsniedzēja parakstu, paraksta atšifrējumu, ja kases čekā tas nav norādīts, un spiedogu, kurā norādīts kases čeka izsniedzēja uzņēmuma nosaukums, nodokļu maksātāja reģistrācijas numurs un juridiskā adrese.

Tomēr, ievērojot Pievienotās vērtības nodokļa likuma 126. panta trešo daļu par vienkāršoto nodokļa rēķinu, var izmantot kases čeku vai citu dokumentu, kurā nav norādīti visi Pievienotās vērtības likumā vienkāršotajam nodokļa rēķinam noteiktie rekvizīti un informācija, ja tam pievieno attaisnojuma dokumentu, kurā ir norādīts kases čeka vai cita dokumenta datums, numurs un Pievienotās vērtības likumā vienkāršotajam nodokļa rēķinam noteiktie rekvizīti.

Līdz ar to priekšnodokļa atskaitīšanai nebūs derīgi kases čeki, kuros būs veikti papildu ieraksti ar iztrūkstošajiem rekvizītiem.

Kases čeki par degvielas iegādi

Iegādājoties degvielu, pircējs par to var norēķināties:

  1. Degvielas iegādes brīdī, maksājot skaidrā naudā vai norēķinoties bezskaidrā naudā.
  2. Degvielas iegādes brīdī, norēķinoties bezskaidrā naudā, izmantojot uzņēmuma bankas norēķinu karti.
  3. Degvielas iegādes brīdī, maksājot ar uzņēmuma degvielas karti.
  4. Bezskaidrā naudā līgumā noteiktā termiņā par laika periodā (parasti viens mēnesis) veiktajām degvielas uzpildēm, pamatojoties uz degvielas pārdevēja izsniegtu kopsavilkuma rēķinu.

Ja uzņēmumam degvielas pārdevējs noformē un piesūta kopsavilkuma rēķinu, tad nav nepieciešams pievienot degvielas čekus, jo degvielas čekos norādītā informācija jau būs norādīta kopsavilkuma rēķinā. Savukārt, ja uzņēmuma darbinieks par degvielu norēķinājies, maksājot skaidrā vai bezskaidrā naudā un par šīm iegādēm norēķinās uzņēmumā kā avansa norēķina persona, tad degvielas čeki uzglabājami un iesniedzami kopā ar pārskatiem par skaidras vai bezskaidras naudas avansu izlietojumu.

Veicos norēķinus automātiskajās degvielas uzpildes stacijās un norēķinoties par degvielu skaidrā naudā, jāievēro Ministru kabineta 2007. gada 2. maija noteikumu Nr. 282 „Nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtība” 56.1 punktā noteiktais, ka automātiskās degvielas uzpildes stacijas kases sistēmas un specializētās ierīces vai iekārtas lietotājs attaisnojuma dokumentu papildus kases čekam nenoformē un neizdara papildu ierakstu kases čekā, ja samaksa par darījumu veikta skaidrā naudā bez pārdevēja (pakalpojumu sniedzēja) klātbūtnes.

Līdz ar to, piemēram, norēķinoties par degvielu automātiskajā degvielas uzpildes stacijā, ja saņemtajā kases čekā nav norādīti degvielas saņēmēja rekvizīti, tad šāds čeks ir derīgs kā izdevumus apliecinošs dokuments tikai tad, ja darījuma vērtība bez pievienotās vērtības nodokļa ir mazāka par 29 eiro (skatīt 2. piemēru).

Savukārt, ja kases čeka kopējā summa būtu 100 eiro, tad šādu kases čeku nevar izmantot kā naudas izdevumus apliecinošu dokumentu, jo šādam čekam normatīvie akti neparedz noformēt attaisnojuma dokumentu papildus kases čekam.

ceki

Raksts publicēts žurnālā BILANCE (Nr.345)

Skatiet arī: VID informē par izmaiņām degvielas iegādes čeku uzglabāšanā grāmatvedībā

Žurnālu ABONĒT var šeit. Ja Jums ir jautājumi par arhīvu vai abonēšanu, sazinieties ar Klientu servisu pa tālr. 67606110 vai e-pastu lid@lid.lv.

Pareizrakstības kļūdas ziņojums

Redaktoriem tiks nosūtīts šāds teksts: