Uzņēmumu ienākuma nodokļa (UIN) likumā ir noteikti ar saimniecisko darbību tieši nesaistītie izdevumi. Aprēķināto nodokli attiecina uz saimnieciskās darbības izmaksām un par nodokļa summu nepalielina ar UIN apliekamo ienākumu. Tas attiecas arī uz nodokli, kas aprēķināts par reprezentatīvu vieglo automobili UIN likuma izpratnē, jo nodokli neuzskata par ekspluatācijas izdevumiem.

Atbilstoši UIN likumā noteiktajam, ka pie izdevumiem, kas nav tieši saistīti ar saimniecisko darbību, nepieskaita transportlīdzekļa (izņemot reprezentatīvo vieglo automobili) ekspluatācijas izdevumus (izņemot degvielas iegādes izdevumus) mēnešos, kuros par transportlīdzekli tiek maksāts uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodoklis (UVTN), neatkarīgi no tā, vai attiecīgais transportlīdzeklis ir izmantots tikai saimnieciskajā darbībā.

Saskaņā ar Ministru kabineta (MK) 2021. gada 21. decembra noteikumu Nr. 877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi” 60.4. apakšpunktu, izstrādājot grāmatvedības organizācijas dokumentu, kas nosaka kārtību, kādā uzņēmums dokumentē un uzskaita uzņēmuma transportlīdzekļu izmantošanas izdevumus, tai skaitā ar uzņēmuma saimniecisko darbību saistītos transportlīdzekļu izmantošanas izdevumus, kā arī izdevumus par uzņēmuma kā darba devēja vieglo transportlīdzekļu izmantošanu tādām vajadzībām, kas nav saistītas ar uzņēmuma saimnieciskās darbības veikšanu, ņem vērā nodokļus reglamentējošo normatīvo aktu prasības.

Šīs prasības ir noteiktas UIN likumā. Mēnešos, kuros par transportlīdzekli tiek maksāts UVTN, šā transportlīdzekļa degvielas iegādes izdevumus iekļauj saimnieciskās darbības izdevumos, pamatojoties uz faktiski nobraukto kilometru skaitu katrā mēnesī saskaņā ar nodokļa maksātāja noteikto degvielas patēriņa normu uz 100 km, kas nepārsniedz izgatavotājrūpnīcas norādīto pilsētas cikla degvielas patēriņa normu vairāk nekā par 20%.

Lai nodokļa maksātājs varētu izpildīt UIN likumā un MK noteikumu Nr. 877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi” 60.4. apakšpunktā noteikto, grāmatvedības organizācijas dokumentos nosaka kārtību, kādā:

• noformē iekšējos attaisnojuma dokumentus un reģistrus, kuros tiks uzskaitīts faktiski nobrauktais kilometru skaits, pamatojoties uz transportlīdzekļa odometra rādījumiem mēneša sākumā un beigās, un konstatēts degvielas patēriņš saskaņā ar UIN likumā noteiktajām degvielas patēriņa normām (1. pielikums);
• aprēķina un grāmatvedības reģistros norāda starpību starp degvielas vērtību, kas aprēķināta, ņemot vērā UIN likumā noteikto nosacījumu, un konkrētajā mēnesī faktiski patērētās degvielas vērtību (2. pielikums).

Ja nodokļa maksātājs valsts budžetā maksā nodokli, neveic degvielas uzskaiti (piemēram, ar ceļazīmēm vai maršruta lapām), lai pamatotu degvielas izmantošanu saimnieciskās darbības nodrošināšanai.

Valsts ieņēmumu dienests (VID) sagatavojis piemēru, kurā apraksta grāmatvedībā veicamās darbības:

SIA “Ezis” par 202X. gadu valsts budžetā maksā nodokli par tā īpašumā esošu vieglo transportlīdzekli, kuram izgatavotājrūpnīcas noteiktā degvielas patēriņa norma pilsētas ciklā ir 5,0 litri uz 100 km. Tā kā UIN likumā paredz, ka saimnieciskās darbības izdevumos drīkst iekļaut nodokļa maksātāja noteikto degvielas patēriņa normu uz 100 km, kas nepārsniedz izgatavotājrūpnīcas norādīto pilsētas cikla degvielas patēriņa normu vairāk nekā par 20%, sabiedrības vadītājs nosaka degvielas patēriņa normu 6,0 litri (5,0 litri x 20%).

Saskaņā ar odometra rādījumiem SIA “Ezis” darbinieks mēnesī gan darba, gan privātajām vajadzībām ar vieglo transportlīdzekli kopā nobraucis 3500 km.

Degvielas iegādes izdevumus apliecinošie dokumenti apliecina, ka mēnesī iegādāti 250 litri degvielas par 325,00 euro (bez pievienotās vērtības nodokļa (PVN) 268,60 eiro, PVN 21% 56,40 eiro), un mēneša vidējā degvielas cena par 1 litru ir 1,30 eiro (bez PVN 1,07 eiro, PVN 21% 0,23 eiro).

Transportlīdzeklī konstatēts degvielas atlikums mēneša sākumā 10 litri, kuru vērtība ir 10,27 eiro (bez PVN). Savukārt degvielas atlikums mēneša beigās ir 5 litri, kuru vērtība ir 5,14 eiro (bez PVN):

• SIA “Ezis” grāmatvedības uzskaitē nodrošina degvielas iegādes izdevumu apliecinošo dokumentu identificēšanu ar šo transportlīdzekli, degvielas iegādes izdevumus apliecinošos dokumentus reģistrējot šim nolūkam iekārtotā sistemātiskā reģistrā;
• SIA “Ezis” noformē iekšējo attaisnojuma dokumentu, kurā papildus citiem obligātajiem rekvizītiem norāda transportlīdzekļa mēnesī nobraukto kilometru skaitu un aprēķina degvielas patēriņu saskaņā ar degvielas patēriņa normām, ņemot vērā faktiski nobraukto kilometru skaitu mēnesī:
• 3500 km: 100 km x 6,0 litri = 210 litri x 1,07 eiro (mēneša vidējā degvielas cena par 1 litru bez PVN) = 224,70 eiro
• pēc krājumu uzskaites datiem un mēneša laikā iegādātās degvielas daudzuma nosaka faktiski patērēto degvielas daudzumu, ņemot vērā degvielas atlikumu vērtību mēneša sākumā un mēneša beigās, un aprēķina mēnesī patērētās degvielas vērtību:

10 litri + 250 litri – 5 litri = 255 litri 10,27 eiro + 268,60 eiro – 5,14 eiro = 273,73 eiro

• lai SIA “Ezis” varētu aprēķināt apliekamo ienākumu saskaņā ar UIN likumā noteiktajām normām, šim nolūkam iekārtotā hronoloģiskā reģistrā aprēķina un uzskaita starpību starp faktiski patērētās degvielas vērtību un degvielas vērtību, kas aprēķināta saskaņā ar UIN likumā noteiktajiem UIN normu piemērošanas nosacījumiem:

273,73 eiro – 224,70 eiro = 49,03 eiro

• saskaņā ar šajā reģistrā norādīto informāciju SIA “Ezis” par taksācijas periodā aprēķināto starpību palielina ar UIN apliekamo ienākumu saskaņā ar UIN likumā noteiktajām normām;
• SIA “Ezis” aizpildītais iekšējais attaisnojuma dokuments un hronoloģiskās uzskaites reģistrs sniegti VID metodiskā materiāla 3. un 4. pielikumā.