No 2019. gada 16. februāra Eiropas Savienības (ES) dalībvalstu iedzīvotājiem ir vienkāršotas un samazinātas administratīvās prasības dažu publisku dokumentu un to kopiju uzrādīšanā citā ES dalībvalstī, atbrīvojot iedzīvotājus no lieka administratīvā sloga.

Iedzīvotājiem, kuri pārceļas uz citu ES valsti vai tur dzīvo, pašlaik ir jāiegūst zīmogs, kas apliecina, ka viņu publiskie dokumenti (piemēram, dzimšanas, laulību vai miršanas apliecība) ir autentiski. Tas attiecas uz aptuveni 17 miljoniem ES iedzīvotāju.

Saskaņā ar jauno regulu šis zīmogs un ar to saistītās birokrātiskās procedūras vairs nebūs vajadzīgi, iesniedzot ES valsts iestādēm publiskus dokumentus, kas izdoti citā ES valstī. Saskaņā ar jaunajiem noteikumiem iedzīvotājiem daudzos gadījumos arī vairs nav jānodrošina sava publiskā dokumenta notāra apliecinātu/oficiālu tulkojumu. Tajā pašā laikā regulā paredzēti stingri aizsardzības pasākumi, lai novērstu krāpšanu.

Ar jaunajiem noteikumiem tiks izbeigtas vairākas birokrātiskas procedūras:

• publiski dokumenti (piemēram, dzimšanas vai laulību apliecība vai dokuments par kriminālas sodāmības neesamību), kas izdoti kādā ES dalībvalstī, citā dalībvalstī iestādēm ir jāakceptē kā autentiski un uz tiem nav nepieciešams autentificēšanas zīmogs;
• ar regulu atceļ arī prasību, saskaņā ar kuru iedzīvotājiem visos gadījumos ir jāiesniedz viņu publisko dokumentu apliecināta kopija un apliecināts tulkojums. Lai izvairītos no tulkošanas prasībām, iedzīvotāji var pieprasīt daudzvalodu standarta veidlapu, kas pieejama visās ES valodās un izmantojama kā viņu publiskajam dokumentam pievienots tulkošanas palīglīdzeklis;
• regulā ir noteikti aizsardzības pasākumi pret krāpšanu, proti, ja saņemšanas iestādei ir pamatotas šaubas par publiskā dokumenta autentiskumu, tā varēs pārbaudīt šā dokumenta autentiskumu, ar esošās IT platformas “Iekšējā tirgus informācijas sistēmaMeklēt iepriekšējās saites pieejamos tulkojumusEN•••” (IMI) palīdzību sazinoties ar izdevējiestādi citā ES valstī.

Regula attiecas vienīgi uz publisko dokumentu autentiskumu; tas nozīmē, ka dalībvalstis turpinās piemērot savus valsts noteikumus par tāda publiskā dokumenta satura vai ietekmes atzīšanu, kas izdots citā Savienības dalībvalstī.

ES Padomē 2016. gada 6. jūlijā tika pieņemta regula (ES) 2016/1191 par iedzīvotāju brīvas pārvietošanās veicināšanu, vienkāršojot dažu publisko dokumentu uzrādīšanas prasības ES, un grozījumi Regulā (ES) Nr. 1024/201, kuri paredz, ka publiskie dokumenti un to apliecinātas kopijas ir jāatbrīvo no legalizācijas un apostille (dokumentu īstuma apliecināšanas) formalitātēm.

Atbrīvojums no legalizācijas un apostille formalitātēm piemērojams tiem dokumentiem un to apliecinātām kopijām, ko izdevušas kādas ES dalībvalsts publiskās iestādes un kas iesniegti citas dalībvalsts publiskām iestādēm. Piemēram, dokumentiem, ko izsniedzis tiesas sekretārs vai tiesas amatpersona, administratīviem dokumentiem, notariāliem aktiem, oficiāliem apliecinājumiem, kas norādīti uz privātiem dokumentiem un diplomātiskiem un konsulāriem dokumentiem.

Atbrīvojums piemērojams publiskiem dokumentiem, kuros konstatēts viens vai vairāki fakti, kā piemēram, dzimšanas fakts, miršanas fakts, fakts, ka persona ir dzīva, vārds un uzvārds, laulība, spēja doties laulībā un ģimenes stāvoklis, laulības šķiršana vai laulības atzīšana par neesošu, vecāku statuss vai adopcija, domicils un/vai uzturēšanās vieta, valstspiederība, sodāmības neesamība, kandidēšana vai balsošana Eiropas Parlamenta vēlēšanās vai citas dalībvalsts pašvaldību vēlēšanās. Pilns publisko dokumentu saraksts minēts Regulas 2. pantā.

Attiecībā uz dažiem no minētajiem dokumentiem personai, kura ir tiesīga saņemt konkrēto publisko dokumentu, ir iespēja lūgt iestādei izdot arī daudzvalodu standarta veidlapu. Veidlapas mērķis ir atvieglot publiskā dokumenta tulkošanu. Daudzvalodu standarta veidlapu var izmantot tikai citā dalībvalstī, un tā jāiesniedz kopā ar publisko dokumentu, kuram tā pievienota. Ja dalībvalsts ļauj oriģināla vietā uzrādīt publiska dokumenta apliecinātu kopiju, minētās dalībvalsts iestādēm jāpieņem apliecināta kopija, kas sagatavota dalībvalstī, kurā izdots publiskais dokuments.