Vai elektroniski saņemtus rēķinus drīkst uzglabāt tikai elektroniski?

Jautājums: Kā jāuzglabā elektroniski saņemtos (piemēram, skenētos) rēķinus? Vai tos drīkst uzglabāt tikai elektroniski vai tie noteikti jāizdrukā un jāglabā arī papīra formā?

Atbildi sniedz Valsts ieņēmumu dienesta Nodokļu pārvaldes Nodokļu un nodevu grāmatvedības metodikas daļas Metodikas nodaļas vadītāja Dina Kucina:

Ministru kabineta 2003.gada 21.oktobra noteikumu Nr.585 41.punktā noteikts, ka grāmatvedības organizācijas dokumentos nosaka arī to kārtību, kādā uzņēmums organizē attaisnojuma dokumentu apgrozību. Turklāt minēto noteikumu 42.punktā noteikts, ka ja speciālajos likumos vai citos normatīvajos aktos attiecībā uz kādiem konkrētiem grāmatvedības organizācijas dokumentiem nav noteikts citādi, grāmatvedības organizācijas dokumentus izstrādā, apstiprina un par to saturu atbild uzņēmuma vadītājs.

Tātad elektroniski saņemtos rēķinus, piemēram, skenētos var glabāt gan elektroniski, gan izdrukāt un uzglabāt papīra veidā – atkarībā no tā, kāda attaisnojuma dokumentu uzglabāšanas kārtība noteikta grāmatvedības organizācijas dokumentos.

Bet neatkarīgi no tā, kādā formā dokumenti tiek uzglabāti, jāievēro likumā “Par grāmatvedību” noteiktais uzglabāšanas termiņš ārējiem attaisnojuma dokumentiem — līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai izpildītu prasības par saimnieciskā darījuma norises izsekojamību, bet ne mazāks kā 5 gadi.