0,00 EUR

Grozs ir tukšs.

0,00 EUR

Grozs ir tukšs.

E-ŽURNĀLS BILANCEBILANCES RAKSTIDokumentu arhivēšana un iznīcināšana
E-ŽURNĀLS BILANCEBILANCES RAKSTIBIZNESSLIETVEDĪBA

Dokumentu arhivēšana un iznīcināšana

Jolanta Brilte, MBA, Biznesa augstskolas Turība lektore, SIA Apmācību un tālākizglītības aģentūra valdes priekšsēdētāja

Dokumentu arhivēšana kļūst aktuāla gada sākumā. Un tad arī rodas jautājumi — kurus dokumentus arhivēt, kā arhivēt, kurus var iznīcināt? Vai arhivētie dokumenti jāved uz Latvijas Nacionālo arhīvu (turpmāk LNA)? Viens no variantiem ir nolīgt arhīva speciālistu, bet tad jārēķinās ar papildu finanšu izdevumiem. Otrs variants ir tikt galā saviem spēkiem. Šajā rakstā — par dokumentu arhivēšanas procesu. Šis arhivēšanas process ir obligāts institūcijām, bet privātās organizācijas to var darīt pēc savas izvēles.…

Lai turpinātu lasīt šo rakstu,
nepieciešams iegādāties abonementu

E-BILANCE par 12 € / mēnesī



ABONĒT


Izmēģini 30 dienas tikai par 1€ vai pērc komplektu esošā abonementa papildināšanai

Jau ir E-BILANCE abonements?
Pieslēdzies
.
Pierakstīties
Paziņot par
0 Komentāri
Iekļautās atsauksmes
Skatīt visus komentārus
Dokumentu arhivēšana un iznīcināšana
Foto: © Ron Lach – pexels.com
Jolanta Brilte, MBA, Biznesa augstskolas Turība lektore, SIA Apmācību un tālākizglītības aģentūra valdes priekšsēdētāja
Jolanta Brilte, MBA,
Biznesa augstskolas Turība lektore,
SIA Apmācību un tālākizglītības aģentūra
valdes priekšsēdētāja
Foto: Aivars Siliņš

Dokumentu arhivēšana kļūst aktuāla gada sākumā. Un tad arī rodas jautājumi — kurus dokumentus arhivēt, kā arhivēt, kurus var iznīcināt? Vai arhivētie dokumenti jāved uz Latvijas Nacionālo arhīvu (turpmāk LNA)?

Viens no variantiem ir nolīgt arhīva speciālistu, bet tad jārēķinās ar papildu finanšu izdevumiem. Otrs variants ir tikt galā saviem spēkiem. Šajā rakstā — par dokumentu arhivēšanas procesu. Šis arhivēšanas process ir obligāts institūcijām, bet privātās organizācijas to var darīt pēc savas izvēles. Galvenais, lai privātās organizācijas saglabā dokumentus ar arhīvisko vērtību. Dokumenta arhīviskā vērtība ir noteikta normatīvajos aktos par dokumentu glabāšanas termiņiem. Viens no pirmajiem uzdevumiem ir noteikt dokumentu glabāšanas termiņus. Jāarhivē un jāsaglabā ir pastāvīgi glabājamie dokumenti un ilgtermiņa dokumenti. Ja organizācijā ir lietu nomenklatūra, tad termiņi ir zināmi, bet, ja nav lietu nomenklatūras, tad dokumenta glabāšanas termiņi noteikti ārējos normatīvajos aktos. Normatīvie akti, kuros noteikti glabāšanas termiņi:
  1. Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem.
  2. Grāmatvedības likums.
  3. Civillikums.
  4. Ministru kabineta 2010. gada 10. augusta noteikumi Nr. 749 "Apmācības kārtība darba aizsardzības jautājumos".
  5. Ministru kabineta 2007. gada 2. oktobra noteikumi Nr. 660 "Darba vides iekšējās uzraudzības veikšanas kārtība".
  6. Ministru kabineta 2002. gada 9. decembra noteikumi Nr. 526 "Darba aizsardzības prasības, lietojot darba aprīkojumu".
  7. Ministru kabineta 2009. gada 10. marta noteikumi Nr. 219 "Kārtība, kādā veicama obligātā veselības pārbaude" u.c.
Institūcijā dokumentus arhivē un glabā, līdz tie nododami LNA, privātās organizācijās saarhivē un glabā dokumentus savā arhīva glabātavā (atsevišķā lietā, mapē, kastē vai telpā). Institūcijām ir pienākums papīra dokumentus ar arhīvisko vērtību, kuri atlasīti pastāvīgai glabāšanai, nodot pastāvīgā valsts glabāšanā LNA ne vēlāk kā 15 gadus pēc to radīšanas vai saņemšanas. Elektroniskos dokumentus nodod pastāvīgā valsts glabāšanā LNA arhīvā ne vēlāk kā 5 gadus pēc to radīšanas vai saņemšanas, ja citā likumā nav noteikts citādi. Lai arhivētu dokumentus, ir jāveic šādas darbības:
  1. veido vairāklīmeņu arhīvisko aprakstu;
  2. dokumentu sagatavo glabāšanai;
  3. veido uzskaites sarakstu; 
  4. apraksta dokumentus.
Lietu nomenklatūrā lietas sistematizē saskaņā ar hierarhisku vairāklīmeņu dokumentu klasifikācijas shēmu, kuru izstrādā atbilstoši institūcijas funkcijām vai struktūrvienībām. Kāpēc jāveido vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēma? Vienkāršākiem vārdiem sakot, lai jau sākotnēji varētu sašķirot, kurus dokumentus arhivēsim un kurus iznīcināsim. Tādā veidā sašķirojot, ir jāpārskata pārējie dokumenti, kas nav iekļuvuši šajā shēmā. Un tie noteikti būs īstermiņa dokumenti, kas jāglabā divus, trīs un piecus gadus. Dažreiz organizācijā valda maldīgs uzskats, ka nevienu dokumentu nevar iznīcināt, bet sarakstes dokumentus, rīkojumus par atvaļinājumiem, komandējumiem pēc termiņa beigām var iznīcināt (iepriekš saskaņojot ar Latvijas Nacionālo arhīvu). LNA mājaslapā www.arhivi.gov.lv ir ļoti labs piemērs sadaļā "Noderīgi Institūcijām Dokumentu aprakstīšana Papīra un elektroniskie tekstuālie dokumenti (arī dokumentu līmenis un hibrīdlietas)" XLSX failā par dokumentu sagatavošanu arhivēšanai. Šajā rakstā izmantoti LNA piedāvātie paraugi ar skaidrojumiem. Kā jau tika minēts, pirmais solis (ja neveic arhīvisko aprakstu) ir veidot vairāklīmeņu arhīvisko apraktsu.
1. attēls Vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēma
1. attēls
Vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēma
Avots: www.arhivi.gov.lv
Kā redzams, shēmā 1. attēlā iekļauti tikai dokumenti, kuri glabājami pastāvīgi un ilgtermiņā. Sērijas numuriem šajā gadījumā ir svarīga loma, jo tie ir saistīti ar uzskaites sarakstu uzziņu kodiem. Kad ir paveikts pirmais solis, vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēma sagatavota, seko otrais solis — sakārtot dokumentus arhivēšanai. Jāatceras, ka tiek kārtoti dokumenti, kuri ir minēti šajā vairāklīmeņu arhīviskajā shēmā. Īstermiņa dokumenti šoreiz netiek apskatīti.  Kādā veidā tiek kārtoti dokumenti? Piemēram, ja ir rīkojumi personāla jautājumos. 
  1. Pirmais rīkojums ir lietas/mapes apakšā un pēdējais augšpusē. Tad šo kārtību samaina, lai apakšā būtu pēdējais un augšā pirmais rīkojums. 
  2. Visas lapas (iespējams, viens rīkojums ir no vairākām lapām) tiek sanumurētas. Dokumentu lapas numurē ar arābu cipariem, rakstot ar vidēji cietu melnu grafīta zīmuli lapas augšējā labajā stūrī no teksta brīvajā vietā. 
  3. Pēc tam izstrādā lietā esošo dokumentu uzskaites sarakstu (Ministru kabineta 2012. gada 6. novembra noteikumi Nr. 748 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi" — turpmāk Nr. 748, 2. pielikums). Lietas vākos un mapēs virs dokumentiem ievieto baltu papīra lapu, lai aizsargātu dokumenta pirmās lapas tekstu. 
  4. Izstrādā apliecinājuma ierakstu (Nr. 748, 3. pielikums).
  5. Visus rīkojuma dokumentus ievieto arhīva lietas vākos (Nr. 748, 4. pielikums).
Jāpiebilst, ka jebkurā organizācijā veidojas ne tikai papīra dokumenti, bet arī elektroniskie — tātad veidojas hibrīdlietas. Elektroniskie dokumenti ar arhīvisko vērtību, tāpat kā papīra dokumenti, jāarhivē.  Trešais solis — veidot uzskaites sarakstu. Uzskaites sarakstus (Nr. 748, 7. pielikums) veido atbilstoši dokumentu glabāšanas termiņam (atsevišķi pastāvīgie un atsevišķi ilgtermiņa) un informācijas nesēja formai (atsevišķi papīra un atsevišķi elektroniskā), kādā dokumenti tiks nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā. Ja sērija vai apakšsērija ir liela un visi tajā sistematizētie viena veida dokumenti ir vienā formā, tai var veidot atsevišķu uzskaites sarakstu. Ja sērijas ir nelielas, vairākas sērijas var apvienot vienā uzskaites sarakstā. 2. attēlā ir 1. uzskaites saraksts pastāvīgi glabājamiem tekstuāliem dokumentiem. 
2. attēls 1. uzskaites saraksts
2. attēls
1. uzskaites saraksts
Avots: www.arhivi.gov.lv
Gadījumā, ja ir elektroniskie dokumenti, tad ailē pie hibrīdlietas jānorāda saistītais uzskaites saraksts 2–1, kur: 2 — uzskaites saraksta numurs; 1 — lietas numurs uzskaites sarakstā. Ja ir elektroniskie dokumenti, tad veido arī atsevišķu uzskaites sarakstu šiem dokumentiem, jo papīra dokumentu uzskaites sarakstā ir norādīti pie hibrīddokumentiem saistītie dokumenti 2–1. 3. attēlā ir 2. uzskaites saraksts pastāvīgi glabājamiem elektroniskajiem dokumentiem.
3. attēls 2. uzskaites saraksts
3. attēls
2. uzskaites saraksts
Avots: www.arhivi.gov.lv
Kā 3. attēlā redzams, ailē pie hibrīdlietām ir norāde, ka šiem dokumentiem ir arī papīra versija 1–71, tos var redzēt 1. uzskaites sarakstā, un glabājamais vienības numurs ir 71. Glabājamais vienības numurs ir kārtas skaitlis, kurš turpinās. Kad nākamajā gadā tiks nodoti elektroniskie sarakstes dokumenti, tad 2. uzskaites sarakstā tie turpināsies ar ciparu 3. Ja ir elektroniskie dokumenti un sagatavots 2. uzskaites saraksts, tad jāņem vērā, ka šiem dokumentiem ir jāveido atsevišķs uzskaites saraksts, kur norādīti kontrolsummas algoritmi un kontrolsummas (4. attēls).
4. attēls 2. uzskaites saraksts
4. attēls
2. uzskaites saraksts
Avots: www.arhivi.gov.lv
Kontrolsumma ir skaitļu un burtu secība, ko izmanto, lai pārbaudītu datus par kļūdām. Ja zināt oriģināla faila kontrolsummu, varat izmantot kontrolsummas lietderību, lai apstiprinātu, ka kopija ir identiska.
5. attēls Algoritmi
5. attēls
Algoritmi
Jāatceras, ka šie uzskaites saraksti jāveido pastāvīgi glabājamiem dokumentiem atsevišķi un ilgstoši glabājamiem dokumenti atsevišķi. Kad dokumenti ir arhivēti, tad var iznīcināt īstermiņa dokumentus, bet tikai par tiem gadiem, kuri ir arhivēti. Par dokumentiem (neatkarīgi no informācijas nesēja formas), kuru glabāšanas termiņš ir beidzies, izstrādā dokumentu iznīcināšanas aktu (Nr. 748, 9. pielikums). Un minētajā aktā neiekļauj īslaicīgi glabājamās lietas un dokumentus, ja par attiecīgo dokumentu pārvaldības periodu nav veikta pastāvīgi glabājamo dokumentu un ilgstoši glabājamo dokumentu aprakstīšana. Kāpēc agrāk nevar iznīcināt dokumentus, ja jau tie nav vajadzīgi? Tāpēc, ka ir bijušas situācijas, kad, arhivējot arhīviski vērtīgos dokumentus, trūkst kāda dokumenta un tad ir jāskatās, varbūt īstermiņa glabājamos dokumentos ir trūkstošā informācija.
6. attēls Dokumentu iznīcināšanas akts
6. attēls
Dokumentu iznīcināšanas akts
Avots: www.likumi.lv
Noteikumos Nr. 748 rakstīts, ka papīra dokumentus (vairāklīmeņu arhīvisko shēmu, uzskaites sarakstu, iznīcināšanas aktu) var saskaņot papīra formātā, bet mūsdienās šo praksi vairs neizmanto un šos dokumentus LNA nosūta un saskaņo elektroniski ar elektronisko parakstu. Nobeigumā jāatgādina, ka šī procedūra institūcijām ir jāveic obligāti, bet privātās organizācijas var veidot savu arhivēšanas kārtību un glabāt savā arhīva glabātavā. Publicēts žurnāla “Bilance” 2022. gada maija (485.) numurā.

BilancePLZ ir specializēts portāls, kas sniedz visaktuālāko informāciju par jaunumiem grāmatvedībā, nodokļos, likumdošanā un personāla jautājumos no praktizējošiem grāmatvežiem, revidentiem un citiem augstas klases finanšu ekspertiem.

Sazinieties ar mums:       [email protected]         67606110       Sekojiet mums:   Facebook
Izdevniecība   SIA "Lietišķās informācijas dienests", LR UR Reģ. Nr.: 40003129738, Graudu iela 68, Rīga LV-1058