Latvijā grāmatvedības nozarē nereti ir nostiprinājies uzskats, ka darījumu uzraudzība ir formāls pienākums, ko nosaka Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likums (NILLTPFNL). Taču prakse rāda, ka šāda pieeja ir kļūdaina un riskanta. Likuma būtība nav tikai procedūru ievērošana, bet gan to normu jēgpilna piemērošana ikdienas darbā, lai novērstu iespējamos riskus.
Bieži vien grāmatveži, dzirdot par «darījumu uzraudzību» NILLTPFNL kontekstā, iedomājas noteiktus intervālus vai grafikus: reizi ceturksnī, reizi gadā vai atbilstoši klienta riska līmenim. NILLTPFNL 20. pants tiešām nosaka pienākumu likuma subjektiem veikt klienta darbību un darījumu uzraudzību, lai pārliecinātos, vai darījumi nav neparasti vai aizdomīgi, un īpaši pievērst uzmanību noteiktiem signāliem.
Tomēr praksē šī norma nozīmē daudz vairāk nekā tikai periodisku pārbaudi. Grāmatvedības pakalpojumu būtība pati par sevi paredz ikmēneša darbu ar klientu dokumentiem un darījumiem, tāpēc iespēja pamanīt signālus par darījumiem, kas neatbilst klienta profilam, parādās regulāri. Tas nozīmē, ka darījumu uzraudzība patiesībā ir nepārtraukts process — nevis formāla atzīme ik pēc noteikta laika, bet ikdienas darbs ar mērķi savlaicīgi pamanīt «sarkanos» signālus.
Valsts ieņēmumu dienesta (VID) apkopotā statistika rāda, ka darījumu uzraudzības jautājumi ir viens no biežākajiem pārkāpumu veidiem. Saskaņā ar VID veikto pārbaužu datiem tikai šī gada laikā:
Šie skaitļi apliecina, ka pat pieredzējuši uzņēmumi un grāmatveži mēdz pieļaut kļūdas, kas var novest pie nopietnām sankcijām. Tāpēc konsekventa un dokumentēta darījumu uzraudzība nav tikai formāls pienākums, bet arī būtiska aizsardzība pret juridisko un reputācijas risku.
Lielākā problēma praksē ir pieredzējušo grāmatvežu «imunitāte» pret dažiem signāliem. Bieži vien tie, kas gadiem strādā nozarē, pierod pie noteiktiem darījumu modeļiem un neuzskata tos par aizdomīgiem. Tomēr pēc likuma tie ir «sarkani» signāli.
Daļa šo signālu ir acīmredzami, bet citi — pavisam nemanāmi ikdienas rutīnā. Viens no spilgtiem piemēriem ir klienta bankas interese par kādu konkrētu darījumu. Bankas arī ir NILLTPFNL subjekti un tām bieži ir pieejama plašāka un operatīvāka informācija par darījumu riskiem nekā grāmatvedim. Ja banka pieprasa papildu dokumentus vai paskaidrojumus, tas nav tikai «bankas formālisms» — tā ir netieša norāde, ka darījums var neatbilst ierastajam profilam un ir vērts to pārbaudīt padziļināti. Grāmatvedim vajadzētu nevis paļauties uz bankas pārbaudi, bet izmantot to kā brīdinājumu un veikt savu neatkarīgu izpēti, dokumentējot secinājumus.
«Sarkanais» signāls ir arī tas, ka konkrētais darījums neatbilst ierastajam klienta darbības modelim. Tas nenozīmē automātiski, ka darījums ir aizdomīgs vai ka par to nekavējoties jāziņo Finanšu izlūkošanas dienestam (FID) vai VID. Taču tas nozīmē, ka grāmatvedim ir pienākums veikt izpēti un dokumentēt tās rezultātus.
Rēķinā, piemēram, norādīta trešā persona preču izkraušanas vietā. Lielākā daļa grāmatveži tam bieži nepievērš uzmanību, jo «tā ir bijis vienmēr» un praksē tas reti ir saistīts ar pārkāpumiem. Taču NILLTPFNL 20. pants prasa šādās situācijās izvērtēt darījumu un pārliecināties, vai tas ir ekonomiski un tiesiski pamatots. Ignorējot šādu signālu, grāmatvedis riskē nepamanīt situāciju, kas vēlāk var tikt kvalificēta kā aizdomīga, un pats tikt saukts pie atbildības par neziņošanu.
Klients nodarbojas ar automašīnu tirdzniecību un iepērk transportlīdzekļus ārvalstīs. Norēķini pārsvarā tiek veikti ar ārvalstu uzņēmumu, piemēram, Vācijā reģistrētu piegādātāju. Šādā gadījumā grāmatvedim kā NILLTPFNL subjektam ir pienākums ne tikai veikt sava klienta izpēti, bet arī izvērtēt darījuma partneri. Tas nozīmē pārliecināties, ka šāds uzņēmums Vācijā patiešām pastāv, ir reģistrēts atbilstošā jurisdikcijā, veic deklarēto saimniecisko darbību un nav iekļauts sankciju sarakstos. Šī informācija ir jāiegūst, jāfiksē un jāspēj uzrādīt uzraudzības iestādei pārbaudes laikā. Turklāt darījuma partnera riska novērtēšanā grāmatvedim ir jāpievērš uzmanība tādiem faktoriem kā darījuma ekonomiskais pamatojums, iesaistīto pušu reputācija, norēķinu mehānisms, saistība ar augsta riska valstīm vai nozarēm un nestandarta loģistikas vai piegādes ķēdes risinājumi.
|
1. |
Identificēt signālu (piem., nestandarta norēķinu kārtība, trešā persona darījumā, nestandarta piegādes adrese, ārvalstu partneris u.tml.). |
|
2. |
Pieprasīt skaidrojumu no klienta un, ja nepieciešams, dokumentus, kas pamato darījuma būtību. |
|
3. |
Analizēt atbilstību klienta ierastajam darbības modelim un riska līmenim. |
|
4. |
Dokumentēt izvērtējumu — pierakstīt secinājumus un pievienot saņemtos pierādījumus klienta lietai. |
|
5. |
Ja darījums saglabājas neizskaidrojams vai neatbilstošs — ziņot FID un reģistrēt ziņojumu. |
Šāds algoritms ļauj grāmatvedim pamatot savus lēmumus un pasargāt sevi no pārmetumiem par bezdarbību.
NILLTPFNL 20. panta otrā daļa nosaka, ka darījumu uzraudzība ir pastāvīgs un uz riskiem balstīts process. Ja signāls par potenciālu risku parādās šodien, nav pieļaujami to atstāt «līdz nākamajai plānotajai pārbaudei». Rīt šis darījums var būt jau pabeigts, un jebkura izmeklēšana būs sarežģītāka vai pat neiespējama. Tieši tāpēc darījumu uzraudzība jāsaprot kā ikdienas darbs, nevis formalitāte.
Vēl viens būtisks aspekts — lielākajai daļai grāmatvedības biroju ir vairāki grāmatveži, kuri apkalpo dažādus klientus. Tomēr VID elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) atbildīgā persona par NILLTPFNL prasību ievērošanu bieži ir tikai viena — biroja vadītājs vai īpašnieks. Tas nozīmē, ka atbildīgā persona nevar redzēt katru darījumu un paļaujas uz to, ka darbinieki pamanīs un atbilstoši reaģēs uz «sarkanajiem» signāliem.
Tāpēc likuma 7. panta pirmās daļas 6. punkts nosaka pienākumu nodrošināt darbinieku regulāru apmācību NILLTPFNL un sankciju jomā. Savukārt ar 2024. gada grozījumiem likumā ieviests jauns 8.1 punkts — darbinieku atbilstības un kompetences pārbaude. Tas nozīmē, ka Iekšējās kontroles sistēmā (IKS) jābūt noteiktam, kā un cik bieži pārbaudīt, vai darbinieki saprot likuma prasības, prot identificēt riskus un zina, kā rīkoties, tos konstatējot.
Šāda pieeja būtiski samazina risku, ka potenciāli aizdomīgs darījums tiks nepamanīts tikai tāpēc, ka atbildīgā persona to fiziski neredzēja.
Likums nosaka rāmjus, bet ikdienas grāmatveža darbs ir tas, kas piešķir tiem saturu. Darījumu uzraudzība nav birokrātisks pienākums — nav «ķeksīša» aktivitāte, ko atzīmēt reizi gadā. Tā ir dzīvs un nepārtraukts process, kura pamatā ir grāmatveža spēja apvienot zināšanas par likumu ar izpratni par klienta biznesa modeli. Ikviens «sarkanais» signāls ir iespēja pierādīt savu profesionalitāti, dokumentējot izvērtējumu un pieņemot pamatotu lēmumu.
Likumā noteiktās prasības nav tikai formalitāte — tās ir profesionāls vairogs, kas pasargā gan klientu, gan pašu grāmatvedi no nopietnām sekām.
Darījumu uzraudzība un ar to saistīto procesu ieviešana uzņēmumā nozīmē daudz vairāk nekā tikai likumā noteikto pienākumu «atzīmēšanu». Tā ir nepārtraukta informācijas apkopošana, izvērtēšana un dokumentēšana, kas prasa laiku un resursus. Pat mazam grāmatvedības birojam šī funkcija var kļūt par būtisku papildu slogu, īpaši, ja ikdienas darba grafiks jau ir piepildīts ar pamatpienākumiem klientu apkalpošanā.
Lai nodrošinātu pilnīgu atbilstību NILLTPFN prasībām un sankciju regulējumam, nepieciešams izstrādāt, ieviest un regulāri atjaunot iekšējās kontroles sistēmu. Tas ietver ne tikai dokumentu sagatavošanu, bet arī mehānismus, kā nodrošināt, lai noteiktās procedūras faktiski tiktu piemērotas katrā ikdienas situācijā.
Tāpat kā citās regulējamās jomās, piemēram, darba aizsardzībā, arī šeit bieži vien izdevīgākais risinājums ir piesaistīt ārēju speciālistu, kurš palīdz ieviest un uzturēt sistēmu. Šāda sadarbība ļauj ne tikai ietaupīt laiku un mazināt administratīvo slodzi, bet arī būt drošiem, ka sistēma darbojas atbilstoši aktuālajiem normatīvajiem aktiem un praksē atklātajām riska situācijām.
Tomēr pat tad, ja sistēma ir izstrādāta profesionāļa vadībā, gala rezultāts ir atkarīgs no tā, kā uzņēmuma darbinieki to pielieto ikdienas darbā. Tāpēc ir būtiski ne tikai izveidot dokumentus, bet arī nodrošināt darbinieku izpratni un spēju tos izmantot, lai darījumu uzraudzība būtu efektīva un atbilstu likuma mērķim.
Publicēts žurnāla “Bilance” 2025. gada septembra (525.) numurā.
Raksts sagatavots sadarbībā ar SIA Jurida
Ievadiet savu e-pasta adresi, lai mēs Jūs varam informēt par aktuālo biznesā, nodokļu jautājumos un citās nozarēs.
