Direktīva paredz, ka nākamgad rēķiniem starp uzņēmumiem un valsts iestādēm jābūt elektroniskā formā

Uzskaites automatizāciju un pāreju uz elektroniskiem rēķiniem būtiski ietekmēs Eiropas Savienības direktīva 2014/55/ES (2014. gada 16. aprīlis) par elektroniskajiem rēķiniem publiskā iepirkuma procedūrās, saskaņā ar kuru no 2018.gada 27.novembra rēķiniem starp uzņēmumiem un valsts iestādēm jābūt elektroniskā formā.

Rīgas pilsētas pašvaldībā 2010.gadā tika centralizēta grāmatvedības uzskaites funkcija, kā rezultātā notika grāmatvedības uzskaites procesu un dokumentu plūsmu unificēšana, panākot būtiskus efektivitātes uzlabojumus. Rīgas pašvaldībā ir panākta situācija, ka visu saņemto rēķinu aprite tiek nodrošināta elektroniskā formā un ir izsekojams jebkura rēķina apstrādes statuss, ilgums un iekšējā atbildība par saimniecisko darījumu. "Šobrīd esam sasnieguši augstāku kontroles un automatizācijas pakāpi, būtiski samazinājuši manuālo rēķinu datu ievadīšanas darbu, samazinājuši izmaksas par papīra dokumentu reģistriem, dokumentu skapjiem un arhivēšanu. Grāmatvedim ir jāpieņem, ka papīra formas dokumenti paliek vēsture un arvien vairāk sava ikdiena, kā arī darba metodes nāksies pielāgot elektronisko dokumentu apstrādei," stāsta Jānis Bergmanis, Rīgas domes pārstāvis.

Šobrīd Rīgas pašvaldībai tiek iesniegti ~80% strukturētu datu formāta e-rēķini, bet pārējie 20% tiek digitalizēti, tādējādi nodrošinot vienveidīgu saņemto rēķinu apriti kopumā. E-rēķinu aprites sistēmām ir jābūt funkcionāli ļoti vienkāršām un intuitīvi lietojamām, savukārt digitalizācija nodrošina "izņēmumu" īpašu apstrādi, pārvēršot papīra formas rēķinu uz elektroniskas formas rēķinu.

Eiropā elektroniska biznesu optimizēšana norisinās jau 20. gadsimta izskaņā, tomēr attīstība norit pakāpeniski. Solis uz efektīvu finanšu procesu organizāciju ir pāreja uz e-rēķiniem, proti, rēķinu saņemšana elektroniskā formātā vai arī to digitalizācija pirms iekļaušanas grāmatvedības sistēmā. Tādējādi veidojas vienota automatizēta darbplūsma, kurā tiek iekļauti visi procesi, rēķini, rīkojumi, pavadzīmes, utt. Izmantojot rēķinu digitalizācijas pakalpojumu, būtiski samazinās kļūdaini apstrādāto rēķinu skaits – digitāli apstrādātu rēķinu datu kvalitāte var sasniegt pat 99,6%.

Rīgas dome dokumentu apstrādē sadarbojas ar e-rēķinu operatoru "Fitek", kas ir uzņemts Eiropas e-rēķinu pakalpojumu sniedzēju asociācijā..