Pamatojoties uz jauno Grāmatvedības likumu, kas stājās spēkā 2022. gada 1. janvārī, ir izdota virkne jaunu normatīvo aktu. Tie attiecas arī uz biedrībām un nodibinājumiem. Latvijā kopumā darbojas vairāk nekā 24 000 biedrību un 1500 nodibinājumu. 

Valsts ieņēmumu dienesta Nodokļu pārvaldes Nodokļu un nodevu grāmatvedības metodikas daļas galvenā nodokļu inspektore Daina Kanale videoseminārā «Grāmatvedības uzskaites un gada pārskatu aktualitātes biedrībām un nodibinājumiem» akcentēja, ka pamata normatīvais regulējums, kārtojot grāmatvedību, ir Grāmatvedības likums. Līdz ar tā pieņemšanu spēku zaudēja likums «Par grāmatvedību». Pamatojoties uz jauno Grāmatvedības likumu, tika izdoti virkne jaunu normatīvo aktu.

Normatīvais regulējums attiecībā uz grāmatvedības kārtošanu:

• Ministru kabineta (MK) 2021. gada 21. decembra noteikumi Nr. 877 «Grāmatvedības kārtošanas noteikumi»;
• MK 2006. gada 3. oktobra noteikumi Nr. 808 «Noteikumi par biedrību, nodibinājumu un arodbiedrību gada pārskatiem» (spēkā līdz 2022. gada 30. jūnijam);
• MK 2022. gada 14. jūlija noteikumi Nr. 439 «Noteikumi par biedrību, nodibinājumu un arodbiedrību gada pārskatiem un grāmatvedības kārtošanu vienkāršā ieraksta sistēmā» (spēkā no 2022. gada 1. jūlija);
• MK 2021. gada 14. septembra noteikumi Nr. 625 «Prasības kases ieņēmumu un kases izdevumu attaisnojuma dokumentiem un kases grāmatas kārtošanai»;
• Biedrību un nodibinājumu likums;
• Sabiedriskā labuma organizāciju likums;
• MK 2005. gada 4. janvāra noteikumi Nr. 11 «Noteikumi par sabiedriskā labuma organizāciju administratīvajiem izdevumiem»; 
• MK 2010. gada 5. maija noteikumi Nr. 407 «Noteikumi par biedrības, nodibinājuma, reliģiskās organizācijas vai tās iestādes iepriekšējā gada darbības pārskata un turpmākās darbības plāna veidlapas paraugu».

Grāmatvedības uzdevumi

Jaunais Grāmatvedības likums attiecas uz visiem uzņēmumiem, kā arī uz biedrībām un nodibinājumiem. Līdz ar to biedrībām un nodibinājumiem ir saistoši likumā noteiktie grāmatvedības uzdevumi, kas ir šādi:

• nodrošināt uzņēmuma vadību ar grāmatvedības informāciju, kas nepieciešama saimnieciska rakstura lēmumu pieņemšanai;
• nodrošināt finanšu pārskatu lietotājus ar patiesu un pilnīgu informāciju par uzņēmuma mantu, saistībām, finansiālo stāvokli, saimnieciskās darbības rezultātiem un naudas plūsmu;
• nodrošināt ieņēmumu un izdevumu norobežošanu pa pārskata periodiem;
• veikt nodokļu aprēķināšanu.

D. Kanale piemetināja, ka biedrības var būt pievienotās vērtības nodokļa (PVN) maksātāji, var nodarbināt darbiniekus, par kuriem būs jāmaksā iedzīvotāju ienākuma nodoklis (IIN) un valsts sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksas (VSAOI).

Grāmatvedības likumā ir noteikts, ka biedrībās atbildīgais par grāmatvedības kārtošanu, kā arī gada pārskata sagatavošanu un apstiprināšanu ir biedrības izpildinstitūcija vai biedrības valde.

Divu veidu ieraksti

Atbilstoši Grāmatvedības likuma 11. pantam grāmatvedībā ierakstus izdara: 

• divkāršā ieraksta sistēmā;
• vienkāršā ieraksta sistēmā, ja biedrības, nodibinājumi, arodbiedrības un to apvienības apgrozījums divus iepriekšējos gadus pēc kārtas nepārsniedz 100 000 eiro pārskata gadā.

Ar divkāršo ieraksta sistēmu saprot to, ka saimnieciskie darījumi tiek iegrāmatoti, izmantojot grāmatvedības kontus, kuru plānu apstiprina biedrības vadītājs — tātad vai nu valde, vai izpildinstitūcija.

D. Kanale vērsa uzmanību, ka grāmatvedības kontu plānus būtu ieteicams sistemātiski pārskatīt un aktualizēt. No konta plāna būtu jāizņem tādi konti, kas vairs nav nepieciešami, vai tas jāpapildina ar jauniem kontiem, kas ir aktuāli konkrētās biedrības grāmatvedības uzskaitē.

Savukārt vienkāršā ieraksta sistēmā darījumi tiek iegrāmatoti pēc naudas plūsmas principa: tad, kad ir saņemta nauda vai veikts maksājums, darījumu iegrāmato grāmatvedības reģistros.

Attaisnojuma dokumenti

Grāmatvedībā visus ierakstus pamato ar attaisnojuma dokumentiem. Par tādu tiek atzīts dokuments, kas satur informāciju par saimniecisko darījumu, un tajā ir jābūt ietvertiem obligātiem rekvizītiem, kuri noteikti Grāmatvedības likuma 11. panta piektajā daļā.

Grāmatvedības likums nosaka, ka ir diva veida attaisnojuma dokumenti — ārējie un iekšējie attaisnojuma dokumenti.

Ar ārējiem attaisnojuma dokumentiem saprot tos, kurus biedrība saņem no pakalpojumu sniedzējiem un preču piegādātājiem, kā arī tādus, kurus biedrība sagatavo izsniegšanai darījuma partneriem.

Savukārt, ja kādam saimnieciskam darījumam nav ārējas izcelsmes attaisnojuma dokumenta, tad biedrībai ir tiesības sagatavot iekšējo attaisnojuma dokumentu.

Vai ir tiesības darījumus iegrāmatot, pamatojoties uz iekšējo attaisnojuma dokumentu?

Atbilde

Jā, bet pie nosacījuma, ka konkrētam darījumam nav ārējas izcelsmes attaisnojuma dokumenta.

Savukārt iekšējie attaisnojuma dokumenti ir tie, kurus sagatavo pats uzņēmums vai biedrība.

Jebkurā gadījumā prioritārs raksturs jeb svarīgākais ir ārējais attaisnojuma dokuments.

Obligātie rekvizīti

Neatkarīgi no tā, kāda veida attaisnojuma dokuments tas ir, Grāmatvedības likuma 11. panta piektajā daļā ir noteikti obligātie rekvizīti, kas ir jāiekļauj šajā dokumentā. Tas ir dokumenta sagatavošanas datums un dokumenta nosaukums, kā arī informācija par darījuma dalībniekiem.

Ja tā ir juridiska persona, tad attaisnojuma dokumentā ir jānorāda juridiskās personas nosaukums, reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja numurs. Ja tā ir fiziska persona, tad ir jānorāda vārds un uzvārds. Ja fiziskā persona veic saimniecisko darbību, tad ir jānorāda nodokļu maksātāja reģistrācijas numurs, ar ko parasti saprot personas kodu. Bet, ja noformē attaisnojuma dokumentu fiziskai personai, kas neveic saimniecisko darbību, tad personas kodu norāda tikai pēc darījuma partnera pieprasījuma.

Attaisnojuma dokumentā ir jāiekļauj arī informācija par saimniecisko darījumu. Ja tas ir pakalpojums, tad tā arī jāieraksta, jānorāda novērtējums naudas izteiksmē un ir jābūt par darījumu atbildīgo pušu parakstiem.

D. Kanale vērsa uzmanību, ka Grāmatvedības likuma 11. panta 6., 7. un 8. daļā ir noteikts, kuros gadījumos dokuments var nebūt parakstīts, kad darījumi var būt apliecināti ar drošu elektronisko parakstu.

Bet ir jāatceras, ka grāmatvedības organizācijas dokumentos visos gadījumos ir jābūt noteiktai personai, kura atbildēs par dokumentos ietvertās informācijas patiesumu.

Biedrības un nodibinājuma kompetence ir noteikt, kā tiek gatavoti attaisnojuma dokumenti — elektroniskā vai papīra formā.

Attaisnojuma dokumentus iegrāmato pēc iespējas drīzāk, bet ne vēlāk kā 20 dienu laikā pēc tā mēneša beigām, kurā attaisnojuma dokuments ir saņemts vai izsniegts (nosūtīts).

Ja grāmatvedību kārto vienkāršā ieraksta sistēmā, tad attaisnojuma dokumentu iegrāmato ne vēlāk kā 15 dienu laikā pēc tā ceturkšņa beigām, kurā attiecīgais attaisnojuma dokuments ir saņemts vai izsniegts (nosūtīts).

Kas var kārtot grāmatvedību

Grāmatvedības likuma 35. pants nosaka, kura persona ir tiesīga kārtot grāmatvedību.

Uzņēmumā grāmatvedības kārtošanu veic:

• grāmatvedis vai ārpakalpojuma grāmatvedis (arodbiedrību un to apvienību, biedrību un nodibinājumu grāmatvedības kārtošanu var veikt brīvprātīgā darba veicējs, noslēdzot rakstisku vienošanos);
• grāmatvedību pats var kārtot biedrības un nodibinājuma valdes loceklis.

D. Kanale atgādināja, ka jaunais Grāmatvedības likums nosaka papildu prasības attiecībā uz ārpakalpojuma grāmatvedi, un ar šādu darbinieku ir jāslēdz uzņēmuma līgums. Par ārpakalpojuma grāmatvedi var būt persona, kurai ir vismaz pirmā līmeņa profesionālā augstākā izglītība (koledžas izglītība) Profesionālās izglītības likuma izpratnē, vai akadēmiskā augstākā izglītība (vismaz bakalaura grāds) grāmatvedības, ekonomikas, vadības vai finanšu jomā. Ārpakalpojuma grāmatvedim ir jābūt arī vismaz triju gadu darba pieredzei grāmatvedības jomā.

Arodbiedrību un to apvienību, biedrību un nodibinājumu grāmatvedības kārtošanu var veikt brīvprātīgā darba veicējs, noslēdzot rakstisku vienošanos. Brīvprātīgā darba veicēja nodarbināšana ir noteikta Brīvprātīgā darba likumā un jebkurā gadījumā ir slēdzama rakstiska vienošanās, nosakot personas pienākumus, atbildību un citus noteikumus.

Dokumentu glabāšanas noteikumi

Grāmatvedības likuma 27. un 28. pants nosaka, kādi ir grāmatvedības dokumentu glabāšanas noteikumi. 

Grāmatvedības dokuments var būt sagatavots elektroniskā vai papīra formā. Neatkarīgi no tā glabāšanas laiks gan papīra, gan elektroniskas formas dokumentiem ir vienāds.

Ja dokumenti ir sagatavoti elektroniskā formā, tos var glabāt arī citas Eiropas Savienības dalībvalsts teritorijā. 

Dokumentu izmantošana ir pieļaujama tikai ar uzņēmuma vadītāja atļauju.

Grāmatvedības dokumentu minimālais glabāšanas laiks ir:

• gada pārskatiem — līdz uzņēmuma vai biedrības reorganizācijai vai darbības izbeigšanai, ciktāl citos normatīvajos aktos nav noteikts citādi;
• inventarizācijas sarakstiem, grāmatvedības reģistriem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem — desmit gadi;
• attaisnojuma dokumentiem par darbiniekiem aprēķināto darba samaksu, samaksu par piešķirtā atvaļinājuma laiku un neizmantotā ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma atlīdzināšanu, atlīdzību par darba piespiedu kavējuma laiku u. tml. ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem, kuru datums ir agrāks par 1999. gada 1. janvāri, — 75 gadi.

Savukārt attaisnojuma dokumenti, kas ir izveidoti pēc 1999. gada 1. janvāra, glabāšanas termiņš ir desmit gadi. 

Dokumenti, kas ir saistīti ar atvaļinājumiem, ir jāglabā desmit gadus no dienas, kad izbeigtas darba tiesiskās attiecības. Savukārt visi citi grāmatvedības dokumenti — pieci gadi.

Pārvērst elektroniskā formā

Grāmatvedības likums atļauj oriģinālo dokumentu pārvērst elektroniskā formā glabāšanai un iznīcināt. Taču, lai to darītu, ir jāievēro zināmi nosacījumi.

Ja dokuments tiks pārvērsts elektroniskā formā, tad ir jānodrošina oriģinālā dokumenta satura attēlojums un datu glabāšana vismaz piecus gadus. Jāatceras, ka katram dokumenta veidam Grāmatvedības likums var noteikt atšķirīgu glabāšanas laiku, un tad ir jāievēro normatīvos noteiktais laiks.

Ir jānodrošina satura lasīšana datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā cilvēklasāmā formātā. Ja nepieciešams, arī atvasinājuma izdrukāšana.

Ir jānodrošina arī aizsardzība pret dokumenta izmaiņām vai iznīcināšanu. Papīra dokumenta pārvēršana elektroniskā formā un oriģinālā dokumenta iznīcināšanas process ir jāveic atbilstoši uzņēmuma vadītāja, biedrības valdes vai izpildinstitūcijas noteiktai kārtībai.

Grāmatvedības organizācijas dokumenti

Uzņēmumā vai biedrībā ir jāizstrādā grāmatvedības organizācijas dokumenti. To izstrādāšana, izdošana un tajos noteiktās kārtības ievērošana ir jānodrošina uzņēmuma vadītājam.

Grāmatvedības likuma 1. panta piektajā daļā ir noteikts detalizētāk, kas ir grāmatvedības organizācijas dokumenti. Tie ir tādu uzņēmuma vadītāja izdotu dokumentu kopums, kuros noteikta kārtība, kādā, ievērojot normatīvo aktu prasības, uzņēmumā kārto grāmatvedības reģistrus, sagatavo attaisnojuma dokumentus un organizē to apriti, veic inventarizāciju, sagatavo gada pārskatu un citus grāmatvedības pārskatus un glabā grāmatvedības dokumentus. 

Šajā dokumentu kopumā iekļaujams arī grāmatvedības kontu plāns, grāmatvedības politika (attiecas uz finanšu pārskatu sagatavošanu uzņēmumā, kas nav budžeta iestāde) vai grāmatvedības uzskaites kārtība (attiecas uz finanšu pārskatu sagatavošanu budžeta iestādē) un citi uzņēmuma vadītāja izdotie dokumenti, kas nepieciešami uzņēmuma grāmatvedības kārtošanai.

Svarīgākie grāmatvedības organizācijas dokumenti

D. Kanale akcentēja svarīgākos dokumentus, kas būtu jāiekļauj grāmatvedības organizācijā. Svarīgi ir noteikt kārtību, kādā tiks kārtoti grāmatvedības reģistri. Šobrīd grāmatvedību pamatā kārto, izmantojot datorprogrammas. Šādā gadījumā ir jānosaka, kāda konkrētā datorprogramma tiek izmantota uzņēmumā, biedrībā vai nodibinājumā.

Svarīgi ir noteikt, kā sagatavo attaisnojuma dokumentus — papīra vai elektroniskā formā. Grāmatvedības organizācijas dokumentos ir jānosaka vieta, kur un kādā formā tiks glabāti dokumenti — elektroniskā vai papīra formā. Ja ir noteikts, ka dokumentus glabās elektroniskā formā, ir jānosaka kārtībā, kādā notiek papīra dokumentu iznīcināšana un pārvēršana.

Atbrīvotas, ja kārto vienkāršā ieraksta sistēmā

Informācija par to, kas ir jāietver grāmatvedības organizācijas dokumentos, ir noteikta Ministru kabineta 2021. gada 21. decembra noteikumos Nr. 877 «Grāmatvedības kārtošanas noteikumi» astotajā nodaļā. Šādā veidā biedrības un nodibinājumi kārto grāmatvedības organizācijas dokumentus, ja grāmatvedība tiek kārtota divkāršā ieraksta sistēmā.

Attiecībā uz biedrībām un nodibinājumiem Grāmatvedības likuma 31. panta trešā daļa nosaka, ka no grāmatvedības organizācijas dokumentu izstrādāšanas un izdošanas ir atbrīvotas tās biedrības un nodibinājumi, ja tie kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā.

Inese Helmane

Publicēts žurnāla “Bilance” 2023. gada aprīļa (496.) numurā.