Kā grāmatvedim rīkoties, ja rēķins ir bez paraksta vai tā nav vispār?

Jautājums: Kā grāmatvedim rīkoties nestandarta situācijās ar rēķiniem - piemēram, saņemot elektroniski sagatavotu rēķinu, kurš ir jāsamaksā pirms preču piegādes, vai, ja rēķinam nav paraksta vai trūkst paša rēķina?

Atbildi sniedz Valsts ieņēmumu dienesta Nodokļu pārvaldes Nodokļu un nodevu grāmatvedības metodikas daļas Metodikas nodaļas vadītāja Dina Kucina:

Par samaksas un preču piegādes termiņiem puses vienojas, un tas attiecīgi jāatspoguļo grāmatvedībā.

Ja samaksa jāveic pirms elektroniski sagatavotā rēķina un preču saņemšanas, tas attiecīgi jāiegrāmato kā avansa maksājums, bet saņemot rēķinu – izdevumi vai preču krājumi (tas atkarīgs no tā,  kāda krājumu uzskaites metode tiek piemērota).

Ja rēķinam nav paraksta, jāpārliecinās, vai uz dokumentu attiecināma kāds no likuma 7.¹ pantā minētajiem izņēmumiem. Ja attiecināms kāds no atbrīvojumiem – dokumentu izmanto ierakstu veikšanai grāmatvedības reģistros. Ja nav attiecināms – vienojas ar preču piegādātāju par korekta attaisnojuma dokumenta noformēšanu vai noformē iekšējo attaisnojuma dokumentu ar visiem rekvizītiem.

Ja rēķina vispār nav, grāmatvedības organizācijas dokumentos jānosaka, ka uzņēmuma manta, kuras iegādi neapliecina ārējs attaisnojuma dokuments, var apliecināt iekšējs attaisnojuma dokuments un šādā gadījumā jānoformē iekšējais attaisnojuma dokuments, kurā prece novērtēta naudas izteiksmē.