Kā uzņēmumi no 2026. gada varēs iesniegt e-rēķinu datus VID?

Ministru kabinetā 9. decembrī pieņemts noteikumu projekts "Kārtība, kādā organizē un īsteno strukturētu elektronisko rēķinu apriti un kādā strukturētu elektronisko rēķinu datus iesniedz Valsts ieņēmumu dienestam", kas paredz nosacījumus e-rēķinu datu apmaiņai un nodošanai Valsts ieņēmumu dienestam (VID). Šī jaunā kārtība stāsies spēkā, sākot ar 2026. gada 1. janvāri, kad VID uzsāks strukturētu e-rēķinu datu saņemšanu.

Obligātums un termiņi

Noteikumu projekts izstrādāts, lai izpildītu pilnvarojumu, kas noteikts Grāmatvedības likumā. Tā galvenais mērķis ir noteikt kārtību, kādā uzņēmumi organizē un īsteno strukturētu e-rēķinu apriti un iesniedz datus VID. Šis solis tiek saskaņots ar stratēģisko mērķi nodrošināt visas valsts pāreju uz digitālo dokumentu apriti un ir iekļauts arī Ēnu ekonomikas ierobežošanas plānā 2024.–2027. gadam.

Lai gan uzņēmumiem, kas nav budžeta iestādes, obligāta e-rēķinu lietošana B2B (bizness uz biznesu) darījumos tika pārcelta un stāsies spēkā tikai 2028. gada 1. janvārī, e-rēķinu lietošana jau tagad ir obligāta darījumos starp budžeta iestādēm, kā arī starp uzņēmumiem un budžeta iestādēm (B2G/G2B), sākot ar 2025. gada 1. janvāri.

Sākot ar 2026. gada 1. janvāri, uzņēmumiem, kas veic darījumus ar budžeta iestādēm (G2G, B2G, G2B), e-rēķini būs obligāti jānodod arī VID. Savukārt B2B darījumos (starp uzņēmumiem, kas nav budžeta iestādes) pienākums lietot e-rēķinus un obligāti nodot tos VID stāsies spēkā 2028. gada 1. janvārī.

Kā e-rēķinus iesniegs VID?

Saskaņā ar noteikumu projektu, uzņēmumi e-rēķinus VID iesniegs, izmantojot tikai vienu no izvēlētajiem piegādes kanāliem, un tie nebūs jāiesniedz atkārtoti, ja tas jau ir noticis. E-rēķini VID jāiesniedz ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc to nosūtīšanas dienas.

Uzņēmumiem ir paredzētas tiesības sadarbībā ar darījuma partneri izvēlēties sev atbilstošāko e-rēķinu aprites kanālu, kas var būt:

1. Oficiālā elektroniskā adrese (e-adrese) – nodrošina bezmaksas risinājumu, un automātiski iesniedz ziņojumu VID.

2. Pakalpojumu sniedzēja jeb operatora piegādes kanāls – operatori nodrošina piegādes kanālus, kas integrēti ar VID lietotājprogrammatūras saskarni (API).

3. Cits individuāli izvēlēts piegādes kanāls (piemēram, starpsistēmu integrācija, e-pasts). Šādā gadījumā e-rēķinu VID var iesniegt, manuāli augšupielādējot XML datni VID Elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) vai izmantojot EDS API.

Jāuzsver, ka par e-rēķinu uzskatāms tikai strukturēts elektronisks dokuments (dati), kas izveidots mašīnlasāmā veidā, nevis PDF, Word vai skenētas papīra rēķinu formas. VID risinājumā saņems un glabās tikai e-rēķinus bez pielikumiem, kas iesniegti XML formātā, kuram jāatbilst UBL 2.1 un PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai.

Ieguvumi uzņēmējiem un valsts pārvaldei

E-rēķinu ieviešana un datu nodošana VID paredz vairākus ieguvumus:

• Samazināts administratīvais slogs: Uzņēmējiem vairs nebūs jāiesniedz VID informācija (e-rēķinu kopijas) par saimniecisko darījumu, kas jau būs iestādes rīcībā.
• Datu uzglabāšana: VID risinājums nodrošinās e-rēķinu glabāšanu vismaz piecus gadus, kas ir minimālais Grāmatvedības likumā noteiktais attaisnojuma dokumentu glabāšanas laiks.
• PVN deklarāciju atvieglošana: Taksācijas perioda deklarācijas sagatavošana var tikt atvieglota, piedāvājot daļēji aizpildīt PVN 1-I un PVN 1-III pielikumu saturu, izmantojot VID rīcībā esošos e-rēķinu datus.
• Kļūdu samazināšana: Automatizētas sistēmas ilgtermiņā samazinās manuālās datu ievades kļūdu iespējamību.
• Uzlabota kontrole: Nodokļu maksātājiem būs iespēja sistēmā atzīmēt rēķinus kā "neatbilstošus" (piemēram, ar nepareizu nodokļa likmi vai par neesošu darījumu), par ko VID veiks turpmāku datu analīzi.