Labumu darbiniekiem detalizētāka uzskaite 2025. gadā (IIN atvieglojumi darbinieku piesaistei un mobilitātei)

2024. gada nogalē tika apstiprināti būtiski grozījumi likumā «Par iedzīvotāju ienākuma nodokli» (turpmāk — likums «Par IIN»). Daļa no šiem grozījumiem izstrādāti ar mērķi uzlabot darbaspēka konkurētspēju Baltijas reģionā, kā arī veicināt ekonomiski aktīvo iedzīvotāju iesaisti nodarbinātībā, jo statistikas dati liecina, ka darbspējas vecuma iedzīvotāju skaits arvien samazinās.

Kā viens no veidiem, lai sasniegtu to, ka darbspējīgie cilvēki ir aktīvi un turpina strādāt, ir pensionāriem būtiski palielinātais neapliekamais minimums, kā arī iespēja šo neapliekamo minimumu piemērot dalīti, t.i., daļu no neapliekamā minimuma piemērot pensijas aprēķināšanā, bet daļu — darba samaksas aprēķinā.

Esam laika periodā, kad ar nodokļu politikas palīdzību tiek veicināta koplīgumu slēgšana.

Koplīguma mērķis ir uzlabot darba attiecību kvalitāti. Koplīgums pēc būtības sniedz papildu labumus darbiniekiem. Tādus labumus, par ko darba devējs ir vienojies ar darba ņēmēju pārstāvjiem, kas ir atrunāti koplīgumā.

Rakstā izskatīšu labumu grozu, ko varētu darba devējs piedāvāt saviem darbiniekiem un par to nemaksāt nodokļus, ja vien tiek ievērotas likuma «Par IIN» prasības un uzņēmumā ir noslēgt koplīgums. Uzreiz vērsīšu uzmanību, ka tālāk aprakstītais nav piemērojams valsts un pašvaldību kapitālsabiedrībās.

Lai palielinātu darbaspēka pieejamību un veicinātu darba ņēmēju mobilitāti, likuma «Par IIN» 8. panta 15. daļa ir paplašināta un, sākot ar 2025. gada 1. janvāri, nosaka, ka no nodokļa maksātāja ienākumiem, par kuriem maksā algas nodokli, izslēdz darba devēja apmaksātos darba koplīgumā noteiktos darbinieka ēdināšanas izdevumus, ārstniecības izdevumus, izdevumus, kas saistīti ar darbinieka pārcelšanos uz citu dzīvesvietu, izmitināšanas izdevumus un transporta izdevumus, ja visu darbinieku izdevumu apmērs (to kopsumma) gadā nepārsniedz apmēru, kas iegūts, reizinot vidējo darbinieku skaitu Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likuma izpratnē ar 700 EUR, un ja darba devējs izpilda šādus nosacījumus:

Vidējā darbinieku skaita noteikšana, labumu groza kopējais apmērs EUR, summa vienam darbiniekam

Saskaņā ar Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likuma 7. panta 4. daļu vidējo darbinieku skaitu aprēķina, saskaitot uzņēmumā (koncernam — konsolidācijā iesaistāmajos uzņēmumos) strādājošos darbiniekus pārskata gada katra mēneša pēdējā datumā un iegūto summu dala ar mēnešu skaitu pārskata gadā. 

Lai aprēķinātu labuma groza kopējo apmēru EUR, šim aprēķinam izmanto vidējo darbinieku skaitu, kas norādīts pēdējā VID iesniegtajā gada pārskatā.

Tātad, ja 2024. gadā vidējais darbinieku skaits, kas uzrādīts gada pārskatā, ir 6 darbinieki, tad maksimālā summa IIN atvieglojuma piemērošanai tiek aprēķināta sekojoši: 6 darbinieki x 700 EUR = 4200 EUR. Jāatceras, ka jāņem vērā vēl arī šis kritērijs — izdevumi nepārsniedz 5% no darba devēja gada kopējā bruto algu fonda.

2024. gadā bija noteikts, ka uz vienu darbinieku par ēdināšanas un ārstniecības izdevumiem darba devējs varēja tērēt 480 EUR gadā, ja darbinieks nostrādājis pilnu gadu. Ja darbinieks bija nostrādājis mazāk, tad bija jāpiemēro proporcija, atbilstoši nostrādātajam laika periodam.

Savukārt 2025. gadā regulējums ir mainīts un, pielietojot likumā «Par IIN» noteikto aprēķinu, tiek noteikts nodokļa atvieglojuma maksimālais — visu darbinieku izdevumu kopējais — apmērs gadā. Vairs netiek noteikts konkrēts apmērs EUR uz vienu darbinieku. Līdz ar to darba devējs var rīkoties daudz elastīgāk — ja ir kāds darbinieks, kuram nepieciešams apmaksāt izdevumus, kas pārsniedz 700 EUR gadā, piemēram, saistībā ar darbinieka pārcelšanos uz citu dzīves vietu, bet savukārt citam darbiniekam ir sedzami tikai transporta izdevumi, kas gadā ir zem 700 EUR, tad darba devējs konkrētam darbiniekam var apmaksāt arī lielākus izdevumus, kas pārsniedz 700 EUR, bet taksācijas gada ietvaros darba devējam ir jāseko līdzi, lai tiktu ievērots likumā «Par IIN» noteiktais visu darbinieku izdevumu kopējais apmērs. 

Var pieturēties arī pie formulā noteiktā, proti, ka atvieglojuma apmērs jeb ar IIN neapliekamā izdevumu summa ir 700 EUR gadā uz vienu darbinieku.

Ieteicams izstrādāt skaidrus nosacījumus un darbiniekus par tiem informēt, lai izvairītos no dažādiem pārpratumiem.

Jāuzglabā attaisnojuma dokumenti

Likuma «Par IIN» 8. panta 15. daļa ir papildināta ar 7. punktu, kas uzliek pienākumu darba devējam uzglabāt attiecīgos izdevumu apliecinošos ārējos attaisnojuma dokumentus.

Šī ir jauna norma. Likumā «Par IIN» tā nav detalizētāk paskaidrota. Raksta tapšanas brīdī nav konstatētas izmaiņas vai plānotie grozījumi Ministru kabineta 2010. gada 21. septembra noteikumos Nr. 899 «Likuma «Par iedzīvotāju ienākuma nodokli» normu piemērošanas kārtība», lai paskaidrotu sīkāk šo normu.

Saskaņā ar likuma grozījumu anotācijā pausto, prasība par ārējo attaisnojuma dokumentu glabāšanu nepieciešama, lai ierobežotu ēnu ekonomiku un varētu pārliecināties par faktiskajiem izdevumiem un konkrētā nodokļa atvieglojuma piemērošanu.

Darba devējiem uzlikts pienākums uzglabāt izdevumus apliecinošos ārējos attaisnojuma dokumentus. Iesaku vadīties saskaņā ar Grāmatvedības likumā un uz tā pamata izdotajos Ministru kabineta noteikumos noteikto. Galvenā doma ir spēt pierādīt, ka izdevumi, kas tiek kompensēti darbiniekiem, ir faktiski notikuši.

Attiecībā uz transporta izdevumiem, vienā no VID semināriem mutiski tika skaidrots, ka varētu būt rīkojums par attiecīgo izdevumu segšanu, čeki par degvielu, maršruta lapas, darbinieka iesniegums, koplīgums un citi izdevumus apliecinošie grāmatvedības dokumenti.

Sekosim līdzi aktuālajiem VID skaidrojumiem par šo.

Stājoties spēkā šim punktam, veidojas risks: ja nevarēsim pierādīt, ka izdevumi ir pamatoti, tad tas būs klasificējams kā labums darbiniekiem, kas apliekams ar darbaspēka nodokļiem.

Gada laikā tiek pārsniegts pieļaujamais limits, kas nav apliekams ar IIN

Ņemot vērā, ka likumā «Par IIN» ir noteikts maksimālais — visu darbinieku izdevumu kopējais nevis katram darbiniekam atsevišķi piemērojamais nodokļa atvieglojuma apmērs darba devēja ietvaros, darba devējam varētu būt problemātiski piemērot IIN un valsts sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksas konkrētam darbiniekam gadījumā, ja tiks pārsniegts likumā noteiktais nodokļu atvieglojuma apmērs. Proti, var rasties problēma, kā korekti noteikt, uz kuru darbinieku darba devējam būtu jāattiecina atvieglojuma pārsniegums un par kuru darbinieku jāpiemaksā darbaspēka nodokļi, ja darbiniekiem, saskaņā ar noslēgto koplīgumu, būs segti atšķirīgi izdevumi, piemēram, vienam darbiniekam ārstniecības izdevumi, bet citiem darbiniekiem — izmitināšanas izdevumi vai transporta izdevumi atšķirīgos apmēros un laika periodos taksācijas gada ietvaros.

Tāpēc likums «Par IIN» nosaka, ka, ja netiek izpildīti 8. panta 15. daļā un 16. daļā minētie nosacījumi, izmaksu summa, kurai gada laikā nepamatoti piemērots 8. panta 15. daļā minētais atbrīvojums, uzskatāma par citiem labumiem dalībniekiem un darbiniekiem, kas nav bijuši iekļauti fiziskās personas ar nodokli apliekamajā ienākumā, un ir iekļaujama ar uzņēmumu ienākuma nodokli (turpmāk — UIN) apliekamajā bāzē pārskata gada pēdējā mēneša deklarācijā kā ar saimniecisko darbību nesaistīti izdevumi.

Tādējādi, ja tiks pārsniegts noteiktais nodokļa atvieglojuma apmērs, darba devējam par minētā atvieglojuma apmēra pārsnieguma daļu būs jāsamaksā UIN kā ar saimniecisko darbību nesaistītiem izdevumiem, un atvieglojuma pārsniegums nebūs jāattiecina uz konkrētu darbinieku un nebūs jāpiemaksā darbaspēka nodokļi.

Izdevumu uzskaite jāveic atsevišķi par katru darbinieku

Šo izdevumu uzskaite jāveic atsevišķi par katru darbinieku un par visu darbinieku kopējiem izdevumiem.

Paziņojumā par fiziskajai personai izmaksātājām summām ir jānorāda šīs darba devēja veiktās izmaksas, kas pēc būtības ir labums darbiniekam, bet likumā «Par IIN» noteikto atvieglojumu dēļ nav apliekamas ar IIN.

Paziņojumā par fiziskajai personai izmaksātajām summām par 2024. gadu drīkstēja segtos ēdināšanas un ārstniecības izdevumus saskaitīt kopā un norādīt ar vienu kodu «3059» — darba devēja apmaksātie darba koplīgumā noteiktie darbinieka ēdināšanas un ārstniecības izdevumi, kas nepārsniedz 480 EUR gadā.

Bet, sākot ar 2025. gada 1. janvāri, šī kārtība tiek mainīta, un ienākuma veida kods «3059» ir spēkā tikai līdz 31.12.2024., tad tiek dzēsts ar 01.01.2025., un tā vietā ir izteikti atsevišķi jauni ienākumu veidi ar kodiem «3069», «3070», «3071», «3072» un «3073»:

• 3069 — darba devēja apmaksātie darbinieka ēdināšanas izdevumi;
• 3070 — darba devēja apmaksātie darbinieka ārstniecības izdevumi;
• 3071 — darba devēja apmaksāties darbinieka izdevumi, kas saistīti ar darbinieka pārcelšanos uz citu dzīvesvietu;
• 3072 — darba devēja apmaksātie izdevumi, kas saistīti ar darbinieka izmitināšanas izdevumiem;
• 3073 — darba devēja apmaksātie izdevumi, kas saistīti ar darbinieka transporta izdevumiem.

Pielikums (skat. attēlu)

Ienākumu veidu grupa: 1. Darba algas, darba devēja piešķirto labumu un valdes locekļa ienākums

Līdz ar to grāmatvedības uzskaitē ieteiktu ieviest šo sadalījumu jau no gada sākuma, lai attiecīgi būtu vieglāk sagatavot paziņojumu par fiziskajai personai izmaksātajām summām. Manā ieskatā šāds sadalījums būt interesants arī uzņēmuma vadībai turpmāko lēmumu pieņemšanā.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2025. gada marta (519.) numurā.

• Elektronisks ES PVN atbrīvojuma sertifikāts aizstās papīra veidlapas
• Kā maksājami nodokļi par dividendēm pielīdzināmu ienākumu?
• Jauna MVU direktīva mainīs PVN maksāšanas nosacījumus Latvijā un ES