Padomi, kā ieviest kārtību un novērst haosu uzņēmumā

Tuvojoties Lielās talkas dienai, vērts padomāt, kā sapost ne tikai tuvējo apkārtni, bet arī savu darbavietu. Interesantus padomus sniedz lean.lv vadītājs Vidas Petraitis.

Pētījumi parāda, ka darbadienas laikā katrs darbinieks pavada pusstundu, meklējot nepieciešamo lietu. Pieņemot, ka uzņēmumā ir 200 darbinieku, kopējais laika daudzums, ko darbinieki pavada, meklējot informāciju, rīkus, dokumentus un citas lietas, var sasniegt līdz pat 100 darba stundām dienā. Pieņemot, ka darbadiena ilgst astoņas stundas, iztērētā laika daudzums atbilst 12 darbiniekiem, kas visu darbadienu pavada, kaut ko meklējot. Tā ir gandrīz kā vesela uzņēmuma nodaļa, kas ir tik liela, ka būtu vajadzīgs lietu meklēšanas vadītājs! Vai tiešām ir vērts ieguldīt tādā darbinieku daudzumā ar tik neefektīviem pienākumiem, kas gadā iztērē gandrīz 5000 darba stundu?

Pirms trīsdesmit gadiem sociologi Džeimss Vilsons un Džordžs Kelings izpētīja, kā kārtība vai nekārtība ietekmē indivīdu uzvedību. Tā radās izsisto logu teorija. Sociologi saprata - ja kāds izsit vienu logu celtnē un neviens to nesalabo, beigu beigās ēkā nebūs neviena vesela loga.

Katrā uzņēmumā, vai tā ir rūpnīca vai birojs, atradīsies "izsistais logs". To var raksturot pat kā vienkāršas problēmas: haotiski paša darbinieka procesu pieraksti, dokumentu vai darbarīku atstāšana nevis tiem paredzētajā vietā, bet tur, kur ir ērti tos paķert nākamreiz. Darbiniekus, kas neatbilstīgi vai ne visai efektīvi izmanto darbarīkus, arī var uzskatīt par slikto paraugu, kas liecina par "izsisto logu" uzņēmumā. Ja "logs" netiek salabots, sāk likties, ka šāda uzvedība uzņēmumā ir pieņemama, un tā veidojas slikts paraugs citiem darbiniekiem. Nekontrolētas situācijas rada haosu un lieki tērē darbinieku laiku, jo darbi tiek dublēti: divi darbinieki dara vienu un to pašu, vajadzīgo rīku un informācijas atrašana prasa ārkārtīgi daudz laika vai vēl sliktāk - to vispār nav iespējams atrast. Pieaug iespējas pieļaut kļūdu, ir grūtāk nodrošināt darba drošību un, visbeidzot, zaudēto laiku var izmērīt stundu simtos.

Nekārtība ierosina nekārtību, bet kārtība, kas tiek uzturēta ikdienā, veicina darbinieku izpratni un pielāgošanos tai. Kad tiek plānots uzturēt vidi nemainīgā kārtībā, pats svarīgākais ir piedāvāt vienotu metodoloģiju, kas būtu vienkārši un vienādi saprotama visiem organizācijas darbiniekiem. To var paveikt, izmantojot procesu vizuālo pārvaldību (visual process management), kas ne tikai palīdz radīt un efektīvi uzturēt kārtību vidē, bet arī samazina potenciālos zudumus darba procesā. Šis tieši ir galvenais mērķis procesu pārvaldības sistēmas Lean metodei, ar kuru organizācijas resursi tiek taupīti ar vizuālās pārvaldības palīdzību. 5S metode ir balstīta uz piecām galvenajām darbībām darba vietā: šķirošanu, sakārtošanu, tīrīšanu, standartizāciju un paškontroli.

Šīs metodes pirmās trīs darbības ietver nevajadzīgo objektu un dokumentu aizvākšanu, kā arī informācijas sakārtošanu un liekas informācijas dzēšanu. Tikai tad darba vietu beidzot var uzskatīt par tīru un kārtīgu. Nākamā darbība - standartizācija - iekļauj standartu veidošanu ikdienas procedūrām: kur un kā tiks glabātas lietas, kādi noteikumi tiks piemēroti visiem darbiniekiem, kādi vizuālie risinājumi var tikt izmantoti un tā tālāk. Kas ir vizuālie risinājumi? Pievienot instrukcijas pie bieži izmantotajiem rīkiem, uzlikt spilgtu marķējumu uz rūpnīcas grīdas, kas norāda, kur ir jāsaliek darbarīki, iezīmēt kustības līnijas uz grīdas, kurām sekojot darbinieks var būt drošs, ka netraucēs citiem procesiem. Birojā vienāda satura dokumentus var apvienot grupās, katrai piešķirot savu krāsu, uz kastēm var uzlīmēt uzlīmes, kas parāda, kāda veida lietas drīkst tajās ievietot. Pēdējā metodes darbība paredz disciplīnu: vieta, kas tiek regulāri uzturēta tīra un kārtīga, noved pie nevajadzīgo procesu atmešanas un samazina kļūdu iespēju.

Vizuālās pārvaldības efektivitātes pierādījumi nav tālu jāmeklē. Piemēram, kaimiņvalsts pieredze: Lietuvas sociālās apdrošināšanas fonds izmantoja 5S metodi un atbrīvojās no trim tonnām nevajadzīgas dokumentācijas.

Telpas kļuva plašākas, kļuva vieglāk atrast dokumentus un saprast, kādu mapju trūkst un kuras neatrodas tām paredzētajā vietā. Cits veiksmīgs piemērs atrodams kāda Lietuvas plastikāta iesaiņojuma ražotāja praksē. Atbrīvošanās no liekā inventāra tajā pašā dienā ietaupīja 24 000 eiro. Izmantojot 5S metodi, noliktavu darbinieki sāka atrast savas darba lietas daudz ātrāk — ir daudz vieglāk pamanīt pārmaiņas, ja viss tiek uzturēts kārtībā. Arī problēmas tiek risinātas ātrāk un efektīvāk. Un, visbeidzot, šīs metodes ieviešana kļūst par platformu veiksmīgai citu Lean metožu ieviešanai.

Labs piemērs iedrošina sekot vadlīnijām. Bet vispirms tam ir jākļūst par dabisku organizācijas standartu. Ja aktivitāte darba vietā nerada vērtības un pozitīvus darba ieradumus, tā var kļūt par graujošu "izsisto logu", ko nepieciešams salabot pēc iespējas ātrāk. Darbinieks, kas ir iesaistīts savas darba vietas pārvaldībā, kļūst par savas darba vietas vadītāju, jo uztur kārtību tajā. Tikai plānveidīga, sistematizēta un nepārtraukti kontrolēta darba vieta kalpos par vēlamās uzvedības standartu, kas iedvesmos pašreizējos un jaunos darbiniekus izturēties atbildīgi, sekot labajai praksei un sasniegt vislabākos rezultātus.

Lean.lv ir 13 ekspertu grupa, kas jau vairāk nekā desmit gadus palīdz daudzām komerciālām organizācijām visā Baltijā palielināt uzņēmuma procesu efektivitāti.