Strukturēto e–rēķinu ieviešana uzņēmumos

No 2025. gada 1. janvāra visiem uzņēmumiem, kuri nodrošina pakalpojumus un preces budžeta iestādēm, strukturētie elektroniskie rēķini būs obligāti. Bet, sākot no 2026. gada 1. janvāra, visiem uzņēmumiem, izsniedzot attaisnojuma dokumentu citam uzņēmumam preces vai pakalpojuma apmaksai (rēķinu), tas būs jānoformē kā strukturēts elektronisks rēķins. To paredz likumprojekts «Grozījumi Grāmatvedības likumā», kas 2024. gada 24. septembrī tika atbalstīts Ministru kabinetā, bet 30. septembrī iesniegts Saeimā. 

Grozījumi Grāmatvedības likumā izstrādāti, lai precizētu un noteiktu tiesisko regulējumu attaisnojuma dokumenta, kuru izsniedz preces vai pakalpojuma saņēmējam — samaksāšanai (rēķinu) noformēšanā, nosakot, ka rēķins noformējams kā strukturēts elektroniskais rēķins (turpmāk — arī e–rēķins).

Likumprojektu izstrādājusi Finanšu ministrija, kuras pārstāvis oktobrī Saeimas Budžeta un finanšu (nodokļu) komisijas sēdē norādīja, ka likumprojekts ir pilnībā saskaņots ar iesaistītām pusēm un saskaņošanās procesā ir ņemti vērā saņemtie iebildumi un priekšlikumi. Plānots, ka grozījumi Grāmatvedības likumā stāsies spēkā 2025. gada 1. janvārī.

Izstrādes pamatojums

Grozījumi Grāmatvedības likumā izstrādāti saskaņā ar Ministru kabineta 2021. gada 12. oktobra sēdes protokollēmumu Nr. 69, 30.ß, kas apstiprina informatīvo ziņojumu «Par attaisnojuma dokumentu un preču piegādes dokumentu elektroniskās aprites sistēmas ieviešanu».

Savukārt «Ēnu ekonomikas ierobežošanas plānā 2024.–2027. gadam» noteikts uzdevums īstenot attaisnojuma dokumentu (e–rēķinu) elektroniskās aprites sistēmas ieviešanu, kā arī sagatavot atbilstošus grozījumus Latvijas normatīvajos aktos, lai varētu ieviestu e–rēķinu lietošanu iekšzemē.

Likumprojekta izstrādes pamatojums ir arī Ministru kabineta 2023. gada 4. jūlija rīkojums Nr. 404 «Par konceptuālo ziņojumu «Par vienotā pakalpojumu centra izveidi valsts pārvaldē»», kurā paredzēts, ka Valsts kase grāmatvedības uzskaites pakalpojumu vienotā pakalpojumu centra ietvaros uzsāks no 2025. gada 1. janvāra atbilstoši resoru pievienošanās plānam.

Strukturētu e–rēķinu izmantošana nodrošina operatīvāku un efektīvāku rēķinu apstrādi, samazinot darba apjomu un palielinot automatizāciju un finansiālos ieguvumus, norādīts likumprojekta anotācijā. Balstoties uz audita konsultācijas rezultātiem, vairāk nekā 85% iestāžu neizmanto iespēju saņemt e–rēķinus. Šāda situācija spilgti izgaismo decentralizētās pieejas trūkumu, t. i., netiek izmantotas tehnoloģiju sniegtās iespējas procesu efektivitātes paaugstināšanai. 

Patlaban nav normatīvā regulējuma, kas uzliktu par pienākumu darījumu attiecībās (preču un pakalpojumu piegāde) rēķinu noformēt strukturēta e–rēķina formā, anotācijā uzsver likumprojekta izstrādātāji.

Fiziskajai personai likuma prasības nebūs saistošas

Finanšu ministrijas pārstāvis Saeimas Budžeta un finanšu (nodokļu) komisijas sēdē skaidroja, ka e–rēķini ir apgrozībā, tie tiek izmantoti un valsts pārvaldes iestādēm no 2019. gada ir obligāts pienākums pieņemt e–rēķinus, ja tādi tām ir izsniegti.

Likumprojekta anotācijā norādīts, ka pašlaik darījumu attaisnojuma dokumentu (rēķinu) elektroniska lietošana Latvijā nav obligāta. Proti, gan juridiskām, gan fiziskām personām ir tiesības (iespējas) brīvi izvēlēties šādu pakalpojumu izmantot vai neizmantot, jo grāmatvedības normatīvie akti pieļauj sagatavot attaisnojuma dokumentu (rēķinu), t. sk. arī rēķinu samaksāšanai gan papīra formā, gan elektroniski. 

Uzņēmumi brīvprātīgi, savā starpā vienojoties, var izmantot arī strukturētu e–rēķinu. Vērtējot darījumu attaisnojuma dokumentu elektronisko apstrādes praksi Latvijā, Ministru kabineta 2021. gada 12. oktobra sēdē apstiprinātajā informatīvajā ziņojumā secināts, ka attaisnojuma dokumenta veidu — rēķinu elektronisko sagatavošanu — visaktīvāk izmanto telekomunikāciju, mediju, apdrošināšanas, nekustamā īpašuma apsaimniekošanas jomu uzņēmumi, kuri tālāk tos nosūta saviem klientiem samaksāšanai.

Finanšu ministrija uzsver, ka fiziskajai personai, kas nav saimnieciskās darbības veicēja, nav saistošas Grāmatvedības likuma prasības. Līdz ar to uzņēmumam — pakalpojuma sniedzējam vai preces nosūtītājam — nav pienākuma izsniegt fiziskajai personai rēķinu, kas noformēts kā strukturēts e–rēķins.

E–rēķinu ieviešana būs pakāpeniska

Likumprojekts izstrādāts, lai precizētu un noteiktu tiesisko regulējumu attaisnojuma dokumentam, kuru izsniedz preces vai pakalpojuma saņēmējam samaksāšanai (rēķinu) noformēšanā, nosakot, ka rēķins noformējams kā strukturēts e–rēķins:

ν sākot no 2025. gada 1. janvāra uzņēmums, izsniedzot attaisnojuma dokumentu citam uzņēmumam — budžeta iestādei — preces vai pakalpojuma saņēmējam samaksāšanai (rēķinu), to noformē kā strukturētu e–rēķinu;

ν sākot no 2026. gada 1. janvāra visi uzņēmumi, izsniedzot attaisnojuma dokumentu citam uzņēmumam preces vai pakalpojuma saņēmējam samaksāšanai (rēķinu), to noformē kā strukturētu e–rēķinu.

Sākumā starp valsts pārvaldi un uzņēmumiem

Valsts ieņēmumu dienests (VID) skaidro, ka e–rēķinu aprite attieksies uz valsts pārvaldi un Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem, t. sk. fiziskajām personām, kas veic saimniecisko darbību, un pārējiem Grāmatvedības likuma subjektiem un Pievienotās vērtības nodokļa likuma subjektiem.

VID skaidro, ka, sākot no 2025. gada 1. janvāra, e–rēķini obligāti jāizmanto norēķinos starp valsts pārvaldi un uzņēmumiem jeb G2G (Goverment to Goverment), B2G (Business to Goverment) un G2B (Goverment to Business) segmentā.

Sākot no 2026. gada 1. janvāra e–rēķini obligāti jāizmanto norēķinos starp Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem jeb B2B (Business to Business) segmentā.

Likumprojektā noteiktās prasības neaizliegs Latvijas reģistrētam uzņēmumam sagatavot strukturētu e–rēķinu saimnieciskā darījuma dalībniekam — tādam uzņēmumam, kas nav reģistrēts Latvijas Republikā, ja šie uzņēmumi ir vienojušies izsniegto attaisnojuma dokumentu samaksāšanai noformēt strukturēta e–rēķina formā.

Precizē definīcijas

Patlaban Grāmatvedības likumā noteikts, ka strukturēts e–rēķins ir rēķins, kurš sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj to automātiski un elektroniski apstrādāt un kurš atbilst Ministru kabineta noteiktajam publiskajos iepirkumos piemērojamā elektroniskā rēķina standartam.

Likumprojektā termins tiek precizēts, iekļaujot atsauci uz konkrēto piemērojamo e–rēķina standartu. Ar grozījumiem Grāmatvedības likumā paredzēts, ka strukturēts e–rēķins ir rēķins, kurš sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj to automātiski un elektroniski apstrādāt, un kurš atbilst Eiropas Savienības standartam LVS EN 16931–1:2017 «Elektroniskie rēķini. 1. daļa. Elektronisko rēķinu pamatelementu semantisko datu modelis», un kuru uzņēmums izraksta atbilstoši tehniskajai specifikācijai LVS CEN/TS 16931–2:2017 «Elektroniskie rēķini. 2. daļa: Standartam EN 16931–1 atbilstošo sintakšu saraksts»».

Paredzamā nākotnē strukturētie e–rēķini būs obligāti arī pārrobežu darījumos.

Kādos gadījumus var nenoformēt e–rēķinu

Grāmatvedības likuma 11. pantu paredzēts papildināt ar trīs izņēmuma gadījumiem, kad var atkāpties no noteiktās prasības par strukturētu el–rēķinu noformēšanu.

Proti, nenoformēt strukturētu e–rēķinu varēs uzņēmumi attiecībā uz darījumiem, kuros samaksu apliecina ar tāda veida darījumu apliecinošu dokumentu, kas sagatavojams saskaņā ar normatīvajiem aktiem, kuri reglamentē nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtību.

Piemēram, strukturētais e–rēķins nebūs vajadzīgs gadījumā, kad uzņēmumi samaksu par darījumiem apliecina ar kases čeku vai kvīti, kas reģistrēta VID.

Izņēmuma gadījumi paredzēti arī tādā situācijā, kad uzņēmumi samaksu par darījumiem apliecina ar attaisnojuma dokumentu (rēķinu), kas sagatavots un ģenerēts Nacionālā veselības dienesta Vadības informācijas sistēmā vai Nodarbinātības valsts aģentūras Bezdarbnieku uzskaites un reģistrēto vakanču informācijas sistēmā.

Atkāpties no noteiktās prasības par strukturētu e–rēķinu noformēšanu varēs valsts drošības iestādes, Valsts policijas finansiāli patstāvīgā struktūrvienība — Valsts policijas Galvenās kriminālpolicijas pārvaldes Izmeklēšanas atbalsta pārvalde, VID Nodokļu un muitas policijas pārvalde un Korupcijas novēršanas un apkarošanas birojs — attiecībā uz iestādes elektroniskajā apritē sagatavoto attaisnojuma dokumentu.

Ieviesīs obligātu PVN e–rēķinu izmantošanu

Jāņem vērā, ka tiesiskais regulējums ietekmēs Pievienotās vērtības nodokļa likuma subjektus. Ieviešot e–rēķinu elektroniskās aprites risinājumu, netiks paplašināts PVN rēķinu izrakstīšanas pienākums. 

Turklāt patlaban pienākums izmantot obligāto e–rēķinu sistēmu būs attiecināms tikai uz iekšzemē veiktajiem ar PVN apliekamajiem darījumiem. Lai ieviestu obligātu PVN e–rēķinu izmantošanu, tiks veikti atbilstoši grozījumi Pievienotās vērtības nodokļa likumā.

Ministru kabinets izdos noteikumus

Lai no 2026. gada 1. janvāri noteiktu strukturēta e–rēķina aprites kārtību, grozījumi likumā paredz papildināt likuma 11. pantu ar piecpadsmito daļu un pārejas noteikumus ar 10. punktu, nosakot, ka Ministru kabinets līdz 2025. gada 1. jūlijam izdos noteikumus, kuros būs noteikta kārtība:

• kādā organizē un īsteno strukturēta elektroniskā rēķina apriti;
• kādā iesniedz strukturētu elektronisko rēķinu datus VID. 

Tāpat arī pārejas noteikumu 10. punktā noteikts, ka strukturētu e–rēķinu dati iesniedzami VID, sākot no 2026. gada 1. janvāra. Strukturētu e–rēķinu datu iesniegšana VID nodrošināma Grāmatvedības likuma subjektam, izvēloties tam piemērotāko datu iesniegšanas veidu vai ar e–rēķinu pakalpojuma sniedzēju starpniecību, kas tiks noteikts minētajos Ministru kabineta noteikumos.

Kad e–rēķini jānodod VID

Sākot no 2026. gada 1. janvāra strukturētu e–rēķinu datu nodošana VID būs obligāta. Nodošanas apjoms par strukturētu e–rēķinu iesniegšanu VID tiks noteikts Ministru kabineta noteikumos.

VID būs gatavs datus saņemt no Latvijas valsts vienotā portāla latvija.lv e–adreses, e–rēķinu pakalpojuma sniedzējiem un nodokļu maksātājiem. VID elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) būs iespējams augšupielādēt tikai XML formāta e–rēķina datni (failu). XML formāta e–rēķina datni VID varēs nodot arī no grāmatvedības programmas, izmantojot API (ja grāmatvedības programmai izveidota integrācija ar VID e–rēķinu API).

Strukturētu elektronisko rēķinu datu iesniegšanas rezultātā iegūtie dati tiks izmantoti, lai VID proaktīvi iegūtu e–rēķinu datus un pilnveidotu PVN taksācijas perioda deklarācijas sagatavošanu (nodrošinot iespēju e–rēķinu datu iekļaušanai deklarācijā), nodrošinātu e–rēķinu datu pieejamību digitālā formātā, kurus potenciāli varētu izmantot statistikas vajadzībām, kā arī tie būs pieejami citām valsts pārvaldes iestādēm, kurām būs nepieciešamība izmantot e–rēķinu elektroniskās aprites rezultātā iegūtos datus savu funkciju nodrošināšanai.

Trīs elektroniskie kanāli

Šobrīd normatīvais regulējums nosaka e–rēķinu aprites kārtību publiskajos iepirkumos starp piegādātāju un tiešās valsts pārvaldes iestādi (pēc brīvprātības principa). Attiecīgi pašreiz ir radīts vienots e–rēķinu piegādes kanāls, kas integrēts ar valsts piegādes risinājumu (e–adrese), kas, tostarp, nodrošina iespēju ikvienam e–adreses lietotajam e–adresē izveidot strukturētu e–rēķinu un nosūtīt to jebkurai valsts tiešās pārvaldes iestādei, tādējādi veicinot un iedzīvinot strukturēto e–rēķinu izmantošanas ieradumu.

Tā kā Latvijā jau šobrīd strukturētam e–rēķinam ir jāatbilst vienotam e–rēķinu standartam, tad arī obligāto e–rēķinu sistēmas ieviešanā B2B (darījumos tiks attīstīts esošais risinājums, kas paredzēts nodokļu maksātājiem saziņā ar valsts pārvaldi (B2G segmentā). Tādējādi e–rēķinu datu struktūrai tiks izmantots tikai Eiropas Savienības vienotais e–rēķiniem piemērojamais standarts un specifikāciju kopums, kas atbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 elektronisko rēķinu pamatelementu izmantošanas specifikācijai (Core Invoice Usage Specification (CIUS).

Paredzēts, ka nodokļu maksātāju B2B segmentā obligātās iekšzemes e–rēķinu aprites nodrošināšanai tiks ieviests risinājums decentralizētai e–rēķinu apritei, izmantojot trīs elektroniskos nosūtīšanas veidus (kanālus):

• bezmaksas valsts piegādes risinājums (e–adrese);
• e–rēķinu pakalpojuma sniedzēji jeb operatori (maksas pakalpojums);
• individuālā veidā starp nodokļu maksātājiem, t. i., rēķina izrakstītājam un saņēmējam vienojoties par aprites kanālu (piemēram, izmantojot e–pastu vai tiešās programmatūras integrācijas saskarnes).

Kāda ir uzņēmumu gatavība

Kāda ir preču pārdevēju un pakalpojumu sniedzēju gatavība gan no 2025. gada, gan no 2026. gada izsniegt strukturētos elektroniskos rēķinus un kāds ir tehniskais nodrošinājums?

Finanšu ministrijas Grāmatvedības un revīzijas politikas departamenta direktore Daina Robežniece Saeimas komisijā apliecināja, ka par šo jautājumu ir notikušas daudzas diskusijas.

«Uzņēmumiem ir gads, lai ieviestu strukturētos elektroniskos rēķinus. Lai sagatavotos, šis laiks ir pietiekams. E–rēķinu standarts jau ir zināms visiem, kas ir strādājuši ar iepirkumiem valsts pārvaldē. Šajos iepirkumos gan nebija obligāta e–rēķinu piemērošana, bet tikai varēja izvēlēties piegādātājus, vai tas izmanto e–rēķinu vai ne. Valsts pārvaldes pusē viss tehniski ir nodrošināts un iespējams,» teica D. Robežniece.

Savukārt, runājot par tehnisko nodrošinājumu mazajiem uzņēmumiem, D. Robežniece norādīja, ka oficiālajā e–adresē ir pieejama strukturēto e–rēķinu veidne. Saskaņā ar Oficiālās elektroniskās adreses likumu visiem uzņēmumiem ir jābūt e–adreses lietotājiem. Līdz ar to ir pieejama strukturēto e–rēķinu veidne un tur iespējams sagatavot e–rēķinu.

Daudzi lielie un vidējie uzņēmumi jau tagad izmanto strukturētos e–rēķinus savu darījumu kārtošanā, zināja teikt Finanšu ministrijas pārstāve.

Rosina uzlabot funkcionalitāti

Likumprojekta saskaņošanas procesā gan Latvijas Republikas Grāmatvežu asociācija (LRGA), gan Latvijas Darba devēju konfederācija (LDDK) rosinājusi, lai sadarbībā ar jomas profesionāļiem tiktu pilnveidota valsts oficiālās e–adreses funkcionalitāte, kā rezultātā tā būtu pēc iespējas ērtāka lietotājiem, kuri to izmantos e–rēķinu apmaiņai.

Abas organizācijas vērsušas uzmanību, ka profesionāļi, kuri piedalījās Valsts kases e–rēķinu ieviešanas darba grupā 2020. gadā, jau ir izstrādājuši vadlīnijas, kurās 2021. gadā tika veikti atsevišķi precizējumi. Tāpēc organizācijas uzskata, ka VID nebūtu atkārtoti jāizstrādā jaunas vadlīnijas, kas nozīmētu lieku resursu patēriņu un nodokļu maksātāju naudas izšķērdēšanu.

Jums arī varētu interesēt:

• Budžeta iestāde: pamatlīdzekļa atjaunošanas un remonta izmaksas
• No nākamā gada e-rēķini būs obligāti valsts iestādēs, no 2026. gada – arī uzņēmumiem
• Kas jāzina par strukturēto elektronisko rēķinu?