Elektroniskie rēķini un elektroniski nosūtītie rēķini – kāda ir atšķirība un kā tos iegrāmato?

Jautājums: Kādos gadījumos rēķinus drīkst nosūtīt/saņemt elektroniski?

Atbild Inga Pumpure, Finanšu vadības Maģistre, Grāmatvede - ārpakalpojumu sniedzēja, Grāmatvedības un nodokļu konsultante, Latvijas Biznesa un profesionālo sieviešu asociācijas prezidente

Atbilde: Rēķinu elektroniskā formā ir tiesības izrakstīt, noformēt un izsniegt tikai tad, ja rēķina saņēmējs atzīst šādu nodokļa rēķina formu. Tas nozīmē, ka darījuma partneriem ir savstarpēji jāvienojas, ka rēķini tiek sūtīts elektroniski - turklāt šai vienošanās jābūt rakstiskai. Galvenais ir šajā vienošanās tekstā norādīt e-pasta adresi, uz kuru rēķini tiek sūtīti, jo tas ir rekvizīts, kā arī noteikt, cik ilgā laika periodā (piemēram, triju dienu laikā) ir jāinformē par rekvizītu maiņu, lai neiznāk tā, ka darījuma partneris pārmet, ka rēķini tiek sūtīti uz e-pasta adresi, kas sen vairs netiek izmantota.

Jautājums: Vai izdrukājot elektroniski saņemtos rēķinus, nepieciešams uz tiem norādīt piezīmi "kopiju apstiprinu"?

Atbilde: Ja rēķins tiek saņemts un saglabāts grāmatvedībā kā elektroniskais dokuments, tad šāda norāde nav nepieciešama, jo rēķina izdrukāšana ir tikai uzņēmuma iekšējai lietošanai. Izdrukāts elektroniskais rēķins ir tikai šī rēķina drukas forma - taču pamatā šādi rēķini nemaz nebūtu jāizdrukā. Uzņēmuma grāmatvedībā jānosaka kārtība, kādā tiek uzglabāti un numurēti šie elektroniskie dokumenti - tie nav jāizdrukā, bet jāuzglabā datorprogrammā, katrs ar savu grāmatvedības reģistrācijas numuru. Vēl ir jāievēro atšķirība, vai rēķins tiešām ir elektroniskais dokuments (elektroniski parakstīts dokuments), vai tas ir tikai elektroniski nosūtīts papīra dokuments (dokuments, kurš ir sagatavots elektroniski un ir derīgs bez paraksta). Tomēr arī tad, ja rēķins ir elektroniski nosūtīts papīra dokuments, norāde par kopiju uz tā izdrukas nav vajadzīga, jo šī izdruka nav kopija, bet gan pats papīra dokuments.

Jautājums no BILANCES AKADĒMIJAS semināra par attaisnojošo papīra un elektronisko dokumentu sagatavošanu, saņemšanu, glabāšanu, noformēšanu un uzskaiti.