E-rēķinus var izrakstīt digitāli un attālināti

Latvijas Informācijas un komunikācijas tehnoloģijas asociācija (LIKTA) uzskata, ka Covid-19 pandēmijas laikā mūsdienīga un ilgtspējīga uzņēmumu darbinieku ikdienas prakse ir E-rēķinu izmantošana. Tā nodrošina operatīvu, ērtu un drošu naudas plūsmu organizēšu, un ir vienlīdz noderīga gan uzņēmumam, gan klientiem, gan sadarbības partneriem vai piegādātājiem.

“Rēķinu izrakstīšana un apstrāde ir vēl viena joma, kurā digitalizācija sniedz iespēju šos procesus veikt attālināti, izmantojot e-rēķinus. E-rēķini ir mūsdienīga uzņēmuma ikdienas prakse un mēs vēlamies akcentēt, ka e-rēķinu ieviešana ne tikai ļauj paaugstināt efektivitāti, bet arī paver dažādas jaunas iespējas biznesa vidē, kā arī sniedz ieguldījumu uzņēmumu ilgtspējā, kas šobrīd ir īpaši svarīgi,“ uzsver LIKTA prezidente Signe Bāliņa.

LIKTA apkopojusi būtiskākos padomus, kurus uzņēmumu vadītāji var izmantot savā labā un pielāgot uzņēmuma vajadzībām.

LIKTA atgādina, ka no 2019. gada pavasara visām valsts iestādēm publisko iepirkumu procedūrās ir jāpieņem Eiropas elektronisko rēķinu standartam atbilstoši e-rēķini.

Ieguvumi izmantojot e-rēķinus:

• rēķinu informācija vairs netiek ievadīta manuāli, kas nozīmē, ka ievērojami samazinās kļūdu risks, kā arī neprecizitātes ir iespējams konstatēt ātrāk;
• uzņēmuma grāmatveži var ērtāk kontrolēt apmaksas procesus, jo, pateicoties piegādes ātrumam un analīzei, tiks kavēti arvien mazāk maksājumu, kas ļautu organizētāk pārraudzīt rēķinu maksātājus un nemaksātājus;
• tiek būtiski samazināts krāpšanas risks, jo sistēma spēj nolasīt datus no biznesa vadības programmas un analizēt, vai sadarbība ir notikusi;
• atbildīgajām personām nav vēlreiz jāpārliecinās, ka rēķins ir nonācis līdz adresātam
• un citi ieguvumi.

LIKTA iesaka izveidot e-rēķinu ieviešanas plānu un sekot līdzi tam, kā arī atzīmēt un pārrunāt progresu.Uzņēmuma vadītājiem un darbiniekiem tiek rekomendēts apzināt klientu un sadarbības partneru spējas izsūtīt un saņemt e-rēķinus. Papildus tam ir arī jāpārliecinās par preču un pakalpojumu klasifikatoriem un citiem svarīgiem datiem, lai abas darījumu puses spētu e-rēķinus salāgot un atpazīt.

Lai nodrošinātu organizētu un pārskatāmu e-rēķinu saņemšanu un nosūtīšanu, ļoti būtisks aspekts ir savstarpēja vienošanās ar klientiem un sadarbības partneriem par ērtākajiem piegādes kanāliem. Tie var būt dažādi: e-pasts, e-rēķinu apmaiņas sistēma, grāmatvedības sistēmas un citas platformas. Ne mazāk svarīgi ir nodrošināt grāmatvedības sistēmas vai citas sistēmas funkcionalitāti, kas automātiski atbalsta elektronisko rēķinu izsūtīšanu un saņemšanu.

LIKTA biedru citi padomi attālinātam darbam lasāmi šeit.

Lasiet arī:

• Darba vieta — mājas. Kā uzņēmumiem pielāgoties attālinātā darba režīmam?
• Uzņēmumi, kuri saistīti ar IT pakalpojumu sniegšanu, līderpozīcijās VID Padziļinātās sadarbības programmā

• IKT nozare starp TOP 3 eksportējošo uzņēmumu ziņā

Projektu “Covid–19 pandēmijas un nodokļu sistēmas reformas ietekme uz uzņēmumu darbību un ilgtermiņa attīstību Latvijā” finansē Mediju atbalsta fonds no Latvijas valsts budžeta līdzekļiem. Par publikācijas saturu atbild SIA Lietišķās informācijas dienests.