Grāmatvedības dokumentu elektroniskais un digitālais arhīvs

Ita Bekerta, Mg.oec., LNKA sertificēta nodokļu konsultante

07/03/2023

Žurnāls BILANCE BILANCES RAKSTI

Par grāmatvedības dokumentu glabāšanu papīra formātā viss jau ir zināms. Salīdzinoši jauns dokumentu glabāšanas veids ir glabāšana elektroniskā vidē — datorā, cietajā datu nesējā vai digitālā formātā jeb e–vidē. Lai dokumentus varētu glabāt elektroniskā vidē, tie vispirms jāpārvērš formātā, kurā tie, tāpat kā papīra dokumenti, būtu lasāmi, izdrukājami un tajos esošā informācija nezustu un nebūtu maināma glabāšanas laikā. Un, protams, lai vieta un vide, kurā dokumentus glabājam, būtu droša un nepiederošām personām nepieejama. Kā visu sakārtot un nodrošināt, savu redzējumu un pieredzi izklāstīšu šajā rakstā.

Vispirms jautājums — vai esam gatavi nākotnei?

Parasti, lai sāktu ko jaunu, rodas jautājumi, ir neziņa, piezogas bailes. Esam pieraduši, un mums ir ērti strādāt, kā ierasts. Kāpēc būtu kaut kas jāmaina? Iedrošināšu ar mūsu uzņēmuma nu jau septiņu gadu pieredzi sākotnēji elektroniskā, pēc tam digitālā arhīva veidošanā un uzturēšanā. Īsumā — ir ērti un ātri sameklēt dokumentus, lai tos kādam nosūtītu vai paši tajos ieskatītos. Nav...