Kā uzglabāt elektroniskos dokumentus saskaņā ar jauno MK noteikumu prasībām?

Šā gada 10. maijā stājās spēkā jauns normatīvais regulējums – MK noteikumi Nr. 282 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi”, kas detalizētāk regulē arī elektronisko dokumentu glabāšanu un apstrādi. Galvenie noteikumu papildinājumi skaidri definē prasības informācijas sistēmām, lai nodrošinātu, ka visi elektroniskie dokumenti tiek uzskatīti par juridiski derīgiem visa to dzīves cikla laikā, no izveides brīža līdz to iznīcināšanai vai nodošanai arhīvā, "Bilances Akadēmijas" seminārā skaidroja Ilga Robežniece, Mg. sc. admin. (eksperti ar vairāk nekā 25 gadu pieredzi dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā).

Viena no būtiskākajām jaunajām prasībām ir metadatu pievienošana katram elektroniskajam dokumentam. Metadati sniedz papildu kontekstu par dokumenta izcelsmi, tā veidošanas vidi un iesaistītajām personām. Tie apraksta dokumenta īpašības, piemēram, kurš ir autors, kad dokuments ir izveidots, vai tas ir labots vai pārveidots. Šī informācija ir būtiska ne tikai dokumenta satura izpratnei, bet arī tā autentiskuma un integritātes nodrošināšanai (t.i., tie ir ticami un droši), kas īpaši svarīga tiesvedības procesos vai...