Kad grāmatvedim vērts vērsties pie zvērināta notāra?

Grāmatvedim, kas kārto uzņēmuma grāmatvedību, gatavo bilanci un rūpējas, lai visi finanšu dokumenti un rēķini būtu kārtībā, var šķist, ka zvērināta notāra pakalpojumi nemaz nav nepieciešami, jo Valsts ieņēmumu dienestā vai Uzņēmumu reģistrā dokumentus var iesniegt tiešsaistē, parakstītus ar elektronisko parakstu. Tomēr ir situācijas, kurās notārs var būt vajadzīgs un noderīgs.

Viena no situācijām, kad grāmatvedim vai finanšu direktoram ir vajadzīgs zvērināts notārs, rodas, ja ir nepieciešams juridiski nostiprināt vai nu dokumentus, kas saņemti no ārvalstīm Latvijā vai no Latvijas jāsūta uz ārvalstīm, stāsta zvērināta notāre Zane Ankrava. 

Kā tas izpaužas? Latvijā lielāko daļu dokumentu valsts iestādes izdod elektroniski, parakstītus ar elektronisko parakstu. Protams, var lūgt, lai dokumentu izsniedz papīra formā, bet arvien biežāk visas darbības notiek tikai elektroniski. 

Tad, kad dokumenti ir jāsūta uz ārvalstīm, tie ir jātulko. Citkārt tie vēl ir jāpārvērš no elektroniskas formas papīra formā. Ja ir nepieciešams dokumenta tulkojums, tad normatīvie akti nosaka, ka tulka paraksts ir jāapliecina pie zvērināta notāra.

Dokumentu forma

Otra situācija, kad grāmatvedim būtu jāvēršas pie notāra, ir tad, kad dokuments jau ir izdots svešvalodā, bet tas ir elektronisks un ārvalstīs to nepieciešams iesniegt papīra formātā. Ko darīt? «Viens variants ir dokumentu izdrukāt, bet jēdzīgi tas nav, jo elektronisks dokuments ir derīgs elektroniskā vidē un papīra formātā tas zaudē savu spēku,» saka notāre.

Ko var darīt notārs? Viņš no elektroniskā dokumenta var sagatavot papīra formas izrakstu vai norakstu. Klients līdz ar to var saņemt dokumentu papīra formātā un sūtīt uz ārvalstīm. Vai dokuments vēl tiek tulkots vai netulkots — tas ir pēc vajadzības.

Jāapliecina parakstītāja identitāte

Ļoti bieži trešajās valstīs un arī Eiropas Savienības (ES) dalībvalstīs digitalizācija nav tik augstā līmenī kā Latvijā. Daudzās ES valstīs, īpaši «vecajās» Eiropas valstīs — Vācijā, Spānijā, Francijā, Itālijā —, dokumentus nepieciešams iesniegt papīra formātā. Vēl parasti ir prasība, ka zvērinātam notāram ir jāapliecina dokumenta iesniedzēja paraksts.

Bieži ir reizes, kad Latvijas uzņēmumi — valdes locekļi, grāmatveži, finansisti — lūdz, lai komersanta iekšējiem dokumentiem, kuriem pēc Latvijas tiesību aktiem pietiek ar personas «parasto» parakstu vai elektronisko parakstu, lai tos iesniegtu ārvalstīs, būtu notariāls apliecinājums personas parakstam, apliecināta parakstītāja identitāte.

Komunālo pakalpojumu rēķinu noraksts

Ļoti bieži ārvalstīs ir nepieciešams pierādīt, ka personai ir saikne ar Latviju. Kā to izdarīt? Nevar taču rakstīt pašapliecinājumu!

«No klientiem, kas pārstāv uzņēmumus, redzu, ka veids, kā pierāda saikni ar Latviju, ir vai nu mobilā telefona, vai īpašuma pārvaldīšanas un komunālo pakalpojumu rēķini, kur ir norādīti šo personu vārdi, uzvārdi un dzīvesvieta. Neesmu interesējusies, kāpēc, bet tas ir veids, kā ārvalstu uzņēmumi pierāda savu darbinieku saikni ar Latviju,» stāsta Z. Ankrava. 

No šiem dokumentiem — telefona sarunu vai dzīvokļa komunālo pakalpojumu rēķina — arī var sagatavot notariālus norakstus. Respektīvi, to var darīt tad, kad kaut ko vajag pierādīt.

Lai pilnvaras būtu derīgas ārvalstīs

Ir daudz gan fizisko, gan juridisko personu, kuras veic noteikta veida uzņēmējdarbību ārvalstīs, un tām bieži ir nepieciešamas pilnvaras. Latvijā notariāla pilnvara ir vajadzīga tikai tad, ja to nosaka Civillikums, t.i., ne vienmēr visos gadījumos. Ārvalstīs ļoti bieži nepieciešams, lai pilnvara būtu izdota notariāla akta formā vai kā minimums būtu personas paraksta apliecinājums.

Zvērināti notāri šādas pilnvaras izdod ļoti bieži. Tās nereti ir saistītas ar nodokļu lietām — deklarāciju iesniegšanai par pievienotās vērtības nodokļa atgūšanu, kā arī filiāļu reģistrācijai ārvalstīs.

Testamenta sastādīšana

Uzņēmuma īpašniekiem vai dalībniekiem vajadzētu arī aizdomāties, kas ar uzņēmumu notiks pēc tam, ja viņi aizies mūžībā. «Tad, protams, gribas, lai uzņēmums pastāvētu. Lai nebūtu tā, ka mantinieki pieņem mantojumu, visu izpārdod un kompāniju palaiž vējā,» brīdina Z. Ankrava. «Īpašnieki var dot norādi, kā pārvaldīt uzņēmumu — ar domu, lai tas turpinātu nest peļņu. Tāpēc īpašnieki nodrošinās, lai tiktu pildīts tas, ko viņi vēlētos.» Plaši izplatīta ir prakse, ka sanāk kopā uzņēmuma jurists vai advokāts, notārs, grāmatvedis vai finanšu konsultants un kopīgi raksta testamentu. 

«Bez šiem iesaistītajiem cilvēkiem nevar uzrakstīt labu testamentu,» norāda notāre. «Advokāts būs tas, kas pārzina klienta uzņēmuma struktūru. Viņš zinās, kā pareizāk slēgt visus darījumus. Savukārt grāmatvedis vai nodokļu konsultants ir specializējies nodokļu jautājumā — kā izdevīgāk, kā labāk, kā nepārmaksāt, bet palikt likuma rāmī. Notārs savukārt ir tas, kurš ikdienā strādā ar mantojuma lietām un vērtē, kā scenārijs, ko grāmatvedis ar advokātu un savu klientu ir izdomājis, izskatās no notariālās izpildīšanas viedokļa.»

Svarīga uzticības persona

Svarīgākais, ko norādīt testamentā, ir noteikt, kuras personas paliek par daļu īpašniekiem. Testamentā nosaka, kā uzņēmums sadalās — vai to saņem viens vai vairāki mantinieki. 

Kam parasti paliek uzņēmuma daļas? «Visbiežāk tomēr bērniem. Tam, kuram ir lielāka izpratne un vēlme turpināt vecāku aizsākto, tiek arī lielāks daļu skaits,» atbild Z. Ankrava. Gana bieži ir arī tā, ka kaut kāda daļa tiek novēlēta īpašnieka uzticības personai, kas nav radinieks. Tas var būt arī biznesa partneris. Uzticības personas gan parasti nav grāmatveži. 

«Lai gan testamentā ir norādīts, kuram pienākas uzņēmuma daļas, tajā tiek akcentēts, lai jebkuri lēmumi tiek pieņemti ar uzticības personas akceptu,» stāsta notāre. «Var būt tā, ka tēvs nomirst, bet meita vēl ir jauna un neko no biznesa nesaprot. Tad ir labāk, ja viņu konsultē un lēmumus palīdz pieņemt pieredzējis cilvēks. Testamentā var ierakstīt, ka līdz noteiktam vecumam, piemēram, 35 gadiem, lēmumi ir jāpieņem ar uzticības personas akceptu.»

Uzņēmumos, kuros ir valde un padome, īpašnieki testamentā pat norāda, kurām personām ir jābūt valdē un padomē. Tāpat testamentos bez tā, kas paliek par daļu īpašniekiem, tiek arī norādīts, kur ir jāiegulda peļņa, kā ir jāizmaksā dividendes, kā tās jāizmaksā pirmajā un citos gados.

Izdod pilnvaras

Valde var izdot grāmatvežiem vai citiem darbiniekiem notariālas pilnvaras. Gadījumos, kad valde izvēlas izdot pilnvaru, tā netiek reģistrēta Komercreģistrā un nav publiski zināma.

Jāpiebilst, ka pilnvaru vietā var reģistrēt arī prokūru. Komerclikuma 34. pantā ir noteikts, ka «prokūra ir komercpilnvara, kas piešķir prokūristam tiesības komersanta vārdā slēgt darījumus un veikt citas ar jebkuru komercdarbību saistītas tiesiskās darbības, ieskaitot visas procesuālās darbības tiesvedības gaitā (prasības celšana, izlīgums, tiesas nolēmumu pārsūdzēšana u. tml.)».

Prokūru reģistrē Komercreģistrā, tā ir publiski redzama. Komercreģistrā iespējams iepazīties ar uzņēmuma valdes, dalībnieku un prokūristu sastāvu. Ja kādu iemeslu dēļ uzņēmums tomēr negrib reģistrēt prokūru, protams, rodas jautājums: kāpēc negrib? No vienas puses, tas var likties aizdomīgi: kāpēc nevēlas, lai visi zina, kas ir pilnvarnieks? Bet var būt arī kādi citi apsvērumi. «Prokūristam ir diezgan plašas pilnvaras. Bet var būt gadījumi, kad vajadzīga šaura un specifiska pilnvara, piemēram, nodarboties ar meža sadalīšanu,» spriež Z. Ankrava.

Vienojas notariāla akta formā

Uzņēmums ar citu uzņēmumu vai, piemēram, uzņēmums ar kādu savu darbinieku var slēgt vienošanos notariāla akta formā. Kādos gadījumos tas var būt noderīgi? Gana bieži ir situācijas, kad kāds uzņēmuma darbinieks ir radījis uzņēmumam zaudējumus. «Manā praksē ir bijuši gadījumi, kad grāmatveži ir piesavinājušies naudu, bet attiecībā uz citiem darbiniekiem — notikusi preču zādzības. Ir bijušas situācijas, piemēram, kad autoservisā darbinieki piesavinājās riepas, lai tās pārdotu un gūtu sev labumu. Uzņēmumam šādā riepu zādzību gadījumā tiek nodarīti zaudējumi 4000–5000 eiro apmērā,» atceras notāre.

Kad uzņēmumā ir konstatēts šāds piesavināšanās gadījums, var iesaistīties juristi un ar vainīgo notariāla akta formā noslēgt vienošanos. Tajā apraksta piesavināšanās faktu un vienojas, ka, piemēram, konkrētais darbinieks ir nodarījis zaudējumus X eiro apmērā, ko apņemas atmaksāt noteiktā laikā. Vienošanās dokumentā tiek norādīti maksāšanas grafiks un gala termiņš. Šādā situācijā uzņēmums nevēršas policijā, netiek uzsākta tiesvedība, bet vainīgajam darbiniekam tiek dota iespēja atlīdzināt zaudējumus.

Izdod izpildu aktu

Ko no notariālas vienošanās iegūst uzņēmums? Ja parādnieks kavē maksājumus, uzņēmums var vērsties pie notāra, lai tiktu izdots izpildu akts. «Notārs nezvana un neprasa parādniekam, vai tā tiešām ir, ka maksājums aizkavējies. Notārs izdod izpildu aktu, kurā norāda, ka piedzenamā summa ir X eiro. Ar šo dokumentu uzņēmums vēršas pie tiesu izpildītāja un nodod notariālo aktu piespiedu izpildei,» procesu raksturo notāre. Šādas vienošanās viņas praksē ir pieredzētas diezgan bieži. Summa, ko piedzen no vainīgā, visbiežāk nav pārāk liela. Tā var būt 3000 eiro, bet lielākā piedziņa notāres praksē ir bijusi 50 000 eiro.

Vai parādnieki vienmēr pilda notariālo vienošanos? Z. Ankravas praksē apmēram 30% gadījumu tiek izdots izpildu akts. Taču abām iesaistītajām pusēm — gan uzņēmumam, gan darbiniekam — vienošanās process ir izdevīgāks nekā vērsties policijā un pēc tam tiesāties.

Jums arī varētu interesēt:

• Grāmatvežiem un kriptoaktīvu pakalpojumu sniedzējiem nozīmīgie grozījumi NILLTPFN likumā
• Eiropas Savienības Tiesas atziņas lietās par fiziskās personas datu apstrādi
• Kā uzņēmumā ieviest kiberdrošības politiku un praktiskus IT risinājumus