Darījumus apliecinošie dokumenti — kādos gadījumos var nelietot kases aparātu

Darījumu apliecinošs dokuments ir dokuments, kas apliecina par darījumu saņemto samaksu. Tas ir kases čeks, Valsts ieņēmumu dienestā reģistrēta numurētā kvīts vai numurētā biļete, kuru noformēšanas un izsniegšanas kārtība ir noteikta Ministru kabineta noteikumos Nr. 96 «Nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtība».

Valsts ieņēmumu dienesta (VID) informatīvajā seminārā «Kas jāzina, tirgojoties izbraukumā, internetā vai papildu tirdzniecības vietā» Nodokļu pārvaldes Nodokļu un nodevu grāmatvedības metodikas daļas galvenā nodokļu inspektore Oksana Hvaleja akcentēja, kas ir VID reģistrējamie darījumu apliecinošie dokumenti un kādos gadījumos var nelietot kases aparātu, tā vietā izsniedzot VID reģistrētu numurētu kvīti.

Ko izmanto nodokļu un citu maksājumu reģistrācijai

VID darījumu apliecinošu dokumentu lietošanu nosaka Ministru kabineta (MK) 2014. gada 11. februāra noteikumi Nr. 96 «Nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtība» (turpmāk — MK noteikumi Nr. 96).

Nodokļu un citu maksājumu reģistrācijai izmanto nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektroniskās ierīces un iekārtas — kases aparātus, hibrīda kases aparātus, kases sistēmas, specializētās ierīces un iekārtas, reģistrējot par darījumiem saņemto samaksu:

• skaidrā naudā;
• ar maksājumu kartēm;
• ar citiem maksājuma apliecinājumiem (dāvanu kartes, čeki, taloni un tamlīdzīgi apliecinājumi par to, ka tiek veikts norēķins par darījumu).

Darījumu apliecinošs dokuments

Par darījumiem saņemto samaksu apliecina ar darījumu apliecinošu dokumentu. Darījumu apliecinošs dokuments ir:

• kases čeks;
• VID reģistrēta numurētā kvīts;
• VID reģistrēta numurētā biļete.

«Par katru darījumu ir jābūt apliecinošam dokumentam neatkarīgi no tā, kādā veidā ir saņemta samaksa — skaidrā vai bezskaidrā naudā. Ir jābūt vai nu kases čekam, vai reģistrētai numurētai kvītij, vai reģistrētai numurētai biļetei,» skaidroja O. Hvaleja.

Noteikti atbrīvojumi

Tiesību aktos ir noteikti gadījumi, kad nodokļu maksātājs var nelietot kases aparātu, ja tiek izpildīts kāds no noteiktajiem atbrīvojumiem. MK noteikumi Nr. 96 nosaka gadījumus, kad kases čeka vietā darījumus apliecina ar kvīti, biļeti vai vispār nelieto kases aparātu.

Atsevišķos gadījumos darījumu apliecinošs dokuments var būt arī cits dokuments, kas ir noteikts MK noteikumu Nr. 96 84. punktā.

Kad var nelietot kases aparātu

O. Hvaleja vebinārā īpašu uzmanību pievērsa tiem gadījumiem, kad var nelietot kases aparātu, tā vietā izsniedzot VID reģistrētu numurētu kvīti. Kvīts tiek izsniegta pēc darījumu partnera pieprasījuma. Ja viņš nepieprasa darījumu apliecinošo dokumentu, nodokļu maksātājam ir tiesības neizsniegt kvīti.

Ir noteikti konkrēti gadījumi, kuros var lietot VID reģistrētu numurētu kvīti. Darījumu apliecina ar noformētu reģistrēto kvīti pēc darījuma partnera pieprasījuma par ārpus pastāvīgās darbības vietas (struktūrvienības) sniegtajiem pakalpojumiem.

Kādā veidā rēķina skaidrās naudas vidējos ieņēmumus mēnesī? To aprēķina, trīs iepriekšējos kalendāros mēnešos gūtos ienākumus izdalot ar trīs. O. Hvaleja piebilda, ka šajā gadījumā ir runa par skaidras naudas ieņēmumiem uzņēmuma konkrētajā struktūrvienībā, nevis visā uzņēmumā.

Pašu iegūta vai ražota prece

Darījumu apliecina ar noformētu reģistrēto kvīti pēc darījuma partnera pieprasījuma par pašu iegūtu vai ražotu preču pārdošanu to ražošanas vietā (izņemot ēdināšanas pakalpojumu sniegšanas vietas) vai piegādi pircējiem uz vietas, vai šo preču remontu. 

Ko nozīmē pašu iegūta vai ražota prece? Preces var būt saražotas uzņēmumā, izmantot kompānijas aktīvus jeb resursus. Preces var būt arī iepirktas no cita tirgotāja. Tātad preces, kas, izmantojot uzņēmuma resursus, ir saražotas tālāk pārdošanai, ir pašu iegūta vai ražota prece.

«Tātad ēdināšanas pakalpojumu sniegšanas vietās obligāti ir jālieto kases aparāts,» uzsvēra VID pārstāve.

Darījumu apliecina ar noformētu reģistrēto kvīti pēc darījuma partnera pieprasījuma arī par ārpus pastāvīgās darbības vietas (struktūrvienības), tirgū (izņemot tirgus teritorijā reģistrētās struktūrvienības) un ielu tirdzniecības vietās pārdotajām pašu iegūtām vai ražotām precēm mazumtirdzniecībā.

Ja fiziskā persona iznomā telpas

Darījumu apliecina ar noformētu reģistrēto kvīti pēc darījuma partnera pieprasījuma:

• par zvērinātu advokātu un notāru, advokātu biroju sniegtajiem juridiskajiem pakalpojumiem;
• par bērnu uzturēšanos un ēdināšanu bērnudārzos un mazbērnu novietnēs;
• par bibliotēku un publisko arhīvu darbības specifikai raksturīgu pakalpojumu sniegšanu (piemēram, sniegtie kopēšanas pakalpojumi);
• par biedrību, nodibinājumu, reliģisko organizāciju un politisko organizāciju (partiju) saņemtajiem ziedojumiem;
• par apdrošināšanas starpnieku sniegtajiem pakalpojumiem;
• par ēdināšanas pakalpojumiem izglītības iestādēs. Ja samaksa tiek saņemta avansā saskaņā ar skolēnu sarakstu, kvīti izsniedz personai, kas veic maksājumu;
• par dievnamu, kultūras iestāžu, botānisko un zooloģisko dārzu, rezervātu, brīvdabas objektu un izklaides iestudējumu darbībai raksturīgu priekšmetu (piemēram, programmu, brošūru, atklātņu, grāmatu, suvenīru, rituāla priekšmetu) pārdošanu to apmeklējumu laikā;
• ja nodokļu maksātājs ir fiziskā persona, kura veic saimniecisko darbību, gūstot ienākumu no īpašuma, un kura atbilstoši nodokļu jomu reglamentējošiem normatīvajiem aktiem var nereģistrēt saimniecisko darbību.

Ja nodokļu maksātājs ir patentmaksas maksātājs

Darījumu apliecina ar noformētu reģistrēto kvīti pēc darījuma partnera pieprasījuma tad, ja nodokļu maksātājs ir patentmaksas maksātājs, kā arī par valsts un pašvaldību budžeta iestāžu sniegtajiem maksas pakalpojumiem, ja samaksu saņem ārpus pastāvīgās darbības vietas (struktūrvienības).

Darījuma apliecinošās kvītis 

Lai varētu lietot darījuma apliecinošās kvītis, tās pirms lietošanas obligāti ir jāreģistrē VID. Kvītis nodokļu maksātājs var izveidot pats vai iegādāties kādā no tirdzniecības vietām. Kvīšu numuri ir jāreģistrē VID elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS), sagatavojot dokumentu no veidlapas: 

• «Darījuma apliecinošie dokumenti — kvīšu numuru reģistrācijas iesniegums» vai
• «Elektronisko kvīšu numuru reģistrācijas iesniegums» (tas attiecas uz veselības aprūpes pakalpojumu sniedzējiem un pasta komersantiem).

Kvīts rekvizīti

Ja izsniedz VID reģistrēto numurēto kvīti pēc darījuma partnera pieprasījuma, kvīts rekvizīti ir:

• numurs, ko veido ar diviem latīņu alfabēta burtiem apzīmēta sērija un ne vairāk kā sešu zīmju kārtas numerācija;
• kvīts numura reģistrēšanas datums VID, ja kvītis nav brošētas grāmatiņās;
• izrakstīšanas datums (mēneša nosaukums rakstāms vārdiem);
• preču pārdevēja vai pakalpojuma sniedzēja nosaukums/nodokļu maksātāja reģistrācijas kods/juridiskā adrese;
• preču pārdevēja vai pakalpojuma saņēmēja nosaukums/nodokļu maksātāja reģistrācijas kods/juridiskā adrese;
• pārdotās preces nosaukums, daudzums, cena un vērtība vai sniegtā pakalpojuma veids, apjoms, cena un vērtība;
• piešķirtās atlaides (ja tādas ir);
• pievienotās vērtības nodokļa (PVN) likme un summa, ja darījums apliekams ar PVN;
• darījuma kopējā summa (skaitļiem un vārdiem);
• preču pārdevēja vai pakalpojuma sniedzēja paraksts;
• cita nepieciešamā papildu informācija.

Kad darījumu apliecina ar noformētu reģistrēto biļeti

MK noteikumos Nr. 96 ir izdalīti atsevišķi gadījumi, kad kases čeka vietā izraksta VID reģistrētas numurētas biļetes. Darījumu apliecina ar noformētu reģistrēto biļeti:

• par ieejas maksu, inventāra nomu un citiem papildu pakalpojumiem sporta, kino, kultūras un izklaides pasākumos;
• par ieejas maksu muzejos, vēsturiskajos objektos, botāniskajos dārzos, zooloģiskajos dārzos, rezervātos, brīvdabas objektos;
• par ieejas maksu un inventāra nomu atpūtas vietās brīvā dabā, atrakciju un atpūtas parkos;
• par autostāvvietu pakalpojumiem ārpus pastāvīgās darbības vietas (struktūrvienības);
• par maksas tualešu pakalpojumiem.

Reģistrētās biļetes ir jāreģistrē VID EDS, sagatavojot dokumentu no veidlapas «Darījuma apliecinošie dokumenti» — «Biļešu numuru reģistrācijas iesniegums».

Reģistrēto biļeti noformē vienā eksemplārā. Reģistrētā biļete sastāv no divām daļām — noplēšamās daļas un pasakņa.

Biļetē norādāmie rekvizīti

Reģistrētās biļetes noplēšamajā daļā norāda šādus rekvizītus:

• numurs, kuru veido ar diviem latīņu alfabēta burtiem apzīmēta sērija un ne vairāk kā sešu zīmju kārtas numerācija un kurš ir vienāds ar biļetes pasakņa numuru;
• biļetes numura reģistrēšanas datums VID, ja biļetes nav brošētas grāmatiņās;
• biļetes pārdevēja (pasākuma organizētāja) nosaukums/nodokļu maksātāja reģistrācijas kods/juridiskā adrese; 
• darījuma (pakalpojuma) nosaukums;
• biļetes cena;
• PVN likme un PVN summa, ja darījums apliekams ar PVN;
• darījuma kopējā summa (skaitļiem un vārdiem), ja darījums apliekams ar PVN;
• cita nepieciešamā papildu informācija.

Ko norāda reģistrētās biļetēs

Reģistrētās biļetes pasaknī norāda biļetes numuru un citu lietotājam nepieciešamo informāciju, kā arī biļetes pārdošanas brīdī — pārdošanas datumu.

Ja biļetes nav brošētas grāmatiņās, biļetes pasaknī norāda arī biļetes numura reģistrēšanas datumu VID un biļetes cenu vai darījuma kopējo summu (ar PVN apliekamiem darījumiem).

Reģistrētās biļetes noplēšamo daļu izsniedz pircējam, bet pasakni saglabā biļešu grāmatiņā. Ja reģistrētās biļetes nav brošētas grāmatiņās, pasakņus brošē kalendāra gada ceturkšņa beigās (ja nepieciešams, agrāk).

Pārskats par izlietojumu

Pārskats par numurēto un VID reģistrēto kvīšu izlietojumu vai par numurēto un VID reģistrēto biļešu izlietojumu iesniedzams līdz nākamā ceturkšņa 25. datumam. «Tātad šis pārskats nav iesniedzams katru mēnesi,» uzsvēra O. Hvaleja.

VID nereģistrē jaunas kvītis vai biļetes, ja nav iesniegts pārskats par reģistrēto kvīšu vai reģistrēto biļešu izlietojumu par iepriekšējo ceturksni.

Gadījumā, ja konkrētajā ceturksnī VID pirms tam reģistrētās kvītis nebija izlietotas, minētais pārskats nav jāiesniedz. «Tātad tukšs pārskats nav jāiesniedz VID,» rezumēja O. Hvaleja.

• Par darījumu grāmatvedības uzskaiti, lietojot VID reģistrētās kvītis
• Norēķinu personas darījumu kārtošana un uzskaite
• Kases aparāta nepieciešamība tirdziņos