Digitālās grāmatvedības jaunā realitāte — Ieva Liepiņa Bilances konferencē 2025 (video)

Žurnāla “Bilance” konferencē “Kam gatavoties grāmatvedim 2026. gadā?” sertificēta nodokļu konsultante, zvērināta revidente, SIA Ievas Liepiņas birojs valdes locekle Ieva Liepiņa pastāstīja par attīstību elektronisko dokumentu un mākslīgā intelekta (MI) jomā, kas ir ārkārtīgi strauja un uzņēmumiem ir jāspēj tikt tai līdzi. Kā atzīmēja I. Liepiņa, kopš 2016. gada papīra dokumentu apjoms darbā pastāvīgi mazinās, un faktiski visa dokumentācija kļūst elektroniska. Tāpēc ir būtiski izprast, kas ir elektroniskie dokumenti, kas ir to strukturētās formas, kā šo dinamisko vidi regulē likumdošana.

Bīstamais mākslīgais intelekts

MI rīki kļūst aizvien izplatītāki, tomēr ir būtiski nodalīt divas atšķirīgas lietas. Pirmkārt, ir MI, kas integrēts slēgtā vidē, piemēram, sistēmās, ko izmanto valsts iestādes. Šāds MI veic procesus un datu atlasi slēgtā sistēmā. Otrkārt, ir publiski pieejamie rīki, piemēram, ChatGPT vai Gemini. I. Liepiņa stingri piekodina: nekādā gadījumā nedrīkst iekopēt uzņēmuma līgumus vai jebkādus konfidenciālus dokumentus publiskajās MI sistēmās, lai lūgtu kopsavilkumu vai analīzi. Tā esot «vislielākā kļūda, ko var pieļaut», jo, ievietojot līgumu publiskajā vidē, tiek pārkāpta Vispārīgā datu aizsardzības regula, kā arī komercnoslēpums.

Tāpat publiski pieejamie MI rīki nav izmantojami, lai konsultētos par nodokļiem un grāmatvedības likumiem. «Šīs sistēmas vēl nespēj atšķirt likumu redakcijas un var sniegt nepareizas atbildes, atsaucoties uz pantiem, kas likumos nemaz neeksistē,» uzsvēra revidente.

Dokumentu autentiskums un parakstīšana

Viena no grūtākajām lietām elektronisko dokumentu jomā ir nodrošināt to autentiskumu, lai dokuments nebūtu maināms, uzsvēra I. Liepiņa. Lai gan daudzi dokumentus saņem PDF formātā un ģenerēt rēķinu nav liela problēma, ir jānodrošina šo dokumentu izsekojamība un glabāšana. Arī drošs elektroniskais paraksts nav vienīgais veids, kā dokumentu parakstīt. Uzņēmuma iekšienē var izmantot elektroniskās autentifikācijas rīkus, piemēram, ar paroli aizsargātu unikālu parakstu, ko piedāvā Acrobat Reader. Svarīgi, lai šie parakstītie dokumenti netiktu mainīti. Aizvien vairāk sistēmas piedāvā failiem piešķirt unikālu kodu, lai nodrošinātu nemainīgumu.

Glabāšana un kontrole

Jāspēj atšķirt, kas ir dokumenta oriģināls un kas — kopija. Piemēram, Tele2 rēķina oriģināls nav izdrukātais papīrs, bet gan fails, ko saņemam e–pastā. Tas ir atbilstoši jāglabā un jānumurē.

Ilgtermiņa glabāšanā jāpievērš uzmanība līgumiem ar serveru pakalpojumu sniedzējiem, atbildībai un dublēšanai. Jāpārliecinās, cik bieži grāmatvedības programma veic datu kopēšanu.

VID ir jānodrošina tieša piekļuve datiem, dienestam ir tiesības kopēt uzņēmuma datorprogrammas. Dokumenti un grāmatvedības programma ir jākopē atsevišķi, jo parasti programmā ir tikai saite uz dokumentu, kas glabājas ārpus tās.

Interesants un svarīgs pavērsiens ir vērojams attiecībā uz EDS sistēmā iesniegtajiem strukturētajiem pārskatiem par darījumiem ar saistītām personām. Pirmo reizi likumā «Par nodokļiem un nodevām» ir pieminēts, ka šim pārskatam ir juridisks spēks arī bez droša elektroniskā paraksta. Šis dokuments uzņēmumam rada juridisku atbildību.

Lai gan uzņēmumiem ir atļauts lietot gan elektroniskos, gan papīra dokumentus, VID, kas aizvien vairāk norāda uz potenciālām krāpšanas situācijām, var uztvert abu formu izmantošanu vienā darījumā (piemēram, pieci līgumi elektroniski, viens papīra formā) kā papildu pazīmi vai indikatoru, ka kaut kas nav kārtībā.

Digitālā transformācija ir skārusi ne tikai rēķinu apstrādi, bet arī preču piegādes dokumentāciju. Aizvien biežāk preču piegāde notiek, izmantojot elektroniskos dokumentus. Piegādātāji preces var piegādāt veidā, kas iepriekš noteikts līgumā, un tie var nosūtīt tikai elektronisku ziņu, kas apliecina preču piegādi. Uzņēmumiem vairs nav tiesību pieprasīt, lai piegādes dokumentācija tiktu sagatavota papīra formā. Tādēļ līgumos, kas tiek slēgti ar piegādātājiem, ir vitāli svarīgi precīzi atrunāt to, kā uzņēmums salīdzina norēķinus un pārliecinās, ka piegādes patiešām ir notikušas, uzsvēra I. Liepiņa.

Lai arī elektroniskās lietas mazina administratīvo slogu, jautājumi par datu aizsardzību, dokumentu viltošanas iespējām un glabāšanu prasa no uzņēmuma izstrādāt skaidru politiku. «Visi normatīvie akti, kas attiecas uz grāmatvedības organizēšanu, vienmēr nonāk pie viena secinājuma: par visu atbildīga ir uzņēmuma vadība. Neatkarīgi no tā, vai dokumenti būs elektroniski, papīra, pārveidoti, cik ilgi tie tiks glabāti un kurā serverī, atbildība pilnā mērā gulstas uz uzņēmuma vadību,» akcentēja I. Liepiņa.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2026. gada janvāra (529.) numurā.