Vai grāmatvedis drīkst turpināt pieņemt skenētus dokumentus? Vai darbinieks var fotografēto čeku iesniegt uzņēmumam atmaksai?

Grāmatvedībā drīkst pieņemt skenētas, fotografētas, pa faksu un citādi saņemtas attaisnojuma dokumenta elektroniskās kopijas, ja tās apliecina uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā ar elektronisku apliecinājumu, Valsts ieņēmumu dienesta (VID) seminārā skaidro Madara Reinika, VID galvenā nodokļu inspektore.

Savukārt atvasinājumu papīra formā (izdruku) var apliecināt ar pašrocīgu parakstu.

Jāatceras, ka apliecināšanas procesam jābūt definētam uzņēmuma (dokumenta saņēmēja) vadītāja noteiktajā kārtībā grāmatvedības organizācijas dokumentos.

Piemēram, ja uzņēmuma grāmatvedis saņem elektroniski darījumu partnera rēķinu, ievada to grāmatvedības programmā, izveido bankā maksājuma uzdevumu, nosūta valdes loceklim paziņojumu, lai akceptētu maksājumu bankā, bet uzņēmuma vadītājs akceptē rēķinu un nosūta bankai maksājumu uzdevuma izpildīšanai – arī to var uzskatīt par elektronisku apliecināšanu, ja vien šāda kārtība ir noteikta uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumentos.