E-adrese ir konts, kas nodrošina oficiālo ziņojumu no valsts iestādēm saņemšanu un glabāšanu, kā arī sniedz iespēju nosūtīt ziņu ikvienai valsts un pašvaldību iestādei. E-adrese ir pieejama valsts pārvaldes pakalpojumu portālā Latvija.lv.

Juridiskās personas e-adresi var izveidot tikai tā persona, kam uzņēmumā ir paraksta tiesības, piemēram, valdes priekšsēdētājs. Taču juridiskajām personām ir arī iespēja saviem darbiniekiem piešķirt tiesības lietot uzņēmuma e-adresi, piesaistot e-adresi uzņēmuma lietvedības procesiem, jo dokumentu apriti uzņēmumos parasti organizē lietveži, grāmatveži vai citi darbinieki. Tā, piemēram, piekļūstot uzņēmuma e-adresei, par lietvedību atbildīgā persona ikvienu e-adresē saņemto vēstuli var reģistrēt lietvedības sistēmā un tālāk rīkoties saskaņā ar uzņēmuma iekšējām procedūrām.

Obligāts e-adreses lietojums šogad ir noteikts visām valsts un pašvaldību iestādēm, plānošanas reģioniem, valsts augstskolām un zinātniskiem institūtiem, publiskiem nodibinājumiem, prokuratūrai un privātpersonām, kam deleģēts valsts pārvaldes uzdevums.

No 2023. gada 1. janvāra e-adreses būs obligāti jālieto arī juridiskām privātpersonām – komersantiem un citiem tiesību subjektiem, kas reģistrēti Uzņēmumu reģistrā.

No nākamā gada e-adrese būs obligāta arī tiesām, zvērinātiem tiesu izpildītājiem un maksātnespējas administratoriem. Patlaban privātie uzņēmumi e-adresi var izmantot brīvprātīgi.

Darbinieku skaits, kam piešķirt tiesības lietot juridiskas personas e-adresi, nav ierobežots – katrs uzņēmējs pats var izvēlēties, kam un kādas tiesības piešķirt, ņemot vērā uzņēmuma dokumentu aprites kārtību un citas iekšējās procedūras. Taču, ja uzņēmumā ir vairākas personas ar vienādām paraksta tiesībām, tad arī pārējām paraksttiesīgām personām šī pilnvara ir jāparaksta.

Jāņem vērā, ka gan uzņēmuma vadītājam, gan darbiniekam, kam tiks piešķirts pilnvarojums, piekļuve e-adresei būs iespējama  ar personas apliecību (eID karti), eParaksta karti juridiskām personām vai mobilo lietotni eParaksts Mobile.

Lai darbinieks varētu pilnvērtīgi izmantot viņam piešķirtās tiesības lietot uzņēma e-adresi,  viņam nepieciešams portālā Latvija.lv autentificēties kā pilnvarotajam. Portāla sadaļā “Mana darba vieta” jāizvēlas norāde “Pilnvarotie”. Ja uzņēmuma paraksttiesīgā persona vēlas pārtraukt darbiniekam piešķirtās pilnvaras, tas ir izdarāms turpat e-adreses profilā. Tiklīdz pilnvarojums atcelts, uzņēmuma darbinieks vairs nevar piekļūt uzņēmuma e-adresei.

Veidojot pilnvarojumu juridiskās personas e-adreses lietošanai, var izvēlēties, kādas tiesības piešķirt konkrētam darbiniekam, piemēram – tikai skatīt ziņojumus, nosūtīt ziņojumus, dzēst saņemtos ziņojumus utt. Uzņēmuma vadītājam ir iespēja jebkurā laikā  apskatīt  uzņēmuma e-adresē veiktās darbības – pilnvarotās personas skatītos un nosūtītos ziņojumus, kā arī paša veiktās darbības e-adresē.

Pilnvarojums darbiniekiem pārvaldīt e-adreses saraksti tiek piešķirts vai atcelts elektroniski portālā Latvija.lv, un uzņēmuma paraksttiesīgajai personai nav nepieciešams to dokumentēt papīra formātā. Ja uzņēmuma vadītājs vēlas, pilnvarojuma piešķiršanu var papildus noformēt arī dokumenta veidā, lai pievienotu lietvedības dokumentiem. Tomēr šādam rakstiskam dokumentam nav nozīmes, ja uzņēmuma darbiniekam nav piešķirts pilnvarojums e-adresē. Tikai e-adreses sistēmā apstiprināts pilnvarojums dos tiesības darbiniekam veikt konkrētas darbības uzņēmuma e-adresē – lasīt, rakstīt, dzēst ziņojumus utt. Vairāk par e-adresi uzziniet vietnē mana.latvija.lv/e-adrese.