Iekšējā kontroles sistēma un atbildīgās personas izvēle

Visiem ārpakalpojumu grāmatvežiem obligāti izstrādājamajai iekšējas kontroles sistēmai ir savi likumā paredzēti pamatelementi, kuri noteikti tajā jāiekļauj. Arī viens no pirmajiem uzdevumiem - atbildīgās personas izvēle - veicams saskaņā ar noteiktām prasībām, nevis "pa roku galam". Konsultē Mg.oec. Jeļena Marjasova, SIA “RS ONE Consulting” valdes locekle, Finanšu nozares asociācijas sertificētā speciāliste.

Iekšējās kontroles sistēmas četri pamatelementi

"Iekšējās kontroles sistēmas (IKS) mērķis ir novērst likuma subjekta iesaistīšanu nelegāli iegūtas naudas legalizācijā vai sankciju neizpildē, tāpēc tai nedrīkst būt formāli uzrakstītas procedūras vai vienreiz aizpildītas klientu anketas. IKS jāatbilst uzņēmuma darbības specifikai, klientu bāzes riskam un jābūt reāli funkcionējošai. Tas nozīmē, ka ikvienam uzņēmuma darbiniekam, pildot ikdienas darba pienākumus, jāievēro IKS noteiktās politikas un jāizpilda IKS paredzētās procedūras," uzsver J. Marjasova. 

1) Politikas ir skaidri un vienkārši apgalvojumi, kuri ir saistoši visai organizācijai. Piemēram: "Darījuma attiecības ar sankcionētām personām ir aizliegtas".

2) Procedūras ir konkrētas un formalizētas darbības, kas veiktas, lai izpildītu politikas. Procedūrās būtu jāapraksta, kam, kas, pie kādiem nosacījumiem ir jādara un kāda ir darbību secība. Piemēram - kā jānotiek sankciju sarakstu pārbaudei, dibinot darījuma attiecības ar klientu.

3) Kontrole ir iekšējās procedūras, kas nodrošina IKS darbības atbilstību prasībām. Piemēram - klientu lietu regulāras pārbaudes, regulāras atskaites vadībai.

4) Ceturtais IKS pamatelements ir neatkarīgs audits, kuru jāveic, lai novērtētu IKS darbības efektivitāti un pārbaudītu tās atbilstību normatīvajam regulējumam. To iesaka veikt katru gadu.

Sagatavojot IKS licencēšanai, jāpārliecinās, ka tā satur vismaz tās sastāvdaļas, kuras ir obligātas un noteiktas likumā. To regulē Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likums likuma 7. pants.

Kā izvēlēties atbildīgo personu?

Viens no pirmajiem pienākumiem, kas likuma subjektam jāveic pēc šāda statusa iegūšanas, ir atbildīgās personas iecelšana (persona, kas būs tieši atbildīga par likuma prasību ievērošanu un par to, lai tiek nodrošināta informācijas apmaiņa ar uzraudzības institūciju). Šāda persona jāieceļ un par to jāpaziņo 30 dienu laikā pēc likuma subjekta statusa iegūšanas.

Turklāt likuma subjektam jānodrošina arī atbildīgās personas izvērtēšana. Lai to varētu veikt, nepieciešams izstrādāt atbildīgās personas novērtēšanas politiku un dokumentēt novērtējumu. Likumā noteiktas prasības attiecībā uz atbildīgajiem darbiniekiem. Piemēram, par atbildīgo personu var būt persona ar nevainojamu reputāciju; persona, kura nav sodīta par noziegumu izdarīšanu; persona, kurai nav piemērotas sankcijas par pārkāpumiem NILLTPFN jomā (izņemot gadījumu, ja kopš sankciju piemērošanas dienas ir pagājis vismaz viens gads).

Ja pārkāpumi NILLTPFN jomā, noziegumi vai sankciju piemērošana ir objektīvi pārbaudāmi fakti, tad kā izmērīt, kas ir "nevainojama reputācija"? J. Marjasova norāda, ka Valsts ieņēmumu dienests iesaka par pamatu ņemt nozares ētikas standartus - piemēram, Starptautisko profesionālo grāmatvežu ētikas kodeksu, kas ir saistošs Latvijas Republikas Grāmatvedības asociācijas biedriem. Tāpat var izmantot Finanšu un kapitāla tirgus komisijas ieteikumus reputācijas vērtēšanai, kas citstarp iesaka personas pārbaudei izmantot "Google" meklēšanu pēc noteiktiem atslēgvārdiem, saistot personas vārdu un uzvārdu ar tādiem terminiem kā "noziegums, atmazgāšana, terorisms, aizliegums, sods, nodokļi, krāpšana, apsūdzība, arests, pārkāpums, narkotikas, korupcija, kukuļdošana, skandāls". "Var par pamatu ņemt arī sabiedrībā vispāratzītas ētikas normas," piebilst eksperte. Tiesa gan, NILLTPFN likumā jau esot sagatavoti grozījumi, kas nosaka, ka reputācijas izvērtēšanas kārtība nākotnē tiks stingrāk reglamentēta - to noteiks īpaši izdoti Ministru kabineta noteikumi.

Pilnu J. Marjasovas vadīto Bilances Akadēmijas e-semināra "Iekšējās kontroles sistēmas sagatavošana ārpakalpojumu grāmatvežu licencēšanai, NILLTPFN" video ierakstu iespējams iegādāties e-veikalā ŠEIT.

Lasiet arī:

Iekšējās kontroles sistēmas sagatavošana licencēšanai

Vai jebkuram uzņēmumam, kurš izsniedz aizdevumu, ir jāreģistrējas kā NILLTPFN likuma subjektam?

Ārpakalpojumu grāmatveži identificēti kā otra augstākā riska sektors naudas atmazgāšanā

Kādi darījumu riski konstatēti Latvijas ārpakalpojumu grāmatvedības sektorā?