Kā ietaupīt grāmatveža laiku: apgūstiet praktiskus MI rīkus un rutīnas darbu automatizāciju

Mākslīgais intelekts (MI) vairs nav tikai sarunu robots, kas palīdz uzrakstīt e-pasta tekstu vai izskaidro kādu jēdzienu. MI jau tiek izmantots grāmatvežu un revidentu ikdienas darbā — sākot no dokumentu apstrādes un Excel formulām līdz nodokļu jautājumu strukturēšanai, AML dokumentācijas sagatavošanai un finanšu pārskatu analīzei.

Kā grāmatvedībā sākt izmantot MI - šim jautājumam bija veltīts BILANCES AKADĒMIJAS pirmais MI tematikas e-eminārs, kurā zvērināts revidents un sertificēts nodokļu konsultants  Pauls Bite demonstrēja dažādus MI rīkus un darba paņēmienus. Vēl praktiskākai MI rīku apguvei būs veltīts 4. septembrī paredzētais e-seminārs “MI grāmatveža darbā. Praktiski”. Seminārā galvenā uzmanība būs pievērsta ChatGPT un Claude datora versijām, darbam ar failiem un mapēm, savu MI aģentu un darba rīku izveidei.

MI var palīdzēt analizēt grāmatvedības datus

Viena no nozīmīgākajām MI priekšrocībām grāmatvedim ir spēja ātri apstrādāt lielu datu apjomu. Piemēram, bankas konta izraksta un virsgrāmatas datu salīdzināšana, kas manuāli var prasīt daudz laika, ar atbilstoši sagatavotu MI risinājumu var kļūt ievērojami ātrāka.

Līdzīgi MI var izmantot budžeta un faktisko rezultātu salīdzināšanai, noviržu identificēšanai un to strukturēšanai tā, lai grāmatvedis vai vadītājs ātrāk pamanītu būtiskākās problēmas.

Seminārā paredzēts arī pievērsties dashboard izveidei. Tas ļauj no dažādiem finanšu datiem izveidot pārskatāmu vadības paneli, kurā redzami būtiskākie rādītāji un to izmaiņas.

Savukārt DCF (diskontētās naudas plūsmas) modeļos MI var palīdzēt strukturēt ievaddatus, veikt aprēķinus un sagatavot scenārijus. Tas gan nenozīmē, ka grāmatvedim jāuztic MI gala finanšu lēmums – svarīga ir rezultātu pārbaude un izpratne par izmantoto metodiku.

Dokumentu apstrāde – no PDF līdz Excel

Ikdienā grāmatvežiem daudz laika aizņem darbs ar dokumentiem. MI var palīdzēt PDF un XML datu pārveidošanā strukturētā Excel formātā, kā arī analizēt lielu skaitu dokumentu.

Tas var būt noderīgi, piemēram, ja nepieciešams pārskatīt desmitiem vai simtiem dokumentu, atrast tajos noteiktu informāciju, salīdzināt dokumentus vai pārsaukt failus pēc vienotiem principiem.

MI var izmantot arī gada pārskata tekstu sagatavošanai un pārskatīšanai, kā arī uzņēmuma iekšējo politiku, metodiku un rīkojumu sagatavošanā.

Šeit būtiska priekšrocība ir iespēja MI izmantot nevis kā gala autoru, bet gan kā asistentu, kas sagatavo pirmo variantu, strukturē informāciju vai pārbauda dokumenta atbilstību iepriekš noteiktām prasībām.

Nākamais solis – savi MI aģenti

Semināra būtiska daļa būs veltīta savu aģentu un nelielu darbarīku izveidei.

Tas ļauj pāriet no vienreizējas sarakstes ar MI uz atkārtojamu darba procesu. Piemēram, tā vietā, lai katru reizi no jauna skaidrotu MI, kā jāanalizē debitoru dati, iespējams izveidot risinājumu ar noteiktām instrukcijām un darbību secību.

Šāda pieeja var būt īpaši noderīga debitoru atgādinājumu sagatavošanā, regulārai datu pārbaudei, dokumentu apstrādei vai informācijas apkopošanai.

Automatizācija var samazināt rutīnas darbu

MI aģentus iespējams izmantot arī informācijas meklēšanai un apkopošanai. Semināra programmā paredzēti praktiski piemēri ar nodokļu jaunumu un iepirkumu aģentiem, kas var palīdzēt regulāri apkopot un strukturēt aktuālo informāciju.

Atsevišķs temats būs NILLTPFN klientu izpēte, tostarp Google meklējumu un anketu automatizācija. Tas var palīdzēt standartizēt informācijas apkopošanas procesu, lai grāmatvedim mazāk laika būtu jāvelta manuālām un atkārtotām darbībām.

Tāpat paredzēts aplūkot Xero un/vai QuickBooks MI integrācijas, kas paver iespējas automatizēt atsevišķus procesus grāmatvedības sistēmās un savienot tos ar MI risinājumiem.

ChatGPT un Claude nav vienīgie rīki

Seminārā tiks aplūkota arī plašāka MI darba vide – ChatGPT, Claude, Codex un Claude Code. Katram no šiem rīkiem ir atšķirīgas iespējas, un grāmatvedim būtiski ir saprast, kurš risinājums konkrētajā uzdevumā ir vispiemērotākais.

Svarīgs uzsvars būs uz darbu ar failiem un mapēm, jo tieši iespēja MI uzdot ne tikai jautājumu, bet arī strukturētus datus, dokumentu kopumu vai citus darba materiālus būtiski paplašina tā praktisko pielietojumu.

MI izmantošanai nepieciešama arī kontrole

Jo vairāk MI tiek izmantots reālos grāmatvedības procesos, jo svarīgāki kļūst jautājumi par datu drošību, klientu piekrišanu un MI radīto rezultātu pārbaudi.

Grāmatvedis nedrīkst automātiski pieņemt, ka MI sniegtā atbilde vai veiktais aprēķins ir pareizs. Jāizvērtē gan izmantotie dati, gan aprēķinu loģika, gan gala rezultāts. Tāpat pirms klientu vai uzņēmuma datu nodošanas MI rīkiem jāņem vērā konfidencialitātes un datu aizsardzības prasības.

Tāpēc semināra mērķis nav iemācīt vienkārši “lietot ChatGPT”, bet parādīt, kā MI rīkus iekļaut konkrētos grāmatveža darba procesos tā, lai tie reāli ietaupītu laiku un vienlaikus saglabātu cilvēka kontroli pār rezultātu.

Seminārs paredzēts tiem, kuri MI pamatus jau zina un vēlas pāriet no eksperimentēšanas uz praktisku MI izmantošanu ikdienas darbā – datu analīzē, dokumentu apstrādē, informācijas meklēšanā un rutīnas procesu automatizācijā.