Mākslīgā intelekta ieviešana uzņēmumā sākas nevis ar tehnoloģiju, bet ar drošību

Ieviešot mākslīgo intelektu (MI) uzņēmumā, tostarp arī grāmatvedībā, viens no būtiskākajiem jautājumiem ir datu drošība. Jo vairāk MI tiek izmantots profesionālajā darbā, jo vairāk uzmanības jāvelta tam, kādi dati tiek ievadīti rīkā un ar kādu licenci tas tiek darbināts.

Tieši praktiskai MI izmantošanai grāmatvedībā un auditā bija veltīts Bilances Akadēmijas e-seminārs, kurā zvērināts revidents Pauls Bite demonstrēja dažādus MI rīkus un darba paņēmienus (semināram pieejams video ieraksts), kā arī 4. septembrī notiks jau izvērstāks praktiskai MI pielietošanai veltīts e-seminārs.

Jāizvēlas biznesa licence

Semināra vadītāja ieteikums uzņēmumiem ir skaidrs: ja MI tiek izmantots biznesa vajadzībām un darbā ar klientu informāciju, jāizvēlas biznesa licence. Privātpersonām paredzētie risinājumi nav automātiski piemēroti darbam ar klientu datiem, jo profesionālajiem risinājumiem parasti ir atšķirīgi datu drošības nosacījumi un infrastruktūra.

Tas nozīmē, ka MI ieviešana grāmatvedības vai audita uzņēmumā nav tikai jautājums par to, kuru programmu iegādāties. Nepieciešama arī uzņēmuma iekšējā politika MI lietošanai: ko darbinieki drīkst ievadīt MI rīkā, kādi dati ir aizliegti, kādos gadījumos nepieciešama klienta piekrišana un kurš pārbauda MI sagatavoto rezultātu.

Īpaši piesardzīgi jāizturas pret personas datiem — personas kodiem, adresēm un citu tieši identificējamu informāciju. Ja nav pārliecības par datu apstrādes atbilstību un drošību, šādu informāciju MI rīkos nevajadzētu ievadīt.

Vienlaikus seminārā uzsvēra, ka MI drošību nevar skatīt izolēti. Darbinieku apmācībai jāietver arī vispārējā IT drošība, jo e-pasts un pikšķerēšana joprojām rada ļoti būtiskus riskus. Attīstoties MI, palielinās arī tādi draudi kā vadītāja balss viltošana, kad darbinieks var saņemt šķietami autentisku zvanu ar lūgumu steidzami veikt maksājumu.

Pareizi iestatīts MI kļūst daudz noderīgāks

Pirms prasīt no MI sarežģītus profesionālus rezultātus, ir vērts pielāgot pašu rīku savām darba vajadzībām.

Piemēram, iespējams norādīt vēlamo valodu, atbildes stilu un personalizētās instrukcijas. Īpaši nozīmīgi ir definēt, kā rīkam jārīkojas situācijā, kad tas nav pārliecināts par atbildi. Lai iegūtu precīzus faktus, nepieciešamību to skaidri norādīt, ja informācija nav pietiekami pārbaudīta.

Biznesa vidē šāda pieeja ir īpaši svarīga. Jo profesionālāks uzdevums, jo dārgāka var būt MI kļūda. Nepareiza Excel formula, kļūdaini interpretēta nodokļu norma vai nepamanīta juridiska nianse var radīt būtiski lielākas sekas nekā vienkārši neveiksmīgi uzrakstīts teksts. Tāpēc labs MI lietotājs ne tikai uzdod jautājumu, bet arī iepriekš definē kvalitātes kritērijus.

Sarežģītā uzdevumā MI nav obligāti uzreiz jālūdz sniegt gala atbildi. Vispirms var lūgt tam izveidot kvalitatīvu uzvedni, kuru pēc tam izmantot padziļinātai analīzei. Piemēram, ja grāmatvedim jāizvērtē šaubīgu debitoru iespējamās uzņēmumu ienākuma nodokļa (UIN sekas), vispirms iespējams lūgt MI izstrādāt detalizētu uzdevumu citam čatam. Tā tiek iegūta strukturētāka pieeja problēmai.

MI nav nodokļu eksperts, bet darba paātrinātājs

Svarīga ir arī lomas definēšana. Tā vietā, lai vienkārši jautātu par nodokļu jautājumu, MI var norādīt: “Uzvedies kā pieredzējis Latvijas uzņēmumu ienākuma nodokļa eksperts.” Tas palīdz koncentrēt atbildi uz konkrēto profesionālo jomu.

Vēl būtiskāks paņēmiens ir lūgt MI vispirms uzdot precizējošus jautājumus. Tas ir īpaši noderīgi nodokļu, grāmatvedības un juridiskos jautājumos, kur viena detaļa var būtiski mainīt secinājumu. Tādējādi MI lielāko vērtību var dot nevis kā “automātisks eksperts”, bet kā profesionāļa darba paātrinātājs.

Viens no piemēriem - šaubīgo debitoru un UIN seku analīze. MI tika izmantots, lai strukturētu dažādus scenārijus, tostarp jautājumus par parādu periodiem, uzkrājumiem un iespējamiem nodokļu aspektiem. Tomēr demonstrācija vienlaikus parādīja arī tehnoloģijas ierobežojumus — MI var nepamanīt pārejas noteikumus vai citas būtiskas nianses.

Līdzīga pieeja tika demonstrēta AML jomā. Ja profesionālis pats jau ir izvērtējis darījumu un secinājis, ka tas ir korekts, MI var palīdzēt sagatavot strukturētu naudas līdzekļu izcelsmes aprakstu. Šādā situācijā tehnoloģija vairāk darbojas kā dokumentācijas un formulējuma palīgs, nevis kā tas, kurš pats pieņem profesionālo lēmumu.

MI ir visdrošākais tad, ja cilvēks saglabā kontroli pār profesionālo spriedumu, bet tehnoloģijai tiek uzticēta rutīnas un sagatavošanas daļa.

Palīgs darbā ar dokumentiem

Grāmatvedībā un auditā ievērojamu laika daļu aizņem darbs ar dokumentiem. Tieši šeit MI iespējas var būt īpaši praktiskas. MI spēj no fotografēta dokumenta izvilkt tekstu, kuru pēc tam var pārnest uz Word. Tas var ievērojami samazināt manuāla pārrakstīšanas darba apjomu.

Līdzīga pieeja izmantojama arī tulkošanai. Ja klients iesniedz skenētu dokumentu, kuram nav pieejama rediģējama teksta versija, attēlu iespējams ievadīt MI un iegūt sākotnējo tulkojumu.

Taču arī šeit saglabājas galvenais nosacījums — pārbaude. Neraugoties uz kopumā labu rezultātu, MI var kļūdīties vienā ciparā. Grāmatvedības vidē ar to pietiek, lai rezultāts kļūtu neuzticams, ja tas tiek izmantots bez kontroles.

Vēl viena praktiska joma ir darbs ar Excel. Ja lietotājs zina, kādu rezultātu vēlas iegūt, bet nezina nepieciešamo formulu, problēmu var aprakstīt vienkāršā valodā un lūgt MI sagatavot risinājumu. Piemēram, MI uzdot veikt krājumu kustības analīzi. ChatGPT izveido salīdzinoši sarežģītu Excel formulu. Pēc pārbaudes formula darbojās pareizi.

Biznesa perspektīvā tas nozīmē, ka MI var samazināt atkarību no tā, vai konkrētais darbinieks perfekti pārzina Excel funkcijas. Taču tas nenozīmē, ka formula jāpieņem automātiski. Vispirms jāpārbauda, vai tā tiešām atbilst biznesa loģikai un izmantotajiem datiem.

Vairāk par MI iespējām grāmatveža darbā uzziniet 4. septembrī paredzētais e-seminārs “MI grāmatveža darbā. Praktiski”, kurā jau runās par MI aģentu izveidi un darbu automatizāciju.