Kādi rekvizīti un informācija jānorāda preču piegādes dokumentos?

Valsts ieņēmumu dienests (VID) aktualizējis metodisko materiālu "Preču piegādes dokuments", kas attiecināms uz nodokļu maksātājiem, kuri preču piegādē (pārdošanā) vai citu darbību veikšanai ar tām noformē preču piegādes dokumentu. Cita starpā tajā norādīts, ka preču piegādes dokumentā ietverami vismaz šādi dokumenta rekvizīti un informācija:

1. ziņas par preču nosūtītāju (izsniedzēju):

• nosaukums (firma), reģistrācijas numurs (Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrā vai VID);
• ja precu nosūtītājs (izsniedzējs) ir fiziskā persona, – vārds, uzvārds un personas kods (ja personai tāds ir piešķirts);

2. preču izsniegšanas vietas adrese;

3. dokumenta veida nosaukums – uzņēmuma vadītājs uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumentos nosaka preču piegādes dokumenta nosaukuma lietošanu. Par preču piegādes dokumenta nosaukumu var izmantot jebkādu nosaukumu, kas paskaidro saimniecisko darījumu, piemēram, preču piegādes dokuments, pavaddokuments, pavadzīme u. c.;

4. dokumenta reģistrācijas datums – preču piegādes dokumenta reģistrācijas (sagatavošanas) datumu var norādīt:

• tekstuālā veidā – secīgi norāda pilnu gada skaitli ar četriem arābu cipariem, pēc tam vārdu “gada”, kam seko mēneša dienas kārtas skaitlis ar arābu cipariem un mēneša nosaukums lokatīvā, piemēram, 2023. gada 23. martā,
• skaitliskā veidā – aiz katras ciparu grupas kārtas skaitļiem liek punktu, proti, sākumā norāda mēneša dienas skaitli ar diviem cipariem, pēc tam mēneša kārtas skaitli ar diviem cipariem un gada skaitli ar četriem cipariem. Ja mēneša vai dienas kārtas skaitlis ir vienzīmes skaitlis, pirms tā liek ciparu “nulle”, piemēram, 23.03.2023.; 04.04.2023.;

5. dokumenta reģistrācijas numurs – uzņēmuma vadītājs uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumentos nosaka preču piegādes dokumenta numura lietošanas un numurēšanas kārtību.

Preču piegādes dokumenta numuru izmanto vienu reizi vienam preču piegādes dokumentam kalendāra gada ietvaros.

Ja ir noformēts preču piegādes dokuments, bet darījums nav noticis, noformēto preču piegādes dokumentu anulē un anulētajā preču piegādes dokumentā norādīto numuru neizmanto citu preču piegādes dokumentu numurēšanai.

Piemērs

Uzņēmums “W” diviem dažādiem klientiem – uzņēmumam “XS” un uzņēmumam “YO” – par transportlīdzekļa piegādi (pārdošanu) 2023. gada 17. janvārī ir noformējis preču piegādes dokumentus ar vienādu numuru – 01A/2011. Pieļauto kļūdu uzņēmums “W” atklāja 2023. gada 10. februārī. Šajā gadījumā uzņēmums “W”, ievērojot normatīvo aktu prasības:

• anulē uzņēmumam “YO” izsniegto preču piegādes dokumentu;
• anulētā preču piegādes dokumenta vietā izraksta jaunu preču piegādes dokumentu ar korektu numuru (preču piegādes izrakstīšanas datums 2023. gada 10. februāris), kurā norāda arī informāciju par iepriekš kļūdaini noformēto un anulēto preču piegādes dokumentu (t. sk. informāciju par preču piegādes brīdi – 2023. gada 17. janvāris);

6. ziņas par preču saņēmēju:

• nosaukums (firma);
• reģistrācijas numurs (Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrā vai VID);
• preču saņemšanas vietas adrese;
• ja preču saņēmējs ir fiziskā persona, kas neveic saimniecisko darbību, – vārds, uzvārds un preču saņemšanas vietas adrese;

7. preču nosaukums, mērvienība un daudzums.

Piemēram, "Dabīgais minerālūdens “Mangaļi”, 1,5 litri (PET), 50 iepakojumi (sešas pudeles iepakojumā)";

8. attiecīgā saimnieciskā darījuma vai darbības apraksts – norāda visus attiecīgos gadījumus, kas ietverti darījumā. Piemēram, "Preču piegāde (pārdošana) citam uzņēmumam, pārvietošana starp uzņēmuma struktūrvienībām, preču izsniegšana: citam uzņēmumam, citai uzņēmuma pastāvīgajai darbības vietai (struktūrvienībai), vietai, kur saskaņā ar uzņēmuma vadītāja noteikto kārtību veic preču glabāšanu un uzskaiti, vai citai materiāli atbildīgajai personai uzņēmumā" u.tml.;

9. atsauce uz citu dokumentu (ja tāds ir), kurā atrodama informācija, kas nepieciešama saimnieciskā darījuma novērtēšanai naudas izteiksmē. Piemēram, "Attiecīgs līgums (vienošanās)".

10. paraksts – uzņēmuma vadītājs uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumentos nosaka atbildīgās personas par preču nosūtīšanu (izsniegšanu) un saņemšanu. Preču piegādes dokumentu par saimnieciskā darījuma veikšanu un preču piegādes dokumentā sniegtās informācijas pareizību paraksta šādas atbildīgās personas:

• preču izsniegšanas vietā – preču nosūtītājs (izsniedzējs);
• preču saņemšanas vietā – preču saņēmējs.

Pašrocīgs atbildīgās personas par preču nosūtīšanu (izsniegšanu) un saņemšanu paraksts un personiskā paraksta atšifrējums (iniciālis un uzvārds).

Personiskais paraksts, kas papīra dokumentā atveidots ar tehniskiem līdzekļiem – preču piegādes dokumentā uzrādāmās informācijas mērķis ir darījuma izsekojamība, nevis dokumenta juridiskā spēka nodrošināšana, tad preču nosūtītājs un preču saņēmējs var vienoties, ka paraksts uz preču piegādes dokumenta būs attēlots ar tehniskiem līdzekļiem. Piemēram, A. Bērziņa – pašrocīgs personiskais paraksts vai fotoparaksts, kas attēlots ar tehniskiem līdzekļiem.

Preču piegādes dokumentu var neparakstīt, ja tas sagatavots elektroniski un darījuma puses (preču nosūtītājs un preču saņēmējs) to apliecinājušas (autorizējušas), pamatojoties uz preču nosūtītāja vienošanos ar preču saņēmēju par preču piegādi.

Vienošanās kārtība par preču piegādi ir darījuma partneru ziņā, bet izpaužas civiltiesisko attiecību nodibināšanas veidā, piemēram, tiešsaistes veikala platformas lietošanas un preču piegādes noteikumu apstiprināšana, līgumā iekļauti preču pirkšanas un pārdošanas noteikumi, mutvārdu vienošanās u. c.

Preču piegādes dokumentā var nenorādīt saimnieciskā darījuma mērītājus – preču vienības cenu un saimnieciskā darījuma vērtību naudas izteiksmē, bet tādā gadījumā to nevar izmantot par attaisnojuma dokumentu.

Grāmatvedības reģistros drīkst izdarīt ierakstus (iegrāmatot), tikai pamatojoties uz attaisnojuma dokumentu, kas noformēts atbilstoši Grāmatvedības likumā noteiktajām prasībām. Lai saimniecisko darījumu varētu ierakstīt (iegrāmatot) grāmatvedības reģistros, papildus šādam preču piegādes dokumentam nepieciešams preču nosūtītāja (izsniedzēja) sagatavots attaisnojuma dokuments, kurā ietverta šāda informācija:

• preču vienības cena un saimnieciskā darījuma vērtība naudas izteiksmē;
• papildus norādīts arī attiecīgā preču piegādes dokumenta numurs un datums;
• ja preču piegāde veikta starp uzņēmuma struktūrvienībām vai personām, kas atbild par konkrētu preču saglabāšanu, – citas ziņas, kas nepārprotami ļauj identificēt konkrēto preču piegādi.

Piemērs

SIA “Ēvele” noslēdz līgumu ar SIA “Mēbeles” par saražoto krēslu piegādi. SIA “Mēbeles” iegādājas saražotos krēslus un pārdod tos tālāk. SIA “Ēvele” noformē preču piegādes dokumentu un kopā ar izgatavotajiem krēsliem piegādā to SIA “Mēbeles”. Tā kā saskaņā ar preču piegādes dokumentu nevar veikt ierakstus grāmatvedības reģistros, SIA “Ēvele” saskaņā ar Grāmatvedības likuma prasībām noformē attaisnojuma dokumentu un likumā noteiktajā termiņā nosūta to SIA “Mēbeles”. Saskaņā ar šo attaisnojuma dokumentu abas darījumā iesaistītās puses izdara ierakstus krājumu reģistros.

Šajā piemērā veikt izmaiņas grāmatvedības reģistros – krājumos – drīkst tikai ar attaisnojuma dokumentu. Attaisnojuma dokumenta – preču piegādes dokumenta paraugs -  2. pielikumā.