Kādus attaisnojuma dokumentus (papīra vai elektroniskos, ar vai bez parakstiem) var izmantot grāmatvedības ierakstiem?

Jautājums: Kādus attaisnojuma dokumentus (papīra vai elektroniskos, ar vai bez parakstiem) var izmantot grāmatvedības ierakstiem? Kuriem no tiem piemīt juridiskais spēks?

Atbildi sniedz Valsts ieņēmumu dienesta Nodokļu pārvaldes Nodokļu un nodevu grāmatvedības metodikas daļas Metodikas nodaļas vadītāja Dina Kucina:

Lai papīra dokumentam (tas var būt sagatavots arī elektroniski un izdrukāts) būtu juridisks spēks, uz tā jābūt pašrocīgam parakstam, savukārt, lai, elektroniskajam attaisnojuma dokumentam būtu juridiskais spēks, tam jābūt parakstītam ar drošu elektronisko parakstu vai “vienkāršu” elektronisko parakstu. Ja papīra dokumentam vai elektroniskajam  dokumentam nebūs parakstu, tiem nebūs juridiskais spēks, savukārt ierakstus grāmatvedības reģistros atļauts veikt arī pamatojoties uz dokumentu, kam nav juridiskā spēka. Likuma “Par grāmatvedību” 7.¹ pantā minēti gadījumi, kad pieļaujams attaisnojuma dokumentā neiekļaut rekvizītu “paraksts”:

• par iekšēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts iekšējs elektroniskais dokuments bez paraksta, ja to autorizējusi par dokumenta sagatavošanu un saimniecisko darījumu atbildīgā persona vadītāja noteiktajā kārtībā

• par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam preces vai pakalpojuma saņēmējam, ja tas ir bez paraksta, bet saimniecisko darījumu pamato cits ārējs dokuments, kuram juridiskais spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē (piemēram, līgums)

• gadījumā, ja nav iespējams piemērot iepriekš minēto nosacījumu (nav līgums), par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam preces vai pakalpojuma saņēmējam, ja tas ir bez paraksta, ja darījuma esamību apliecina par dokumenta sagatavošanu un saimniecisko darījumu atbildīgā persona vadītāja noteiktajā kārtībā

• par ārēju attaisnojuma dokumentu var uzskatīt arī bankas konta izrakstu un maksājuma uzdevumu, ja tie ir bez rekvizīta “paraksts” un to apliecina atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Minētās prasības attiecas arī uz elektroniski sagatavotu attaisnojuma dokumentu.

Jāievēro, ka uzņēmuma vadītājs, ievērojot attaisnojuma dokumentiem normatīvajos aktos noteiktās prasības, patstāvīgi izvēlas šo dokumentu formu un sagatavošanas veidu un tie var būt: