Ceļvedis pārejai uz digitālu un e-rēķiniem gatavu grāmatvedību

Valsts ieņēmumu dienesta (VID) pieredze rāda, ka, pārejot uz digitālo grāmatvedību, uzņēmumi joprojām pieļauj būtiskas kļūdas dokumentu pārvaldībā un uzglabāšanā. Šeit ir apkopotas biežākās konstatētās kļūdas un trūkumi, kā arī izveidots kontrolsaraksts, kas palīdzēs novērtēt uzņēmuma gatavību pārejai uz digitātu un e-rēķiniem piemērotu grāmatvedību.

Dokumentu glabāšanas un drošības pārkāpumi

Glabāšana tikai e-pastā. Ienākošie rēķini bieži tiek atstāti tikai e-pastā, nevis arhivēti sistēmā. Šāda prakse rada risku dokumentus pazaudēt vai nespēt tos savlaicīgi uzrādīt pārbaudes laikā.

E-paraksta un oriģināla nesaglabāšana. Netiek nodrošināta elektroniskā dokumenta oriģināla saglabāšana kopā ar drošu elektronisko parakstu. Tāpat mēdz būt situācijas, kad nav iespējams pārliecināties par e-paraksta derīgumu un autentiskumu. Praksē VID dažkārt tiek iesniegtas tikai dokumentu izdrukas vai kopijas ar norādi, ka dokuments parakstīts elektroniski, taču netiek iesniegts pats elektroniskais dokuments (oriģinālā datne).

Arhivēšanas problēmas sistēmu maiņas laikā. Mainot grāmatvedības programmas vai datu uzglabāšanas risinājumus, netiek nodrošināta sistemātiska dokumentu arhivēšana un regulāra datu aktualitātes pārbaude, kā dēļ daļa dokumentu tiek pazaudēta vai...