Kā izveidot grāmatvedības politiku?

Grāmatvedības politika ir viens no galvenajiem instrumentiem, kas nodrošina kārtību finanšu jomā. Grāmatvedības politiku dēvē arī par grāmatvedības organizācijas dokumentiem. Budžeta iestādēs to bieži sauc par grāmatvedības uzskaites kārtību, informē Mg.Oec Laila Kelmere, lektore, docente, praktizējoša grāmatvede.

Kas ir grāmatvedības politika?

Būtībā grāmatvedības politika ir visaptverošs apraksts tam, kā uzņēmumā tiek organizēta grāmatvedība. Tā aptver gan dokumentu apriti un veidlapu izmantošanu, gan grāmatošanas principus. Tās galvenais uzdevums ir nodrošināt, ka grāmatvedības kārtošana atbilst spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, tostarp likumiem un Ministru kabineta noteikumiem.

Šo dokumentu vai dokumentu kopumu apstiprina uzņēmuma vadītājs. Lai gan vadītājam nav obligāti jābūt grāmatvedības zināšanām, viņam ir pienākums organizēt un kārtot grāmatvedību atbilstoši normatīvo aktu prasībām. Bieži vien politikas izstrādei ir nepieciešamas speciālistu zināšanas.

Ko ietver grāmatvedības politika?

Grāmatvedības politika var būt viens liels dokuments vai vairākas atsevišķas instrukcijas, piemēram, inventarizācijas veikšanas kārtība. Svarīgi, ka tā detalizēti apraksta daudzus grāmatvedības procesus, tostarp:

• Dokumentu apgrozības organizēšana, dokumentu sistematizēšanas kārtība, glabāšanas vieta un forma.
• Grāmatvedības reģistru kārtošana – vai tas tiek darīts ar datorprogrammu, Excel, vai pat ar roku grāmatās (kas ir atļauts, ja darījumu apjoms nav liels un tas nodrošina pārskatāmību).
• Ārējo un iekšējo attaisnojuma dokumentu sagatavošana (norāda informāciju par konkrētiem attaisnojuma dokumentiem – nosaukums, saturs vai forma, sagatavojamo eksemplāru skaits)
• Pamatlīdzekļu novērtēšana un uzskaite, kā arī to grāmatošana.
• Inventarizācijas veikšanas kārtība.
• Iekšējo veidlapu izmantošana un dokumentu pamatošana.
• Elektronisko dokumentu lietošana, veidošana, glabāšana un atrašanās vieta.
• Avansa norēķini – kā tiek izsniegta nauda komandējumiem vai saimniecības vajadzībām un kā tiek iesniegti atskaites dokumenti.
• Transportlīdzekļu izmantošanas izdevumu uzskaite – svarīgs aspekts, lai nodrošinātu, ka uzņēmuma transportlīdzeklis tiek izmantots tikai uzņēmuma vajadzībām, nevis personīgām. Ja darbinieks izmanto uzņēmuma transportu savām vajadzībām, tas tiek uzskatīts par labumu darbiniekam, kas pakļauts nodokļiem, līdzīgi kā prēmija. Pareiza uzskaite var palīdzēt samazināt nodokļu maksājumus, taču prasa papildu darbības, lai pamatotu samazinājumu.
• Gada pārskata sagatavošana, kā arī citu grāmatvedības pārskatu sagatavošana (neattiecas uz uzņēmumiem, kuru pārskatu sagatavošanu reglamentē konkrēts normatīvais akts).
• Dokumentu glabāšanas kārtība un termiņi.

Ir būtiski zināt, ka grāmatvedības organizācijas dokumenti jāsagatavo latviešu valodā. Lai gan ierakstiem reģistros var izmantot arī otru valodu, latviešu valodai jābūt obligātai. Grāmatvedības politikas definīcija un detalizētākas prasības ir atrodamas Ministru kabineta 877. noteikumos, kas ir grāmatvedības kārtošanas noteikumi, īpaši to 60. punktā.

Kam nav obligāti jāizstrādā grāmatvedības politika?

Lai gan grāmatvedības politika ir obligāta lielākajai daļai uzņēmumu, ir noteikti izņēmumi, kuriem šie dokumenti nav jāizstrādā:

• Biedrības, nodibinājumi, arodbiedrības un reliģiskās organizācijas, ja to apgrozījums no saimnieciskajiem darījumiem gan kārtējā, gan iepriekšējā pārskata gadā nepārsniedz 100 000 eiro. Šie subjekti grāmatvedību kārto vienkāršā ieraksta grāmatvedības sistēmā.
• Individuālie komersanti, individuālie uzņēmumi, zemnieku un zvejnieku saimniecības, ja to ieņēmumi no saimnieciskajiem darījumiem iepriekšējā pārskata gadā nepārsniedz 300 000 eiro un tie grāmatvedību kārto vienkāršā ieraksta sistēmā.
• Citas fiziskās personas, kas veic saimniecisko darbību (pašnodarbinātās personas), arī ir atbrīvotas no pienākuma izstrādāt šādus dokumentus.

Ir svarīgi atcerēties, ka šiem subjektiem ir atļauts neizstrādāt grāmatvedības organizācijas dokumentus, tas nav obligāti jādara. Tomēr, ja rodas nepieciešamība vai vēlme, šos dokumentus drīkst izstrādāt.

Kad un kāpēc mainīt grāmatvedības politiku?

Grāmatvedības politika nav nemainīgs dokuments. Tā ir jāmaina šādos gadījumos:

• Ārējie normatīvie akti vai grāmatvedības standarti (kas ir obligāti piemērojami Latvijā) nosaka izmaiņas.
• Ja izmaiņas politikā vai uzskaites kārtībā nodrošinās ticamākus un kvalitatīvākus finanšu pārskatus par uzņēmuma saimniecisko darbību, un izmaiņas ļaus trešajām pusēm iegūt patiesāku informāciju par uzņēmumu.

Grāmatvedības politika ir dzīvs dokuments, kas pielāgojas mainīgajai likumdošanai un uzņēmuma vajadzībām, nodrošinot caurskatāmu un korektu finanšu pārvaldību.

Lasiet arī:

• Kā nodrošināt augstu grāmatvežu sniegto pakalpojumu kvalitāti
• Vai pavadzīmes budžeta iestādei arī jāsūta XML formātā?