Kā jārīkojas, saņemot pieprasījumu par personas datu dzēšanu?

Tiesības uz datu dzēšanu nozīmē, ka persona (datu subjekts) var vērsties pie organizācijas un, norādot uz savu pamatojumu vai individuālo situāciju, lūgt, lai konkrēti dati tiktu dzēsti. Tāpat ir jārīkojas, kad nepieciešams labot organizācijas rīcībā esošus personas datus. Savukārt, kad persona lūdz ierobežot organizācijas veikto tās datu apstrādi, tai tāpat ir jānorāda, tieši kura organizācijas veiktā datu apstrāde uz laiku ir jāierobežo, taču šādas ierobežošanas mērķis parasti ir pārliecināšanās, vai apstrāde līdz šim bijusi likumīga.

Kad persona ir izmantojusi savas tiesības un vērsusies pie organizācijas (pārziņa), lai tā veiktu datu dzēšanu vai labošanu vai ierobežotu datu apstrādi [1], organizācijai bez nepamatotas kavēšanās, bet ne vēlāk kā viena mēneša laikā jāsniedz informācija par veiktajām darbībām saskaņā ar šo lūgumu. [2]

Kādas ir biežāk pieļautās kļūdas, sagaidot atbildi no organizācijas?

• Persona piezvana uz organizācijas konsultatīvo tālruni un pieprasa savu datu dzēšanu vai atbildi par to, kāpēc organizācija datus apstrādā – ne vienmēr jebkurš organizācijas darbinieks spēs paskaidrot, kādēļ dati tiek apstrādāti un tos uzreiz dzēst, tādēļ šādu darbību vēlams veikt rakstveidā vai, ja telefoniski, tad organizācijas tīmekļa vietnē nepieciešamas pārliecināties, kādu tālruņa numuru vai personu saziņai izmantot.
• Persona uzliek pienākumu organizācijai dzēst datus ne vēlāk kā nedēļas laikā – termiņš, kurā organizācijai ir pienākums izpildīt personas jeb datu subjekta lūgumu, ir noteikts Datu regulā. Organizācija var ņemt šādu lūgumu vērā, tomēr pastāvot atbilstošam pamatojumam, organizācija var lūgumu galēji izpildīt pat līdz trīs mēnešiem no dienas, kad iesniegts pieprasījums. [2]
• Persona sevi pietiekami neidentificē un nesniedz papildu identificējošu informāciju pēc organizācijas lūguma – lai organizācijai būtu pārliecība, ka persona, kura izteikusi lūgumu, piemēram, dzēst datus, tiešām ir persona, par kuru uzdodas, un tādējādi nenotiktu kļūme, kuras rezultātā notiek citas personas datu dzēšana, organizācija var pieprasīt papildus identificējošu informāciju, piemēram, tālruņa numuru, personas kodu vai dzīvesvietas adresi.
• Persona nav iepazinusies ar organizācijas datu apstrādes politiku – gadījumos, kad organizācijas datu apstrādes politika jeb privātuma politika ir brīvi pieejama tās tīmekļa vietnē, pirms strīda par datu apstrādes likumību, ir vēlams iepazīties ar šo dokumentu. Datu apstrādes politikā jābūt norādītiem mērķiem (nolūkiem), kādēļ datu apstrāde var tikt veikta, kā arī šo apstrāžu likumisko pamatojumu, un tādējādi šajā dokumentā būtu atrodamas atbildes uz personas jautājumiem. Nereti konflikts par, iespējams, nelikumīgu datu apstrādi rodas personai neiepazīstoties ar pieejamo informāciju, pirms vēršanās ar sūdzību organizācijā vai Datu valsts inspekcijā.
• Pieprasījums izteikts nekonkrēti un vispārīgi – piemēram, “pārtrauciet manu datu apstrādi, tā nav likumīga!”. Lai veicinātu savstarpēju sadarbību, abām pusēm ir jākomunicē skaidri, norādot uz konkrētu problēmu, kādēļ persona nav pārliecināta par datu apstrādes likumību. Pieprasījumam būtu jāsatur personas identificējoša informācija, ja, iespējams, pamatojums, kādēļ apstrāde šķiet nelikumīga, kādi dati tieši ir iekļauti šajā apstrādē, un skaidrs lūgums, kuru organizācijai izpildīt.

Persona atbildi uz savu pieprasījumu var sagaidīt vēlākais līdz vienam mēnesim no pieprasījuma izsniegšanas dienas. Savukārt, ja organizācija secina, ka pieprasījuma izpilde prasīs ilgāku laiku, tā personai tā paša mēneša laikā nosūta starpatbildi, kurā noteikts, kāds būs gala termiņš atbildes sniegšanai, un pamatojums, kādēļ gala atbildi nav iespējams sniegt viena mēneša laikā.

Atbilde uz pieprasījumu tiks nosūtīta, izmantojot komunikācijas kanālu, kādu izmantojot persona iesniedza savu pieprasījumu, ja tas tehniski ir iespējams. Un organizācija var lūgt personai sniegt papildu tās identificējošu informāciju. [3] Ja personu paralēli identificē citā veidā – informāciju par tās pieprasījumu var sniegt arī mutiski. [4]

! Informācijai par pieprasījuma izpildi jābūt pasniegtai viegli saprotamā veidā, lai jebkurš datu subjekts to var uztvert. Organizācija var atteikties pieprasījumu izpildīt, tomēr jebkurā gadījumā atbilde ir jāsniedz ne vēlāk kā viena mēneša laikā, ar pamatojumu, kādēļ lūgums netiks izpildīts. [5]

Pamatojumi lūguma neizpildei var būt:

1. Ja organizācija nespēj identificēt personu [6];
2. Ja pieprasījums ir nepamatots;
3. Ja pieprasījums ir pārmērīgs. [7]

Informatīvās atsauces:

[1] Saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) 2016/679 (2016.gada 27.aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula; turpmāk tekstā – Datu regula) 16. pantu, 17. panta 1. punktu vai 18. pantu.

[2] Datu regulas 12. panta 3. punkts.

[3] Datu regulas 12. panta 6. punkts.

[4] Datu regulas 12. panta 1. punkts.

[5] Datu regulas 12. panta 4. punkts.

[6] Datu regulas 12. panta 2. punkts.

[7] Datu regulas 12. panta 5. punkts.